OA辦公系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告

項(xiàng)目編號(hào)：FPSC0015-10日期：2010-03-09負(fù)責(zé)人：肖開波第 4 頁 共 4 頁OA辦公系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告在現(xiàn)今社會(huì)公司要快速發(fā)展必須提高員工的工作效率，工作的提高必定離不開信息化的高度建設(shè)，為提高公司員工的工作效率并能節(jié)約辦工成本現(xiàn)提出開發(fā)OA辦公系統(tǒng)的需求。1、項(xiàng)目指導(dǎo)思想 以“提高工作效率、節(jié)約辦工成本”為指導(dǎo)思想 2、項(xiàng)目目的2.1無紙化辦公：通過OA辦公管理系統(tǒng)的導(dǎo)入對(duì)現(xiàn)有日常辦公中的信息發(fā)布、內(nèi)部通信、流程審批、文檔管理、企業(yè)管理（人事、資產(chǎn)、會(huì)議、車輛、考勤）、分布式辦公等進(jìn)行統(tǒng)一信息化管理，真正意義上實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。2.2節(jié)約運(yùn)營成本：改善了公司信息及公文流轉(zhuǎn)的效率。以前用紙張逐個(gè)部門找人簽字的繁瑣工作，現(xiàn)在可以通過OA系統(tǒng)快速解決；以前各基地間需要靠傳真花上幾天時(shí)間完成的審批程序，現(xiàn)在也可以利用OA即時(shí)解決。減少報(bào)銷時(shí)間、減少紙張用量，完善文檔管理，完善人力資源檔案、提高辦公效率。2.3增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力：強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。2.4管理公司有形、無形資產(chǎn)，初步實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理：通過極品系統(tǒng)辦公平臺(tái)辦公用品、圖書管理車輛管理等管理組織的有形資產(chǎn)避免流失；員工的工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)技能，不斷積累，將成為組織中強(qiáng)大的共享資源，通過對(duì)知識(shí)資源的授權(quán)利用將加速創(chuàng)新和提高效率，也避免因人員流動(dòng)導(dǎo)致工作的脫節(jié)與貽誤，初步實(shí)現(xiàn)對(duì)組織無形(業(yè)務(wù)信息、知識(shí))資產(chǎn)的管理，為公司進(jìn)一步進(jìn)行知識(shí)管理打好良好的基礎(chǔ)。3、現(xiàn)狀描述3.1所有資料、文檔管理、審批等都使用最原始紙字流程，導(dǎo)致紙張的大量浪費(fèi)。3.2審批必須由專人負(fù)責(zé)，同時(shí)必須所有領(lǐng)導(dǎo)簽字，致使審批時(shí)間過長，時(shí)間大量浪費(fèi)。3.3公司沒有一個(gè)協(xié)助資源共享平臺(tái)技術(shù)交流、資源共享只能單對(duì)單傳遞無法做到資源共享。3.4公司技術(shù)文檔、問題解決后沒有對(duì)故障情況進(jìn)行分析匯總不便于知識(shí)的積累3.5公司會(huì)議室、投影儀及商務(wù)車沒有專門的審批流程不便于統(tǒng)一安排管理4、改善方案4.1對(duì)所有審批流程進(jìn)行分類管控并重新梳理審批流程，借用INFO平臺(tái)建立專屬于蘇州工廠的審批流程平臺(tái)。4.2對(duì)所有公司文件、部門文件、管理文件等分類整理并統(tǒng)一存放在INFO的文檔系統(tǒng)中并建立查詢權(quán)限。4.3建立知識(shí)庫管理系統(tǒng)，要求將各部門處理異常的問題解決方法進(jìn)行整理上傳整理建立查詢，方便知識(shí)的積累。4.4修改INFO中資源管理對(duì)蘇州工廠辦公室、商務(wù)車及投影儀進(jìn)行統(tǒng)一管控讓所有人都可查詢使用狀態(tài)。5、項(xiàng)目帶來的預(yù)估經(jīng)濟(jì)效益5.1直接收益：5.1.1減少紙張浪費(fèi)以2010年2月用紙量來計(jì)算68000.055.36（張）預(yù)計(jì)可節(jié)約用紙10% 。 .3610%=12363.6(張)5.1.2減少審批流程以正常財(cái)務(wù)報(bào)銷流程審批流程為例（經(jīng)理總監(jiān)分管副總總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總會(huì)計(jì)出納）一般報(bào)銷時(shí)間為3個(gè)工作日 8324小時(shí) 導(dǎo)入OA系統(tǒng)后預(yù)計(jì)可節(jié)約時(shí)間 16個(gè)小時(shí)。舉例說明：如果每天有30個(gè)報(bào)銷審批流程那么累計(jì)節(jié)約工時(shí)163010048000小時(shí)，相當(dāng)于節(jié)約人力48000823425.64人5.2間接效益5.2.1、減少資料查找時(shí)間5.2.2減少同類故障重復(fù)發(fā)生的次數(shù)5.2.3方便員工進(jìn)行技術(shù)、文化、工作等相關(guān)的溝通與交流6、資源需求專職OA管理人員一名：流程測試完成需專職負(fù)責(zé)OA后臺(tái)系統(tǒng)流程的梳理及時(shí)常故障的處理。軟件開發(fā)工程師一名：需北京負(fù)責(zé)INFO工程師協(xié)助負(fù)責(zé)權(quán)限授權(quán)、功能完善、后臺(tái)調(diào)整及功能測試。審批流程整理分類：需人力資源部、行政部、體系管理處、財(cái)務(wù)部、設(shè)備管理處、倉儲(chǔ)部、負(fù)責(zé)各部門流程的整理分類、流程的導(dǎo)入及測試工作。7、項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃7.1、項(xiàng)目實(shí)施小組 7.2、項(xiàng)目實(shí)施小組組長：劉福生 7.3、項(xiàng)目實(shí)施小組成員：肖開波、鄧曉亮、崔占忠、各部門總監(jiān)及各部門文員7.4各成員職責(zé)：序號(hào)成員姓名職責(zé)內(nèi)容1劉福生協(xié)調(diào)資源，總體規(guī)劃2肖開波系統(tǒng)架構(gòu)，各模塊分析、跟蹤改進(jìn)、流程導(dǎo)入及資料導(dǎo)入3鄧曉亮各模塊資料輔助錄入、檢查及實(shí)施過程配合4崔占忠協(xié)調(diào)各部門對(duì)流程進(jìn)行梳理、文檔分類及整理5各部門文員各自部門流程的梳理、資料的錄入、實(shí)施過程配合6各部門總監(jiān)各部門流程、文檔系統(tǒng)導(dǎo)入的督辦、推行及實(shí)施過程配合8、項(xiàng)目實(shí)施推進(jìn)表項(xiàng)目進(jìn)展項(xiàng)目階段項(xiàng)目內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時(shí)間組織立項(xiàng)1.1OA系統(tǒng)導(dǎo)入可行性分析及效益評(píng)估肖開波3月1號(hào)3月22號(hào)1.2組織立項(xiàng)計(jì)劃書編寫肖開波3月23號(hào)4月5號(hào)項(xiàng)目分析及資料錄入2.1審批流程分類整理崔占忠、各部門文員4月6日-6月6日2.2文檔分類整理崔占忠、各部門文員6月7日-7月7日2.3知識(shí)庫系統(tǒng)的整理各部門文員7月8日-7月18日2.4開發(fā)方案的制定肖開波7月19日-7月28日2.5各模塊的開發(fā)北京信息、肖開波7月29日-8月20日2.6審批流程導(dǎo)入崔占忠、肖開波8月21日-9月20日2.7文檔導(dǎo)入鄧曉亮、各部門文員9月21日-9月30日2.8資源管理系統(tǒng)導(dǎo)入肖開波10月1日-10月10日項(xiàng)目試運(yùn)行3.1審批流程測試肖開波、崔占忠10月11日-10月20日3.2文檔系統(tǒng)測試肖開波、崔占忠10月