優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析

優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析 【摘要】 優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程對于提升其核心競爭力具有重要的促進(jìn)作用，尤其是在外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營環(huán)境瞬息萬變的背景下，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化尤其顯得必要和緊迫。本文通過闡述外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的具體內(nèi)容，概括了外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化需要遵循的一般原則，并在此基礎(chǔ)上提出了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的具體策略，以期能夠為提升外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的彈性做出探討?！娟P(guān)鍵詞】 外貿(mào)企業(yè) 業(yè)務(wù)流程 優(yōu)化 策略自從上世紀(jì)90年代業(yè)務(wù)流程重組的概念被提出以后，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化就成為了企業(yè)提升核心競爭力的重要手段。外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的外部背景因素主要有兩個方面，一是外貿(mào)環(huán)境出現(xiàn)了新的變化，另一方面在于新的外貿(mào)手段層出不窮，上述因素的疊加導(dǎo)致外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化具有客觀必然性。如何通過業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化來化解外貿(mào)環(huán)境的巨大變化，已經(jīng)成為貿(mào)易領(lǐng)域的一個研究熱點。1.外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程概述外貿(mào)業(yè)務(wù)流程可以分為進(jìn)口流程以及出口流程，進(jìn)口流程相對于出口流程而言相對簡單一些，進(jìn)口流程主要包括收貨人預(yù)備進(jìn)口單據(jù)、換單、報檢、報關(guān)、辦理設(shè)備交接單、提箱、提貨等環(huán)節(jié)，本文這里僅僅簡單介紹，重點在于對出口業(yè)務(wù)流程的介紹。要想對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新的優(yōu)化重組，必須要對外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的各個細(xì)節(jié)有一個詳細(xì)的了解，具體分析如下：1.1報價成交目前學(xué)界對于報價成交是否是外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的起點還存在一定的爭議，但是本文考慮到報價成交作為事實上的業(yè)務(wù)流程起點將其作為外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的起點。報價成交是外貿(mào)企業(yè)流程的一個關(guān)鍵節(jié)點，在這一階段外貿(mào)企業(yè)要與客戶進(jìn)行不斷的還價討價，進(jìn)而相互妥協(xié)形成一個雙方都可以接受的價位詢價、發(fā)價、還價和接受四個環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)本質(zhì)上來講就是一個不斷溝通的過程，在討價還價的過程中外貿(mào)企業(yè)的工作人員應(yīng)注意幾點問題，一是溝通應(yīng)及時，通過信息技術(shù)的采用，加速溝通速度，另外一個方面就是溝通的進(jìn)行應(yīng)本著真誠互利的原則進(jìn)行展開。1.2合約簽訂合約是確保外貿(mào)企業(yè)以及客戶權(quán)利的法律文書，合約的簽訂內(nèi)容一般包括貨物的數(shù)量、單價、交付地點以及交付方式等內(nèi)容。按照我國政府規(guī)定，若企業(yè)沒有直接進(jìn)出口權(quán)的話，交易必須找到一個進(jìn)出口商作為中間商來進(jìn)行。合約的簽訂除了上述內(nèi)容的以外還要約定違約責(zé)任以及爭議解決機(jī)制，尤其要注意兩國法律之間的不同，畢竟跨國貿(mào)易中一旦產(chǎn)生法律糾紛，解決起來是一件費事費力的事情。這就要求外貿(mào)企業(yè)應(yīng)具有一批對國際貿(mào)易的法律以及出口國的貿(mào)易規(guī)則精通的人才，盡量避免在合約的簽訂中出現(xiàn)失誤。1.3采購生產(chǎn)合約簽訂以后，對于外貿(mào)企業(yè)來說就進(jìn)入了一個組織生產(chǎn)階段。外貿(mào)企業(yè)組織生產(chǎn)過程中一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，避免因為質(zhì)量的問題帶來爭議，尤其是在目前綠色壁壘高企的背景下，任何不符合產(chǎn)品出口國質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品都會引起客戶的毀約。與此同時外貿(mào)企業(yè)的采購與生產(chǎn)之前一定要對客戶的資信背景有一個詳細(xì)的調(diào)查，防止出現(xiàn)產(chǎn)品生產(chǎn)出來以后，確得不到貨款情況的發(fā)生，因此最好在采購生產(chǎn)以前得到一部分客戶保證金，以規(guī)避可能發(fā)生的風(fēng)險。1.4合約履行合約履行環(huán)節(jié)涉及備貨、領(lǐng)證、排載、報關(guān)、報檢、裝船、投保、議付、結(jié)匯、退稅、索賠等環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)的失誤都會給公司帶來巨大的損失，因此一定要對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)的安排。例如外貿(mào)企業(yè)在合約履行中應(yīng)注意采取風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁措施，例如貨物交付給貨運公司以后，就必須要求貨運公司承擔(dān)產(chǎn)品不能按時到達(dá)目的地的風(fēng)險。再比如在出口退稅的申報環(huán)節(jié)，外貿(mào)企業(yè)應(yīng)及時根據(jù)出口單據(jù)進(jìn)行實報實銷。綜上所述，外貿(mào)業(yè)務(wù)流程繁瑣，涉及到眾多的機(jī)構(gòu)，這就要求流程一定要有一個合理的安排，才能保證外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展。2.業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化須遵循的基本原則根據(jù)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本理論，結(jié)合我國外貿(mào)企業(yè)的具體業(yè)務(wù)流程，本文認(rèn)為外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化需要遵循以下幾個基本原則：2.1立足當(dāng)前，著眼長遠(yuǎn)外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)處理好當(dāng)前以及長遠(yuǎn)之間的關(guān)系，流程優(yōu)化太超前的化往往會給具體操作帶來較大的難度，結(jié)果往往會導(dǎo)致優(yōu)化后業(yè)務(wù)流程難以實施，而如果流程優(yōu)化僅僅局限于眼前，又難以有效的應(yīng)對未來外貿(mào)環(huán)境的變化，這就會導(dǎo)致外貿(mào)企業(yè)被動的去適應(yīng)環(huán)境的變化，而不能夠做到未雨綢繆，其在趨于完全競爭的外貿(mào)行業(yè)背景下也難以樹立持久的競爭優(yōu)勢。鑒于此，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)在處理好當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程的前提下適當(dāng)?shù)某?，這樣才不至于在突然到來的變化面前處于一個被動的地位。2.2立足局部，著眼全局外貿(mào)業(yè)務(wù)流程是由很多環(huán)節(jié)組成的，所有環(huán)節(jié)的總和構(gòu)成了外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程。一般來講，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)問題都是由某一個環(huán)節(jié)所引起的，因此很多外貿(mào)企業(yè)在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程中總是頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳，人為地割裂了各個環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系，這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的整體性未能夠得到有效的兼顧。因此外貿(mào)企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化時必須要樹立一個全局的觀念，在對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化的同時要服從以及服務(wù)于全局，這樣才不至于顧此失彼。2.3流程優(yōu)化的效率原則流程優(yōu)化的效率原則是指外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)以效率為導(dǎo)向，流程的優(yōu)化應(yīng)以效率最大化為基本的立足點和出發(fā)點。提升流程效率的措施一般有兩種，一種是進(jìn)行事項的合并，對于那些過于瑣碎且沒有效率的復(fù)雜環(huán)節(jié)進(jìn)行合并使得其簡單化，事項的合并有兩個情況，一是職能導(dǎo)向，即根據(jù)職能的范疇將不同部門的同一職能的流程整合在一起，二是流程導(dǎo)向，即進(jìn)行工作的豐富化，通過將不同的工作集中在一個人身上實現(xiàn)流程的有效性；另外一種就是進(jìn)行事項的刪除，其實任何一個企業(yè)都存在既沒有效率，也沒有價值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對于此類的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)直接刪除，進(jìn)而提升流程的效率。2.4流程優(yōu)化彈性原則外貿(mào)環(huán)境的不斷變化已經(jīng)成為常態(tài)，瞬息萬變的外貿(mào)環(huán)境客觀上要求外貿(mào)企業(yè)的流程應(yīng)具有一定的彈性，這樣才能有效的應(yīng)對環(huán)境變化所帶來的沖擊。與此同時消費者需求呈現(xiàn)出日益多元化以及個性化態(tài)勢，反映到外貿(mào)企業(yè)的生產(chǎn)層面就是要求企業(yè)能夠提供多樣化的產(chǎn)品，即企業(yè)的業(yè)務(wù)流程能夠在一個較短的時間內(nèi)迅速調(diào)整生產(chǎn)方向，來滿足客戶的多樣化需求。流程優(yōu)化的彈性原則的實現(xiàn)一般通過兩種措施，一是差異化延遲，在大規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品生產(chǎn)模式下，在外部市場需求的影響下，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組需要從頭做起，這是一個長期的過程，因此往往會貽誤市場機(jī)遇，而差異化的延遲通過準(zhǔn)確的把握消費終端的信息來最大限度的縮短外貿(mào)企業(yè)的反應(yīng)時間，借此實現(xiàn)彈性化；二是多樣化的生產(chǎn)，通過事先預(yù)備多樣化的流程模式來應(yīng)對生產(chǎn)中可能出現(xiàn)的例外情況，進(jìn)而實現(xiàn)流程的彈性化。 3.外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略在對外貿(mào)具體的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)之上，結(jié)合業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的一般原則，本文認(rèn)為外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化應(yīng)從以下幾個方面著手：3.1組建專門的流程優(yōu)化團(tuán)隊外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的實施是一項難度大的系統(tǒng)工程，需要組建一個專門的團(tuán)隊來負(fù)責(zé)此項工作?？紤]到業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化涉及到企業(yè)的各個職能部門，因此團(tuán)隊成員的組成要包括各個部門的人員，這樣在流程優(yōu)化的過程中才能夠兼顧到各個環(huán)節(jié)，不至于出現(xiàn)某個環(huán)節(jié)被忽略的情況。與此同時，流程優(yōu)化團(tuán)隊成員應(yīng)有至少一個企業(yè)的高層管理者負(fù)責(zé)，因為業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化過程中必然會受到某些方面的阻礙，高層管理人員的加入將會給流程優(yōu)化的推進(jìn)帶來重要的支持。當(dāng)然流程團(tuán)隊的成員還要借助外部的智囊，通過將外部的流程優(yōu)化專家引入到團(tuán)隊中，可以增強(qiáng)流程優(yōu)化的專業(yè)性。3.2注意運用信息技術(shù)信息技術(shù)的出現(xiàn)一定程度上改變了傳統(tǒng)的外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，信息技術(shù)的運用對于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化具有重要的支撐作用。當(dāng)然在信息技術(shù)的運用過程中應(yīng)當(dāng)明確這一點，即信息技術(shù)僅僅是一種手段，而絕非是目的。信息技術(shù)的應(yīng)用涉及到兩個方面，一方面需要硬件方面的投入支持，另一方面需要相關(guān)人才的引進(jìn)，兩個方面相輔相成，缺一不可。很多外貿(mào)企業(yè)在信息技術(shù)的硬件投入方面并不吝嗇，但是在人才的引進(jìn)與培養(yǎng)方方面卻做得不好，這導(dǎo)致信息技術(shù)的效用得不到有效的發(fā)揮。舉例而言，通過信息技術(shù)的運用可以建立一個有關(guān)消費者信息的數(shù)據(jù)困，通過對這個數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與挖掘就可以一定程度上的預(yù)測到未來消費需求的變化，進(jìn)而給流程的優(yōu)化調(diào)整提供一個緩沖時間。3.3實現(xiàn)職能管理向流程管理的轉(zhuǎn)變外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)以客戶的需求為基本的導(dǎo)向，流程優(yōu)化的出發(fā)點以及歸宿點都應(yīng)該落在客戶這關(guān)鍵點上。這就要求傳統(tǒng)的職能管理流程應(yīng)被徹底打破，通過破除各個部門之間的阻礙來實現(xiàn)流程的優(yōu)化。職能管理向流程管理轉(zhuǎn)變的一個關(guān)鍵點在于對各個部門以及環(huán)節(jié)的投入以及產(chǎn)出效益進(jìn)行客觀的評價，對于那些入不敷出的環(huán)節(jié)應(yīng)果斷的采取減法，這樣可以實現(xiàn)流程的扁平化。扁平化的流程結(jié)構(gòu)能夠更加及時有效地對來自于客戶的信息進(jìn)行反應(yīng)，進(jìn)而提升企業(yè)流程的效率。3.4強(qiáng)化對流程優(yōu)化的反饋跟進(jìn)流程優(yōu)化實施過程中以及結(jié)束以后應(yīng)及時的進(jìn)行跟蹤反饋，跟蹤反饋有兩個目的，一是檢驗業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的效果，另外一方面就是通過查找業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中存在的問題，給流程優(yōu)化的改進(jìn)提供基本的依據(jù)。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的跟蹤反饋是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過程中不可缺少的環(huán)節(jié)。跟蹤反饋的實施應(yīng)貫穿于流程優(yōu)化的整個過程，對于流程優(yōu)化過程中出現(xiàn)的各種問題能夠進(jìn)行及時的解決，確保流程優(yōu)化的順利推進(jìn)。在外貿(mào)行業(yè)整體上呈現(xiàn)出更加激烈的背景下，外貿(mào)企業(yè)面臨的競爭環(huán)境日趨惡化，外貿(mào)企業(yè)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程在新的外貿(mào)環(huán)境下已經(jīng)顯露出難以適應(yīng)的狀態(tài)，這客觀上需要外貿(mào)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與外部環(huán)境之間的匹配性。外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化的目的在于增強(qiáng)流程的彈性以及效率，本文提出了外貿(mào)企業(yè)流程優(yōu)化的基本策略，以期能夠為已經(jīng)開始或者準(zhǔn)備開始進(jìn)行流程優(yōu)化的外貿(mào)企業(yè)提供一些指導(dǎo)。參考文獻(xiàn)：1唐艷，程茜寧.波傳統(tǒng)外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組簡析J.中國民營科技與經(jīng)濟(jì)，