采購部組織架構(gòu)及工作職責(zé)

XXXCS1-02-001-2 采購部組織架構(gòu)及工作職責(zé) 第 9 頁 共 9 頁XXX有限公司質(zhì)量體系文件采購部組織架構(gòu)XXXCS1-02-001-2 批準(zhǔn)： 2008-3-26發(fā)布 2008-3-26實(shí)施XXX有限公司發(fā)布更改一覽表序號(hào)更改時(shí)間更改章節(jié)號(hào)更改單號(hào)備注采購部組織架構(gòu)及工作職責(zé)1 目的1.1 采購部組織架構(gòu)圖為明確規(guī)定公司采購部和商品管理部的組織架構(gòu)，特制定本組織架構(gòu)圖。1.2 采購部工作職責(zé)為明確規(guī)定公司采購部和商品管理部工作職責(zé)。1.3 采購部員工的基本素質(zhì)要求為明確規(guī)定公司的采購部工作人員的工作原則，特制定本管理規(guī)定。2 適用范圍本管理手冊適用于公司采購部、人力資源部及公司采購部全體員工。3 相關(guān)文件3.1 公司采購部組織架構(gòu)圖3.2 公司采購部職責(zé)說明書3.3 公司員工獎(jiǎng)懲實(shí)施條例4 名詞解釋（無）5 職責(zé)5.1 采購部組織架構(gòu)圖5.1.1 建立合理的組織架構(gòu)，使采購部、商品管理部等各崗位各司其職，合理分工，提高工作效率。5.2 采購部工作職責(zé)商品就是指做生意中買賣的貨物。英文：“Merchandise”。商品采購部（Merchandise departmer）就是指對做生意中買賣的貨物進(jìn)行買賣管理的部門。5.2.1 采購部工作職責(zé)5.2.1.1 制定商品年度、月份采購計(jì)劃5.2.1.1.1 負(fù)責(zé)組織制定年度工作計(jì)劃，經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及措施。5.2.1.1.2 負(fù)責(zé)組織制定月初工作計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況確保其內(nèi)容具體化，可操作性強(qiáng)，并組織實(shí)施。5.2.1.2 審定商品進(jìn)貨渠道與供應(yīng)商簽訂完美的供銷合同，引進(jìn)物美價(jià)廉、適銷對路的商品。5.2.1.2.1 負(fù)責(zé)新品的導(dǎo)入、供應(yīng)商的談判、合同的簽訂。5.2.1.2.2 開發(fā)有潛力供應(yīng)商。5.2.1.3 負(fù)責(zé)向供應(yīng)商收取合理非營業(yè)收入，確保各部門利潤按要求完成。5.2.1.4 研究和調(diào)整商品結(jié)構(gòu)，確保商品結(jié)構(gòu)的合理性。5.2.1.4.1 負(fù)責(zé)組織商品結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、分析、充實(shí)及檢查。5.2.1.5 及時(shí)淘汰滯銷商品、更換過季商品、填寫刪除單品表、終止供應(yīng)商表。5.2.1.5.1 負(fù)責(zé)及時(shí)處理滯銷淘汰商品，確保電腦系統(tǒng)中的商品都是暢銷品。5.2.1.6 負(fù)責(zé)制定促銷計(jì)劃、組織和落實(shí)促銷活動(dòng)，促銷活動(dòng)前三周，必須將單品促銷表填寫并通知相關(guān)部門，促銷活動(dòng)前一周通知門店。5.2.1.6.1 DM海報(bào)談判與制定。5.2.1.6.2 制定季節(jié)性商品的采購計(jì)劃。5.2.1.7 開發(fā)自有品牌5.2.1.7.1 負(fù)責(zé)開發(fā)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的民生民用品牌。5.2.1.7.2 負(fù)責(zé)合作方有足夠的信譽(yù)保證。5.2.1.8 每周做一次市調(diào)并做好市調(diào)報(bào)告，根據(jù)調(diào)研做好商品結(jié)構(gòu)調(diào)整和價(jià)格調(diào)整，準(zhǔn)確無誤填寫調(diào)價(jià)表。5.2.1.9 負(fù)責(zé)對新店的商品布局及商品組織。5.2.1.10 培訓(xùn)工作5.2.1.10.1負(fù)責(zé)定期對本部門員工業(yè)務(wù)技能和談判能力進(jìn)行培訓(xùn)。5.2.1.10.2負(fù)責(zé)定期對本部門員工進(jìn)行法律知識(shí)與商品知識(shí)的培訓(xùn)。5.2.1.11 考核本部門各崗位的績效。5.2.1.11.1負(fù)責(zé)制定本部門績效考核方案，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.2.1.11.2考核本部門各崗位的績效、執(zhí)行獎(jiǎng)懲工作。5.2.1.12 文檔管理工作5.2.1.12.1負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商資料庫與合同庫、妥善保存并負(fù)責(zé)保密責(zé)任。5.2.1.12.2負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理、歸檔等工作。5.2.1.13 商品質(zhì)量監(jiān)督工作（ORC）。5.2.1.13.1負(fù)責(zé)賣場中商品質(zhì)量檢查與監(jiān)督工作。5.2.1.13.2協(xié)調(diào)與相關(guān)政府部門的工作。5.2.2 采購總監(jiān)工作職責(zé)5.2.2.1 負(fù)責(zé)監(jiān)管所有的采購決定。5.2.2.2 負(fù)責(zé)制定銷售計(jì)劃和毛利預(yù)算，對公司的銷售額、毛利額、毛利率、非營業(yè)收入、 庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)等預(yù)算全面負(fù)責(zé)。5.2.2.3 負(fù)責(zé)指導(dǎo)各采購部門經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門工作計(jì)劃并完成任務(wù)指標(biāo)。5.2.2.4 負(fù)責(zé)年度、季度、月度促銷計(jì)劃的制訂、監(jiān)督和落實(shí)。包括商品采購及其資金安排計(jì)劃；毛利計(jì)劃；促銷計(jì)劃（含促銷收費(fèi)計(jì)劃）；年度采購經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃。5.2.2.5 商品結(jié)構(gòu)的宏觀控制。5.2.2.6 采購部管理層的考核及使用。5.2.2.7 負(fù)責(zé)采購部隊(duì)伍的建設(shè)。5.2.2.8 負(fù)責(zé)自有品牌商品的最終談判及特殊供應(yīng)商談判。5.2.2.9 負(fù)責(zé)制定相關(guān)工作流程。5.2.2.10 負(fù)責(zé)簽署采購部文件。5.2.2.11 負(fù)責(zé)采購部與營運(yùn)部的工作。5.2.3 采購部門經(jīng)理工作職責(zé)5.2.3.1 負(fù)責(zé)采購部專業(yè)分部的銷售額和毛利額、庫存周轉(zhuǎn)預(yù)算。5.2.3.2 制訂本部門的工作計(jì)劃并組織落實(shí)。包括：提出并上報(bào)年、季、月采購計(jì)劃；提出并上報(bào)年度促銷計(jì)劃；提出并上報(bào)本部門重點(diǎn)工作計(jì)劃。5.2.3.3 制定采購崗位描述并相應(yīng)授權(quán)，督察采購工作并定期考評，指導(dǎo)采購開展工作，并完成每月的銷售額、毛利額和庫存控制指標(biāo)。5.2.3.4 發(fā)展與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)關(guān)系。5.2.3.5 督促落實(shí)每期促銷計(jì)劃，審核促銷品項(xiàng)和價(jià)格。5.2.3.6 制訂新商品引進(jìn)計(jì)劃和舊商品汰換計(jì)劃并監(jiān)督落實(shí)。5.2.3.7 組織商品結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、分析、充實(shí)及檢查。5.2.3.8 負(fù)責(zé)本部門工作的審批。包括：新品引入及滯銷商品淘汰的審批；DM商品的審批；商品付款的復(fù)核；5.2.3.9 掌握市場信息及商品動(dòng)態(tài)。包括組織市場調(diào)研、收集商品信息；組織調(diào)整分析所轄范圍的商品結(jié)構(gòu)；檢核采購的市調(diào)報(bào)告，提高采購分析、把握所管商品的能力。5.2.3.10 按周分解落實(shí)月度工作計(jì)劃，制定DM指令性計(jì)劃，確保指令性促銷商品及收費(fèi)指標(biāo)的完成。5.2.3.11 與供應(yīng)商進(jìn)行第二輪談判或直接進(jìn)行談判。5.2.3.12 對所屬商品采購與供應(yīng)商所達(dá)成的商品價(jià)格實(shí)施監(jiān)督。5.2.3.13 及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)上級的工作部署，并組織實(shí)施。5.2.3.14 協(xié)調(diào)本部門與其它部門之間的工作關(guān)系。5.2.3.15 負(fù)責(zé)對采購人員的評估、績效考核。5.2.4 采購經(jīng)理助理的工作職責(zé)5.2.4.1 服從上級管理，接受上級下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。5.2.4.2 負(fù)責(zé)本部門供應(yīng)商的談判及對供應(yīng)商的管理，包括新品引入、合約簽訂等。5.2.4.3 負(fù)責(zé)本部門銷售額指標(biāo)、毛利指標(biāo)、庫存周轉(zhuǎn)指標(biāo)的完成并將指標(biāo)細(xì)分到小類，確保完成。5.2.4.4 負(fù)責(zé)本部門商品品項(xiàng)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與陳列優(yōu)化管理的落實(shí)和調(diào)整。5.2.4.5 負(fù)責(zé)本部門商品的促銷計(jì)劃完成，及時(shí)跟蹤、分析促銷數(shù)據(jù)。5.2.4.6 負(fù)責(zé)本部門新商品的引進(jìn)和滯銷商品的汰換，包括負(fù)責(zé)新品引入與供應(yīng)商談判，確定合作方式及進(jìn)價(jià)，確定售價(jià)，并負(fù)責(zé)商品分類編碼的編寫；及時(shí)處理滯銷商品，確保電腦系統(tǒng)的商品都是暢銷品。5.2.4.7 負(fù)責(zé)市場調(diào)查，保證本部門商品的市場競爭力。5.2.4.8 定期巡店，與店鋪及時(shí)溝通，解決銷售中出現(xiàn)的問題。5.2.4.9 負(fù)責(zé)訂單發(fā)放和送貨跟蹤。5.2.4.10 供應(yīng)商前期接待、合同和相關(guān)資料的整理。5.2.4.11 負(fù)責(zé)進(jìn)行市調(diào)工作，確定商品售價(jià)。5.2.5 商品管理部經(jīng)理工作職責(zé)5.2.5.1 負(fù)責(zé)商品錄入組、促銷組、陳列組的工作。5.2.5.2 負(fù)責(zé)錄入組完全正確錄入供應(yīng)商信息、合同信息、商品信息、價(jià)格信息、物價(jià)采集信息，做到零差錯(cuò)。5.2.5.3 100遵守工作原則，按章辦事。5.2.5.4 負(fù)責(zé)陳列組正確商品陳列圖的制作，定期檢查賣場排面。5.2.5.5 負(fù)責(zé)采購部樣品保管工作及采購部行政工作。5.2.5.6 負(fù)責(zé)新商品分類，保證不出現(xiàn)類別錯(cuò)誤。5.2.5.7 負(fù)責(zé)促銷組品類優(yōu)化管理、陳列優(yōu)化管理數(shù)據(jù)分析整理工作，并上報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)。5.2.5.8 負(fù)責(zé)合同資料及各類單據(jù)分類保管工作，并負(fù)保密責(zé)任。5.2.5.9 負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作，做到按時(shí)、保質(zhì)。5.2.5.10 負(fù)責(zé)培訓(xùn)新員工系統(tǒng)與流程工作。5.2.5.11 負(fù)責(zé)對錄入組、陳列組、促銷組員工的評估、離職員工的工作交接安排。5.2.5.12 負(fù)責(zé)、輔助盤點(diǎn)工作。5.2.5.13 負(fù)責(zé)對物價(jià)及商品質(zhì)量、相關(guān)流程督促工作及分析工作。5.2.5.14 錄入組工作職責(zé)5.2.5.14.1 負(fù)責(zé)完全正確快速錄入供應(yīng)商信息、合同信息、商品信息、物價(jià)采集信息，做到零差錯(cuò)。5.2.5.14.2 嚴(yán)格按錄入流程錄入每張單據(jù)，按章辦事，錄入前后都要審核簽字。5.2.5.14.3 嚴(yán)守權(quán)限管理，保證合同信息的保密性。5.2.5.14.4 對工作盡職盡責(zé)，精益求精，并努力做到自我完善，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。5.2.5.14.5 上級交辦的工作按時(shí)完成，做到今日事，今日畢。5.2.5.14.6 負(fù)責(zé)評估、培訓(xùn)錄入組人員的工作。5.2.5.15 促管組工作職責(zé)5.2.5.15.1 負(fù)責(zé)采購部促銷商品的銷售分析，數(shù)據(jù)整理并上報(bào)工作。5.2.5.15.2 定期對采購部商品品類優(yōu)化管理、陳列優(yōu)化管理數(shù)據(jù)進(jìn)行整理匯總。5.2.5.15.3 每月對商品結(jié)構(gòu)、庫存、滯銷商品、訂單達(dá)成率低等數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理，并上報(bào)。5.2.5.15.4 嚴(yán)守權(quán)限管理，保證系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)保密性。5.2.5.15.5 對工作盡職盡責(zé)，精益求精。5.2.5.15.6 負(fù)責(zé)每期DM商品到貨情況并反饋，拍照樣品的跟進(jìn)、保管工作。5.2.5.15.7 上級交辦的工作按時(shí)完成，做到今日事，今日畢。5.2.5.15.8 負(fù)責(zé)促銷組人員評估、培訓(xùn)工作。5.2.5.16 陳列組的工作職責(zé)5.2.5.16.1 負(fù)責(zé)公司內(nèi)商品陳列圖的錄入、傳遞、檢查工作。5.2.5.16.2 負(fù)責(zé)公司內(nèi)堆（端）頭的匯總、錄入、檢查工作。5.2.5.16.3 負(fù)責(zé)每期DM商品陳列圖的傳遞工作，檢查工作。5.2.5.16.4 負(fù)責(zé)采購洽談室管理工作。5.2.5.16.5 負(fù)責(zé)采購樣品室的管理工作，定期盤點(diǎn)，保證樣品無丟失。5.2.5.16.6 負(fù)責(zé)采購部檔案保管、分類工作。5.2.5.16.7 嚴(yán)格按流程辦事，嚴(yán)守權(quán)限管理。5.2.5.16.8 對工作盡職盡責(zé)，精益求精。5.2.5.16.9 上級交辦的工作按時(shí)完成。5.2.5.16.10 負(fù)責(zé)陳列組人員的評估、培訓(xùn)工作。5.3 采購部員工的基本素質(zhì)要求5.3.1 操守廉潔5.3.1.1 正直高尚的個(gè)人品質(zhì)5.3.1.2 良好的職業(yè)道德5.3.1.3 不利用工作之便謀取私利，拒絕接受供應(yīng)商的任何個(gè)人饋贈(zèng)5.3.2 市場知識(shí)5.3.2.1 對零售行業(yè)有深入的了解5.3.2.2 對消費(fèi)品市場有深入的了解5.3.2.3 掌握對所負(fù)責(zé)部門商品的專業(yè)知識(shí)5.3.2.4 對供應(yīng)商的熟悉5.3.3 精打細(xì)算5.3.3.1 把公司采購看成是自己的生意5.3.3.2 良好的成本控制意識(shí)5.3.3.3 盡最大努力創(chuàng)造最高的利潤5.3.3.4 時(shí)時(shí)處處維護(hù)公司的整體利益5.3.4 積極認(rèn)真5.3.4.1 敬業(yè)、愛業(yè)、熱愛零售業(yè)5.3.4.2 良好的心態(tài)，工作認(rèn)真扎實(shí)5.3.4.3 上進(jìn)心強(qiáng)5.3.5 創(chuàng)新求進(jìn)5.3.5.1 不斷尋求突破，提升業(yè)績5.3.5.2 善于學(xué)習(xí)，提高自我5.3.5.3 不躺在原來的成就上沾沾自喜5.3.6 適應(yīng)性強(qiáng)5.3.6.1 良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)5.3.6.2 能適應(yīng)公司快速擴(kuò)張的需要和重復(fù)繁瑣的工作5.3.6.3 合理安排工作5.3.7 團(tuán)結(jié)合作5.3.7.1 良好的談判能