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關于交通企業(yè)會計檔案管理論文 摘要：近年來隨著國家在重大基礎設施投資力度逐漸加強全國有45個城市在修建或計劃修建城市軌道交通包括地鐵、輕軌、有軌電車等由于城市軌道交通項目建設投資資金規(guī)模大、建設周期長、涉及專業(yè)多、建造過程復雜其管理難度與復雜度也較一般企業(yè)大由此產(chǎn)生的各類檔案數(shù)量也巨大其中財務管理作為工程管理中重要組成部分會計檔案管理也成為重中之重這直接關系到項目財務管理水平也直接決定項目能否通過國家驗收因此我們必須要重視這項會計基礎工作本文將結合本人在本行業(yè)中的工作經(jīng)驗與體會談談軌道交通企業(yè)會計檔案管理的重要性以及如何做好會計檔案管理 關鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理 一、會計檔案管理的內(nèi)容 根據(jù)最新發(fā)布的會計檔案管理辦法【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】下列會計資料應該歸檔： （一）會計憑證包括原始憑證、記賬憑證； （二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿； （三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告； （四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料從該管理辦法可以看出會計檔案管理內(nèi)容非常廣泛涉及日常會計工作全過程包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產(chǎn)生的會計資料給會計檔案管理造成很大困擾與難度 二、會計檔案管理現(xiàn)狀及原因分析 目前全國各城市軌道交通企業(yè)除北上廣深等幾個大城市建設時間較長其他大部分城市剛剛興建地鐵日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行能把日常工作做好已經(jīng)疲于應付受建設工期影響一線業(yè)務部門工作重點在現(xiàn)場確保工程質(zhì)量安全與進度據(jù)筆者調(diào)查研究目前各城市軌道交通企業(yè)連建設檔案管理尚無完善的制度與流程會計檔案管理雖有國家法律規(guī)章規(guī)定但實際執(zhí)行情況及效果并不容樂觀銀行余額調(diào)節(jié)表因為事務所審計情況相對較好會計報表納稅報表增值稅進項發(fā)票底聯(lián)等非日常用會計檔案管理要求尚不理想很多公司目前按照辦法規(guī)定憑證與會計報表都能完成但時間有所滯后延長兩三個月是常態(tài)半年后裝訂憑證也非少數(shù)至于辦法里規(guī)定的其他會計資料基本無暇顧及最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收會計檔案管理現(xiàn)狀不理想其完善程度與國家要求甚遠經(jīng)過綜合分析既有主觀因素影響也有客觀因素影響；既有外部因素影響也有內(nèi)部因素影響 (一)內(nèi)部原因 1.領導不夠重視檔案管理員身兼多職按照辦法規(guī)定公司應設立專門的會計檔案管理機構但現(xiàn)實情況是很多公司因各種原因財務人員編制比較緊缺很少設立專門的會計檔案管理人員一般由部門文員兼會計檔案管理員財務部門資料很多特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大管理要求高文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時才進行憑證裝訂等工作這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作等其他工作完成后再來整理會計檔案也來得及 2.根據(jù)財務部門內(nèi)部分工慣例會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊會計核算本身工作繁瑣且工作量較大特別是新公司業(yè)務與財務制度流程不太完善會計核算也不太規(guī)范財務人員平花費大量時間與業(yè)務部門進行溝通等工作；除此之外與公司外部門各項溝通如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作這種工作現(xiàn)狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展 3.大多數(shù)企業(yè)對于財務信息化投入較大沒有信息化建設財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設停留在手工時代水平會計檔案都是各種紙質(zhì)材料包括各類憑證、原始出入庫單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等這些資料作為憑證附件存在每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號然后做個檔案臺帳記錄由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享供大家使用整個檔案管理過程幾乎全手工操作很少借助現(xiàn)代信息技術所以這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發(fā)展與進步越來越跟不上公司與時代發(fā)展 (二)外部原因 1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力但更多關注于會計報表層面并不會過多關注會計管理細節(jié)特別是會計檔案管理在年報審計中公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經(jīng)辦會計手里還是來自于會計檔案室這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束 2.對于城市軌道交通項目建設項目最后一環(huán)就是項目竣工驗收目前根據(jù)國家驗收標準有十三項專業(yè)驗收其中就有一項檔案驗收如果檔案驗收通不過即整個項目竣工驗收通不過需要關注的是項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等會計檔案并不是檔案驗收關注的重點正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理而忽略了會計檔案管理 三、會計檔案管理不完善造成的影響 會計檔案管理工作雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情但如果管理不到位其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響具體如下： （一）會計日常工作中由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證檔案歸檔不及時就會造成憑證在經(jīng)辦會計或出納手中積壓時間越長、積壓越多這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找造成管理成本不必要增加另外由于會計檔案不及時裝訂、歸檔且分散在不同會計人員手中造成憑證丟失的風險大大增加且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失給公司、個人造成的損失會更加巨大 （二）軌道行業(yè)投資巨大是政府關注重點所以各種政府審計、專項審計層出不窮為了應對各項審計會計檔案管理不到位、不完善就會導致提供各類資料時手忙腳亂一來效率很低提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意甚至認為公司不配合審計工作故意不提供相關資料 （三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復如果日常會計檔案管理沒有規(guī)范到項目竣工決算時資料不全或難以查找會極大影響項目竣工財務決算 四、關于完善會計檔案管理的建議 針對會計檔案管理工作不完善結合上述原因分析及其造成的影響考慮針對不同的原因采取不同的措施具體如下： （一）提醒公司領導重視加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提只有領導重視這項工作開展就會順暢很多投入到這項工作的資源將會大大加強 （二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環(huán)節(jié)所以有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化把流程做細工作分配到人前置環(huán)節(jié)定到具體時點當然要想把這些工作落實到具體工作來還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心將會計檔案管理當作會計工作的最終目標然后按流程倒推給每個環(huán)節(jié)設置時間節(jié)點且這個時間節(jié)點作為硬性要求非特殊情況不得變化比如每月5號收齊所有銀行對賬單每月10號收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表每月15號收齊上月會計憑證等 （三）加強全過程管理從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日年復一年像大氣循環(huán)一樣重復從不間斷所以只有把會計檔案管理工作當作標桿上個月完成這項工作下個月才能正常開展否則就像駱駝背上的稻草越來越重最終會被最后一根稻草壓跨這里特別要提醒一點因為會計檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長設計一個良好的制度流程特別重要且要有專人監(jiān)督實際執(zhí)行情況把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決方能做到萬無一失 （四）加大信息技術資源投入利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率降低管理成本如今是信息時代會計檔案管理工作也要跟上時代步伐如上所述如果技術手段還停留在紙質(zhì)層面進行整理、歸檔、查閱提高效率非常困難只能靠人力投入來實現(xiàn)目前全球發(fā)展趨勢是財務共享中心其會計檔案管理是基于IT技術發(fā)展引入了影像系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務財務系統(tǒng)利用大數(shù)據(jù)、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率并且使得管理成本大大下降提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度為項目竣工驗收打下堅實基礎 參考文獻： 1財政部.會計檔案管理辦法.中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號. 2財政部.企業(yè)會計信息化工作規(guī)范.財政部財會20號. 3孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本.中國檔案（