銷售文員操作流程ppt課件

銷售文員的基本職責及作業(yè)流程,1,1,服從領導的管理，遵守廠規(guī)廠紀，保守商業(yè)機密。2.信息資料錄入、存儲、打印、統(tǒng)計。3.異常情況的提醒，協(xié)助經理處理日常工作和緊急事務。4.開訂單、跟單出貨，明確客戶需求內容，協(xié)調各部門針對營銷任務的開展工作。5.上班、下班，必須嚴格做好“5S”的管理工作。6.接聽電話時，必須使用標準的普通話，講“喂，您好，施都耐照明。請問你找哪位？”如有遇到被叫人不在時，應按電話記錄本上的內容，詳細地問清楚，做好電話記錄，并及時通知被叫人。7.輪流值班，努力提高業(yè)務水平和政治素質。,文員基本職責,2,2,開始,接訂單,門市接訂單,廠部接訂單,開訂單,配備材料,核單,分單,生產部,倉庫,結束,訂單流程,3,3,訂單接單首先,接訂單分為兩部份,一個是門市訂單,由門市營業(yè)員負責接待客戶并開好訂單；另一個是廠部電話接訂單并開好訂單。一、門市接單及開訂單門市接待新客戶時，首先必須了解客戶的基本情況,包括客戶是在什么樣的市場,訂貨數(shù)量約多少,是做工程燈、批發(fā)商還是零售，判斷是大客戶還是小客戶，知道基本資料后再根據(jù)實際情況詳細介紹產品，同時將產品的優(yōu)點并結合客戶的市場優(yōu)勢分析給客戶，使客戶認為這個產品正是他所需要的產品，他才能有興趣考慮是否想與本公司合作。新客戶下訂單時，門市開訂單需要一式四份單，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)是客戶聯(lián)，第三聯(lián)是倉庫，第四聯(lián)是生產部。開訂單時，應在訂單上寫明客戶名稱、客戶地址、客戶電話、傳真、移動電話，產品的品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、顏色，發(fā)往哪個托運部，付款方式、出貨日期等，應詳細的在訂單上注明。訂單寫好后，請客戶簽名確認及收預定金，一般是按30%收取，如特殊訂單則另議，并將客戶聯(lián)（紅聯(lián)）給客戶存根，其余三聯(lián)和預定金當日交回廠部。門市接待老客戶詢問價格應馬上聯(lián)系廠部，不能重新報價，必須得到準確的價格后再與客戶協(xié)商是否調整價格，老客戶下單，如是小客戶要求全額付款，（金額在3000元以內），大客戶下單后則不收預定金，按照合同的協(xié)議付款就好，將開好的訂單交回廠部。,4,4,訂單接單二、廠部接單及開訂單廠部接單一般是熟悉的客戶,在接到電話訂單時,首先請客戶將訂單傳真過來,收到傳真后再與客戶確認即可。如果是客戶沒有傳真機，電話報單過來，我們記錄的話，就必須記錄清楚客戶名稱、產品品牌、數(shù)量、顏色、型號等。廠部文員開單時，根據(jù)傳真件或是記錄資料，將訂單開一式四份，一聯(lián)是存根（白聯(lián)），一聯(lián)是屬于支架車間或是節(jié)能燈車間主管（紅聯(lián)），一聯(lián)是倉庫（黃聯(lián)），一聯(lián)是電子車間主管（綠聯(lián)），開訂單時應將客戶名、產品品牌、數(shù)量、顏色、型號等一些注意事項，并注明出貨日期。訂單開好后，將開好的訂單再一次與傳真件或記錄資料確認，保證訂單無誤。將門市訂單及廠部訂單放在一起，廠部訂單將白聯(lián)都填上價格，將門市訂單的新客戶資料根據(jù)客戶本的要求歸檔到客戶資料本上。同時在銷售系統(tǒng)增加新客戶資料。,5,5,核單及分單銷售文員將訂單開好后,再自己核對一次自己所開的訂單是否有誤,核對的內容包括：客戶名、品牌、規(guī)格、型號、數(shù)量、顏色、單價等基本資料，確認無誤后，將訂單分配給三個部門，分別是：白聯(lián)：存根，廠部銷售部留；紅聯(lián)：客戶聯(lián)，門市開單是給客戶，同時復印一份給廠部生產車間，廠部開單是直接給支架車間或是節(jié)能燈車間，車間主管留；黃聯(lián)：倉庫聯(lián)，倉庫主管留；綠聯(lián)：生產聯(lián)，電子車間主管留；到此，訂單的流程全部結束。,17,6,開始,確認出貨資料,結束,出貨流程,開出倉單,驗貨出貨,配單,輸托運部單號,交財務部,18,7,確認出貨資料及打印由于目前本廠沒有設立成品倉,因此,當天需發(fā)貨的產品直接由生產部出貨,并且直接由生產部確認詳細的出貨資料.首先,由生產部將當天要出貨的詳細資料在下午3:00之前給到銷售出貨文員;資料的內容包括:客戶名、品牌、規(guī)格型號、數(shù)量、顏色、燈頭等，如果是整單訂單出貨的，可以直接寫明：客戶名、訂單日期即可。第二,銷售文員根據(jù)生產部上貨的詳細資料,先將對應的客戶訂單找出來，然后根據(jù)生產部的資料在訂單上減數(shù)，如是整張訂單出完，將訂單挑出即可。將訂單減數(shù)后將出貨資料輸入銷售系統(tǒng)并打印出來（打印出貨單參考銷售系統(tǒng)操作流程）。第三，打印出來的出倉單需要核對一次單價，確認出倉單上的價格無誤，并寫好信封，再驗貨。,19,8,出貨及配單驗貨的要求：必須是出倉單上的內容與實物一致。生產部首先將貨搬至對應的發(fā)貨區(qū),將貨擺放整齊;銷售部文員核貨時,應根據(jù)出倉單的內容核對實物,核對的內容包括:客戶名、數(shù)量、顏色、規(guī)格、型號、件數(shù)等，最后確認一下總件數(shù)必須與出倉單一致。3、核對好貨無誤后，將第紅聯(lián)（客戶聯(lián)）裝進信封，并且必須確認信封上的金額與件數(shù)是出倉單一致，然后安排裝車出貨，裝完車后，請三個部門負責人簽名：保安、司機、車間主管，一個都不能少。4、當司機將托運單拿回來后，首先核對托運單上件數(shù)、客戶名是否與出倉單一致，如果是需要托運部開支票的，必須確認托運部單上的貨款金額與出倉單一致，然后將托運單與出倉黃聯(lián)（財務聯(lián)）粘在一起，并且將托運單