某輕紡行業(yè)K3ERP實(shí)施案例

Page 1 of 21 浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司 K/3K/3 項目實(shí)施案例項目實(shí)施案例 項目金額項目金額項目金額項目金額: : : : 737373 萬萬萬 產(chǎn)品范圍產(chǎn)品范圍產(chǎn)品范圍產(chǎn)品范圍: : : : 集團(tuán)財務(wù)集團(tuán)財務(wù)集團(tuán)財務(wù)+ + +物流物流物流+ + +制造制造制造+HR+BI+HR+BI+HR+BI 開始時間開始時間開始時間開始時間: : : : 200520052005 年年年 7 7 7 月月月 完成日期：完成日期：完成日期：完成日期：200620062006 年年年 111111 月月月 項目經(jīng)理：項目經(jīng)理：項目經(jīng)理：項目經(jīng)理：姜伯賢姜伯賢姜伯賢 金蝶軟件（中國）有限公司杭州分公司金蝶軟件（中國）有限公司杭州分公司 咨詢與實(shí)施部咨詢與實(shí)施部 20062006 年年 1111 月月 1818 日日 Page 1 of 21 文檔控制文檔控制文檔控制文檔控制 修改記錄修改記錄修改記錄修改記錄 日期作者版本備注 2006.11.18 姜伯賢 1.0 Page 1 of 21 目目 錄錄 第一章 項目概述.3 1.1.項目背景.3 1.2.軟件應(yīng)用總體框架.3 第二章 實(shí)施目標(biāo).5 第三章 實(shí)施策略.7 第四章 過程管理（以上線準(zhǔn)備為例）.8 4.1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)置.8 4.2.制訂編碼方案.8 4.3.靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備.8 4.4.動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備.9 4.5.系統(tǒng)上線（切換）計劃.15 第五章 風(fēng)險管理.15 5.1 項目實(shí)施過程中的主要風(fēng)險.16 5.2 項目實(shí)施過程中的風(fēng)險規(guī)避有效渠道.17 第六章 項目效益.17 6.1.實(shí)施的成果.17 6.2.達(dá)到的效益：.18 6.3.實(shí)施成功因素.18 6.4.春江集團(tuán)的心得：.18 6.5.顧問的心得：.18 Page 3 of 21 第一章第一章 項目概述項目概述 1.1.1.1. 項目背景項目背景 浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司是中國紡織品進(jìn)出口總公司控股的股份制企業(yè)是浙江省“五個一 批”重點(diǎn)企業(yè)、全國私營企業(yè) 500 強(qiáng)、2005 年全國紡織行業(yè)排名前 50 位，是杭州市企業(yè)信息化示范 企業(yè)，富陽市企業(yè)信息化首批試點(diǎn)和示范企業(yè)。 1.2.1.2.軟件應(yīng)用總體框架軟件應(yīng)用總體框架 后勤生產(chǎn)部銷售科財務(wù)科 成品倉庫 三紡車間 后勤倉庫 一紡車間二紡車間 集團(tuán)公司 計劃管理 車間管理 倉存管理 質(zhì)量管理 設(shè)備管理 總賬系統(tǒng) 報表系統(tǒng) 現(xiàn)金流量表 系統(tǒng) 固定資產(chǎn)系 統(tǒng) 工資系統(tǒng) 應(yīng)收系統(tǒng) 應(yīng)付系統(tǒng) 存貨核算 預(yù)算管理 合并報表 結(jié)算中心 銷售管理 倉存管理 采購管理 倉存管理 存貨核算 原料科 采購管理 倉存管理 存貨核算 原料倉庫 技質(zhì)科 質(zhì)量管理 倉存管理 設(shè)備管理 勞動人事 人力資源 Page 5 of 21 第二章第二章 實(shí)施目標(biāo)實(shí)施目標(biāo) 強(qiáng)化基礎(chǔ)管理強(qiáng)化基礎(chǔ)管理 把管理的目標(biāo)轉(zhuǎn)移到治理整頓和強(qiáng)化企業(yè)基礎(chǔ)管理工作，使企業(yè)在穩(wěn)步中持續(xù)發(fā)展。浙江春江輕 紡集團(tuán)有限責(zé)任公司屬生產(chǎn)的(流程型)制造業(yè)，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)相對簡單、自動化生產(chǎn)程度高，產(chǎn)品銷售渠 道不復(fù)雜。對于浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司的 ERP 系統(tǒng)應(yīng)用，物流、資金流的管理控制與信息共 亨集成是企業(yè) ERP 實(shí)施的主體。 加強(qiáng)管理手段加強(qiáng)管理手段 建設(shè)全企業(yè)的管理信息化平臺，讓管理創(chuàng)新與企業(yè)信息化建設(shè)緊密結(jié)合，即企業(yè)管理的重點(diǎn)就是 信息化建設(shè)的核心，企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié)就是信息化建設(shè)的“突破口” 。 浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司 ERP 的實(shí)施將圍繞企業(yè)物流、信息流、資金流“三流統(tǒng)一”的總 體目標(biāo),面向“三大訂單”(采購定單、生產(chǎn)訂單、銷售訂單),理順“四條業(yè)務(wù)主線”(采購線、生產(chǎn)線、 銷售線、成本線)，滿足企業(yè)的經(jīng)營管理要求，建成包括財務(wù)管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、 存貨核算、計劃管理、車間生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、質(zhì)量管理，各個模塊無縫集成的企業(yè)級 ERP 應(yīng)用系 統(tǒng)。 實(shí)施模塊列表實(shí)施模塊列表 產(chǎn)品模塊名稱用戶數(shù) 總帳管理系統(tǒng) 13 報表管理系統(tǒng) 5 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng) 4 應(yīng)收款管理系統(tǒng) 6 基礎(chǔ)財務(wù) 應(yīng)付款管理系統(tǒng) 6 結(jié)算中心系統(tǒng) 3 合并報表系統(tǒng) 12 集團(tuán)財務(wù) 預(yù)算管理系統(tǒng) 10 采購管理系統(tǒng) 10 銷售管理系統(tǒng) 12 倉存管理系統(tǒng) 10 核算管理系統(tǒng) 10 工業(yè)物流 質(zhì)量管理系統(tǒng) 10 生產(chǎn)制造生產(chǎn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng) 3 Page 6 of 21 計劃管理系統(tǒng) 4 設(shè)備管理系統(tǒng) 3 生產(chǎn)任務(wù)管理系統(tǒng) 3 車間作業(yè)管理系統(tǒng) 3 人事管理系統(tǒng) 3 薪資管理系統(tǒng) 3 招聘管理系統(tǒng) 3 培訓(xùn)管理系統(tǒng) 3 績效管理系統(tǒng) 3 HR 經(jīng)理人平臺 3 BI BI 小包系統(tǒng)小包 分公司及帳套列表：分公司及帳套列表： 春江集團(tuán)本部 棉紡分廠 制衣分廠 鑄石分廠 車隊 醫(yī)務(wù)室 結(jié)算中心 人力資源 合并報表 Page 7 of 21 第三章第三章 實(shí)施策略實(shí)施策略 通過對客戶項目組的基于業(yè)務(wù)流程的集中式培訓(xùn)，研究客戶的需求點(diǎn)，使客戶項目組針對企業(yè)未 來管理系統(tǒng)的應(yīng)用模式和管理要求，確定實(shí)施目標(biāo)和范圍，明確實(shí)施過程和方法，業(yè)務(wù)運(yùn)作模式、組 織架構(gòu)模型、總體業(yè)務(wù)流程模型、及應(yīng)用模塊結(jié)構(gòu)在內(nèi)的 金蝶 K/3 系統(tǒng)總體框架，制定了系統(tǒng)實(shí)施 的整體策略如下： “流程整理先行、管理效益驅(qū)動流程整理先行、管理效益驅(qū)動” 業(yè)務(wù)流程整理先行，在實(shí)施培訓(xùn)階段通過培訓(xùn)確定用戶的需求點(diǎn)，針對企業(yè)的管理要求和應(yīng)用模 式制定業(yè)務(wù)流程；通過標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程規(guī)范企業(yè)管理人員行為，完善管理體系。 “一個核心、三大訂單、四條主線、一個核心、三大訂單、四條主線、 ” 以物流、信息流和資金流的統(tǒng)一為核心，以“三大訂單”(采購定單、生產(chǎn)訂單、銷售訂單)驅(qū)動， 理順 “四條業(yè)務(wù)主線”(采購線、生產(chǎn)線、銷售線、成本線)，進(jìn)行浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司 項目實(shí)施。 “突出重點(diǎn)、分步實(shí)施突出重點(diǎn)、分步實(shí)施” 以棉紡分廠為實(shí)施主體、財務(wù)與物流模塊為重點(diǎn)，即集中實(shí)施應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、存貨核算、 總帳管理及相應(yīng)的銷售管理、采購管理、倉存管理模塊。并兼顧其他模塊如：固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理、 工資系統(tǒng)、HR 等。在財務(wù)業(yè)務(wù)順利切換后，開始進(jìn)行實(shí)施的第二階段：生產(chǎn)計劃、車間管理、設(shè)備管 理。第三階段為決策分析支持 BI，完成集成應(yīng)用。 第一期：財務(wù)+物流+HR+結(jié)算中心 第二期：合并報表+預(yù)算+生產(chǎn)制造 第三期：BI Page 8 of 21 第四章第四章 過程管理（以上線準(zhǔn)備為例）過程管理（以上線準(zhǔn)備為例） 上線準(zhǔn)備階段將根據(jù)實(shí)施方案和 KingdeeWay 給出的編碼規(guī)則和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備表集中準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。 系統(tǒng)準(zhǔn)備階段的關(guān)鍵項目任務(wù)：系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)置、制訂編碼方案、靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備， 下面逐一詳述： 4.1.4.1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)置系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)置 目的：根據(jù)企業(yè)管理要求，設(shè)置系統(tǒng)運(yùn)行必須的基本參數(shù)，建立系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境和基礎(chǔ)。 功能：按實(shí)施要求，設(shè)置系統(tǒng)數(shù)據(jù)，使 K/3 系統(tǒng)成為企業(yè)的運(yùn)行系統(tǒng) 。 責(zé)任：金蝶實(shí)施顧問和客戶系統(tǒng)管理員； 工具：KingdeeWay 系統(tǒng)設(shè)置清單(參見浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司系統(tǒng)設(shè)置清單) 內(nèi)容：進(jìn)入 K/3 系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置模塊，選擇每個子系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置。按 KingdeeWay 系統(tǒng)設(shè)置 模板的清單逐項檢查、確認(rèn)。同時增加客戶特殊的核算項目和輔助資料。 4.2.4.2.制訂編碼方案制訂編碼方案 目的：建立編碼規(guī)則，為企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一的核算管理提供編碼依據(jù)。 功能：提供編碼標(biāo)準(zhǔn)和字典，規(guī)范企業(yè)物流管理。 編碼原則：應(yīng)依據(jù)一貫性、分類展開性、單一性、簡單性、充足性五大原則，采用混合編碼方法進(jìn)行 編碼。 責(zé)任：金蝶實(shí)施顧問和客戶方項目經(jīng)理 工具：KingdeeWay 系統(tǒng)產(chǎn)品編碼模板（參見浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司基礎(chǔ)資料編碼原則.doc） 4.3.4.3.靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 目的：快速建立財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)需要的靜態(tài)數(shù)據(jù)。 功能：按實(shí)施要求、順序，準(zhǔn)備企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。 責(zé)任：金蝶實(shí)施顧問和客戶方實(shí)施人員 工具：KingdeeWay 系統(tǒng)基礎(chǔ)資料模板（參見浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司基礎(chǔ)資料模板（全）. xls） 。 要點(diǎn)： 1)以企業(yè)現(xiàn)行的統(tǒng)計需要為基礎(chǔ)， 浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司基礎(chǔ)資料編碼原則為依據(jù)， Page 9 of 21 同時充分考慮企業(yè)目前生產(chǎn)經(jīng)營的需要已及發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，在細(xì)化過程中逐步調(diào)整； 2) 按 KingdeeWay 系統(tǒng)基礎(chǔ)資料模板的清單逐項檢查、確認(rèn)； 3) 導(dǎo)入系統(tǒng)； 4) 備份，給予明確的標(biāo)識，存放在安全的地點(diǎn)。 靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備分為以下兩個階段： 1) 手工數(shù)據(jù)整理（基礎(chǔ)、財務(wù)、物流、生產(chǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備） 2) 基礎(chǔ)資料的內(nèi)容要在項目經(jīng)理的組織下，由實(shí)施顧問與企業(yè)編碼小組共同配合，根據(jù)編碼原則并 結(jié)合企業(yè)管理需要編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)內(nèi)容。其格式按照金蝶實(shí)施顧問提供的基礎(chǔ)資料模板（基礎(chǔ)資料 模板（全）.xls）的格式統(tǒng)一整理。步驟如下： 3) 按照標(biāo)準(zhǔn)科目字典確認(rèn)要設(shè)置的會計科目及相關(guān)屬性； 4) 按照標(biāo)準(zhǔn)科目字典確認(rèn)會計科目核算要求（包括確認(rèn)哪些要與核算項目掛接） ； 5) 物料的編碼準(zhǔn)備（編碼方案詳見 浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司產(chǎn)品編碼原則.doc ） 6) 準(zhǔn)備與會計核算相關(guān)的輔助資料（運(yùn)輸方式、所有制、行業(yè)、職稱、區(qū)域、職務(wù)、供應(yīng)商類別、 銀行行號、結(jié)算方式、文化程度等）內(nèi)容 7) 準(zhǔn)備其他與會計核算有關(guān)的核算項目（憑證字、幣別、計量單位、結(jié)算方式、客戶、供應(yīng)商、部 門、職員、倉庫、倉位、分支機(jī)構(gòu)等）資料； 8) 準(zhǔn)備與生產(chǎn)相關(guān)的工序、工作中心、BOM、工藝路線等資料 9) 準(zhǔn)備帳簿資料（初始化期間前各明細(xì)會計科目余額、余額平衡表、主要財務(wù)報表、材料明細(xì)帳數(shù) 量余額；初始化期間前庫存數(shù)量與余額；初始化期間前的暫估入庫單據(jù)和未核銷的銷售出庫單； 初始化期間前各業(yè)務(wù)原始單據(jù)（出、入庫單據(jù)、往來業(yè)務(wù)單據(jù)等） 、初始化期間前的倉存發(fā)生額和 明細(xì)余額賬（庫存臺賬） 、報表； 10) 檢查確認(rèn)所準(zhǔn)備的詳細(xì)資料（雙方） ； 11)在完成準(zhǔn)備資料檢查確認(rèn)后才能進(jìn)行第二步； （2）引入系統(tǒng) 按照下列順序引入上面準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)： 輔助資料、核算項目-部門、核算項目-職員、倉位、核算項目-倉庫、計量單位、幣別、核算項 目-客戶、核算項目-供應(yīng)商、核算項目-物料、科目、核算項目-銀行、核算項目-分支機(jī)構(gòu)、核 算項目-現(xiàn)金流量項目、核算項目-工作中心、BOM、工藝路線通過手工錄入。 4.4.4.4.動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 目的：快速建立財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)需要的動態(tài)數(shù)據(jù)。 Page 10 of 21 功能：按實(shí)施要求、順序，準(zhǔn)備企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。 責(zé)任：金蝶實(shí)施顧問和客戶方實(shí)施人員 工具：KingdeeWay 系統(tǒng)基礎(chǔ)資料模板（參見浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司基礎(chǔ)資料模板（全）. xls） 。 要點(diǎn)： 1） 以企業(yè)實(shí)施方案為基礎(chǔ)，細(xì)化過程中調(diào)整； 2） 按 KingdeeWay 系統(tǒng)實(shí)施要求，將初始數(shù)據(jù)逐項檢查、確認(rèn)并錄入 K/3 系統(tǒng)； 3） 導(dǎo)入系統(tǒng)； 4） 備份，給予明確的標(biāo)識，存放在安全的地點(diǎn)。 步驟： 1、應(yīng)收系統(tǒng) （1）準(zhǔn)備工作 在進(jìn)行初始化錄入之前需要做好以下準(zhǔn)備工作和期初資料： 1） 選擇正確的啟用期間 由于銷售系統(tǒng)、應(yīng)收系統(tǒng)啟用后，銷售系統(tǒng)的發(fā)票會自動傳遞到應(yīng)收系統(tǒng)，故用戶必須正確 處理好銷售系統(tǒng)與應(yīng)收系統(tǒng)的啟用期間問題，否則可能會造成數(shù)據(jù)錯誤。目前銷售系統(tǒng)只在應(yīng)收系 統(tǒng)結(jié)束初始化之后提供發(fā)票的單向傳遞，而且是強(qiáng)制傳遞，即只要應(yīng)收系統(tǒng)結(jié)束初始化后，銷售系 統(tǒng)新增的發(fā)票都會自動傳遞到應(yīng)收系統(tǒng)。而應(yīng)收系統(tǒng)新增的發(fā)票不能傳遞到銷售系統(tǒng)。在應(yīng)收系統(tǒng) 結(jié)束初始化之前，兩系統(tǒng)不進(jìn)行發(fā)票的傳遞。針對以上規(guī)則，用戶必須注意： 應(yīng)收系統(tǒng)初始化時需要準(zhǔn)備客戶資料、存貨資料、部門資料、職員資料。此處的職員主要是指往來 核算的經(jīng)辦人或業(yè)務(wù)員等，用于統(tǒng)計業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績，而不建議用來統(tǒng)計職員的個人借款。 2） 準(zhǔn)備應(yīng)收賬款期初數(shù)據(jù)資料 主要指涉及貨款核算的應(yīng)收帳款科目的期初余額、本年借方累計發(fā)生數(shù)，本年貸方累計發(fā)生數(shù)。 建議其它應(yīng)收款等個人借款在總帳系統(tǒng)進(jìn)行核算。 3） 準(zhǔn)備應(yīng)收票據(jù)期初數(shù)據(jù)資料 主要指還沒有進(jìn)行收款結(jié)算的應(yīng)收票據(jù)，不包括已經(jīng)背書、貼現(xiàn)、轉(zhuǎn)出或已收款的應(yīng)收票據(jù)。 4） 準(zhǔn)備期初壞帳數(shù)據(jù)資料 主要指以后有可能收回的壞帳，資料準(zhǔn)備齊全后，就可以開始進(jìn)行初始化的數(shù)據(jù)錄入。初始化 的數(shù)據(jù)可以通過手工錄入，也可以通過從總帳引入。 （2）數(shù)據(jù)錄入 在主控臺選擇系統(tǒng)設(shè)置初始化應(yīng)收款管理，錄入應(yīng)收賬款期初數(shù)據(jù)，選 Page 11 of 21 擇明細(xì)功能的初始數(shù)據(jù)錄入應(yīng)收賬款，進(jìn)入過濾條件窗口。初始化的單據(jù)分為：銷售增值稅 發(fā)票、銷售普通發(fā)票、應(yīng)收單、預(yù)收單四種類型。初始化結(jié)束后，要查看此四種單據(jù)，必須在該模 塊進(jìn)行。 1）錄入應(yīng)收票據(jù)期初數(shù)據(jù) 選擇明細(xì)功能的初始數(shù)據(jù)錄入應(yīng)收票據(jù)，進(jìn)入過濾條件窗口。初始化時，應(yīng)收帳款的 金額應(yīng)是與應(yīng)收票據(jù)核銷后的余額。即應(yīng)收帳款不包括應(yīng)收票據(jù)的金額。應(yīng)收票據(jù)錄入的是已收 到票據(jù)并已核銷了應(yīng)收帳款的沒進(jìn)行背書、轉(zhuǎn)出、貼現(xiàn)、收款處理的票據(jù)。已收到票據(jù)但沒有核 銷應(yīng)收帳款的應(yīng)收票據(jù)應(yīng)在初始化結(jié)束后錄入。 2）錄入期初壞賬初始數(shù)據(jù) 選擇明細(xì)功能的初始數(shù)據(jù)錄入期初壞賬，進(jìn)入過濾條件窗口。 期初壞賬是指已經(jīng)退出了應(yīng)收款管理系統(tǒng)的往來核算，但為了對期初壞賬在以后期間又收回的往 來賬款進(jìn)行管理，您可以在此處錄入期初壞賬。期初壞賬錄入完畢，如果您確信數(shù)據(jù)錄入正確， 可以回到初始余額錄入窗口，單擊【轉(zhuǎn)余額】 ，可以把相應(yīng)的期初往來數(shù)據(jù)資料傳遞至總賬系統(tǒng)， 但如果總賬系統(tǒng)已經(jīng)結(jié)束了初始化，則不允許轉(zhuǎn)入。 （3）啟用系統(tǒng) 在上述過程完成后，在主控臺選擇財務(wù)會計應(yīng)收款管理初始化結(jié) 束初始化，初始化工作即告完成。退回到應(yīng)收系統(tǒng)主界面，系統(tǒng)進(jìn)入日常處理狀態(tài)。 2、應(yīng)付系統(tǒng) （1）準(zhǔn)備工作 在進(jìn)行初始化錄入之前需要做好以下準(zhǔn)備工作和期初資料： 1） 選擇正確的啟用期間 由于采購系統(tǒng)、應(yīng)付系統(tǒng)啟用后，采購系統(tǒng)的發(fā)票會自動傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)，故用戶必須正確 處理好采購系統(tǒng)與應(yīng)付系統(tǒng)的啟用期間問題，否則可能會造成數(shù)據(jù)錯誤。目前采購系統(tǒng)只在應(yīng)付 系統(tǒng)結(jié)束初始化之后提供發(fā)票的單向傳遞，而且是強(qiáng)制傳遞，即只要應(yīng)付系統(tǒng)結(jié)束初始化后，采 購系統(tǒng)新增的發(fā)票都會自動傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)。而應(yīng)付系統(tǒng)新增的發(fā)票不能傳遞到采購系統(tǒng)。在應(yīng) 付系統(tǒng)結(jié)束初始化之前，兩系統(tǒng)不進(jìn)行發(fā)票的傳遞。針對以上規(guī)則，您必須注意以下幾點(diǎn)： 應(yīng)付系統(tǒng)初始化時需要準(zhǔn)備的供應(yīng)商資料、存貨資料、部門資料、職員資料。此處的職員主要是 指往來核算的經(jīng)辦人或業(yè)務(wù)員等，不建議用來統(tǒng)計職員的個人借款。 2） 準(zhǔn)備應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)資料 主要指涉及貨款核算的應(yīng)付帳款科目的期初余額、本年借方累計發(fā)生數(shù)，本年貸方累計發(fā)生 數(shù)。建議其它應(yīng)付款等個人借款在總帳系統(tǒng)進(jìn)行核算。 Page 12 of 21 3） 準(zhǔn)備應(yīng)付票據(jù)期初數(shù)據(jù)資料 主要指還沒有進(jìn)行付款結(jié)算的應(yīng)付票據(jù)，不包括已經(jīng)付款的應(yīng)付票據(jù)。 （2）數(shù)據(jù)錄入 在主控臺選擇系統(tǒng)設(shè)置初始化應(yīng)付款管理。 1） 錄入應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù) 選擇明細(xì)功能的初始數(shù)據(jù)錄入應(yīng)付賬款，進(jìn)入過濾條件窗口。初始化的單據(jù)分為：采 購增值稅發(fā)票、采購普通發(fā)票、應(yīng)付單、預(yù)付單四種類型。初始化結(jié)束后，要查看此四種單據(jù)， 必須在該模塊進(jìn)行。 2） 錄入應(yīng)付票據(jù)期初數(shù)據(jù) 選擇明細(xì)功能的初始數(shù)據(jù)錄入應(yīng)付票據(jù)，進(jìn)入過濾條件窗口。初始化時，應(yīng)付帳款的 金額應(yīng)是與應(yīng)付票據(jù)核銷后的余額。即應(yīng)付帳款不包括應(yīng)付票據(jù)的金額。應(yīng)付票據(jù)錄入的是已開 出票據(jù)并已核銷了應(yīng)付帳款的沒進(jìn)行付款處理的票據(jù)。已開出票據(jù)但沒有核銷應(yīng)付帳款的應(yīng)付票 據(jù)應(yīng)在初始化結(jié)束后錄入。 （3） 啟用系統(tǒng) 在上述過程完成后，在主控臺選擇財務(wù)會計應(yīng)付款管理初始化結(jié) 束初始化，初始化工作即告完成。退回到應(yīng)付系統(tǒng)主界面，系統(tǒng)進(jìn)入日常處理狀態(tài)。 3、總賬系統(tǒng) （1）初始余額錄入 在主控臺選擇系統(tǒng)設(shè)置初始化總賬初始數(shù)據(jù)錄入。在初始數(shù)據(jù) 輸入窗口中您可以進(jìn)行各種有關(guān)賬套初始化數(shù)據(jù)的錄入處理工作。在此窗口左上角有一個下拉列 表框，其中預(yù)設(shè)了不同的貨幣、綜合本位幣。在進(jìn)入初始數(shù)據(jù)錄入時，系統(tǒng)默認(rèn)本位幣錄入窗口。 在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中，所能錄入的內(nèi)容主要包括：期初余額、累計借方、累計貸方以及本年累 計損益實(shí)際發(fā)生額四項。 （2）試算平衡 上述數(shù)據(jù)輸入無誤后，單擊“平衡”圖標(biāo)按鈕或查看欄中的“試算平衡”項目，系統(tǒng)會彈出 試算平衡表窗口對數(shù)據(jù)進(jìn)行試算平衡。系統(tǒng)進(jìn)行試算平衡時是將所有的有關(guān)賬務(wù)數(shù)據(jù)全部合計在 一起進(jìn)行的，因此只有將所有的本位幣、外幣、核算項目賬、數(shù)量金額賬等全部數(shù)據(jù)錄入完畢之 后才能夠進(jìn)行總賬數(shù)據(jù)的試算平衡。試算平衡表中會顯示出所有一級科目的年初借方、年初貸方、 累計借方、累計貸方、期初借方、期初貸方各項數(shù)值。如果賬套數(shù)據(jù)是平衡的，系統(tǒng)在窗口的左 下方以蘭字顯示“試算結(jié)果平衡”的字樣。 （3）結(jié)束初始化 Page 13 of 21 初始數(shù)據(jù)試算平衡之后，單擊“文件”菜單中的“結(jié)束初始化”選項按鈕，結(jié)束初始化工作。 4、倉存系統(tǒng) （1）準(zhǔn)備工作 在進(jìn)行初始化錄入之前需要做好系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置工作： 在主控臺選擇系統(tǒng)設(shè)置初始化倉存系統(tǒng)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置。系統(tǒng)需 要設(shè)置的核算參數(shù)包括以下內(nèi)容： 1）啟用年度和啟用期間： 系統(tǒng)默認(rèn)為系統(tǒng)年度和日期，由用戶可以自動更改，選擇業(yè)務(wù)實(shí)際的啟用年度和期間。 2）稅率： 系統(tǒng)默認(rèn)為 17，用戶可以修改，修改后系統(tǒng)將按該稅率傳遞到發(fā)票等業(yè)務(wù)單據(jù)中。 3）核算方式： 有“數(shù)量核算”和“數(shù)量、金額核算”兩種方式，如選擇了“數(shù)量核算” ，系統(tǒng)以后只核算數(shù) 量，不核算金額，所以顯示的核算金額不會正確；而“數(shù)量、金額核算”是對材料的數(shù)量和成本 都核算。 如果該賬套是與財務(wù)各系統(tǒng)相互聯(lián)系的，則應(yīng)選擇“數(shù)量、金額核算” 。 4）庫存結(jié)余控制： 主要是讓用戶確定是否允許負(fù)結(jié)存，如果選擇不允許負(fù)庫存，則在庫存單據(jù)中不允許出現(xiàn)庫 存即時數(shù)量為負(fù)數(shù)的情況。 如果選擇允許負(fù)庫存，則系統(tǒng)單據(jù)數(shù)量和金額允許出負(fù)數(shù)，但系統(tǒng)控制不允許單價為負(fù)的情況。 在允許負(fù)結(jié)存情況下，建議物料的計劃方法使用“計劃成本法” ，這樣核算的成本準(zhǔn)確性高。 5）庫存更新控制： 主要是針對庫存的即時庫存更新的處理，系統(tǒng)有兩種選擇，如果選擇“單據(jù)審核后才更新” ， 則系統(tǒng)將在庫存類單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)審核后才將該單據(jù)的庫存數(shù)量計算到即時庫存中，并在反審核該 庫存單據(jù)后進(jìn)行庫存調(diào)整；如果選擇“單據(jù)保存后立即更新” ，則系統(tǒng)將在庫存類單據(jù)保存成立后 就將該單據(jù)的庫存數(shù)量計算到即時庫存中，并在修改、復(fù)制、刪除、作廢、反作廢該庫存單據(jù)時 進(jìn)行庫存調(diào)整。需要注意的是， “庫存結(jié)余控制”中是否負(fù)庫存的判斷就是根據(jù)即時庫存所確定的。 為了保證數(shù)據(jù)處理的嚴(yán)肅性，建議用戶采用“單據(jù)審核后才更新” 。 6）銷售模塊設(shè)置： 主要是讓用戶選擇在日常業(yè)務(wù)中是否存在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部銷售業(yè)務(wù)，用戶根據(jù)實(shí)際情況予以選 擇。 （2）啟用期間前的單據(jù)處理 Page 14 of 21 主要有以下三種單據(jù)： 1）啟用期間前的未核銷銷售出庫單； 2）啟用期間前的暫估入庫單； 3）啟用期間前的未核銷委外加工出庫單。 啟用期前的未核銷委外加工出庫單、暫估入庫單和未核銷銷售出庫單這三種庫存類單據(jù)、序 時簿的一般處理與日常單據(jù)處理無異，但有以下幾點(diǎn)區(qū)別： 1）名稱不同，啟用期前的單據(jù)分別稱呼為“啟用期前的暫估入庫單”和“啟用期前的未核銷銷售 出庫單”，而日常單據(jù)處理應(yīng)分別稱呼為“外購入庫單”和“銷售出庫單”； 2）篩選條件不同，啟用期前的兩類單據(jù)篩選條件是：期間啟用期間； 3）單據(jù)狀態(tài)不同：其他單據(jù)只允許錄入，不能審核，而啟用期前的兩類單據(jù)必須在初始化啟用前 審核； 4）位置不同：啟用期前的兩類單據(jù)單獨(dú)管理，不在單據(jù)管理模塊中處理； 5）在庫存類單據(jù)中只允許暫估入庫單和銷售出庫單可以錄入前期單據(jù)； 6）啟用期前的兩類單據(jù)序時簿中不能允許其他不符合條件的單據(jù)錄入或進(jìn)行審核、查看等操作； 7）啟用期前的兩類單據(jù)不能調(diào)整期初余額，而且其發(fā)生額不計算到本期報表以及即時庫存中。 （3）初始數(shù)據(jù)錄入 初始數(shù)據(jù)錄入是將截至啟用期的啟用期前庫存物料結(jié)余數(shù)量和成本輸入 K/3 工業(yè)供需鏈系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)初始化與正常業(yè)務(wù)操作融合，保證啟用期前、后業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的平滑連接。在主控臺選擇 系統(tǒng)設(shè)置初始化倉存系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入。在錄入初始數(shù)據(jù)時需要注意以 下規(guī)則： 1）針對不同屬性的物料，處理方式是不同的，其中，屬于規(guī)劃類、特征類和虛擬件的物料不能錄 入初始余額。 2）對于年初、本年累計收入、本年累計發(fā)出、期初等共四組數(shù)據(jù)（包括數(shù)量、金額、差異），作 為組來說，每組都不是必錄內(nèi)容。 用戶錄入數(shù)據(jù)保存時，系統(tǒng)會自動按公式檢驗(yàn)是否平衡，如不 平衡會給予提示，并在修改前不予保存。 用戶也可以在數(shù)據(jù)錄入過程使用【平衡】按鈕來自行檢 測。 3）對于每組數(shù)據(jù)中，對于數(shù)量、金額、差異是否錄入是需要遵循一定規(guī)則的，需要予以說明： 只有采用計劃成本法的物料才能錄入差異類字段； 如果用戶在【系統(tǒng)設(shè)置】【存貨核算】【核算參數(shù)查詢】【核算方式】 采用“數(shù)量、 金額核算”，則金額類字段不能為零； 不允許負(fù)單價的存在，系統(tǒng)會按“單價金額/數(shù)量”的公式，來自動檢驗(yàn)，如出現(xiàn)負(fù)單價會 Page 15 of 21 給予提示，并在修改前不予保存； 采用批次管理時，在不同倉庫或倉位中可以錄入相同批次的物料。 （4）啟用系統(tǒng) 在上述過程完成后，在 主控臺選擇系統(tǒng)設(shè)置初始化倉存管理啟 用業(yè)務(wù)系統(tǒng)，初始化工作即告完成。退回到倉存系統(tǒng)主界面，系統(tǒng)進(jìn)入日常處理狀態(tài)。在啟用 業(yè)務(wù)系統(tǒng)之前，最好在【賬套管理】中將該賬套進(jìn)行備份，以防由于種種原因造成貿(mào)然啟用，從 而給業(yè)務(wù)處理帶來不便。 4.5.4.5.系統(tǒng)上線（切換）計劃系統(tǒng)上線（切換）計劃 目的：制訂如何從上線準(zhǔn)備和測試環(huán)境切換至正式運(yùn)行環(huán)境的計劃。 責(zé)任：金蝶實(shí)施顧問和客戶方實(shí)施人員 工具：KingdeeWay 系統(tǒng)上線計劃模板 要點(diǎn)： 1）分部門實(shí)施；在系統(tǒng)上線階段將根據(jù)系統(tǒng)上線計劃實(shí)施方案完成系統(tǒng)模塊的分批上線，實(shí)現(xiàn) 業(yè)務(wù)與財務(wù)的集成，完成向正式應(yīng)用環(huán)境轉(zhuǎn)移； 2）容易的先實(shí)施、能并行的則并行實(shí)施； 3）先財務(wù)、物流，后生產(chǎn)； 4）根據(jù)企業(yè)實(shí)施能力，定期指導(dǎo)和檢查。 步驟： 1） 系統(tǒng)上線的成功實(shí)施和集成的正確性、完整性、穩(wěn)定性將由數(shù)據(jù)正確性保證。系統(tǒng)上線主要 由客戶項目組完成。上線準(zhǔn)備檢查確?！跋到y(tǒng)上線”各項準(zhǔn)備工作均已準(zhǔn)備完畢，系統(tǒng)各部 分均處于可運(yùn)作狀態(tài)。 2） 根據(jù)各部門實(shí)際情況，按照先財務(wù)、物流，后生產(chǎn)，先簡單后復(fù)雜的原則，安排系統(tǒng)切換計 劃；確認(rèn)系統(tǒng)可以穩(wěn)定地實(shí)施切換到正式運(yùn)行環(huán)境： 系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)有專人負(fù)責(zé)； 系統(tǒng)轉(zhuǎn)換責(zé)任都已指定； 正式環(huán)境已準(zhǔn)備就緒； 財務(wù)系統(tǒng)上線； 業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線。 3） 按照切換計劃分配專人進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，使上線計劃順利進(jìn)行。 4） 當(dāng)完成系統(tǒng)上線準(zhǔn)備的檢查后，執(zhí)行系統(tǒng)切換，開始應(yīng)用新系統(tǒng)運(yùn)作正常的業(yè)務(wù)處理，舊系 Page 16 of 21 統(tǒng)停止使用 (或一段時間的平行使用)。 第五章第五章 風(fēng)險管理風(fēng)險管理 浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司的 K/3 系統(tǒng)項目的實(shí)施涉及與其他系統(tǒng)接口，并且浙江春江輕 紡集團(tuán)有限責(zé)任公司應(yīng)用基礎(chǔ)不一，在實(shí)施應(yīng)用過程中，不可避免的會存在一些問題和風(fēng)險，這就需 要我們雙方本著務(wù)實(shí)的原則，及時總結(jié)和認(rèn)真看待，正確協(xié)調(diào)和解決。 5.15.1 項目實(shí)施過程中的主要風(fēng)險項目實(shí)施過程中的主要風(fēng)險 溝通風(fēng)險溝通風(fēng)險 風(fēng)險可能性：高 風(fēng)險后果：實(shí)施徹底失敗 風(fēng)險描述：實(shí)施過程是一個溝通過程，集團(tuán)的業(yè)務(wù)能是否實(shí)現(xiàn)和 K/3 系統(tǒng)的匹配，取決實(shí)施顧問 和每一個業(yè)務(wù)部門的溝通效果。溝通不充分，甚至發(fā)生誤會，會直接導(dǎo)致各業(yè)務(wù)部門工作需求不明確 且不能在 K/3 系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)。 風(fēng)險規(guī)避：金蝶公司提供科學(xué)的工具，各個業(yè)務(wù)部門的骨干和經(jīng)理本著誠實(shí)、認(rèn)真和不厭其煩的 態(tài)度，和實(shí)施顧問進(jìn)行全面而且充分的溝通。對每一個需求進(jìn)行準(zhǔn)確、祥細(xì)的闡述，特殊的需求必須 有書面的溝通和確認(rèn)。 數(shù)據(jù)不規(guī)范風(fēng)險數(shù)據(jù)不規(guī)范風(fēng)險 風(fēng)險可能性：高 風(fēng)險后果：可能導(dǎo)致系統(tǒng)重新實(shí)施 風(fēng)險描述：K/3 是業(yè)務(wù)邏輯嚴(yán)密的系統(tǒng)，它要求企業(yè)的業(yè)務(wù)流程應(yīng)該規(guī)范化，并且形成管理制度。同 時，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)確保完整性、一致性、準(zhǔn)確性、及時性，只有正確的數(shù)據(jù)才能產(chǎn)生正確的結(jié)果。 風(fēng)險規(guī)避：進(jìn)行業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)的審核，關(guān)鍵的數(shù)據(jù)流建議進(jìn)行多級審核。 需求不確定風(fēng)險需求不確定風(fēng)險 風(fēng)險可能性：高 風(fēng)險后果：導(dǎo)致具體業(yè)務(wù)和系統(tǒng)不匹配 風(fēng)險描述：所有管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯都要求相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)流程，不斷變化的業(yè)務(wù)流程會導(dǎo)致系 統(tǒng)調(diào)整困難。 風(fēng)險規(guī)避：一旦確定業(yè)務(wù)流程，要保持相對穩(wěn)定，流程的變更必須進(jìn)行多級審核，并且充分估計到對 系統(tǒng)帶來的影響。 習(xí)慣的風(fēng)險習(xí)慣的風(fēng)險 Page 17 of 21 風(fēng)險可能性：極高 風(fēng)險后果：系統(tǒng)使用不徹底 風(fēng)險描述：傳統(tǒng)的手工作業(yè)，或者在過去系統(tǒng)上形成的習(xí)慣，會導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員對新系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸，甚 至堅持一些原來的工作習(xí)慣，結(jié)果使 K/3 系統(tǒng)的很多優(yōu)秀功能被放棄。 風(fēng)險規(guī)避：充分培訓(xùn)和制度保障。 5.25.2 項目實(shí)施過程中的風(fēng)險規(guī)避有效渠道項目實(shí)施過程中的風(fēng)險規(guī)避有效渠道 1 1、企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)的決心與認(rèn)識，強(qiáng)有力推動和支持是最成功的決定因素、企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)的決心與認(rèn)識，強(qiáng)有力推動和支持是最成功的決定因素 浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé)任公司的 K/3 系統(tǒng) 的實(shí)施應(yīng)用，將涉及到浙江春江輕紡集團(tuán)有限責(zé) 任公司的管理觀念變革、手段創(chuàng)新、資金投入、人才改造等諸多因素，決不是企業(yè)幾個計算機(jī)技術(shù)人 員、財務(wù)人員和實(shí)施顧問能做到的，需要決策層的支持與參與，否則就會遇到許多方面的阻力，包括 技術(shù)、管理、業(yè)務(wù)流程整理及人員等，直接影響項目實(shí)施的成敗。 2 2、從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，本著務(wù)實(shí)的原則，明確項目實(shí)施目標(biāo)、從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，本著務(wù)實(shí)的原則，明確項目實(shí)施目標(biāo) K/3 系統(tǒng)并不是萬能的，不要把企業(yè)解決不了的問題放在系統(tǒng)的實(shí)施目標(biāo)上。要從企業(yè)基礎(chǔ)管理 做起，正確界定項目需求分析和目標(biāo)，開展管理創(chuàng)新和實(shí)行業(yè)務(wù)流程重組與整理，制定階段性目標(biāo)， 因?yàn)槠髽I(yè)的管理是有層次的，不同實(shí)施階段有不同的應(yīng)用效果，實(shí)施 K/3 系統(tǒng)的成果也就有層次和階 段之分。 3 3、重視現(xiàn)代企業(yè)管理模式的建立與優(yōu)化調(diào)整、重視現(xiàn)代企業(yè)管理模式的建立與優(yōu)化調(diào)整