如何成功安排會議PPT課件

.,1,如何成功安排會議,授課人：李吉2009年12月15日,.,2,如何成功安排會議,什么是會議？,會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動。,.,3,如何成功安排會議,主要內(nèi)容：,1、知道為什么要開會？,2、會議的類型？,3、如何準備會議？,4、如何控制會議？,.,4,如何成功安排會議,一、為什么要開會,1、傳達信息和解決問題。2、非正式會議是雇員們參與部門管理的主要方式。3、面對面討論問題得出結論，往往會提高雇員的士氣。4、會議可以促進雇員之間的合作以及部門之間的合作。5、給下屬表現(xiàn)自己和參與決策的機會。6、提供可以進行友善爭論的場所，以解釋關鍵性問題或選定主題。7、在形成最后決議中，使與會者平等，以促進集體合作。8、允許雇員對意見作出有感情的反應，給他們機會聽取各方意見，達成協(xié)議。,.,5,如何成功安排會議,二、會議的類型,1、信息性會議：傳達信息，可進行一些討論，可以提出問題，但主要是信息傳達2、征求意見會：通過會議來聽取意見，從而幫助決策，一般領導提出問題，雇員們提供意見，了解雇員怎樣應付局勢。3、解難會：通過會議，尋找解決實際問題的方法4、新設想會議：新思想的碰撞,.,6,如何成功安排會議,三、如何準備會議,1、首先，你一定要知道你為什么開會，你的目標是什么？目的又是什么？2、準備一份開會的名單。3、準備討論提綱，列出會議的項目，可能討論的題目，你應該提出的問題，你需要的材料和發(fā)言稿。4、選擇時間和地點。5、按時開會。,.,7,如何成功安排會議,四、如何開會,1、說清楚會議議題2、介紹沒有爭議的問題3、討論有爭議的問題4、形成決議5、總結會議6、書面文件記錄,.,8,如何成功安排會議,五、開會注意點,1、摸清與會者的個性2、牢牢控制會場氣氛3、應付各類與會者的對策4、做一個開會高手,.,9,如何成功安排會議,1、摸清與會者的個性,1）直腸子的人：意見可參考，但有時難免得罪一些人，或意見考慮不周，要積極引導和尊重，對來自他們的爭議也要特別注意。2）替罪羊：往往更多的自責，承擔責任，有時候沒有弄清楚錯在哪里，就開始責備自己。3）沉默不語的人：他們不說話，無法知道他們的想法，無法知道他們知道支持誰。4）善言的人：能說會道，說話十分高明，容易減弱你的是非判斷能力，或者認真對待，或者不去招理他們。5）反派人物：對任何建議總是值得懷疑和不可信的，總是窮追不舍，刨根問底。6）乖巧的人：對別人的建議總是給予肯定，很討人喜歡。7）事不關己者：他們不關系任何事情，這種人可到可不到。8）激進人士：對符合他們意愿的建議歡喜，對不喜歡的則挖苦，詆毀。9）縱橫家式的人物：會議主持人，控制一切,.,10,如何成功安排會議,2、牢牢控制會場氣氛,1）不能發(fā)脾氣2）對發(fā)怒者和言以對3）微笑和從容4）多謝批評和指正,.,11,3、應付各類與會者的對策,1）口若懸河的人：2）一言不發(fā)的人：3）竊竊私語的人：4）爭論不休的人：5）離題萬里的人：,如何成功安排會議,要適時的打斷，限定每人發(fā)言的時間有機會就表揚他們，給他們肯定，鼓勵他們發(fā)言及時制止他們，通過提問請他們大聲說出來重復他們的意見，把問題提交大家討論及時制止，或總結他目前說的話，調整其方向,.,12,如何成功安排會議,總結,1、會議是非開不可嗎？2、我事先準備和通知會議的時間、地點和會議議程了嗎？3、我挑選的會議室有必要的設備嗎？4、討論切題嗎？5、會議是否簡單而且吸引人家的注意力？6、會議是否做出了與上級意愿一致的決定？7、對與會者發(fā)言限制時間了嗎？8、多數(shù)成員都參與了討論了嗎？9、問題的所有方面都論及了嗎？10、我們是否由于壟斷會議而限制了討論？11、在提出解決辦法之前我們是否全面地討論了問題？12、在達成一致協(xié)議之前是否已討論過了幾種解決問題的辦法？13、是否鼓勵與會者表達