采購業(yè)務內控制度和采購人員行為準則.ppt

卓翼科技采購內控制度和采購人員行為準則,總經理辦2005年6月,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,建立起計劃、采購的內部管理和控制制度，使部門每一位員工均有工作、價值取向的準繩，使公司的價值投資達到最大值。,建立采購內控制度的目的,以卓翼科技的整體最佳利益為唯一目標，選擇并確定最佳供應商，使每一項采購活動和決策都能為公司帶來最佳利益。決不為求得局部或部門的利益而犧牲整體利益。采購必須在公平、公正、公開的原則下進行。與供應商合作及所有的商業(yè)活動必須遵循誠信與商業(yè)道德準則。只有采購部才能代表公司對外承諾和執(zhí)行所有涉及供應商的選擇、采購等行為。所有用于產品與服務的采購款項的承諾，必須通過采購部來執(zhí)行。在采購內部所有的采購行為，包括采購合同的簽定，都必須得到采購部經理的授權。采購全流程由采購需求、供應商選擇及執(zhí)行三個獨立的部分構成，任何個人都不能承擔多于上述業(yè)務一項的責任。,采購控制的基本原則,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,【采購請求與執(zhí)行分離】采購請求的提出和執(zhí)行采購要明確分離，請購人只負責決定業(yè)務需求和采購資金的處理；采購員負責執(zhí)行采購以及與供應商的直接聯(lián)系?！静少徴埱蟮谋O(jiān)控】根據采購物料的類別和金額大小，公司實行分級授權監(jiān)控管理制度，明確各級管理者、各有關部門的權限。所有的采購行為都應當按計劃進行，采購計劃由計劃部門制定?！咀孕胁少彙孔孕胁少彿绞絻H作為公司正常采購流程之外的一種例外補充方式，其目的是快速響應個別特殊需求。,采購請求管理（1）,公司對自行采購要有嚴格的限額規(guī)定。自行采購時，采購部主管對請購的必要性、是否必須自行采購、是否滿足公司自行采購的規(guī)定等進行嚴格審批。請購經批準后，申購人應本著維護公司利益的原則，選擇合適的供應商。自行采購到貨物后，申購人要會同本部門其它員工對貨物進行驗收，并共同在發(fā)票背面簽收。驗收必須有兩人以上簽字方可報銷?！静少徴埱蟮某废坎少徴埱蟮某废仨毥涍^相應的評審，計劃人員、研發(fā)請購人和采購執(zhí)行人員不允許隨意的撤消采購請求。,采購請求管理（2）,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,【招標】招標適用于技術成熟、使用量大、可以多家供應的生產物料，或者一次性采購但金額巨大的其他采購項目。招標活動由公司相關部門組成的團隊來進行。招標事先要有計劃，并獲得資財部主管的批準，金額較大時必須取得公司總經理的批準。每次招標，必須有三個以上滿足招標條件的供應商參加招標，如屬于招標期滿再次招標的項目，必須有一個以上的新供應商引入。招標過程必須是招標小組的集體行為，與供應人有利害關系的人員不得作為招評標小組成員。開標時采購部經理或委托監(jiān)督人員在場，評標小組成員應當嚴格遵守評標規(guī)則，公平、公正地履行職責。,采購方式（1）,招標結果必須得到資財部總監(jiān)的確認和批準后方可發(fā)布。招標時發(fā)生與方案估計較大偏差的異常情況時，招標小組應當拿出具體意見后，提交給資財部總監(jiān)裁決和確定招標結果。評標過程應當制作筆錄，詳細記載評標的有關真實情況，并由記錄人、評標小組成員簽名。所有招標過程文檔（包括電子件和紙件），交文控員歸檔。招標執(zhí)行過程中，應注意防止以下行為的發(fā)生：1、應當招標采購而未招標的；2、擅自提高采購標準的；3、與供應商串通，虛假招標的；4、定標前泄露標底的；5、其他嚴重違反內控制度的行為。,采購方式（2）,【比價】技術成熟，可以多家供應的采購項目，都可以進行比價采購。比價是卓翼科技最常用最普通的采購方式。與供應商的價格確定必須與數量相結合，運用數量杠桿，并充分利用供應商的階梯價格政策，做到適量適價。新的采購項目，確定價格時要有相應的價格比較，采購員對價格的合理性負責。對于比價結果，如果最終不是選擇最低價格者，要有相關說明，申請人對其合理性負責。采購訂單審批過程中，各級審核責任人，負責對價格選擇的合理性審核把關，對最終結果負連帶責任。對于價格隨行就市的采購項目，要及時刷新價格，以保證每次采購時的價格競爭優(yōu)勢。,采購方式（3）,【競爭性評估】競爭性評估是基于一些非價格因素：如品種、成本趨勢、貨期、柔性、技術等方面，對供應商競爭實力的整體評估。評估結果是確定和調整該供應商合作策略的依據。競爭性評估方法，是兩人以上的集體行為。通常用于招標之前確定招標供應商資格，或者用來審視與供應商的關系，調整合作策略，或者在與新供應商合作之前，審視其進入的資格。競爭性評估可能帶來采購策略的更新變化，供應商的資料必須詳實、具體、可靠，有書面評估報告。條件許可時，新供應商必須有采購部主管牽頭現場考察，形成現場考察評估報告。只有評估結果表明該供應商滿足該類別供應商符合卓翼科技合作的最低要求時，方可進入下一步的合作。重要供應商的競爭性評估，要考慮公司間的戰(zhàn)略合作關系。,采購方式（4）,【風險采購】由于時間性等條件限制，風險采購往往附帶著供應商風險、質量風險、價格風險、交貨風險、財務風險等。對于必須進行的風險采購，要控制風險采購的總量（包括總資金量和總數量）。對用于風險采購的現貨供應商要進行商務認證，確定報價規(guī)則與商務條件，確保供應商風險和財務風險降至最低。應盡量向已認證好的現貨商詢價購買，注意控制詢價單發(fā)放數量，以免造成需求虛漲，人為的抬高價格。風險采購必須比價和議價。每次風險采購的數量，以解決供應缺口的最小數量為宜，特殊情況的數量突破，要有確定的理由。要定期提交風險采購數據統(tǒng)計和原因分析報告，確定產生風險采購的責任歸屬部門及原因。,采購方式（5）,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,【供應商選擇】在選擇供應商時，應使用公正的、規(guī)范的評估手段與方法認證供應商的基本條件。無論采購量多少，都要秉持公正原則?！竟踢x擇與管理程序】卓翼科技按供應商綜合評審得分不同，對供應商進行分級管理；卓翼科技將重要供應商和核心供應商納入供應鏈管理，深入了解供應商的供貨信息。必須定期對重要供應商和核心供應商做TQRDC評審；【優(yōu)選供應商及不合格供應商】根據同供應商的合作情況、供應商在業(yè)界實力及供應商表現等，確定優(yōu)選供應商，及時向公司有關部門發(fā)布，引導申購和采購活動。,供應商關系管理（1）,供應商在T、Q、R、D、C等五個方面的總體評價已經達不到卓翼科技的標準，經資材部總監(jiān)審核批準后，供應商的供貨資格將被取消。對于公司認定的不合格供應商，應根據其行為的惡劣程度、行為的性質以及卓翼科技造成的損失等情況，一定期間內不予考慮與其進行采購合作事宜?！疚ㄒ还痰倪x擇】一般情況下每一采購項目，應選擇多家供應商。只有在以下情況下才可以選擇唯一供應商：只有一位已知的供應商。定價時應該采用價格比較分析和成本構成分析法。時間限制。事后應對物料的真實價值進行評估。由申購人選擇的供應商。如果采購部不認同這個由申購人員指定的唯一供應商，可以不下單，直至申購人與采購部達成共識。,供應商關系管理（2）,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,【合同簽定】采購人員對外簽定合同時，應根據不同的采購標的，盡量參照相應的合同范本和采購部擬訂的合同范本，經過必要的補充、修改和調整之后，形成所需的合同文本。除采購訂單及其補充協(xié)議外，采購部所有對外簽定的合同，如果與示范合同文本有不一致的地方，采購人員均應提交采購部集體評審。采購部所有對外合同的簽定、修改，必須符合國家有關法律規(guī)定。公司對外簽定采購合同時，均應得到公司總經理的授權，不同采購金額的合同，應由相應不同授權級別的人員簽署，簽署時應與供應商保持對等原則?！竞贤瑲w檔】經濟合同簽定后，合同正本應由文檔管理員負責登記、存檔、管理，采購業(yè)務人員不得私自保留合同/協(xié)議正本。,采購合同管理（1）,【采購訂單管理】任何訂單均需采購授權經辦人簽字，并蓋有公司采購合同章；對供應商簽返的采購訂單，境內供應商要求蓋章并有經辦人簽名，境外供應商只要求經辦人簽名。采購經辦人必須在規(guī)定的時間內，將PR轉換成PO；在PR轉換成PO的過程中，項目、數量、單位及需求時間必須嚴格與PR保持一致，除非需求數量在不滿足最小訂單或最小包裝的情況下，采購數量才能按規(guī)定進行調整。采購員按照認證分配比例下單，如有偏差，則須說明理由，且偏差比例不能超過規(guī)定范圍。對于采購分配比例小于或等于5%的供應商，可認為是一種采購策略，在該供應商的貨期、價格、品質等無明顯優(yōu)勢的情況下，可不向其下單，或少下單。,采購合同管理（2）,采購人員取消大額訂單時須附有書面的說明和分析，對過期訂單要及時處理，在下達無取消窗的長單時必須經過采購、計劃集體討論會簽通過?！静少徲唵胃櫋勘仨氁蠊潭ㄆ趯υ谕居唵翁峁┏鲐泩蟾妗Ｈ绻蚬掏七t到貨，或供應商不能確定交期，有可能影響我司正常生產，或危及重大項目的進度，必須逐級上報給主管和通報給計劃部門；由主管向供應商交涉，或決定撤單，改向能按時供貨的供應商采購。如供應商提出，不能提供合同中指定型號的物料，需以其他型號的物料替代，或采購人員下單時，由于各種原因，不能及時采購到需求部門指定的物料型號，這時采購員必須填寫相關的替代申請，在得到技術部門的批準之后，再對替代型號的物料重新詢價，如有必要，應更改采購訂單。,采購合同管理（3）,【采購訂單更改】由于計劃的要求，需對在途PO的交期、數量等進行更改時，應與供應商友好協(xié)商，斟情處理；如取消的項目涉及金額較大，或進貨后可能成為呆死料，而供應商又不同意取消，需逐級上報給領導處理和通報給計劃部門；由領導向供應商交涉，或決定折價向供應商賠償。對要求提前到貨的項目，如供應商不能滿足要求，可能影響我司正常生產或危及重大項目的進度，必須逐級上報給主管和通報給計劃；由領導向供應商交涉，或決定撤單，改向能按時供貨的供應商采購?！就藫Q貨協(xié)議】如果供應商的物料在生產過程中發(fā)現質量問題，必須與供應商簽訂退換貨協(xié)議（RMA），并追究供應商因其物料的質量問題而給我司造成的損失；采購員需督促供應商在規(guī)定時間內辦理完退貨手續(xù)。采購人員必須關注因退貨而可能造成的缺料，并要采取補救措施，避免影響正常生產。,采購合同管理（4）,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,【接收】收貨部門接收物料的數量和型號必須與采購訂單相符?！举|量檢驗】除了按規(guī)定享受免檢的物料和服務類無形物料之外，所有采購物料都必須經過質量檢驗才能夠正式入庫。每次檢驗，都必須按技術部門認可的檢驗標準操作。生產物料的質量檢驗要貫穿于來料檢驗、生產調測和使用的全過程，尤其要關注生產和使用過程中的表現，促使供應商建立有效的質量控制體系?！竟藤|量管理】對供應商來料質量方面的考評必須有規(guī)范的書面標準，并且確保在第一時間通知供應商。,物料接收和質量檢驗（1）,在對供應商質量表現分級時，必須有明確的質量數據指標的支撐，嚴禁主觀臆斷。來料質量檢驗的基礎數據記錄應力求準確、有效、及時。對采購技術標準不完整、不正確或突然更改等造成的質驗不合格，相關人員在確認質量數據時需同責任采購工程師等共同確認最終結果，同時應積極協(xié)調相關部門落實技術標準問題。此類不合格一般不計入質量指標。采購應定期對供應商要進行質量等級評定，向供應商及時通報評定結果。,物料接收和質量檢驗（2）,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,【付款規(guī)則】四重匹配或三重匹配規(guī)則。四重匹配是：已匹配發(fā)票數量=接受數量=接收數量=PO訂購數量，如果PO的工藝路線是直接接收類型的，那么系統(tǒng)中就沒有接受的信息，四重匹配即變?yōu)槿仄ヅ??！緦ぶ贫取颗c主要供應商建立定期對賬制度，確保雙方往來帳目的準確和一致。【供應商付款信息】供應商的收款帳號必須與其增值稅發(fā)票上的帳號一致。如供應商要求更改其收款信息（名稱、帳號等）必須向采購部提出申請，并提供有效證明，經采購部確認后更改供應商基本信息。財務部不受理供應商直接提出的更改要求。,采購付款結算（1）,出納人員向供應商付款應以系統(tǒng)信息為準?！靖犊钣媱澋闹贫ā坎少彶啃柘蜇攧詹可陥箢A付款、暫緩付款或解凍付款計劃，并附上相應的說明。如果財務部的付款方式與采購部同供應商簽定的合同中規(guī)定的付款方式不同，則需要采購部和供應商溝通同意之后才能進行?！绢A付款支付方式】所有預付款必須在雙方預付款合同正式簽定并生成采購訂單后，方可提單申付。對過去有不良記錄的供應商，禁止采用預付款方式支付。風險采購的預付款，必須是已認證的供應商和已認證的價格，對于尚未認證的供應商不得以預付款方式支付，特殊情況下的預付，必須得到公司資財部總監(jiān)或公司總經理簽字。,采購付款結算（2）,根據合同要求支付預付款時，由采購人員申請經資財部總監(jiān)審批后交財務部處理。采購人員必須對預付款申請的真實性負責，在提交采購用款申請表時需附采購合同原件或復印件。財務部定期需對未核銷的預付款進行清理，對長期不能核銷的預付款，采購經辦人必須作出合理的解釋和說明，并報相關領導裁決?！就素浀呢攧仗幚怼克型素浂急仨氂刹少弳T同供應商簽定退貨協(xié)議，退貨協(xié)議中應寫明供應商是否補貨或退貨。采購核算人員核算退貨業(yè)務并對供應商扣款，定期核對退貨并對差異進行跟蹤處理。,采購付款結算（3）,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,【監(jiān)控責任】各級管理者對自己審批的采購單據負有審查、監(jiān)督責任，對下屬從事的采購業(yè)務負有指導、監(jiān)控責任。各采購環(huán)節(jié)業(yè)務人員對自己從事的采購業(yè)務負有直接責任，對上下游問題負有反饋責任。【監(jiān)控原則】共同參與原則：供應商考察/認證、商務談判、供應商接待等重大活動，我方參與人員不能少于二人?！颈O(jiān)控方法】根據ISO9000系列的要求組織建立質量管理體系。實施定期內部質量審核，及時發(fā)現問題并采取糾正措施，使質量管理體系有效運行并得以保持。,監(jiān)控與保證措施（1）,通過定期統(tǒng)計數據，監(jiān)控崗位的工作及時性、正確性和工作效率；通過定期統(tǒng)計業(yè)務數據，監(jiān)控采購原則（策略）的執(zhí)行情況。對重大問題實行問題升級制度。所有采購人員在任何情況下發(fā)現采購重大問題或接到重大問題投訴后，有責任立即通報給相關的業(yè)務主管，并知會自己的直接主管。問題上報后，各相關責任人員必須全力以赴積極協(xié)調各方資源給予全程跟蹤、解決，直到問題確認得到解決。對采購環(huán)節(jié)的重大問題，將本著“誰不上報誰負責”的原則，確認事故責任人，對于隱瞞不報的人員及處理不力者，將給予嚴厲的處罰。貫徹績效導向方針，建立均衡、統(tǒng)一和公正的價值評價體系。,監(jiān)控與保證措施（2）,供應商、公司內部相關人員有權對任何問題進行反饋和投訴。應明確公示采購問題反饋渠道。對收集到的任何問題、投訴，以及調查過程中的情況，都屬于保密內容，不得向無關人員透露；如發(fā)現問題可能涉及到自身，當事人應主動回避。,監(jiān)控與保證措施（3）,目錄,一、采購控制的基本原則二、采購請求管理三、采購方式四、供應商關系管理五、采購合同管理六、物料接收和檢驗七、采購付款結算八、監(jiān)控與保證措施九、采購業(yè)務人員行為準則,【基本準則】提倡廉潔、自律、守法、誠信、敬業(yè)的職業(yè)道德。員工的一切職務行為都必須以維護公司利益、對社會負責為目的，有高度責任意識。卓翼科技的采購業(yè)務人員，必須遵守商業(yè)品行和職業(yè)道德?！竟ぷ髦贫取坎徽撌墙哟袒騾⒓诱勁?，我方必須有兩人以上參與（均須授權參與人），禁止與供應商單獨接觸，嚴格遵守公司接待供應商的規(guī)定?！緜€人行為】員工個人行為必須遵守法律法規(guī)和社會公德的要求，維護卓翼科技信譽。工作內外，個人行為不能妨礙自己和同事的工作，或公司合法權益，否則將受到處罰。,采購業(yè)務人員行為準則（1）,【明確溝通】禁止向任何供應商做錯誤的或不實的說明，禁止與他人談論關于本公司的小道消息，禁止與供應商談論與工作無關的事宜（特別是公司內個人事宜），更不能泄露（有意或無意）公司的商業(yè)和技術機密。若被誤解或認為被誤解，請立即更正。明確的溝通是誠信的基礎。當發(fā)現不合法或不道德的情況時，必須立刻上報公司。【采購項目管理】采購業(yè)務人員應努力使公司在任何一次采購項目中獲得盡可能優(yōu)惠的商務條件和服務。在采購項目有關責任人可以控制的范疇內，獲得當時最好的產品、價格和服務，并不得以采購部門已經存在的供應渠道、采購價格和服務標準為了理由而降低工作標準。,采購業(yè)務人員行為準則（2）,【供應商選擇】在選擇供應商時，應不帶偏見地考慮所有主要因素，無論采購量的多少，即使是簽定一份數額極小的合同，都應秉持公正原則。對供應商的選擇是一個集體決策的過程。不允許運用個人的影響力，使得待選供應商得到“特殊待遇”；即使僅表露此意，也會破壞公司既定程序的公正。以公正的方式（