試論高校機關(guān)的管理效能的提升

試論高校機關(guān)管理效能的提升第29卷2010年第3期河南教育學(xué)院(哲學(xué)社會科學(xué)版)JournalofHenanInstituteofEducation(PhilosophyandSocialSciences)V01.29NO.3,2010文章編號:10062920(2010)O30l1304試論高校機關(guān)管理效能的提升章文麗摘要:結(jié)合機關(guān)效能的內(nèi)涵提出影響機關(guān)效能的關(guān)鍵五因素,即組織,個人,技術(shù),文化和激勵約束政策,并針對新時期高校機關(guān)管理存在的諸多問題提出了提高高校機關(guān)管理效能的建議.關(guān)鍵詞:高校;機關(guān);管理效能;影響因素作者簡介:章文麗,上海交通大學(xué)藥學(xué)院實驗師,上海交通大學(xué)國際與公共事務(wù)學(xué)院MPA研究生(上海).高校機關(guān)管理的效率,效益,質(zhì)量和能力即管理效能,是機關(guān)工作人員和組織的精神風(fēng)貌,工作作風(fēng),服務(wù)質(zhì)量,管理水平,工作績效,發(fā)展?jié)摿Φ募蟹从?是衡量工作成效的尺度.機關(guān)效能建設(shè)是建立辦事高效,運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào),行為規(guī)范的機關(guān)管理體系的必然要求.如何提高高校機關(guān)工作管理效能問題,從理論層面講,涉及管理科學(xué),組織行為學(xué)等諸多學(xué)科知識,從工作層面講,涉及思想建設(shè),作風(fēng)建設(shè),機構(gòu)及崗位設(shè)置,工作流程,機關(guān)文化,績效考評等諸多方面和環(huán)節(jié).一,影響高校機關(guān)管理效能的因素高校的管理效能受到各種組織因素的影響.依據(jù)不同的分類,這些因素有:組織結(jié)構(gòu),人員結(jié)構(gòu),人員編制,管理體制,技術(shù)條件,支配資源,又有組織目標,組織文化,領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格,外部環(huán)境,激勵和約束政策,非正式組織等.這些因素在不同的方面對組織效能產(chǎn)生不同的影響.概括起來,高校管理效能與高校的組織特征密切相關(guān),而其組織特征中最重要的概括起來就是組織,個人,技術(shù),文化和激勵約束政策五個方面的要素(如圖l所示).管理效能是組織效能與個人效能的統(tǒng)一體,主要受到三個因素的影響,即技術(shù),文化與激勵約束政策.它們是組織效能和個人效能的重要支撐條件,當影響高校管理效能的這些要素保持一致時,管理效能才能達到最大化.圖1高校機關(guān)管理效能的影響因素1.組織因素組織結(jié)構(gòu),組織制度和工作流程等特性要素是決定組織運作效能的決定力量.首先,高效能組織應(yīng)當是扁平化,網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)構(gòu).不同管理層級和管理幅度的組織,往往具有不同的效能,管理重心下移是提高學(xué)校管理效能的必然選擇,組織中的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點應(yīng)該能夠共享信息和保證信息反饋暢通.其次,提升效能的另外一個關(guān)鍵是加強制度建設(shè).只有把各項職責,功能和流程規(guī)范化,制度化,高校的管理工作才會更有序,更有目標,也就更有效率.第三,管理效能還受到高校管理分工體系和工作流程的影響.高校效能建設(shè)要求圍繞服務(wù)整體戰(zhàn)略的目標,對不同部門進行合理的分工,加強部門之間的協(xié)調(diào)與合作,從而有利于學(xué)校整體效能的提升.2.個體因素組織個體的思想觀念,職業(yè)素質(zhì),敬業(yè)精神,職業(yè)發(fā)展等個體特征是決定組織效能的重要因素.思想觀念是源頭問題.機關(guān)管理的責任是圍繞教學(xué),科研這兩個中心工作,積極組織,有效整合校內(nèi)外各種資源,解決學(xué)校運轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的各種問題.機關(guān)工作人員實際有三重角色:官員(機關(guān)人員都有一定的職務(wù)序列),管理員,服務(wù)員.這三重角色是客觀存在的,但孰輕孰重,哪一個是主導(dǎo)?l2I6高校機關(guān)工作人員應(yīng)該從思想上這樣定位:首先是服務(wù)員,其次是管理員,最后才是官員,但做干部不是當老爺,而是要干事情.機關(guān)工作就是為學(xué)校中心工作服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為師生服務(wù),為基層服務(wù),把管理寓于服務(wù)中,實現(xiàn)學(xué)校的管理目標.我們強調(diào)機關(guān)的定位是服務(wù),并不意味著就要降低機關(guān)應(yīng)有的總調(diào)度和策源地地位和應(yīng)發(fā)揮的管理服務(wù),溝通協(xié)調(diào),研究咨詢作用.此外,敬業(yè)精神也是很重要的個體因素,包括對行政工作的熱愛,對工作的奉獻和投入,對工作的責任感等.目前高校急需改善機關(guān)人員?l】3?用人機制,以便有效地激勵他們不斷提升自身能力和盡職盡責地工作.3.技術(shù)因素技術(shù)是組織效能的重要支撐條件.很多管理架構(gòu)和管理流程的實現(xiàn),都需要一定的技術(shù)支撐,如無紙化辦公需要計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的支持等.同時,運用更先進的技術(shù)設(shè)備,是提升高校管理效能的最直接的途徑.目前,高校急需加緊建立教師和學(xué)生基本數(shù)據(jù)庫共享系統(tǒng),將統(tǒng)計數(shù)據(jù)和各類信息歸El到某個部門或某個崗位來統(tǒng)一協(xié)調(diào).高校管理還有一些運作環(huán)節(jié)有望通過高新技術(shù)手段加以改善,如電子文件系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)會議,等等.而這些技術(shù)手段將極大地提高機關(guān)效能,并且推動機關(guān)管理制度的改革.4.文化因素組織文化是組織在長期的實踐中積淀形成并為其成員所共享的價值觀體系和行為規(guī)范體系.組織文化通過給個體施加團體的影響,潛移默化地使個體行為組織化,它是組織效能的軟支撐條件,對于組織效能的影響往往更為深遠,是提高行政效能潛力最大的因素之一.營造先進的組織文化,可以充分發(fā)揮工作人員的積極性和創(chuàng)造性,增強組織的凝聚力和協(xié)調(diào)性,保證組織的和諧與活力.高效能的組織一定具有優(yōu)秀的組織文化,高校機關(guān)只有形成尊重人的,信任人的,民主平等的,積極的,催人上進的,能激發(fā)人的潛力并團結(jié)組織成員的組織文化,才能更好地激發(fā)人們的工作積極性和自主性.5.激勵和約束政策因素相對于文化因素,政策更具剛性和保障作用,管理激勵與約束是現(xiàn)代管理的核心職能,激勵和約束政策因素是提高管理效能的重要因素一.一切社會經(jīng)濟活動都是由人參與的活動,因此,要提高社會經(jīng)濟活動運行的效率,就必須認真研究調(diào)動人們積極性的動力機制問題.調(diào)動積極性,一要靠激勵:二要靠約束.科學(xué)的利益激勵機制,可以把外在的強制變?yōu)閮?nèi)在的驅(qū)動.馬克思曾經(jīng)說過,人們奮斗所爭取的一切,都同他們的物質(zhì)利益有關(guān).懶惰和放任是人性固有的弱點之一是不爭的事實.有效的激勵機制是高校機關(guān)效能提升的動力源泉,而良好的監(jiān)督機制則是高校機關(guān)效能提升的保證.事業(yè),待遇和感情是激勵個體為組織忘我工作的必然選擇.要充分調(diào)動高校機關(guān)人員的積極性,就必須關(guān)心他們的疾苦,使他們感到組織的溫暖,從而激發(fā)主人翁的責任感,產(chǎn)生一種情感的積極效能,喚起蘊藏在心靈深處忘我工作的熱情.二,高校機關(guān)管理存在的主要問題根據(jù)近期多次對高校機關(guān)作風(fēng),工作效率問題的調(diào)查,我們發(fā)現(xiàn)高校機關(guān)管理服務(wù)工作仍然存在這樣那樣的問題,一些問題還比較突出.1.服務(wù)意識不強,以領(lǐng)導(dǎo)者,管理者自居些機關(guān)工作人員給自己的思想定位不正確,行文辦事不是從基層和群眾的角度出發(fā),而是從方便自己出發(fā),不是當服務(wù)者,而是以領(lǐng)導(dǎo)者,管理者自居.0對前來辦事的師生缺乏熱情,態(tài)度冷漠,兩袖清風(fēng)不干事,四平八穩(wěn)急死人,?l】4?門難進,臉難看,事難辦,話難聽的情況時有發(fā)生,影響機關(guān)工作形象.部分人員官本位思想較重,工作透明度差,協(xié)調(diào)不夠.部分同志工作不深入,不愿做艱苦細致的調(diào)查研究和協(xié)調(diào)工作,對群眾和基層反映的問題不解決,不匯報,不反饋,麻木不仁,束之高閣.2.存在一定的官僚主義和衙門作風(fēng),工作時效性不強部分高校機關(guān)存在文山會海的現(xiàn)象,有些部處機關(guān)對于上級發(fā)來的文件,不結(jié)合學(xué)校實際認真消化,往往以會議落實會議,以文件落實文件;還有些部處計劃性不強,臨時開會過多,文件發(fā)放隨意,讓院系疲于應(yīng)付;有些部處作風(fēng)虛浮,作出決策前往往以會議代替調(diào)研,發(fā)出的文件不認真落實,形同虛設(shè),重會議,輕調(diào)研,重發(fā)文,輕落實.部門各自為政現(xiàn)象時有發(fā)生,相互間通氣協(xié)調(diào)不夠,工作邊緣界定不清,遇到難題相互推諉.有教師反映,目前學(xué)校的部門與部門之間,部門內(nèi)部科室之間的協(xié)調(diào)和溝通工作不夠,一定程度上影響了工作進度.有些機關(guān)工作人員辦事拖拉,推諉扯皮,敷衍塞責;能馬上解決的,等等再說;能一次交代清楚的,讓你跑兩三次;有時限要求的,經(jīng)常拖延;個人的事第一,群眾和單位的事放在腦后.3.缺乏對深層次問題的戰(zhàn)略思考和研究有些同志對國家政策的變化缺乏敏感性.高校機關(guān)工作人員相比院系一般教師,應(yīng)該更加熟悉各類政策,對于國家政策的重大變化應(yīng)該保持高度敏感性,并能對政策的變化作出預(yù)判,形成決策建議供領(lǐng)導(dǎo)參考.但事實上,高校許多機關(guān)人員,特別是一些中青年管理骨干,經(jīng)常陷入繁重的事務(wù)性工作,對國家重大政策變化缺乏應(yīng)有的敏感性.有些同志對影響學(xué)校發(fā)展的深層次問題研究不夠.目前,高校已經(jīng)從過去注重硬件設(shè)施投入的外延式發(fā)展向注重提高質(zhì)量的內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)變,很多影響學(xué)校發(fā)展的深層次的瓶頸問題開始凸顯出來.機關(guān)工作人員身處管理崗位第一線,對學(xué)校發(fā)展遇到的很多深層次問題更有切身體會,更應(yīng)該積極主動去思考去研究,但目前機關(guān)人員錯誤地認為這些問題應(yīng)該由校領(lǐng)導(dǎo)去思考解決,自己人微言輕,只要做好本職工作就萬事大吉,此種心態(tài)在機關(guān)人員中比較普遍.4.管理方式方法不盡科學(xué),審批程序煩瑣,流程欠合理管理不分結(jié)果管理和過程管理,該結(jié)果管理的,過分強調(diào)過程管理,權(quán)力過于集中于機關(guān),致使做了大量無用功,浪費了師生員工的時間和精力;工作承接性不強,一旦某人有事離崗,工作即出現(xiàn)空檔,陷于停滯,致使師生員工為辦一件事,要跑好幾次;一些部處缺乏一站式,一門式,一條龍式的服務(wù),由于害怕承擔責任,把本應(yīng)由本部門決斷的事情擴大到其他部門一并辦理,還有些事情審批會簽的部門過多,讓師生不勝其煩,尤其在畢業(yè)離校,新教工人職,出國訪問等方面表現(xiàn)比較突出.據(jù)對國內(nèi)某著名高校的調(diào)查,一位新進教師辦理入校手續(xù),需要經(jīng)過1O個部門,l3個步驟,填寫l4份個人信息和審批表格.5.各部門信息共享差,現(xiàn)代化信息技術(shù)手段應(yīng)用不夠總體上來看,高校網(wǎng)絡(luò)化,信息化,無紙化辦公等方面走在全國前列,但在利用現(xiàn)代技術(shù)整合數(shù)據(jù)資源,實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理方面還有所欠缺.目前,高校各部處都建有各自的管理信息系統(tǒng),但所采用的軟件系統(tǒng)不一致,數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一,在全校范圍內(nèi)人為地形成了一個個的信息孤島而無法共享,無法實現(xiàn)政務(wù)公開和過程監(jiān)督;財務(wù),科研,資產(chǎn),人事等方面的信息系統(tǒng)沒有實現(xiàn)對接兼容,各項數(shù)據(jù)無法直接互傳,學(xué)校拿出去的數(shù)據(jù)常常出現(xiàn)部門間的數(shù)據(jù)無法對應(yīng)的現(xiàn)象,教師也要經(jīng)常填報內(nèi)容大同小異的各種信息表格;校園網(wǎng)絡(luò)服務(wù),電子教室等服務(wù)無法滿足信息化建設(shè)的要求,短信平臺,信息中心,實驗平臺等數(shù)據(jù)倉庫,知識庫,評估系統(tǒng)等增值服務(wù)也沒有充分實現(xiàn).三,提升機關(guān)效能的措施(一)對機關(guān)工作的規(guī)章制度,工作程序等加以梳理,通過流程再造克服官僚主義和衙門作風(fēng)1.制度梳理的原則和重點.按照緊扣學(xué)校發(fā)展目標,方便基層和科學(xué)管理的原則梳理現(xiàn)有的規(guī)章制度,從制度上確?？朔瞄T作風(fēng).梳理的重點:一是科學(xué)合理地凋整機構(gòu)和崗位,落實目標責任制和績效制.二是區(qū)別不同類型的管理,精簡管理環(huán)節(jié).三是處理好計劃內(nèi)工作和非計劃內(nèi)職責內(nèi)工作的關(guān)系.對計劃內(nèi)的工作要做到目標明確,責任到人,保證質(zhì)量,如期完成.對師生員工提出的非計劃性的但是屬于職責范圍內(nèi)的工作,做到一事一辦,急事先辦,件件辦好,及時反饋.四是放權(quán).按照科學(xué)管理的原則將人,財,物的管理權(quán)下放到二級單位,二級單位在學(xué)科專業(yè)建設(shè),師資隊伍建設(shè),實驗室建設(shè),人事調(diào)動,干部任免,收入分配,經(jīng)費支出等方面有足夠的自主權(quán),學(xué)校機關(guān)的職能主要是制定政策并監(jiān)督執(zhí)行,考核評估,提供良好的教學(xué)科研環(huán)境,條件,提供業(yè)務(wù)指導(dǎo).2.通過組織(流程)再造,提高機關(guān)管理效率.組織或流程對于效能的影響非常大.高校機關(guān)的科層制組織結(jié)構(gòu),容易陷入僵化狀態(tài),降低管理效率.因此,增強高校機關(guān)組織設(shè)計的柔性十分必要.柔性管理的核心在于克服僵化的制度慣性,圍繞組織目標設(shè)計靈活的工作流程和管理模式.采取重點工作的項目組制度,模塊化或矩陣式組織模式等,都能很好地打破科層組織的分工壁壘,有利于更好地整合高校管理部門的資源,從而提升組織運作的靈活性和辦事效率.另外,高校內(nèi)部的各項工作流程,既要規(guī)范化,又要科學(xué)化,煩瑣且無必要的流程,手續(xù)等可以進一步清理,大大提升管理服務(wù)的效率.(二)通過建立高效規(guī)范的機關(guān)工作運行機制,端正服務(wù)意識,提高服務(wù)質(zhì)量和效率按照合法性,合理性,完整性和公約性的原則,認真抓好制度建設(shè),推進機關(guān)內(nèi)部管理制度化,規(guī)范化.解決職責不清,效率不高,工作不落實,干好干壞一個樣的問題,初步形成以制度管人,管事的機制.特別要抓好以下制度建設(shè):崗位責任制,首接負責制,積極辦理與否定報備制,限時辦結(jié)制,及時反饋制,服務(wù)承諾制,政務(wù)公開制,效能考評制,失職追究制,定期調(diào)研制.(三)采取得力措施,提升機關(guān)人員人力資源的價值創(chuàng)建世界一流大學(xué),不僅要靠一流的教學(xué)科研人員,也離不開高素質(zhì)的機關(guān)管理服務(wù)人員,機關(guān)人員是提升高校管理效能的骨干力量.隨著大學(xué)行政管理人員職業(yè)化發(fā)展的趨勢,西方發(fā)達國家高校開始從私營部門聘請高級行政人員,大學(xué)與企業(yè),政府以及大學(xué)之間行政人員的交流網(wǎng)絡(luò)正在逐漸形成,重視高校機關(guān)人員人力資源價值正成為一種國際潮流.加強機關(guān)人員的培養(yǎng),提升研究能力,改進激勵措施等變得更加重要.1.開展專項支持計劃,切實提高機關(guān)人員素質(zhì).一方面,要通過在崗學(xué)習(xí)培訓(xùn)的方式,大力提高現(xiàn)有機關(guān)人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì).要通過設(shè)立專項基金,專項工程等多種形式,鼓勵具有一定工作年限的中青年機關(guān)干部在職半脫產(chǎn)攻讀管理,法律,外語等專業(yè)學(xué)位,培育并鼓勵研究能力強的機關(guān)人員積極申報國家,省市和學(xué)校的各種專項業(yè)務(wù)課題,鼓勵機關(guān)人員結(jié)合崗位實際自主開展深層次專題研究.上海交通大學(xué)2008年實行晨星資助計劃,拿出一定經(jīng)費選拔支持部分35歲以下的機關(guān)干部開展提升管理效能創(chuàng)新研究,深受歡迎,反響很好.要注意選派機關(guān)干部到校內(nèi)外相關(guān)職位掛職鍛煉,到各類黨校和行政學(xué)院接受集中培訓(xùn).2.推進機關(guān)干部的交流輪崗,開闊工作視野,增強工作活力.目前,機關(guān)部處和院系實行的都是分管領(lǐng)導(dǎo)負責制,縱向的對上負責,對下服務(wù)的關(guān)系比較明確,而橫向的溝通協(xié)調(diào)往往需要外力的推動,客觀上容易造成彼此間的各自為政.在這樣的管理體制下,各部處內(nèi)部要有計劃地推行科室之間的輪崗交流,并使之制度化和常態(tài)化,使得不同部門的員工之間能夠了解各自工作特點和規(guī)律,這樣既擴大了視野,也有利于加強部門間的配合,同時客觀上促進了部門間員工的融合,增強向心力和凝聚力.另外,還要推進機關(guān)與院系以及各部處之間的干部輪崗(掛職)交流,尤其是職能部門聯(lián)系頻繁,與師生利益密切相關(guān)的部門之間,如教務(wù)處與研究生院,學(xué)生處之間,科技處與人事處,設(shè)備處之間,財務(wù)處與資產(chǎn)處之間,組織部,宣傳部等黨務(wù)部門之間等,建議加大干部掛職交流工作力度.同時要通過比較嚴格地執(zhí)行機關(guān)干部任期制,有計劃地推進機關(guān)干部的交流輪崗.(四)倡導(dǎo)和創(chuàng)建先進的機關(guān)文化,為高效能管理提供精神動力良好的文化氛圍,要求踐行以人為本的理念,即在各項工作安排中都要首先體現(xiàn)對人的關(guān)懷,并尊重人的成長和多樣性的需求,給工作人員提供一個優(yōu)越的工作環(huán)境.在這樣的環(huán)境中,工作人員具有更大的工作動力.開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動與文化建設(shè),一是營造事業(yè),待遇,感情用人的氛圍,尊重機關(guān)人員的勞動,適當提高機關(guān)人員的待遇.二是深化機關(guān)作風(fēng)建設(shè),繼續(xù)推行機關(guān)人員工作行為規(guī)范,文明用語和服務(wù)忌語.三是構(gòu)建機關(guān)文化.以群眾滿意為目標,把提高服務(wù)質(zhì)量作為機關(guān)效能建設(shè)的出發(fā)點,落腳點和效能建設(shè)的工作重點,構(gòu)建群眾第一,服務(wù)至上的機關(guān)文化.制定專門的規(guī)劃,按年度推進一些專門的機關(guān)文化建設(shè)工程.(五)推進電子政務(wù)和信息化建設(shè)在機關(guān)業(yè)務(wù)量逐年增加,人手又不可能大量增加的情況下,從根本上說,提高管理服務(wù)水平更多地要靠工作方式方?l】5?法的改進和信息技術(shù)手段的升級.要進一步開發(fā)完善兼容數(shù)字校園公共服務(wù)系統(tǒng),構(gòu)建全校性的信息平臺.要充分發(fā)揮信息化辦公室,網(wǎng)絡(luò)信息中心的作用和高校強大的信息技術(shù)專業(yè)優(yōu)勢,加緊完善內(nèi)外上下兼容對接的教學(xué),科研,財務(wù),資產(chǎn),組織,人事,學(xué)生等方面的信息管理系統(tǒng),實現(xiàn)各項數(shù)據(jù)的直接傳遞和共享,使機關(guān)從大量煩瑣,重復(fù)性的事務(wù)性工作中解脫出來,也為廣大師生提供更加快速便捷的高效服務(wù).要運用現(xiàn)代高新技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)上辦公辦會,提高行政辦公效率,節(jié)約資源.要進一步開通各部門的網(wǎng)上短信通知和回復(fù)功能;進一步發(fā)揮BBS部門專區(qū)和各部門網(wǎng)站的協(xié)助辦公功能;在符合保密要求,確保信息安全的前提下,要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息公開功能和監(jiān)督功能,在校內(nèi)各部門間和一定范圍內(nèi)公開管理過程和資源處理流程.2008年5月,上海交大學(xué)生處,教務(wù)處,網(wǎng)絡(luò)中心等有關(guān)部門通過協(xié)調(diào),開發(fā)出畢業(yè)生離校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng),大大簡化了工作量,提高了工作效率,3456名畢業(yè)生由20736人次到6個部門辦理離校手續(xù)簡化為6912人次2個部門,工作量僅為原來的1/3,被稱為提高管理效能的范例.(六)實施績效考評,健全激勵和約束機制,真正形成能者上庸者汰的機制一是納入年度考核.組織人事部門和各單位部門應(yīng)在機關(guān)效能建設(shè)中探索研究出一套科學(xué)的,量化的,操作性強的績效考評辦法,并且要將考核與崗位津貼,年終獎金等待遇結(jié)合起來,改變目前實行的按行政職級而不是按工作實績發(fā)放的做法.二是在工資待遇,干部崗位,職稱和職級評定等方面向機關(guān)人員做一定傾斜,使想干事,能干事,干成事的機關(guān)干部過得更有尊嚴.比如,在推進機關(guān)職員制的同時,希望繼續(xù)實行高教管理系列職稱評聘,對于機關(guān)大多數(shù)中青年同志來說,能有應(yīng)聘高級職稱的機會,是比較有效的激勵措施.三是追究效能責任.要強化效能監(jiān)察和監(jiān)督工作,設(shè)立效能投訴電話和投訴信箱.同時,可以聘請若干師生擔任效能監(jiān)督員,定期或不定期地巡視各管理部門的工作.對于投訴較多的部門和人員,要有談話制度和責任追究辦法.四是嚴格執(zhí)行機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部三年任期制和全體機關(guān)人員的三年聘用制.對于那些考核不合格或基本合格的,要敢于拒簽續(xù)聘合同,真