妙筆生花的公文寫作之道之八：公文寫作一點通

2020/5/27,1,公文寫作實務湖北經(jīng)濟學院院長辦公室張鳳松,2,2020/5/27,公文的分類和種類,公文格式,公文寫作要求,公文概論,3,2020/5/27,一、公文概論,4,2020/5/27,公文是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等在公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文件，是各級各類社會組織實施管理的一種重要工具。,（一）公文的概念,5,2020/5/27,1.實現(xiàn)機關(guān)職能2.輔助領(lǐng)導決策3.展現(xiàn)機關(guān)形象4.提高工作效率,（二）公文的寫作目的,6,2020/5/27,1.受領(lǐng)導之命，代機關(guān)立言2.集思廣益、群體行動3.有特定讀者對象，內(nèi)容針對性強4.事關(guān)公務活動，方針政策性強5.通?？滩蝗菥彛瑫r限性強6.講究規(guī)范表達，不求標新立異,（三）公文的寫作特點,7,2020/5/27,二、公文的分類與種類,8,2020/5/27,根據(jù)公務活動的不同領(lǐng)域,（一）總體分類,9,2020/5/27,根據(jù)信息表達方式的不同,10,2020/5/27,根據(jù)物質(zhì)載體的不同,11,2020/5/27,傳遞方向,通用公文的分類,上行文：向所屬上級領(lǐng)導、指導機關(guān)報送文件；,平行文：向無隸屬關(guān)系和指導關(guān)系的其它機關(guān)送達的文件。,下行文：向所屬被領(lǐng)導、被指導的下級機關(guān)送達文件；,12,2020/5/27,內(nèi)容性質(zhì),13,2020/5/27,涉密程度,指國家秘密，不是工作秘密、商業(yè)秘密、公民隱私等。,14,2020/5/27,緩急程度,平件：無特殊時間要求；,特急件：內(nèi)容至關(guān)重要并特殊緊急，隨到隨優(yōu)先迅速傳遞處理。,急件：內(nèi)容重要并緊急，優(yōu)先迅速傳遞處理；,公務電報與文件的性質(zhì)效用完全相同，標識方法則不同，根據(jù)緊急程度分別標明：特提、特急、加急、平急。,15,2020/5/27,公文的種類是指文件各種不同的名稱，通常也稱為文種。,不同的名稱的通用文件能體現(xiàn)出文件制作與發(fā)布者不同的目的與意圖，也能體現(xiàn)出發(fā)文者的權(quán)限及其與收文者之間的行文關(guān)系。,正確認識與選用文種能夠準確反映發(fā)文者的目的與意圖，體現(xiàn)文件的作用與價值，便于公文的處理與查找，并對于提高文件工作的質(zhì)量與機關(guān)工作效率有直接的影響。,（二）公文的種類,16,2020/5/27,1.通用公文的規(guī)定文種,17,2020/5/27,命令（令）,18,2020/5/27,決定決議,19,2020/5/27,議案,20,2020/5/27,指示,21,2020/5/27,意見,22,2020/5/27,通知,批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)：是行文形式。批轉(zhuǎn)受機關(guān)等級和組織系統(tǒng)的制約，只有領(lǐng)導機關(guān)對其所屬的工作部門或其下級機關(guān)報送的公文，才能依照法律和上級規(guī)定的權(quán)限進行批轉(zhuǎn)，具有批復和批轉(zhuǎn)雙重作用；轉(zhuǎn)發(fā)只要是本級機關(guān)需要，并符合文件復制、印發(fā)規(guī)定，均可轉(zhuǎn)發(fā)。,23,2020/5/27,通報,24,2020/5/27,請示報告,25,2020/5/27,批復,26,2020/5/27,公報公告通告,27,2020/5/27,條例規(guī)定,28,2020/5/27,函,29,2020/5/27,會議紀要,條例：用于記載會議主要精神和議定事項；辦法：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。,30,2020/5/27,2.單位常用的其它文種,31,2020/5/27,3.專用文件的種類,32,2020/5/27,三、公文的格式,33,2020/5/27,1文件的格式是文件區(qū)別于其它書面材料的一個顯著標志。,2由于公文的特殊屬性與作用，因而決定了文件必須有規(guī)范的格式。,3公文格式關(guān)系到維護文件的權(quán)威性、嚴肅性、有效性；關(guān)系到檔案的外在質(zhì)量；關(guān)系到公文格式適應現(xiàn)代化管理工作需要，并有利于提高公文處理的效率。,文件的格式,34,2020/5/27,公文用紙主要技術(shù)指標：60g80g膠版印刷紙或復印紙紙張白度為85%90%橫向耐折度15次不透明度85%pH值為7.59.5,國家行政機關(guān)公文格式,35,2020/5/27,公文用紙幅面及版面尺寸：A4紙（210mm297mm）天頭（上白邊）37mm1mm訂口（左白邊）28mm1mm版心尺寸（不含頁碼）156mm225mm排版規(guī)格正文用3號仿宋體字每面排22行每行排28字頁碼插在“外側(cè)”,36,2020/5/27,公文用紙幅面及版面尺寸,37,2020/5/27,公文中各要素標識眉首部分：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人主體部分：公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注版記部分：主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間,38,2020/5/27,00001,湖北經(jīng)濟學院文件,鄂經(jīng)院發(fā)2010號,湖北經(jīng)濟學院關(guān)于的通知,、：,，。,附件：12,二一年十月二十日,（附注）,主題詞：XXXXXX,抄送：，。湖北經(jīng)濟學院院長辦公室2010年10月20日印發(fā),眉首,主體,版記,機密一年,特急,1、傳達行文意圖；2、表明文件的生效時間和法律憑據(jù)；3、表明行文關(guān)系和主送范圍等。,1、提供主題檢索標識；2、確定復本送達范圍；3、提供公文印制責任者、時間等。,1、表明文件的法定權(quán)威和信息源；2、確定文件的處理緩急和安全要求；3、為文件的科學管理提供分類標識和檢索途徑。,39,2020/5/27,00001,湖北經(jīng)濟學院文件,鄂經(jīng)院發(fā)20063號,眉首,機密一年,特急,目的是為了便于統(tǒng)計、登記和回收；領(lǐng)導機關(guān)大批下發(fā)公文時使用，絕密、機密公文應標明。,便于公文查閱、處理、統(tǒng)計。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。聯(lián)合發(fā)文時只標注主辦機關(guān)發(fā)文字號,傳遞和辦理的時間限度，平件不必標注。公文分特急、急件；電報分特提、特急、加急、平急,同時在信封上標明。,發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”，紅色標識，居中，莊嚴顯示文件的法定性和權(quán)威性,文件內(nèi)容涉及國家秘密的，應表明密級和保密期限；分秘密、機密、絕密。,反映機關(guān)本質(zhì)屬性，避免與相近機關(guān)混淆。通常采用三種方法：1、機關(guān)代字；2、機關(guān)代字加文種代字；3、機關(guān)代字加承辦部門代字。,年份用全稱，用六角括號,不加“第”不編虛號,40,2020/5/27,湖北經(jīng)濟學院文件,鄂經(jīng)院發(fā)2010XX號,平行、下行公文，至版心上邊緣25mm,眉首,41,2020/5/27,湖北經(jīng)濟學院文件,鄂經(jīng)院發(fā)20101號,上行文至版心上邊緣為80mm,簽發(fā)人：呂忠梅,上報的公文需標識簽發(fā)人姓名,眉首,42,2020/5/27,四、公文寫作的要求,43,2020/5/27,（一）結(jié)構(gòu)層次,第一層為“一、”第二層為“（一）”第三層為“1.”第四層為“（1）”,44,2020/5/27,湖北經(jīng)濟學院法商學院團委關(guān)于評選2007-2008年度“五四”先進集體和優(yōu)秀個人的通知（鄂經(jīng)法團字20084號）各團總支、學生社團：。一、評選原則（一）堅持公平、公開、公正原則；（二）堅持標準、寧缺勿濫原則；（三）。三、評選條件（一）“紅旗團總支”評選條件1.2.,45,2020/5/27,（二）公文語言,1.準確嚴密（1）準確反映意圖。（2）嚴格遵循邏輯。“只要全校上下統(tǒng)一認識，振奮精神，今年我校高考重點升學率一定能夠突破90%的目標?！保?）恰當使用修辭。公文“重實用，少文飾”，崇尚精粹簡潔之美、莊重樸素之美。,46,2020/5/27,2.簡潔明了“在這個問題上，無論在思想上，還是在觀念上，無論在認識上，還是在想法上，我們都取得了共同的認識?！?.莊重嚴謹（1）使用書面語，不用口語?！吧笠粔K兒吃晚飯”“會后共進晚餐”“來信早就收到了，現(xiàn)答復你們”“來信收悉，函復如下”（2）使用含義限定的詞語，避免出現(xiàn)歧義。“最近，有些職工表現(xiàn)不太好。”,47,2020/5/27,（三）幾種常用公文的寫法,1.通知（1）標題格式：發(fā)文單位+事由+文種院團委關(guān)于評選2007-2008年度“五四”先進集體和優(yōu)秀個人的通知（2）收文單位各團總支、學生社團,48,2020/5/27,（3）正文通知的緣由（目的、意義或依據(jù)）、通知的事項和執(zhí)行通知的要求（4）附件（5）落款部分標明發(fā)文機關(guān)名稱和成為日期。,49,2020/5/27,關(guān)于我校門牌號變更的通知（標題）校內(nèi)各單位：（主送機關(guān)）根據(jù)江夏區(qū)行政區(qū)劃的調(diào)整及武漢市“實有人口、實有房屋”信息采集的需要，接公安部門通知，（緣由）我校的門牌號由原來的“武漢市江夏區(qū)藏龍島科技園區(qū)洋湖大道特1號”變更為“武漢市江夏區(qū)藏龍島開發(fā)區(qū)楊橋湖大道8號”。（事項）請各單位將相關(guān)資料予以變更。（要求）特此通知。（結(jié)語）院長辦公室（發(fā)文機關(guān)）二一年十月二十一日（發(fā)文日期）,50,2020/5/27,2.請示（1）標題格式：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種不能把“請示”寫成“申請”，也不能寫成“報告”或“請示報告”。（2）主送機關(guān)只能選擇一個主管上級機關(guān)作為主送機關(guān)。,51,2020/5/27,（3）正文說明請示原因（依據(jù)、目的、背景）；提出請示的事項（主體部分）；提出行文要求。（4）發(fā)文機關(guān)名稱（5）成文日期,52,2020/5/27,湖北經(jīng)濟學院關(guān)于建設普通話水平測試計算機輔助測試系統(tǒng)室的請示湖北省語言文字工作委員會:(主送單位)我校自2004年成立普通話水平測試工作站以來，已先后組織近3萬名學生參加普通話水平等級測試。近年來，我校要求參加普通話測試的學生越來越多，但由于我校普通話測試員數(shù)量不足，加之學校地處遠城區(qū)，從校外聘期測試員的難度較大，（背景、原因）因此希望建設普通話水平測試計算機輔助測試系統(tǒng)10臺，費用由我校承擔。（請示事項）妥否，請批示。（行文要求）湖北經(jīng)濟學院二一年十月二十日,53,2020/5/27,3.會議紀要,（1）標題（2）正文（會議概況+會議主要精神）會議概況：會議時間、地點、參加人員、列席人員、主持人、研究的問題等會議要素用一段文字概況起來，以使讀者對會議情況有基本了解。會議主要精神：會議研究決定的主要事項。一般用條款式來行文，一條寫一個決定事項。要正確集中會議討論的意見，不統(tǒng)一、有分歧的意見一般不寫進會議紀要。,54,2020/5/27,4.工作計劃和總結(jié),工作計劃和總結(jié)，不是國家法定公文，屬于日常事物類公文。不能單獨行文，一般用“通知”的形式發(fā)文。如，湖北經(jīng)濟學院關(guān)于印發(fā)學校2010年工作計劃的通知。,55,2020/5/27,（1）工作計劃的寫法標題：機關(guān)名稱+時間+事由+文種正文：前言：主要交代制定計劃的指導思想、背景、目的、依據(jù)、總體目標，以及實施此項計劃對今后的重大影響等內(nèi)容。主體：具體任務、措施要求和安排步驟?！坝媱澣亍薄?56,2020/5/27,結(jié)尾：通常說明檢查落實的辦法、注意的事項等等。落款：標明制定計劃的單位名稱和具體時間。有的計劃采用題注方式，將單位名稱和日期，在標題之下的括號內(nèi)注明，有了題注，就不需要落款。,57,2020/5/27,（2）工作總結(jié),標題：機關(guān)名稱+時間+事由+文種正文前言：用簡潔的語言概括總結(jié)針對的時間、工作情況、基