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科學(xué)定崗,告別忙閑不均作者:呂嶸 2008-02-21 科學(xué)定崗需要綜合考慮崗位的使命、職責(zé)分工、工作結(jié)構(gòu)、工作量、任職資格與任職者等多個(gè)因素。定崗是企業(yè)崗位管理中的一項(xiàng)基本且復(fù)雜的工作。合理定崗定責(zé)可以避免“人口混雜、遺失東西;事無專管,臨期推諉;任無大小,苦樂不均”等管理弊病,使得物物有人管、事事有人問,并利于對(duì)員工的崗位職責(zé)與任務(wù)的完成情況進(jìn)行績(jī)效考核與激勵(lì),加強(qiáng)崗位職責(zé)的執(zhí)行與控制。 定崗分析的三個(gè)層面 一般情況下,定崗需要首先對(duì)崗位的定性、定量和任職資格及人員等三個(gè)主要方面進(jìn)行分析考量。第一個(gè)層面是對(duì)崗位的使命與職責(zé)分工進(jìn)行分析,這在崗位的初步確定過程中是比較重要的環(huán)節(jié);第二個(gè)層面需要對(duì)崗位工作結(jié)構(gòu)與工作量進(jìn)行分析,這是崗位設(shè)置的必要分析環(huán)節(jié),將影響崗位設(shè)置的準(zhǔn)確性,也是經(jīng)常被忽視的環(huán)節(jié);第三層面是對(duì)崗位的任職資格與任職者進(jìn)行分析,它往往對(duì)某些崗位能否最終存在起決定性作用。比如,崗位的前兩個(gè)層面的設(shè)計(jì)都是合理的,但是在對(duì)部門員工進(jìn)行考察時(shí)如果發(fā)現(xiàn)并沒有合適的人員能達(dá)到崗位任職資格的要求,則會(huì)影響崗位的設(shè)置;或有些員工能力較強(qiáng),具有另外的專長(zhǎng),則定崗時(shí)也可能會(huì)因此而“一人多崗”。 總體而言,人力資源部門在設(shè)計(jì)定崗方案時(shí),常常會(huì)偏向于組織的客觀需求,而部門管理人員在實(shí)際安排任職人員的時(shí)候,則往往偏向于實(shí)際的人才隊(duì)伍情況。 崗位設(shè)置的五大環(huán)節(jié) 在明確了定崗分析需要考慮的三大層面后,就可以確定崗位設(shè)置的流程與方法(見圖1),整個(gè)流程細(xì)分為五個(gè)子環(huán)節(jié)。簡(jiǎn)要地說,該流程就是按照定崗分析的三個(gè)層面依次展開的一個(gè)綜合管理過程。它首先要對(duì)部門的職能進(jìn)行分解分析,以判定和明確崗位設(shè)置的依據(jù)與目的,做好崗位與部門職能的匹配;其次要對(duì)崗位的結(jié)構(gòu)、工作量、工作強(qiáng)度的合理性進(jìn)行定量分析,要妥善考慮崗位設(shè)置的原則要求以及風(fēng)險(xiǎn)控制、人員激勵(lì)等特殊要求;最后再考慮崗位的任職要求是否能與現(xiàn)有人員匹配。這種流程是一種結(jié)構(gòu)化的判定方式,對(duì)不同企業(yè)而言,可以對(duì)相應(yīng)的重點(diǎn)因素如工作量、工作結(jié)構(gòu)等進(jìn)行深入分析。 部門職能的崗位分工分析以及崗位設(shè)置使命與職責(zé)現(xiàn)狀分析 在環(huán)節(jié)一與環(huán)節(jié)二中,HR需要通過收集崗位與編制的現(xiàn)有信息,梳理與改進(jìn)部門職能,進(jìn)而將部門職能分解為崗位職能,再將現(xiàn)有崗位設(shè)置的使命與職責(zé)現(xiàn)狀進(jìn)行對(duì)比分析,為定崗提供最基礎(chǔ)的信息。其間,可以設(shè)計(jì)用于部門崗位設(shè)置的“崗位設(shè)置分析表”(詳細(xì)舉例見后文案例一)幫助HR進(jìn)行現(xiàn)狀描述與定性、定量判定。 崗位設(shè)置原則與特性分析 在環(huán)節(jié)三中,崗位設(shè)置可以參照一般性的通用原則以及企業(yè)自身的情況。通用原則主要有: 崗位目標(biāo)與部門職能一致 崗位設(shè)置符合組織職能及流程目標(biāo)的要求,且職責(zé)清晰明確。 崗位劃分依據(jù)和工作結(jié)構(gòu)合理 依據(jù)專業(yè)分工,有利于員工的專業(yè)發(fā)展;崗位主要工作一般按照固定的流程,以部門主要職能分解而來,減少臨時(shí)性、階段性和突發(fā)性的工作。 崗位數(shù)量適度及職責(zé)兼容原則 減少重復(fù)崗位的設(shè)置;合并相似職責(zé)的崗位,追求團(tuán)隊(duì)合作,提高效率,降低成本。 工作量飽滿且分布合理 崗位工作量應(yīng)達(dá)到飽滿或基本飽滿,且盡量將工作均勻分布在正常工作日內(nèi),減少工作量波峰和波谷的發(fā)生。 崗位工作結(jié)構(gòu)與工作量分析 在環(huán)節(jié)四分析崗位工作結(jié)構(gòu)與工作量時(shí),一般地,如果部門內(nèi)部在崗位設(shè)置上存在工作結(jié)構(gòu)不合理的情況,則很容易造成內(nèi)部崗位之間忙閑不均的現(xiàn)象,給員工帶來不公平感;久而久之,影響員工的工作積極性,并導(dǎo)致人力資源的閑置與浪費(fèi)。同樣地,如果各崗位在工作量上存在嚴(yán)重的分配不均,也容易引發(fā)員工的不滿和工作效率的低下。具體而言,這一環(huán)節(jié)可以參照以下步驟進(jìn)行: 第一,劃分崗位工作的類別。一類是日常性的部門職能工作,另一類是階段性的部門內(nèi)部工作,或部門項(xiàng)目、公司項(xiàng)目。階段性工作可以根據(jù)實(shí)際情況按照月度、季度、年度等不同周期來劃分。 第二,分析日常性工作內(nèi)容。針對(duì)工作對(duì)象、內(nèi)容、發(fā)生頻率(或次數(shù))、單位工作時(shí)間、全年工作量、工作量飽滿度等展開具體分析。 第三,分析階段性工作內(nèi)容。主要包括工作內(nèi)容、工作或項(xiàng)目周期、工作量發(fā)生的特點(diǎn)等方面。 第四,確定指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn),并展開評(píng)價(jià)。這一環(huán)節(jié)需要應(yīng)用“崗位設(shè)置判定標(biāo)準(zhǔn)表”(見下頁(yè)表1),按照既定指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各個(gè)崗位進(jìn)行工作量與工作結(jié)構(gòu)的評(píng)價(jià)。其中,主要指標(biāo)含義如下: 1. 崗位工作內(nèi)容:工作內(nèi)容要與崗位目標(biāo)相匹配,崗位目標(biāo)應(yīng)與組織的關(guān)鍵職能相匹配; 2. 崗位工作結(jié)構(gòu)比:日常性工作量/總工作量,比值在50%以上,說明崗位設(shè)置依據(jù)充分; 3. 崗位工作量飽滿度:崗位年實(shí)際工作量/年有效工作日(251天),飽滿度達(dá)到50%以上時(shí),說明崗位工作量飽滿; 4. 崗位工作分布強(qiáng)度:每天持續(xù)工作時(shí)間在10小時(shí)以上,且這樣的工作日占全年有效時(shí)間的30%以上,應(yīng)認(rèn)為工作強(qiáng)度分布不均。 根據(jù)實(shí)際人員情況調(diào)整崗位分工與設(shè)置 這是定崗流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。需要注意的是,定崗、定編是要落腳到定員上的。有的企業(yè)會(huì)在這個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全員競(jìng)聘上崗,增強(qiáng)企業(yè)整體崗位與人員的匹配度。另外,雖然崗位設(shè)置經(jīng)過崗位職責(zé)、目標(biāo)與任務(wù)等分析,但有的時(shí)候也需要基于人員的能力進(jìn)行崗位設(shè)置,從而有發(fā)揮個(gè)人特長(zhǎng)的余地。 定崗實(shí)踐的兩個(gè)案例 案例1:通過分析崗位工作結(jié)構(gòu)與工作強(qiáng)度,解決忙閑不均問題 某公司戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展部在進(jìn)行定崗分析時(shí),首先按照崗位設(shè)置判定表(見表2)對(duì)部門內(nèi)部的各崗位進(jìn)行初步判定。從中可以看出,規(guī)劃投資崗位的工作結(jié)構(gòu)不合理,工作強(qiáng)度分布不均勻。 其次,結(jié)合“規(guī)劃投資崗”的具體崗位職責(zé),分析這個(gè)崗位的工作結(jié)構(gòu)、工作量可以看出崗位沒有日常性工作,日常工作量很不飽滿;工作的階段性很強(qiáng),在年底以及逢編制五年發(fā)展規(guī)劃時(shí)工作量大,崗位工作忙閑不均,工作強(qiáng)度不均勻。 如果再深入分析可以發(fā)現(xiàn),在該公司的戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展部?jī)?nèi)部,“規(guī)劃投資崗”的職責(zé)分工造成其與主要崗位“綜合計(jì)劃崗”、 “綜合分析崗”之間忙閑不均。這樣,在考慮到此項(xiàng)工作要求任職者能對(duì)公司中長(zhǎng)期發(fā)展有遠(yuǎn)見,對(duì)公司高層領(lǐng)導(dǎo)的思路有清晰的把握,能有機(jī)會(huì)經(jīng)常參與高層的會(huì)議與溝通,因此建議不單獨(dú)設(shè)置規(guī)劃投資崗,而改由部門負(fù)責(zé)人兼任。 案例2:通過分析工作量,解決忙閑不均問題 某公司業(yè)務(wù)銷售部門的開票崗,主要職責(zé)是根據(jù)產(chǎn)品結(jié)算單開具發(fā)票、編制報(bào)表、票據(jù)歸檔、銷售信息錄入等工作,其中占據(jù)崗位工作量最大的是開具發(fā)票,然而不同產(chǎn)品的銷量不同,因此負(fù)責(zé)不同產(chǎn)品的開票崗位人員的開票數(shù)量也存在很大差異,工作忙閑程度不同。該公司對(duì)其進(jìn)行了崗位分析。 首先,根據(jù)對(duì)各產(chǎn)品開票人員以往歷史數(shù)據(jù)的抽查結(jié)果進(jìn)行分析,數(shù)量差異較大的時(shí)候,發(fā)現(xiàn)開票工作量最大的崗位是開票最少的崗位工作量的兩倍多。 其次,對(duì)各產(chǎn)品開票崗的工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)(以處理結(jié)算單數(shù)量為例),抽查一定周期(幾個(gè)月度)內(nèi)的工作量,比較分析各崗位人員平均每月可達(dá)到的生產(chǎn)力狀況(人工效率)即單位時(shí)間(月度)內(nèi)的開票數(shù)量,并確定最高、中等、較低等不同的生產(chǎn)力標(biāo)準(zhǔn)(見表3)。 根據(jù)不同的月生產(chǎn)力(工作量)標(biāo)準(zhǔn)來確定開票崗位編制,進(jìn)行崗位合并,避免忙閑不均,充分利用人力資源。若按照最高月度工作量標(biāo)準(zhǔn)來定編則需要2.6人,需配置3人;若按照中等月度工作量標(biāo)準(zhǔn)來定編則需要4.8人,需配置5人。至于所選擇的標(biāo)準(zhǔn)取決于公司的管理理念,人力資源部門也可結(jié)合現(xiàn)有人員的生產(chǎn)力標(biāo)準(zhǔn),制定公司希望達(dá)到的目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn),以促進(jìn)員工效率與能力的提升。 另外,人工效率標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)隨著企業(yè)管理水平的提高、員工熟練程度和技能的提高、相關(guān)技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)等因素在不斷發(fā)生變化,因此還需要不斷修正。這個(gè)修正的過程,標(biāo)志著企業(yè)勞動(dòng)生產(chǎn)率水平的提高,對(duì)員工素質(zhì)和企業(yè)管理水平的提升將起導(dǎo)向和牽引的作用。 因此,由于人員效率等引起的忙閑不均,可以通過內(nèi)部標(biāo)桿對(duì)比,來確定人工效率或生產(chǎn)力、崗位單位時(shí)間內(nèi)的產(chǎn)出標(biāo)準(zhǔn),通過減少忙閑不均,來合理配置編制,設(shè)置崗位與職責(zé)分工。 上述定崗分析需要考慮的層面以及崗位設(shè)置流程是定崗過程的基本考慮要素,在定崗過程中,還可以采用其他
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