科學定崗-告別忙閑不均

科學定崗，告別忙閑不均作者：呂嶸 2008-02-21 科學定崗需要綜合考慮崗位的使命、職責分工、工作結(jié)構(gòu)、工作量、任職資格與任職者等多個因素。定崗是企業(yè)崗位管理中的一項基本且復(fù)雜的工作。合理定崗定責可以避免“人口混雜、遺失東西；事無專管，臨期推諉；任無大小，苦樂不均”等管理弊病，使得物物有人管、事事有人問，并利于對員工的崗位職責與任務(wù)的完成情況進行績效考核與激勵，加強崗位職責的執(zhí)行與控制。 定崗分析的三個層面 一般情況下，定崗需要首先對崗位的定性、定量和任職資格及人員等三個主要方面進行分析考量。第一個層面是對崗位的使命與職責分工進行分析，這在崗位的初步確定過程中是比較重要的環(huán)節(jié)；第二個層面需要對崗位工作結(jié)構(gòu)與工作量進行分析，這是崗位設(shè)置的必要分析環(huán)節(jié)，將影響崗位設(shè)置的準確性，也是經(jīng)常被忽視的環(huán)節(jié)；第三層面是對崗位的任職資格與任職者進行分析，它往往對某些崗位能否最終存在起決定性作用。比如，崗位的前兩個層面的設(shè)計都是合理的，但是在對部門員工進行考察時如果發(fā)現(xiàn)并沒有合適的人員能達到崗位任職資格的要求，則會影響崗位的設(shè)置；或有些員工能力較強，具有另外的專長，則定崗時也可能會因此而“一人多崗”。 總體而言，人力資源部門在設(shè)計定崗方案時，常常會偏向于組織的客觀需求，而部門管理人員在實際安排任職人員的時候，則往往偏向于實際的人才隊伍情況。 崗位設(shè)置的五大環(huán)節(jié) 在明確了定崗分析需要考慮的三大層面后，就可以確定崗位設(shè)置的流程與方法（見圖1），整個流程細分為五個子環(huán)節(jié)。簡要地說，該流程就是按照定崗分析的三個層面依次展開的一個綜合管理過程。它首先要對部門的職能進行分解分析，以判定和明確崗位設(shè)置的依據(jù)與目的，做好崗位與部門職能的匹配；其次要對崗位的結(jié)構(gòu)、工作量、工作強度的合理性進行定量分析，要妥善考慮崗位設(shè)置的原則要求以及風險控制、人員激勵等特殊要求；最后再考慮崗位的任職要求是否能與現(xiàn)有人員匹配。這種流程是一種結(jié)構(gòu)化的判定方式，對不同企業(yè)而言，可以對相應(yīng)的重點因素如工作量、工作結(jié)構(gòu)等進行深入分析。 部門職能的崗位分工分析以及崗位設(shè)置使命與職責現(xiàn)狀分析 在環(huán)節(jié)一與環(huán)節(jié)二中，HR需要通過收集崗位與編制的現(xiàn)有信息，梳理與改進部門職能，進而將部門職能分解為崗位職能，再將現(xiàn)有崗位設(shè)置的使命與職責現(xiàn)狀進行對比分析，為定崗提供最基礎(chǔ)的信息。其間，可以設(shè)計用于部門崗位設(shè)置的“崗位設(shè)置分析表”（詳細舉例見后文案例一）幫助HR進行現(xiàn)狀描述與定性、定量判定。 崗位設(shè)置原則與特性分析 在環(huán)節(jié)三中，崗位設(shè)置可以參照一般性的通用原則以及企業(yè)自身的情況。通用原則主要有： 崗位目標與部門職能一致 崗位設(shè)置符合組織職能及流程目標的要求，且職責清晰明確。 崗位劃分依據(jù)和工作結(jié)構(gòu)合理 依據(jù)專業(yè)分工，有利于員工的專業(yè)發(fā)展；崗位主要工作一般按照固定的流程，以部門主要職能分解而來，減少臨時性、階段性和突發(fā)性的工作。 崗位數(shù)量適度及職責兼容原則 減少重復(fù)崗位的設(shè)置；合并相似職責的崗位，追求團隊合作，提高效率，降低成本。 工作量飽滿且分布合理 崗位工作量應(yīng)達到飽滿或基本飽滿，且盡量將工作均勻分布在正常工作日內(nèi)，減少工作量波峰和波谷的發(fā)生。 崗位工作結(jié)構(gòu)與工作量分析 在環(huán)節(jié)四分析崗位工作結(jié)構(gòu)與工作量時，一般地，如果部門內(nèi)部在崗位設(shè)置上存在工作結(jié)構(gòu)不合理的情況，則很容易造成內(nèi)部崗位之間忙閑不均的現(xiàn)象，給員工帶來不公平感；久而久之，影響員工的工作積極性，并導(dǎo)致人力資源的閑置與浪費。同樣地，如果各崗位在工作量上存在嚴重的分配不均，也容易引發(fā)員工的不滿和工作效率的低下。具體而言，這一環(huán)節(jié)可以參照以下步驟進行： 第一，劃分崗位工作的類別。一類是日常性的部門職能工作，另一類是階段性的部門內(nèi)部工作，或部門項目、公司項目。階段性工作可以根據(jù)實際情況按照月度、季度、年度等不同周期來劃分。 第二，分析日常性工作內(nèi)容。針對工作對象、內(nèi)容、發(fā)生頻率（或次數(shù)）、單位工作時間、全年工作量、工作量飽滿度等展開具體分析。 第三，分析階段性工作內(nèi)容。主要包括工作內(nèi)容、工作或項目周期、工作量發(fā)生的特點等方面。 第四，確定指標和標準，并展開評價。這一環(huán)節(jié)需要應(yīng)用“崗位設(shè)置判定標準表”（見下頁表1），按照既定指標和標準對各個崗位進行工作量與工作結(jié)構(gòu)的評價。其中，主要指標含義如下： 1. 崗位工作內(nèi)容：工作內(nèi)容要與崗位目標相匹配，崗位目標應(yīng)與組織的關(guān)鍵職能相匹配； 2. 崗位工作結(jié)構(gòu)比：日常性工作量/總工作量，比值在50%以上，說明崗位設(shè)置依據(jù)充分； 3. 崗位工作量飽滿度：崗位年實際工作量/年有效工作日（251天），飽滿度達到50%以上時，說明崗位工作量飽滿； 4. 崗位工作分布強度：每天持續(xù)工作時間在10小時以上，且這樣的工作日占全年有效時間的30%以上，應(yīng)認為工作強度分布不均。 根據(jù)實際人員情況調(diào)整崗位分工與設(shè)置 這是定崗流程的最后一個環(huán)節(jié)。需要注意的是，定崗、定編是要落腳到定員上的。有的企業(yè)會在這個環(huán)節(jié)進行全員競聘上崗，增強企業(yè)整體崗位與人員的匹配度。另外，雖然崗位設(shè)置經(jīng)過崗位職責、目標與任務(wù)等分析，但有的時候也需要基于人員的能力進行崗位設(shè)置，從而有發(fā)揮個人特長的余地。 定崗實踐的兩個案例 案例1：通過分析崗位工作結(jié)構(gòu)與工作強度，解決忙閑不均問題 某公司戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展部在進行定崗分析時，首先按照崗位設(shè)置判定表（見表2）對部門內(nèi)部的各崗位進行初步判定。從中可以看出，規(guī)劃投資崗位的工作結(jié)構(gòu)不合理，工作強度分布不均勻。 其次，結(jié)合“規(guī)劃投資崗”的具體崗位職責，分析這個崗位的工作結(jié)構(gòu)、工作量可以看出崗位沒有日常性工作，日常工作量很不飽滿；工作的階段性很強，在年底以及逢編制五年發(fā)展規(guī)劃時工作量大，崗位工作忙閑不均，工作強度不均勻。 如果再深入分析可以發(fā)現(xiàn)，在該公司的戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展部內(nèi)部，“規(guī)劃投資崗”的職責分工造成其與主要崗位“綜合計劃崗”、 “綜合分析崗”之間忙閑不均。這樣，在考慮到此項工作要求任職者能對公司中長期發(fā)展有遠見，對公司高層領(lǐng)導(dǎo)的思路有清晰的把握，能有機會經(jīng)常參與高層的會議與溝通，因此建議不單獨設(shè)置規(guī)劃投資崗，而改由部門負責人兼任。 案例2：通過分析工作量，解決忙閑不均問題 某公司業(yè)務(wù)銷售部門的開票崗，主要職責是根據(jù)產(chǎn)品結(jié)算單開具發(fā)票、編制報表、票據(jù)歸檔、銷售信息錄入等工作，其中占據(jù)崗位工作量最大的是開具發(fā)票，然而不同產(chǎn)品的銷量不同，因此負責不同產(chǎn)品的開票崗位人員的開票數(shù)量也存在很大差異，工作忙閑程度不同。該公司對其進行了崗位分析。 首先，根據(jù)對各產(chǎn)品開票人員以往歷史數(shù)據(jù)的抽查結(jié)果進行分析，數(shù)量差異較大的時候，發(fā)現(xiàn)開票工作量最大的崗位是開票最少的崗位工作量的兩倍多。 其次，對各產(chǎn)品開票崗的工作量進行統(tǒng)計（以處理結(jié)算單數(shù)量為例），抽查一定周期（幾個月度）內(nèi)的工作量，比較分析各崗位人員平均每月可達到的生產(chǎn)力狀況（人工效率）即單位時間（月度）內(nèi)的開票數(shù)量，并確定最高、中等、較低等不同的生產(chǎn)力標準（見表3）。 根據(jù)不同的月生產(chǎn)力（工作量）標準來確定開票崗位編制，進行崗位合并，避免忙閑不均，充分利用人力資源。若按照最高月度工作量標準來定編則需要2.6人，需配置3人；若按照中等月度工作量標準來定編則需要4.8人，需配置5人。至于所選擇的標準取決于公司的管理理念，人力資源部門也可結(jié)合現(xiàn)有人員的生產(chǎn)力標準，制定公司希望達到的目標標準，以促進員工效率與能力的提升。 另外，人工效率標準也會隨著企業(yè)管理水平的提高、員工熟練程度和技能的提高、相關(guān)技術(shù)與設(shè)備的引進等因素在不斷發(fā)生變化，因此還需要不斷修正。這個修正的過程，標志著企業(yè)勞動生產(chǎn)率水平的提高，對員工素質(zhì)和企業(yè)管理水平的提升將起導(dǎo)向和牽引的作用。 因此，由于人員效率等引起的忙閑不均，可以通過內(nèi)部標桿對比，來確定人工效率或生產(chǎn)力、崗位單位時間內(nèi)的產(chǎn)出標準，通過減少忙閑不均，來合理配置編制，設(shè)置崗位與職責分工。 上述定崗分析需要考慮的層面以及崗位設(shè)置流程是定崗過程的基本考慮要素，在定崗過程中，還可以采用其他