備用金管理制度和財務報銷制度

備用金管理制度和財務報銷制度第一章 總 則第一條 為嚴格控制費用支出，加強費用管理，提高公司效益，本著合理、節(jié)約的原則，根據(jù)公司財務管理制度的有關規(guī)定，制定本制度。第二條 本制度中所稱費用是指差旅費、住宿費、市內交通費、業(yè)務招待費、通訊費、辦公費及其他費用等。第三條 本制度適用對象為公司總經理及以下人員，總經理以上高層管理人員（僅限董事長）費用按實報銷，無出差補貼等。第二章 備用金借支程序第四條 公司員工因公出差，為保證公司業(yè)務的合理需要，按審批權限批準后，可向財務部預借一定數(shù)額的備用金。第五條 備用金借支程序：借款人因公出差應填寫出差申請單，即派差單，按規(guī)定程序批準后到財務部應收往來會計處領取借款單并填制借款單（借條），按第四章規(guī)定權限審批后交應收往來會計編制記賬憑證，由稽核崗位會計復核，出納根據(jù)復核后的記賬憑證，向借款人支付備用金。借支5000元以上的大額備用金須提前一天通知財務部。第六條 備用金借款人須在公司業(yè)務完畢后5個工作日內到財務部結清備用金。次年1月6日前，上年所有個人借支的備用金都必須結清歸還，逾期不還的，一次從工資中扣回。第七條 借款單是財務賬務處理的依據(jù)之一，是業(yè)務發(fā)生的原始記錄，報銷費用時借款單不予退還；歸還多借備用金時，由出納開具收據(jù)給報銷者本人，借款單也不予歸還。第八條 備用金是為保證公司業(yè)務需要而設，因私不得借支備用金。第三章 費用報銷程序第九條 費用報銷程序：報銷人按下款要求自行粘貼票據(jù)并填制費用報銷單或差旅費報銷單（差旅費報銷明細表），按第四章規(guī)定權限審批后交費用會計編制記賬憑證，由稽核崗位會計復核，出納根據(jù)復核后的記賬憑證向報銷人支付報銷款或收取歸還的備用金余款；出納收取歸還的備用金余款須向報銷人開具收據(jù)，借款單不予退回。第十條 對原始票據(jù)的要求：、所有票據(jù)必須是合法的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必須是一次性套寫清楚的票據(jù)，收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條不予報銷；業(yè)務中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷；特殊情況下，必須說明情況合理后，必須總經理簽字批準。、原始票據(jù)的粘貼：交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊靠粘貼單頂界和右界從右往左橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離，票據(jù)較多時，可分行粘貼，不得豎向粘貼。原始票據(jù)必須按交通票據(jù)、住宿票，招待票等不同類別和不同金額，分門別類進行粘貼或分類別審批報銷，不能混合粘貼。、除交通票據(jù)外的其他票據(jù)，報銷人須在每張票據(jù)正面空白處注明票據(jù)金額開支的用途并簽名。裝卸費、運雜費、倉租費、保險費等票據(jù)須注明業(yè)務或提供相應的單據(jù)號并簽名。、不符合上述規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務部有權退回，要求報銷人重新整理。、對于審批手續(xù)不全的原始憑證，會計不得編制記帳憑證，出納也不得付款。 、未按規(guī)定時間報銷的，財務部門應于當月工資中扣回預借的差旅費，待報銷時再行支付，并從6日起按日加收借款額1%的資金占用費用，從出差費用中補助費中扣除，當月費用必須在次月3號前報銷。 、財務部有權對不實的出差費用向員工出差居住地酒店或其他相關人員直接查詢，如有虛假行為取消該項費用報銷，并處于允許報銷總金額的20%的罰款。、出差人員應認真填寫派差單，派差單作為差旅費報銷的依據(jù)，缺一不可，否則財務部不予報銷各種費用（后附派差單）。第十一條 費用報銷后，財務部費用會計應記錄個人費用登記帳簿， 按月上報財務部經理、總經理審閱。業(yè)務員的費用列入個人銷售費用進行收入成本費用考核。第四章 審批權限第十二條 備用金借支審批權限：、備用金借支金額在3000元（含本數(shù)）以下的，由部門經理簽字確認，主管副總經理審核簽字，財務部經理簽字批準；、備用金借支金額在3000元以上的，由部門經理簽字確認，主管副總經理審核簽字，財務部經理簽字核準后，報總經理簽字批準；、財務部經理借支必須由總經理簽字批準。第十三條 費用報銷審批權限：、部門經理以下人員報銷，由部門經理簽字確認，主管副總經理審核簽字，財務部經理簽字核準后，報總經理簽字批準；、部門經理的費用報銷由主管副總經理審核簽字確認，報財務部經理審核簽字后，報總經理簽字審批；、副總經理的費用報銷由財務部經理審核簽字后，報總經理簽字審批；、財務部經理的費用報銷由總經理簽字審批。、總經理不在時，備用金借支由財務部經理請示總經理批準，待總經理返回時補簽。第十四條 總經理、董事長使用資金或報銷直接通知財務部經理，由財務部經理及時指派人員辦理。第五章 出差補貼標準第十五條 出差是指公司人員受公司主管負責人派遣（派差單）在公司辦公所在地城市以外的地區(qū)履行公務，并根據(jù)本制度的規(guī)定享受相應的出差伙食補貼標準、交通工具標準及出差住宿標準；在公司辦公所在地城市市內履行公務不享受出差伙食補貼。第十六條 公司員工出差應嚴格履行報批手續(xù)，未經批準不得自行出差，自行出差或因私外出所發(fā)生的費用均由其本人自行承擔，公司不予報銷。第十七條 公司各部門應嚴格控制出差人數(shù)，并考慮其完成任務的期限，確定合理出差日期，逾期出差應向主管負責人報告，對因公出差人員，按相應標準報銷出差費用。第十八條 員工出差分 “長途”和 “短途”兩種，即當天能往返的為 “短途”，出差時間在一天以上的為 “長途”。第十九條 長途出差地點區(qū)分為1類區(qū)，2類區(qū)，港澳臺地區(qū)三種，即： 二類區(qū)：特區(qū)、上海、北京、廣州； 一類區(qū)：除二類區(qū)以外的地區(qū)。 第二十條 出差住宿費報銷，在標準以內據(jù)實報銷。職務 一類區(qū)（元/人/天） 二類區(qū)（元/人/天） 一般人員 120 160 科長、主管、工程師級 140 180 部門經理級 160 220 第二十一條 員工短途出差視同出勤，不再享受出差補貼。第二十條 長途出差補助，按規(guī)定標準填寫補助費，一類區(qū)40元/天/人，二類區(qū)60元/天/人。第二十二條 員工出差乘坐交通工具：公司副總經理及以上領導可乘坐飛機、軟臥、輪船二等艙；部門經理級：可乘坐飛機、軟臥、硬臥、輪船三等艙，乘坐飛機、軟臥需報總經理批準、乘坐軟臥僅限正職；其余員工乘坐火車硬臥、輪船四等艙。第二十三條 住宿費，交通費按規(guī)定標準之內憑票報銷，超標自付，從補助費中直接扣減補助費不足以扣除的，不足部分從工資中扣除。對于參加包括住宿、市內交通與生活費用在內的會議和由邀請方承擔費用的會議，不享受任何補助。第二十四條 出差人員的伙食補貼天數(shù)按出差自然天數(shù)減去一天計算，即算頭不算尾（當天出差當天返回的不報銷伙食補貼）；住宿標準按實際住宿天數(shù)計算。第二十五條 出差人員超標準乘坐交通工具須經總經理簽字同意方可報銷，并須事先請示。第二十六條 長途交通票據(jù)如果遺失，須寫出書面報告，且有1人以上同行人員或有關人員簽字證明，經部門經理簽署意見，報主管副總、財務部經理、總經理審批后，按票價的50%報銷。第二十七條 司機帶車出差且當天不能返回的，每天住宿、生活補貼按一般員工標準執(zhí)行。第二十八條 公司員工出差途中，經批準可繞道回家探親，其車船費由公司負擔，在家期間不享受伙食補貼，不予報銷住宿費用。第六章 房屋租賃費第十八條 長期住外業(yè)務人員租房標準（含水電費、固定電話費、物業(yè)費等費用）：特區(qū)800元/月以內；直轄市600元/月以內；其他地區(qū)300元/月以內，據(jù)實報銷。第七章 市內公共交通費標準第二十九條 市內交通費是指公司員工在公司所在地或辦事處所在地辦理公務所發(fā)生的交通費（包括公共汽車費和出租車費），公司員工上下班或因私所發(fā)生的交通費不在此列。第三十條 有伙食補助的人員，市內交通費包含在補助費之內，沒有補助費的，按實際發(fā)生公交車費用報銷，公交車票除二人及以上同行外均不得連號。第三十一條 所有因公報銷出租車費用的，必須在出租車票背面注明往返地點及用車事由，按審批權限進行批準。第八章 通訊費標準第三十二條 通訊費指因公使用通訊工具而發(fā)生的費用，包括移動電話、固定電話等。通訊費一律實行憑票限額內報銷。第三十三條 使用移動電話的員工，其裸機的購置費一律由使用者本人負擔。第三十四條 通訊費報銷標準：副總經理300元/月；部門經理200元/月；車間主任、科長以及特殊崗位人員100元/月。第三十五條 對于享有出差補助費的業(yè)務人員，通訊費包含在補助費之內，不得另外報銷通訊費用。有規(guī)定定額通訊費的人員，不得以出差為由，額外報銷通訊費。 第三十六條 享受通訊費報銷標準的人員必須保持24小時（含節(jié)假日）通訊暢通。第九章 業(yè)務招待費標準 第三十七條 業(yè)務招待費是指因工作需要招待客戶和有關部門人員而發(fā)生的費用。第三十八條 各部門人員因公接待外單位人員，建議安排工作餐，需要到外面宴請的，須事先取得部門經理、主管副總經理同意，否則不予報銷。部門需安排接待工作餐的，須經部門經理批準由公司辦公室統(tǒng)一按排并登記備案 ，記入部門招待費。第三十九條 各部門人員因公出差確需應酬的，須事前電話請示部門經理、主管副總經理同意，限額接待。第四十條 招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚，報銷時應附有業(yè)務事由、具體人數(shù)、時間、地點、批準領導等。第十章 辦公費標準第四十一條 辦公費是指辦公用品、印刷品及其它辦公物品等的支出。公司辦公費統(tǒng)一由辦公室指定專人進行控制與管理。第四十二條 各部門申請購置辦公用品、印刷品等其它辦公物品時，需注明用途、數(shù)量、規(guī)格型號，辦公室需查明是否可調節(jié)使用，再確定是否購買，報財務部經理，總經理審批后執(zhí)行。第四十三條 辦公室負責辦公用品領發(fā)的人員，每月需填報辦公用品、印刷品等購、領、發(fā)、存報表，按部門分類歸檔，報送財務部和各有關部門。第十一章 其他費用標準第四十四條 禮品費。因工作、業(yè)務特殊需要，需贈送有關部門人員或客戶禮品的，由董事長或總經理安排采購，其他個人不得私自贈送禮品。第四十五條 加班費。加班費由人力資源部按國家和公司有關規(guī)定辦理，月底隨同當月工資一起發(fā)放。第四十六條 福利費。公司發(fā)放給職工的各種福利，須由總經理批準，由綜合管理部安排采購并按規(guī)定制度發(fā)