辦展實(shí)用手冊(cè)

全國(guó)服務(wù)熱線(xiàn) 400 114 4001廣州師盛展覽有限公司辦展實(shí)用手冊(cè)師盛會(huì)務(wù)關(guān)鍵詞：主辦單位, 會(huì)務(wù)工作, 項(xiàng)目策劃, 策劃階段, 實(shí)施階段, 展后階段, 招商招展, 網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷(xiāo), 二維碼應(yīng)用, 總結(jié)評(píng)估你對(duì)展會(huì)的舉辦渠道了解多少，想了解嗎，看看辦展實(shí)用手冊(cè)吧！一.策劃階段（一）項(xiàng)目的選定1執(zhí)行項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查；一般情況下要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，首先考慮本區(qū)域的優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，其次考慮重點(diǎn)發(fā)展中的行業(yè)，再次考慮政府扶持的行業(yè)。具體分析行業(yè)市場(chǎng)狀況，要摸清楚市場(chǎng)的歸屬，即屬買(mǎi)方市場(chǎng)還是賣(mài)方市場(chǎng)等；2辦展資源的整合；辦展資源包括：資金、人力、物力（辦公設(shè)備和通訊工具）以及信息資源和社會(huì)資源；A信息資源是指目標(biāo)客戶(hù)的信息量、合作單位的信息量，還有關(guān)于該項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的信息量；B社會(huì)關(guān)系是指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門(mén)還有與各大專(zhuān)業(yè)媒體和公眾媒體的關(guān)系等；3同行對(duì)此項(xiàng)目的反應(yīng)； 4該項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定；原則上要避開(kāi)國(guó)內(nèi)外同類(lèi)展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間；5創(chuàng)意命題；（二）尋求支持單位尋求對(duì)口的主管部門(mén)和單位，作為展覽會(huì)的主辦或支持單位:1. 可以提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性；2. 擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開(kāi)新聞宣傳和炒作；3. 提高行業(yè)號(hào)召力，利于組織目標(biāo)客戶(hù)參展和目標(biāo)買(mǎi)家參觀(guān)；4. 代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢(shì)；5. 有效地形成項(xiàng)目的品牌效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。（三）尋求合作單位，建立營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)尋求對(duì)口的合作單位，作為展覽會(huì)的招展組團(tuán)代理：1. 提高展覽會(huì)的影響力，加快信息的有效快速傳遞；2. 善用資源，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，加快資源整合；3. 最大限度挖掘新客戶(hù)，壯大參展隊(duì)伍；4. 最大限度地降低招展成本。二.實(shí)施階段（一）廣告攻勢(shì)主辦者應(yīng)圍繞展覽不同的賣(mài)點(diǎn)和亮點(diǎn)來(lái)進(jìn)行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告；除此之外，我們還可以通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專(zhuān)訪(fǎng)，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)信息，來(lái)進(jìn)行新聞炒作。戶(hù)外廣告則是利用人流量較大的公共場(chǎng)所，其目的是營(yíng)造展覽會(huì)的聲勢(shì)，形成廣告宣傳攻勢(shì)（二）招展和組團(tuán)工作1.尋求支持及協(xié)助單位，建立展覽營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)；2.組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；（） 認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算。（） 收集可能參展的企業(yè)名錄，或叫展商目標(biāo)名錄，建立信息庫(kù)。（） 宣傳資料的設(shè)計(jì)、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢(xún)表。（） 主辦單位打印文件下發(fā)。（）利用新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)，介紹及配合市場(chǎng)的宣傳文章。（） 利用各種媒體做宣傳廣告（包括二維碼媒體廣告等）。（） 短信發(fā)送、電話(huà)聯(lián)系或發(fā)送傳真件、通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)布信息；（包括現(xiàn)在的二維碼短信、彩信邀請(qǐng)功能，展會(huì)網(wǎng)站的構(gòu)建風(fēng)格，微博一鍵轉(zhuǎn)發(fā)的互動(dòng)方式，都是吸引客戶(hù)注意力的新形式，在這方面針對(duì)客戶(hù)的宣傳和互動(dòng)更具有影響力）。（） 印刷宣傳資料一般有：a.招展邀請(qǐng)函、征詢(xún)函、調(diào)查表等；b.展商須知（或參展手冊(cè)）；c.招商邀請(qǐng)函； d.門(mén)票； e.會(huì)刊 ；f.紙袋 ；g.展覽會(huì)進(jìn)展報(bào)告、挖掘潛在的 參展企業(yè)、大的參展商。（）對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、篩選和甄別，發(fā)送招展邀請(qǐng)函、征詢(xún)函、調(diào)查表等。（） 上門(mén)拜訪(fǎng)一些主要的牽頭參展企業(yè)。（） 聯(lián)合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展。（） 展位的銷(xiāo)售安排及布置。（）收集盡范圍可能的參觀(guān)商名錄，或叫買(mǎi)家目標(biāo)名錄，有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門(mén)票：可以利用現(xiàn)在的高科技二維碼信息終端實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入、信息查詢(xún)、資料搜索等快捷方式。（） 與展覽會(huì)有關(guān)的各項(xiàng)廣告征集工作。（） 展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作。（）展覽現(xiàn)場(chǎng)的氣氛營(yíng)造（現(xiàn)場(chǎng)的布置、開(kāi)幕式安排、開(kāi)幕廣告等）。（）展覽現(xiàn)場(chǎng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)（會(huì)務(wù)、廣告、工程、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）。（） 主辦、協(xié)辦單位及開(kāi)幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)工作及禮品安排。（） 展覽會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)和收集。（） 著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作3.組織實(shí)施過(guò)程的階段劃分從主辦單位工作劃分：（）信息發(fā)布階段：a.發(fā)送調(diào)查表；b.發(fā)送征詢(xún)表；c.發(fā)送邀請(qǐng)函。（）營(yíng)造氣氛階段：a.媒體廣告、文章宣傳；b.新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì)（由專(zhuān)業(yè)會(huì)務(wù)公司提供電子化管理服務(wù)）；c.主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè)；d.電話(huà)、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳；e.第二次發(fā)邀請(qǐng)函；f. 合作單位發(fā)邀請(qǐng)函（二維碼短信彩信實(shí)現(xiàn)互動(dòng)）。（）與展商直接聯(lián)系階段a.電話(huà)、傳真、電子郵件；b.拜訪(fǎng)重點(diǎn)客戶(hù)；c.合作單位同時(shí)開(kāi)始招展工作。（）與展商洽談階段a.電話(huà)；b.約見(jiàn)；c.拜訪(fǎng)；d.傳真；e.發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告；f.發(fā)送門(mén)票。（）展覽服務(wù)階段a.廣告征集；b.工程預(yù)定展具工作；c.招商廣告安排；d.招商邀請(qǐng)函；e.招商門(mén)票發(fā)放；f.現(xiàn)場(chǎng)營(yíng)造氣氛（特色電子題詞，二維碼手寫(xiě)簽到，會(huì)務(wù)智能終端抽獎(jiǎng)、互動(dòng)、智能檢票，這些都是近年較流行的互動(dòng)環(huán)節(jié)）；G.發(fā)送各種類(lèi)型的調(diào)查表；h.著眼于第二屆的宣傳；i.現(xiàn)場(chǎng)的專(zhuān)業(yè)服務(wù)。 三.展后階段展后工作一般分三個(gè)階段進(jìn)行：展后跟蹤階段、總結(jié)階段和評(píng)估階段。（一）展后跟蹤階段；1.加深目標(biāo)客戶(hù)的印象；2.樹(shù)立展覽會(huì)品牌形象；3.為下一屆展覽會(huì)作預(yù)告宣傳。展后跟蹤主要的工作是： 1.感謝工作。對(duì)象是所有的參展企業(yè)、重要的參觀(guān)商和支持單位、合作單位以及曾給予展覽會(huì)大力支持的媒體，都應(yīng)該給予感謝。對(duì)于重要的客戶(hù)，我們可以采取登門(mén)致謝，甚至通過(guò)宴請(qǐng)方式表示謝意。2.媒體跟蹤報(bào)道。主要是對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行一個(gè)回顧性的報(bào)道，將有關(guān)情況、有關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料數(shù)據(jù)，提供給新聞界炒作，進(jìn)一步擴(kuò)大展覽會(huì)的影響；展覽會(huì)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括：a.展覽環(huán)境如：參觀(guān)人數(shù)、專(zhuān)業(yè)含量、平均參觀(guān)時(shí)間等；b.展覽效果如：展位布局、成交額、展商和觀(guān)眾的反饋意見(jiàn)等；3.發(fā)布下屆展覽信息；4.給展商發(fā)放展后意見(jiàn)調(diào)查表、征詢(xún)表。 （二）總結(jié)階段； 1.從籌備到開(kāi)展中的各項(xiàng)工作總結(jié)；2.效益分析和成本核算；3.項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查。本展覽會(huì)在市場(chǎng)同類(lèi)項(xiàng)目中所占的市場(chǎng)分額、優(yōu)劣勢(shì)比較、競(jìng)爭(zhēng)情況等。（