固定資產管理系統(tǒng)

資產管理系統(tǒng)項目計劃書西安君誠信息技術有限責公司2015-07-26目錄1、項目情況22、EM資產管理解決方案32.1、應用部署結構（示意圖）32.2、系統(tǒng)功能說明52.2.1 系統(tǒng)結構圖52.2.2 資產基礎信息62.2.3 資產變動72.2.4 維修/保養(yǎng)82.2.5 清查盤點（具體應用功能詳見附件1）92.2.6 設備臺賬統(tǒng)計分析102.2.7 系統(tǒng)管理113、項目實施計劃安排133.1、項目實施準備工作133.2、項目實施計劃時間表154、售后服務承諾165、項目預算175.1、項目整體報價175.2、產品明細175.3、項目實施服務18附件1：191、 項目情況資產管理現(xiàn)狀： 手工記賬方式，容易造成后期數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計不方便，資產管理人員的工作壓力較大，工作效率和準確性較低。 手工記賬方式，無法對重點資產進行全生命周期監(jiān)控。 手工記賬方式，造成無法及時統(tǒng)計和處理現(xiàn)有資產設備的狀態(tài)和情況。 各個部門或者單位之間的閑置資產無法充分利用，造成資源浪費。 實物資產帳與財務固定資產帳核對不清，實物與賬務不符。 固定資產未使用條碼標簽，管理不規(guī)范。 未使用手持設備進行清查盤點，原有盤點單方式效率低且容易出錯。2、EM資產管理解決方案2.1、業(yè)務處理過程在首次使用系統(tǒng)，資產信息基礎資料是關鍵，整理基礎信息，通過標準數(shù)據(jù)格式進行填寫，通過數(shù)據(jù)接口導入系統(tǒng)，生成系統(tǒng)資產卡片，日常資產變動，需要填寫資產變動單，記錄資產變動的情況，方便后期查詢；日常的資產維修需填寫資產維修單，記錄資產的維修情況。在年終進行資產清查時，先將需要變動的資產進行業(yè)務處理，然后對資產日常業(yè)務進行凍結，準備進行資產清查，根據(jù)要求制定盤點計劃，生成盤點計劃表，通過數(shù)據(jù)線連接盤點PDA下載盤點數(shù)據(jù)，通過PDA進行限產盤點，盤點結束后將盤點數(shù)據(jù)上傳，生成盤點報表，通過盤點結果的盤點差異表。清查結束后，可根據(jù)實際情況生成資產變動單。可根據(jù)系統(tǒng)的報表查詢統(tǒng)計部門資產統(tǒng)計表，分類統(tǒng)計表等。2.2、應用部署結構（示意圖）君誠資產管理軟件技術架構為B/S架構，支持10個并發(fā)數(shù)，盤點應用需要安裝客戶端應用軟件。2.3、系統(tǒng)功能說明2.3.1 系統(tǒng)結構圖2.3.2 資產基礎信息資產基礎信息包括：組織機構部門維護，資產狀態(tài)參數(shù)設置，資產設備參數(shù)維護。組織機構部門維護：根據(jù)實際情況進行組織機構層級的填寫完善基礎信息。資產狀態(tài)參數(shù)設置：資產狀態(tài)可編輯，記錄資產的狀態(tài)信息。資產設備參數(shù)維護：圖表 1增加資產設備卡片建立，建立基礎信息，支持設備及附屬設備明細，支持圖片及附件。支持資產設備查詢列表和輸出。 圖表2 增加根據(jù)我們上次雙方溝通，鑒于目前貴院資產現(xiàn)狀及貴院提出的盤點工作思路，我們針對基礎功能作出調整完善，方便初次盤點工作： 1、 預批次建立空卡片2、根據(jù)空卡片打印2聯(lián)條碼標簽（每個卡片連續(xù)打兩張），標簽上只顯示條碼3、 拿著條碼標簽和固定資產信息登記表去實地盤點，條碼標簽一張貼實物，一張貼信息登記卡；4、實物上掛數(shù)字標簽牌，在登記卡上登記數(shù)字標簽牌數(shù)字5、貼完標簽后把已經貼有條碼標簽且標記資產數(shù)字編碼的資產登記卡交予各部門資產管理員進行后期登記2.3.3 資產變動 資產變動是指資產實物實物的自身狀態(tài)、位置、部門、使用人、保管人等屬性發(fā)生變化。資產變動可以通過手持移動設備在盤點工作中建立。變動單據(jù)支持附件。變動單列表，可方便查詢資產變動情況。以上2圖新增加2.3.4 維修/保養(yǎng)以上2圖新增加 維修和保養(yǎng)記錄資產（設備、設施等）維修和使用時的記錄，可以根據(jù)資產查詢某個時間段內該資產的維修情況匯總表，可以輸出打印，方便用戶跟蹤資產?！熬S修/保養(yǎng)”1、 資產維修，一般是指固定資產屬性的設備、設施資產進行維修保養(yǎng)工作。2、 維修/保養(yǎng)中可能需要記錄文字描述和附件。3、 記錄維修/保養(yǎng)過程中產生的費用、負責人、部門、時間等關鍵信息。4、 可以定義資產維修/保養(yǎng)的類型和種類，方便后期統(tǒng)計分析。維修/保養(yǎng)列表可以統(tǒng)計設備的維修及保養(yǎng)的情況，方便統(tǒng)計分析。2.3.5 清查盤點使用手持移動設備進行定期或不定期的資產清查工作，生成清查表并體現(xiàn)資產狀態(tài)變動信息方便后期處理。固定資產清查工作可以使用手持移動設備掃描條碼的方式進行。清查計劃數(shù)據(jù)通過USB下載到PDA上，完成后PDA數(shù)據(jù)再通過USB上傳到服務器上并自動生成相關的報表。固定資產清查支持手持移動設備條碼掃描和識別，這樣可以確保清查人員必須到資產現(xiàn)場工作。清查工作使用手持設備掃描方式進行，可以有效降低清查人員的工作強度，提高工作效率和數(shù)據(jù)的準確性。固定資產使用條碼標簽管理，提高了資產管理的規(guī)范性。固定資產管理是企事業(yè)單位日常管理的重要組成部分，是保障各項工作順利開展的重要物質基礎。如何對不斷增加的固定資產和設備加強管理，是我國機關和企事業(yè)單位面臨的重要問題。由于盤點工作量大，信息反映不及時，經常導致資產重復購置，使企業(yè)成本大幅增加，影響企業(yè)效益。為了加強固定資產管理，提高內部管理水平，為企業(yè)管理者提供更科學的決策依據(jù)，越來越多的單位引入條碼技術對固定資產實施條碼管理。目前條碼技術已經在醫(yī)療衛(wèi)生、零售、物流、制造等行業(yè)得到廣泛應用。條形碼技術可以幫助機關和企事業(yè)實現(xiàn)對資產的信息化管理，解決資產管理中經常出現(xiàn)的實物與賬務賬目不符的情況，減少管理中對固定資產管理存在的盲區(qū)，使領導坐在辦公室里就能了解企業(yè)所有資產的全面情況。固定資產管理中存在的問題固定資產管理主要存在以下難題:1是固定資產管理具有數(shù)量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點分散等特點，管理難度大。2是很多單位目前仍然依賴手工記賬的管理方式，由于管理單據(jù)眾多、盤點工作繁重，需占用大量的人力物力，而且固定資產管理的歷史操作和資產統(tǒng)計工作異常困難，導致資產流失和資產重復購置，使單位成本大幅增加。3是存在賬、卡、物不相符合，難于滿足現(xiàn)代管理的需要，由于缺乏有效的資產實物的日常管理手段，即使單位花大力氣進行了資產清查，沒多久，賬實不符的情況又會重新出現(xiàn)，因此，必須有一套有效的管理手段對實物進行管理。由于固定資產使用地點分散的特點，即使在管理系統(tǒng)的支持下，固定資產標簽的制定、填寫或打印、粘貼、資產狀態(tài)的跟蹤，盤點等工作的性質和工作量并沒有得到良好的改變和改進，固定資產管理依然是手工和計算機管理相結合。因此，需要引入條碼來有效解決固定資產數(shù)據(jù)分散采集輸入的瓶頸難題，這樣才能將固定資產管理系統(tǒng)的功能最大化地發(fā)揮出來。固定資產盤點條碼應用系統(tǒng)方案有什么特點固定資產條碼管理系統(tǒng)方案以實物管理為基礎，以條碼技術的應用為特點。通過先進的條碼技術對固定資產實物從購置、領用、轉移、盤點、維修、報廢等方面進行全方位準確監(jiān)管，結合資產分類統(tǒng)計等報表真正實現(xiàn)“賬、卡、物”相符。固定資產管理過程中， 為每一個實物都賦予一個唯一的條碼標識，其特點是：1、在手持數(shù)據(jù)終端蜻蜓點水般地掃過該條碼標識后，即對該條碼進行解讀，準確識別每一個實物。2、經識別的實物詳細信息儲存并轉入到計算機中，準確地完成對該實物的盤點工作。 3、自動糾錯實時報警功能，從根本上杜絕了以往人工盤點時，難以避免的錯盤、漏盤、重盤現(xiàn)象，確保了基層實物統(tǒng)計時第一手數(shù)據(jù)資料的完全真實和可靠性。二、固定資產盤點管理程序具體需求界定1）固定資產條形碼日常管理：資產增加時登記條碼號。2）固定資產條碼修改：如果固定資產原條碼丟失或者不能識別時可更換條碼，條碼掃描器掃描新條碼后更新固定資產卡片條碼編號，可批量修改。3）盤點計劃管理：制定年度盤點計劃、月度盤點計劃。4）可根據(jù)用友軟件固定資產管理系統(tǒng)生成盤點表：盤點表可以根據(jù)盤點計劃生成，也可以根據(jù)需要設定的盤點條件，生成盤點表，盤點表包括：資產編碼、資產名稱、所屬部門、副資產、規(guī)格型號、條碼號、數(shù)量。5）盤點結果記錄：盤點結果首先記錄在掃描器的文件中，在掃描器與PC端資產管理系統(tǒng)連接后，條碼管理系統(tǒng)將盤點結果回寫到PC端資產系統(tǒng)的盤點表中。盤點結果有：資產編碼、資產名稱、所屬部門、副資產、規(guī)格型號、條碼號、數(shù)量、盤點條碼號、盤點數(shù)量、使用狀況；6）盤點對比：系統(tǒng)自動根據(jù)盤點結果對比固定資產表，提示盤點中的錯誤，比如分類錯誤，條碼錯誤、部門錯誤等提示；7）盤點表審批：計財部門做審批之后，盤點表關閉；8）條碼打印。盤點業(yè)務流程：數(shù)據(jù)處理流程圖： 三、功能操作實現(xiàn)PC部分1. 登錄雙擊桌面的系統(tǒng)快捷圖標顯示如下圖：輸入操作員（操作員編號來自用友系統(tǒng)）、密碼（密碼初始為空，必須在本系統(tǒng)修改密碼功能修改）、選擇帳套、年度。然后確認即可登錄（登錄日期不用修改）。取消則放棄登錄。2. 主界面登錄成功后彈出主界面，顯示如下圖：3. 系統(tǒng)初始化點擊 設置-初始化-創(chuàng)建中間庫，創(chuàng)建用于PC端和PDA端數(shù)據(jù)交互的相關數(shù)據(jù)（必須先初始化）。4. 條碼管理5. 選擇生成規(guī)則6. 條碼樣式選擇 7. 盤點計劃點擊 應用-盤點計劃列表，彈出過濾窗口，顯示如下圖：點擊“確認”后，則根據(jù)條件過濾出盤點單列表，顯示如下圖：1. 點擊盤點單列表-”新建盤點單”按鈕，則創(chuàng)建一張盤點單，詳細操作見盤點單操作部分。2. 點擊盤點單列表-”刪除盤點單”按鈕，則刪除選擇的盤點單以及其明細列表。雙擊選擇的盤點單，則打開盤點單明細列表，顯示如下圖：（由于加載服務器數(shù)據(jù)，可能會影響速度，屬于正?，F(xiàn)象）1.點擊盤點單-“增加”按鈕，彈出過濾窗口，顯示如下圖：填好條件后，點擊“確定”按鈕，彈出請選擇固定資產界面，顯示如下圖：點“”選擇要盤點的固定資產，點擊“確定”；再點擊盤點單-“保存”按鈕以保存數(shù)據(jù)。2.點擊盤點單-“刪除”按鈕，則刪除選中的記錄；再點擊盤點單-“保存”按鈕以保存數(shù)據(jù)。3. 點擊盤點單-“下載到PDA”按鈕，下載該盤點單到PDA（請確保PDA已連接上PC）。4. 點擊盤點單-“打印”按鈕，彈出該盤點單的打印預覽頁面。5. 點擊盤點單-“輸出”按鈕，將該盤點單輸出到Excel文件（本地文件）。6. 點擊盤點單-“設置顯示列”按鈕，彈出顯示列選擇窗口，顯示如下圖：8. 數(shù)據(jù)下載將本機數(shù)據(jù)下載到PDA，見盤點單-“下載到PDA”按鈕。9. 數(shù)據(jù)上傳將PDA數(shù)據(jù)上傳到本機，自動對應并覆蓋數(shù)據(jù)。10. 盤點結果統(tǒng)計表固定資產盤點差異表根據(jù)對應的盤點單生成固定資產盤點差異表，只顯示固定資產有變化的信息，一目了然盤點后的結果。 固定資產盤點明細表 顯示統(tǒng)計盤點結果的明細情況匯總報表：l PDA部分1. 登錄輸入用戶（來自PC端系統(tǒng)的用戶）、密碼（來自PC端系統(tǒng)的密碼）。然后確認即可登錄。取消則放棄登錄。2. 盤點列表顯示來自PC端下載的要盤點的數(shù)據(jù)。3. 盤點記錄使用手持掃描設備盤點具體記錄，光標位于界面條碼編輯框處，掃描器對準要掃描的條碼，按下掃描按鈕。如果記錄存在，則調出該記錄的信息，自動保存數(shù)據(jù)，繼續(xù)下一條；如果記錄已經掃描過，則提示：“該記錄已掃描”；如果存在重復記錄，則提示：“存在重復記錄”；如果記錄不存在，則提示：“該記錄不存在！”?？尚薷牟块T、狀態(tài)、及備注。四、應用配套設備便攜式數(shù)據(jù)采集器：便攜式數(shù)據(jù)采集器是為適應一些現(xiàn)場數(shù)據(jù)采集和掃描笨重物體的條碼符號而設計的，適合于脫機使用的場合。識讀時，與在線式數(shù)據(jù)采集器相反，它是將掃描器帶到條碼符號前掃描，因此，又稱之為手持終端機、盤點機。條碼打印機：2.3.6 設備臺賬統(tǒng)計分析新增加的圖方便進行部門資產情況統(tǒng)計，支持統(tǒng)計數(shù)據(jù)輸出，靈活方便。部門資產統(tǒng)計表：資產分類統(tǒng)計表：資產分類匯總表：2.3.7 系統(tǒng)管理根據(jù)用戶需要可以支持域用戶管理模式（AD驗證），支持單點登錄。也可以獨立使用用戶驗證模式。數(shù)據(jù)備份，根據(jù)用戶權限，一般是系統(tǒng)管理員級別的操作員進行數(shù)據(jù)庫備份。備份文件路徑在