公司檔案管理制度匯編

1/9公司檔案管理制度匯編一、檔案歸檔制度一、文件材料的歸檔要求1公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。2公司各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。10外文材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。2/911為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。二、歸檔范圍及保管期限三、歸檔時間1管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。2凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。3外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。4工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。5每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。6電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。7榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。8聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。9相關(guān)會議，在會議結(jié)束后歸檔。10外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整3/9理歸檔。11變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。12公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。二、檔案查閱制度檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度1凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。2本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。3借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。4/94外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。5凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。三、檔案的保密制度1凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。2非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。3全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。4凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。5查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。6檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。7定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時5/9處理。四、檔案庫房管理制度一、檔案入庫檢查1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制。2入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒內(nèi)。3定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。二、檔案庫房管理1檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。2檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。3庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。4避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。5庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施，及時做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度24度，相對濕度控制6/9在4560。6庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。7庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。8檔案庫房要做到八防防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。9對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。10每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。五、檔案鑒定、銷毀制度1根據(jù)檔案法及江蘇省檔案管理條例中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。2保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。3從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。4檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)7/9定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。5銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字六、檔案保管統(tǒng)計制度一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。8/9七、綜合檔案室主任職責(zé)一、認真學(xué)習(xí)檔案法，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)。四、組織檔案絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。七、負責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。八、檔案工作人員崗位職責(zé)9/9一、認真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行檔案法和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。二、負責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、