北京魯藝房地產(chǎn)發(fā)文管理辦法

第一章總則第一條為規(guī)范和嚴肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質(zhì)量。保證文書的安全、及時傳遞。特制定本管理辦法。第二條公司所有文書的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。其他任何部門和個人不得以公司名義對外發(fā)文。第三條辦公室不得積壓文件，隨時呈批或下發(fā)。第四條為確保文書在傳遞過程中的安全，文書在公司內(nèi)部的傳遞由部門資料管理員或其他專人負責。第二章行文規(guī)則第一條公文的種類根據(jù)公司現(xiàn)行狀況，需要辦理的公文類別主要有通知、通報、報告、請示、決定、決議、批復、函、會議紀要、總結、計劃、簡報、制度、規(guī)定、辦法等。1通知傳達上級的指示，要求各部門辦理或需要通知的事項；批轉下級的公文或者轉發(fā)上級單位的公文，用“通知”。2通報把工作情況、經(jīng)驗教訓以及好壞典型事例，通知所屬部門，用“通報”。3報告向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議，不需上級部門或主管領導批示意見的，用“報告”。4請示請求對某項工作或問題做出指示，給予答復，用“請示”。5批復答復請示事項，用“批復”。6決定、決議對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)過會議討論通過，要求執(zhí)行的事項，用“決議”。7指示對下屬部門闡明工作活動的要求，用“指示”。8函在沒有隸屬關系的單位、組織、公司之間或同政府機關、企業(yè)、團體和個人商洽和聯(lián)系工作、事務、詢問或答復問題時，用“函”。9計劃對一定時期內(nèi)的工作做出具體安排的，用“計劃”。10總結把已經(jīng)做過的某一時期的工作進行全面系統(tǒng)的總檢查、總評價、總分析、總研究的，用“總結”。11簡報匯報工作、反映問題，幫助領導掌握情況的，用“簡報”。12條例用于規(guī)定某個機構的組織和權限以及某些專門人員任務的權限的，用“條例”。13規(guī)定和辦法對某項工作或活動進行具體規(guī)范時，用“規(guī)定”、“辦法”。14議定書記錄有關各方對某一個專門問題達成的協(xié)議，用“議定書”。15會談紀要記錄、傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要“。第二條公文格式公文格式一般包括標題、主送部門（領導）、正文、附件、發(fā)文單位（單位公章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。1標題公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明發(fā)文部門、事由和公文種類。2主送部門指公文主要送達的單位（領導），凡是向上級報送均為主送部門；一般只寫一個主送部門，不得多頭主送。如需要，同時報送另一上級，可以用抄報的形式。3正式公文的主體文字簡明扼要、條理清楚、實事求是。請示問題一文一事，不要一文數(shù)事。4發(fā)文單位寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以領導個人名義行文，應冠以職務身份。5發(fā)文日期公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時開始下文。發(fā)文日期在發(fā)文部門下面向右錯開，要寫全年月日。發(fā)文日期一般以領導簽發(fā)日期為準。6抄報、抄送單位屬上級的列入抄報，平行或下級列入抄送。7文件版頭正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫印上“XX（公司）文件”，下面加一道紅線，通常稱為紅頭文件（格式見附表一）。所有以公司名義下發(fā)的公文一律用紅頭文件形式。8公文編號一般包括代字、年號、順序號。公司具體公文編號見附表一。9機密等級機密公文應當根據(jù)機密程度劃分等級，分別注明“絕密”，“機密”，“秘密”,“普通”字樣。10附件公文如有附件，應當在正文之后，發(fā)文部門之前注明附件名稱和件數(shù)。11其它公文排版要求詳見附件。第三條行文要求1下級一般應按照直接隸屬關系行文，不要越級行文，如遇特殊必須越級行文時，應抄報越過的主管領導或部門。報的公文應一文一事。2平行或不隸屬之間，應使用平行文（如函）；3要分清主送與抄送，向上級的請示不要同時抄送下級；向下級的重要行文，可以抄送直接上級。4明確發(fā)文權限。屬于全面的，重要的方針政策性問題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內(nèi)的日常業(yè)務工作問題，以有關部門名義行文。5公文由主辦部門經(jīng)辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字后交辦公室登記。由辦公室送呈有關領導簽發(fā)。發(fā)文涉及幾個部門的，經(jīng)辦單位負責組織相關部門會簽后，再交辦公室。第三章發(fā)文的處理第五條發(fā)文的程序一般包括擬稿、校對、審核、簽發(fā)、用印、發(fā)文、歸檔等程序。一公文的草擬、打印、校對1經(jīng)辦人負責公文的起草（包括錄入、排版）。草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙（見附表三），起草公文的人名、地點、數(shù)字、標點符號要準確，時間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡稱。2起草公文后，到前臺統(tǒng)一打印、輸出。前臺打字員核對公文符合公文格式后“加蓋草稿文本專用章”。3公文打印后、由擬稿人校對無誤后簽字。二公文審核。文件起草后，由經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、簽字。如涉及其他部門，經(jīng)辦單位負責協(xié)調(diào)相關部門經(jīng)理審核、簽字。把“文件呈批單”（具體格式見附表），同文件一并交辦公室。三公文的核稿。所有公文呈批前由辦公室負責核稿。核稿的主要內(nèi)容包括1、文件呈批單是否填寫準確，完整。所有相關部門是否都已簽字，公文的文別是否正確。2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；3、公文意思是否得表達清楚、準確。如核稿不合格，辦公室簽署修改意見后交經(jīng)辦單位重新辦理。四公文的呈批。辦公室核稿通過后，在“文件呈批單”上填寫公文編號和密級，簽署處理意見。在“發(fā)文登記表”上登記后，由辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權限、業(yè)務性質(zhì)分類，分別呈相關領導審批。五公文批閱?！疤丶薄蔽募仨汃R上辦理，“急件”應當盡快辦理公司領導簽署修改意見后，由辦公室交擬稿人修改。（如果修改不涉及公文實質(zhì)內(nèi)容或者僅僅是個別字句的修改，可由辦公室主任加以修改。）如果修改內(nèi)容涉及到相關部門，經(jīng)辦部門還須告知相關部門經(jīng)理。再次送簽時必須附上修改前的所有原稿。辦公室負責核對修改稿與原稿，確保公文嚴格按領導意見進行了修改，并且經(jīng)辦人已經(jīng)告知相關部門經(jīng)理（由辦公室主任電話查詢）。六公文打印、蓋印。公文簽發(fā)后，由主管領導的文秘直接交辦公室。由檔案管理員負責打印正式文稿。檔案管理員持正式文稿和領導簽發(fā)的終稿、和“文件呈批單”到印章保管員處履行蓋章手續(xù)。印章保管員核對無誤后加蓋印章。對兩張以上的文件另外加蓋騎縫蓋。“文件呈批單”第二聯(lián)由印章保管員留存?zhèn)洳?。七登記、存檔。公文打印、蓋章后，辦公室填寫“發(fā)文登記表”后，將一份正式文件、領導簽發(fā)的終稿、文件呈批單第一聯(lián)存檔備案。八發(fā)文。對外發(fā)文1、辦公室通知經(jīng)辦人到檔案室登記文件領用后，自行辦理（機密及絕密文件檔案室派人）；2、需要以特快專遞或以電子郵件形式發(fā)文的，統(tǒng)一由辦公室辦理。3、任何部門和個人不得以公司名義對外發(fā)文。對內(nèi)發(fā)文1、辦公室在公司局域網(wǎng)上公布或通知相關部門資料管理員到辦公室領文件復印件；2、文件復印件由檔案管理員統(tǒng)一復印。各部門資料管理員須辦理文件借閱手續(xù)。九辦公室不達積壓文件，隨時呈批或下發(fā)。第四條關于公司各部的公文編字。為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為（一）公文編號說明年份部門編字流水號2002董事會辦公室人力資源部財務部京魯房董字京魯房辦字京魯房人字京魯房財字001第五條公文的借閱和清退按檔案管理辦法有關規(guī)定執(zhí)行。第六條公文的立卷、歸檔和廢除按檔案管理辦法有關規(guī)定執(zhí)行。第四章收文的處理第七條收文處理。一般包括登記、分文、批辦、分辦、催辦等程序。第八條來文登記。凡收到外部的來文（政府批文、信函、傳真等），由前臺接收、登記后交辦公室，由專人在“收文登記表“上登記收文編號、收文日期、來文者、文件標題、摘要及附件；（“收文登記表”見附表。）參加各種會議或通過其它形式由經(jīng)辦人取回的政府批文、合同等文件資料，經(jīng)辦人須在當天交到辦公室，由檔案管理員辦理登記、備案、歸檔手續(xù)。特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準后，可于次日送檔案室歸檔。如果次日恰是周末，經(jīng)辦人必須在周五送檔案室歸檔。第九條分文。辦公室主任簽署處理意見，根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權限、業(yè)務性質(zhì)分類，分別呈相關領導批閱。第十條文件批閱。公司領導批閱文件，“特急”文件須馬上批辦，“急件”須當天批辦。所有文件的必須在兩天之內(nèi)閱批完畢，由辦公室及時交承辦單位。第十一條文件分辦、傳閱。需要轉有關部門辦理或傳閱的文件，由辦公室將文件送達各部門。各部門須在收文登記單上簽字。各部門傳閱文件須當日完成。1經(jīng)辦人文書辦理期限。1）電報、機密文件等應隨到隨辦，以文到一日內(nèi)處理完畢為原則。2）一般文件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。3）合同審批、計劃、規(guī)章修訂等特殊文件，部門主管應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。4）來文定有答復期限者，應于來文所定期限內(nèi)處理完畢。第十二條文件催辦。辦公室負責對公文的辦理進行催辦。跟蹤公文的傳遞和進程，督促經(jīng)辦部門在規(guī)定時間內(nèi)完成公文的辦理。對出現(xiàn)的問題負責協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)無效或超出協(xié)調(diào)權限及時向有關領導匯報。定期向有關領導匯報辦理情況。第五章附則第十三條本管理辦法由辦公室負責解釋。第十四條本管理辦法的擬定或者修改由辦公室負責，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。本管理辦法自頒布之日起實施。附表一、魯藝房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司辦文呈批單京魯房字第號文件標題（文別）（）密級附件擬稿人日期公司領導辦公室主任經(jīng)辦部門經(jīng)理相關部門經(jīng)理擬稿說明魯藝公司印章使用申請單申請部門對方單位申請人日期印章類別份數(shù)公司領導辦公室申請事項附表二、紅頭文件樣式北京魯藝房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件（紅色）發(fā)文號（黑色）（紅色）（密級）標題收文部門（正文