活動(dòng)策劃與執(zhí)行方案(最精典之活動(dòng)執(zhí)行方案)；

1、事件策劃與執(zhí)行培訓(xùn),內(nèi)部培訓(xùn)資料,說(shuō)在前面的話,公關(guān)策劃 321 法則,1個(gè)目的 滿足客戶要求,3個(gè)前提：,2個(gè)關(guān)鍵點(diǎn),產(chǎn)品同質(zhì)化 傳播策劃 媒體資源有限化 議題策劃 傳播手段重復(fù)化 主題策劃,符合定位 支持品牌/產(chǎn)品定位 結(jié)果導(dǎo)向 方案的可行性 符合客戶要求,前期準(zhǔn)備目的,前期準(zhǔn)備確立目標(biāo)的程序,前期準(zhǔn)備預(yù)算,先確定預(yù)算，再確定計(jì)劃是穩(wěn)妥的方法,確定必須成本 來(lái)賓交通及接待 場(chǎng)地施工和裝飾 工作人員費(fèi)用,納入非必須成本 表演和娛樂(lè) 主持人等,其他,前期準(zhǔn)備構(gòu)思,摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動(dòng)的全過(guò)程，這個(gè)想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過(guò)程詳細(xì)地說(shuō)給你的團(tuán)隊(duì)，以便獲得補(bǔ)充： 每個(gè)環(huán)

2、節(jié)可能出現(xiàn)問(wèn)題的地方 每個(gè)環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個(gè)環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化 每個(gè)環(huán)節(jié)是否給人驚喜 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達(dá)到？ 在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？,團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表團(tuán)隊(duì),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 參與部門 項(xiàng)目所必須的人員配備,供應(yīng)商列表和對(duì)應(yīng)聯(lián)系人： 場(chǎng)地 搭建 租車/禮儀 攝影攝像 其他,確定你的工作團(tuán)隊(duì),確定你的供應(yīng)商,團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表項(xiàng)目推進(jìn)表,項(xiàng)目推進(jìn)表（為可控因素預(yù)留必要時(shí)間：比正常時(shí)間多1/3 ） 項(xiàng)目執(zhí)行：為每個(gè)成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容 物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料 人員分工：列出每個(gè)子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 必須首先確定不可控因素：障礙來(lái)自哪里？ 場(chǎng)地：如果不及時(shí)

3、確定可能租不到合適的場(chǎng)地 重要來(lái)賓：他們的時(shí)間、行程是不確定的 其他不可控因素 預(yù)定的檢查時(shí)間通報(bào): 向所有成員報(bào)告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂(lè),也分享別人的完成快樂(lè) 使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項(xiàng)目去做什么? 應(yīng)付意外情況、贏得補(bǔ)救機(jī)會(huì),項(xiàng)目推進(jìn)表的分解正確制定并運(yùn)用子目標(biāo),制定子目標(biāo)的原則:,所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成,制定子目標(biāo)的程序:,與所有成員逐個(gè)討論總目標(biāo),明確每個(gè)成員的工作及在總體任務(wù)中的位置,為每個(gè)成員限定目標(biāo)要求及資源,制定子目標(biāo)時(shí)的問(wèn)題:,使每個(gè)成員了解子目標(biāo),但同時(shí)知道總目標(biāo),每個(gè)個(gè)體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利,運(yùn)用子目標(biāo)來(lái)限定責(zé)任和要求,墨菲

4、法則：,可能出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò)！,團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表工作說(shuō)明書,活動(dòng)基本要素（時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主題、流程等） 活動(dòng)物料匯總 部門工作（接待）流程和要求 活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)具體分工（人員位置和要求） 文案準(zhǔn)備 新聞稿 主持人臺(tái)本 領(lǐng)導(dǎo)講話稿 重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場(chǎng)文件夾內(nèi)容資料 通訊錄,工作說(shuō)明書的主要目的確定活動(dòng)基本要素/相互關(guān)系及檢查點(diǎn),明確活動(dòng)基本要素利于活動(dòng)掌控 參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率 新增人員的活動(dòng)手冊(cè)，利于快速到位（補(bǔ)位） 相互關(guān)系的確認(rèn) 部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人； 哪些事情可以同時(shí)進(jìn)行； 完成項(xiàng)目的方式可能不止一種，通過(guò)相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法； 檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的機(jī)

5、會(huì) 定期的回顧和檢討：在每隔固定時(shí)間由所有成員在一起檢查項(xiàng)目進(jìn)展，并對(duì)意外情況作出補(bǔ)救。,場(chǎng)地選擇列出要求,需要類型：考慮活動(dòng)類別、主題、品味要求 來(lái)賓人數(shù)：測(cè)算最小面積要求 活動(dòng)內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？ 周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時(shí)間 費(fèi)用限制：能夠用于場(chǎng)地租賃的最高限額,場(chǎng)地選擇詢問(wèn),是否有檔期？ 是否有足夠的布展時(shí)間？ 場(chǎng)地需要清空嗎？場(chǎng)地清空需要付費(fèi)嗎？ 場(chǎng)地清掃需要特別安排嗎？ 場(chǎng)地可容納多少人？ 使用該場(chǎng)地是否需要辦理特別手續(xù)？ 是否有噪音及安全、清潔方面的要求？ 場(chǎng)地能夠提供什么設(shè)施？

6、它們是否收費(fèi)？ 現(xiàn)場(chǎng)視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？ 場(chǎng)地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？ 是否有供貴賓和工作人員休息的地方？ 場(chǎng)地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動(dòng)的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)？ 場(chǎng)地是否有存放雜物或資料的地方？,車輛安排停車場(chǎng),停車場(chǎng)在哪里？從停車場(chǎng)到活動(dòng)場(chǎng)地步行需要多長(zhǎng)時(shí)間？通過(guò)哪些線路？ 停車場(chǎng)的開放和關(guān)閉時(shí)間？ 停車場(chǎng)需要什么憑證？ 是否可以專辟停車場(chǎng)？ 是否有vip專用停車場(chǎng)？ 是否有“停車已滿”標(biāo)志牌？ 停車場(chǎng)是否有保安管理？ 工作用車停在哪里？是否需付費(fèi)？,車輛安排活動(dòng)班車,來(lái)賓來(lái)自哪里？何時(shí)啟程？正常何時(shí)抵達(dá)？ 以每半小時(shí)為單位，列出航班抵達(dá)時(shí)間表，并據(jù)此確定每班班

7、車的間隔時(shí)間、發(fā)車輛數(shù) 班車品牌？新舊程度？ 司機(jī)素質(zhì)如何？會(huì)否迷路？聯(lián)系方式？ 班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？ 預(yù)留至少一輛機(jī)動(dòng)車輛,車輛安排特殊來(lái)賓接待,特殊來(lái)賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵達(dá)的精確時(shí)間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時(shí)間和離開時(shí)間？ 特殊來(lái)賓的級(jí)別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？ 特殊來(lái)賓的行程安排（活動(dòng)當(dāng)天），征求本人或隨從的意見；活動(dòng)前是否觀看場(chǎng)地并參加彩排？ 由誰(shuí)接待？期間是否有其他安排？（會(huì)議？用餐？） 特殊來(lái)賓的活動(dòng)文件夾準(zhǔn)備：簡(jiǎn)易流程、講話稿、行程提醒,來(lái)賓接待,當(dāng)來(lái)賓準(zhǔn)備趕赴機(jī)場(chǎng)時(shí)，接待工作已經(jīng)開始： 來(lái)賓是否拿到了正確的機(jī)票？ 來(lái)賓是否方

8、便抵達(dá)機(jī)場(chǎng)？ 當(dāng)來(lái)賓抵達(dá)機(jī)場(chǎng)時(shí)是否安排工作人員辦理手續(xù)？ 來(lái)賓是否知道下飛機(jī)后應(yīng)該如何做？ 突發(fā)情況處理： 航班延誤 個(gè)別來(lái)賓遲到,來(lái)賓接待,當(dāng)來(lái)賓走下飛機(jī)后： 確保第一時(shí)間知道接站人位置 在班車等候時(shí)間不能超過(guò)30分鐘 在班車行程中為來(lái)賓播放輕松音樂(lè) 突發(fā)情況處理： 班車損壞 部分來(lái)賓延誤 班車迷路,來(lái)賓接待,當(dāng)來(lái)賓抵達(dá)接待區(qū)時(shí)： 確保第一時(shí)間看到接待人員和接待指示牌 預(yù)估每批來(lái)賓人數(shù)，保障足夠的接待人力 如果是入住酒店，最好提前拿到所有來(lái)賓入住房間，以節(jié)省來(lái)賓登記時(shí)間，并在登記完成后交酒店總臺(tái) 在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū) 如果是直接進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，應(yīng)準(zhǔn)備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌 突發(fā)

9、情況處理： 因交通原因突然導(dǎo)致來(lái)賓人數(shù)劇增,來(lái)賓接待,來(lái)賓登記時(shí)應(yīng)了解什么？ 活動(dòng)的日程安排 活動(dòng)所需佩戴證件及使用要求 活動(dòng)場(chǎng)地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置 何時(shí)可以離開？離開機(jī)票領(lǐng)取的時(shí)間和方式 來(lái)程時(shí)的費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間、地點(diǎn)、方式 離開時(shí)是否有班車接送？ 用餐時(shí)間、地點(diǎn)？用餐憑證？,來(lái)賓接待,當(dāng)來(lái)賓進(jìn)入酒店房間休息： 準(zhǔn)備小型歡迎卡 確保來(lái)賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員 是否需要提前清空房間內(nèi)的收費(fèi)物品？ 房間內(nèi)是否需要準(zhǔn)備鮮花及水果？ 房間內(nèi)應(yīng)準(zhǔn)備當(dāng)?shù)芈糜问謨?cè)及地圖,現(xiàn)場(chǎng)布置,來(lái)賓行走線路現(xiàn)場(chǎng)勘察： 場(chǎng)地有多少入口？是否可以確保來(lái)賓從指定入口進(jìn)入？ 來(lái)賓人數(shù)有多少？是否能夠及時(shí)順暢地通過(guò)入口？

10、入口是否需要鋪設(shè)紅地毯？ 在抵達(dá)會(huì)場(chǎng)途中是否要穿越其他場(chǎng)地？是否有明確方向指示？ 來(lái)賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后是否能夠立即找到自己的位置？ 不同類別的來(lái)賓是否需要分別設(shè)定入口？ 是否有來(lái)賓需要特別休息室？,現(xiàn)場(chǎng)布置,搭建施工 保證施工期間的用電及保安 保證施工用料的擺放位置 檢查施工單位用料擺放是否合理 搭建完成時(shí)間應(yīng)保障至少12小時(shí)的彩排時(shí)間 務(wù)必進(jìn)行最大負(fù)荷電量測(cè)試 施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡 確保用電線路安全隱秘,現(xiàn)場(chǎng)布置,舞臺(tái)布置 保障上場(chǎng)及下場(chǎng)通道暢通 后臺(tái)有方便快捷且安全的物品存放處 來(lái)賓上下舞臺(tái)通道地板檢查，是否有松動(dòng)可能 舞臺(tái)布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像視線 確保來(lái)賓無(wú)法進(jìn)入后臺(tái),現(xiàn)場(chǎng)布置,來(lái)賓區(qū)域 貴賓席如何布置（座位安排圖）？是否需要名簽或椅背簽？ 為外籍人士座位的側(cè)后方安排翻譯人員座位 來(lái)賓的通道是否暢通？ 是否要準(zhǔn)備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場(chǎng)翻譯？ 預(yù)留攝影攝像位置，是否需要架高？ 來(lái)賓取用飲料位置是否方便？ 當(dāng)來(lái)賓退場(chǎng)時(shí)是否可能發(fā)生擁擠？,后勤安排,安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá) 指定工作人員用車和司機(jī) 文件打印 資料裝袋、運(yùn)輸和存放 物品領(lǐng)取登記 視頻、圖片資料,媒體接待基礎(chǔ)文件,媒體接待基礎(chǔ)文件 邀請(qǐng)媒體名單 新聞夾內(nèi)容 航班時(shí)刻表（接、送車輛安排） 住房登記表 媒介分工（活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)位置） 接待物料 專訪安排（名單、q&a、陪同媒介、速錄）,其他事項(xiàng),活動(dòng)付