員工檔案管理制度doc

1、薯立方集團員工檔案管理制度1 / 8文件編號： JT-SLF-HR-009發(fā)布日期： 2017 年 7 月 28 日實施日期： 2017 年 7 月 28 日文件更改歷史序號修改內(nèi)容簡介修改方式生效日期2 / 83 / 8.山東薯立方商業(yè)管理有限公司文件編號： JT-SLF-HR-009讓更多人隨時吃到健康美味的地瓜版本號： A/0標(biāo)題：員工檔案管理制度頁碼：第 1 頁共 2 頁1、目的為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。2、適用范圍適用于公司所有入職員工的紙質(zhì)檔案與電

2、子檔案的管理工作。3、職責(zé)與權(quán)限自本制度實施日起，公司所有在職員工必須按此制度執(zhí)行。所有檔案由人資部門負(fù)責(zé)建立、維護(hù)和保管。4、內(nèi)容4.1員工個人紙質(zhì)檔案面試登記表、入職登記表、身份證復(fù)印件、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、相關(guān)職業(yè)資格證書、轉(zhuǎn)正申請表、保密協(xié)議、勞動合同。4.2 流程新員工入職當(dāng)天提交面試登記表、入職登記表和身份證復(fù)印件于人資部。七天后由人資部制作員工檔案，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別、籍貫、檔案袋所屬內(nèi)容。填寫完畢后按所屬部門放入文件柜保存。4.3 員工個人電子檔案按照 2 號人事部所要求填寫。1 /

3、 8.4.4流程于每月月底人資部上傳當(dāng)月所有入職新員工信息資料予以整理，具體不了解信息可請員工自行填寫上傳。4.5維護(hù)更新人力部門對員工自入職以來的培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、考核、獎罰、離職等情況進(jìn)行全程跟蹤，并對相應(yīng)過程或結(jié)果進(jìn)行編輯存檔，及時更新維護(hù)。對員工個人取得的職稱、證書，進(jìn)行登記存檔。山東薯立方商業(yè)管理有限公司文件編號： JT-SLF-HR-009讓更多人隨時吃到健康美味的地瓜版本號： A/0標(biāo)題：員工檔案管理制度頁碼：第 2 頁共 2 頁4.6借調(diào)查閱調(diào)閱員工的人事檔案需填寫人員檔案借調(diào)查閱表并經(jīng)有效批準(zhǔn)。本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事

4、檔案，但需人資部門主管審核。部門主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。調(diào)閱檔案原則上在人資部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出人資部門，需人資部門主管批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷、轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2 天內(nèi)歸還。所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。4.7離職離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀。員工辦理完離職手續(xù)后，單位有繼續(xù)保留員工檔案的權(quán)利。本制度最終解釋權(quán)歸人資部所有，本制度從下發(fā)之日起實行。2 / 8.5、附件人員檔案借調(diào)查閱表3 / 8.人員檔案借調(diào)查閱表序號借 / 查人時間內(nèi)容部門備注12345678910111213