辦公室基本知識手冊

1、辦公室基本知識手冊.、八、一前言 為普及辦公室基本知識，提升工作效率，特編制本手冊。望對 工作有所裨益。一、基礎(chǔ)知識及技能(一) 辦公室的性質(zhì)。辦公室是指一個單位具體設(shè)置的綜合性的職能機構(gòu)，是協(xié)助單 位領(lǐng)導(dǎo)辦理專門事項、 輔助和協(xié)調(diào)本單位整個日常工作事務(wù)的部門， 是指揮、控制整個單位工作的中心部門和聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面 八方的樞紐和窗口。(二) 個人素質(zhì)技能。1、知識結(jié)構(gòu)(1) 基礎(chǔ)知識：科學文化知識、政治理論知識、政策法規(guī)知識。(2) 專業(yè)知識：秘書專業(yè)知識、辦公專門知識(行業(yè)性、事務(wù)性 管理知識)。(3) 相關(guān)知識：方法論知識、心理學知識、社交知識、其他科學 知識。2、業(yè)務(wù)能力要求(1)

2、 基礎(chǔ)能力：寫作和辦事能力。(2) 一般技巧：參謀技巧、協(xié)調(diào)技巧、公關(guān)技巧、調(diào)研技巧、應(yīng) 急技巧。(3) 特殊技能：電腦、錄音、攝影攝像、速記、打印、駕駛等。3、思想素質(zhì)要求公道正派；嚴守機密；服從領(lǐng)導(dǎo)；埋頭苦干。二、工作內(nèi)容 隨著組織所處時期以及擔負的工作任務(wù)的不同，辦公室具體工 作內(nèi)容會有差異，但其常規(guī)工作可以概括為以下幾個方面。（一）辦文 辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體 分為以下三方面事項：1、文件收發(fā)。包括收文和發(fā)文兩個方面：收文指對上級部門、 同級職能部門以及下級單位送達的文件、批示件、督查件、會議紀 要等文件的扭轉(zhuǎn)；發(fā)文指以部門名義發(fā)出的各類正式公文。2、撰

3、寫材料。主要指文件、信函、稿件等的撰寫，包括領(lǐng)導(dǎo)需 要的各種文字材料的準備和起草。3、檔案管理。指對原始性、 有價值的文件、 資料進行分類整理、 立卷歸檔，并在此基礎(chǔ)上做好對檔案的查閱和保管工作。（二）辦會 辦會工作是指對各類會議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作， 包括會前的籌備和準備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實。 具體可以分為一般會務(wù)工作和接待工作。1、一般會務(wù)工作。指兩人以上直接或間接參加的圍繞特定主題、 履行一定程序而展開的活動。2、接待工作。接待對象國別的不同，具體可以：（1）內(nèi)賓接待。 指對國內(nèi)客人的接待， 主要包括對來訪客人的迎 接、招待、洽談、參觀和歡送等禮儀活動。（2）外

4、賓接待。指對來自國外客人的接待，與內(nèi)賓接待程序基本 一致。在接待過程中需要注意不同國別的客人在風俗文化上的差異， 尤其注意在飲食文化上的禁忌。（三）辦事辦事工作主要包括財務(wù)管理、后勤管理、印章管理和保密管理 四部分。1. 財務(wù)管理。是組織部門財務(wù)活動，處理財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟 管理工作，具體包括制定本部門年度預(yù)算、審批經(jīng)費、審核報銷單 據(jù)等內(nèi)容。2后勤管理。對工作中所需物資進行管理，以使組織實現(xiàn)目標。3. 印信管理。印章是機關(guān)、單位權(quán)力的象征和職能的標志，具 有一定的權(quán)威性和法定性，具有全權(quán)威、證明、標志的作用；介紹 信是單位對外聯(lián)系、商洽事務(wù)的憑證。印信管理是指對單位印章和 信證的管理。4.

5、保密管理。指對工作中獲悉的，以不同載體呈現(xiàn)的各類涉密 材料的管理。三、工作技巧（一）文件管理技巧1、 收文事務(wù)。收文事務(wù)主要包括以下流程：（1）擬辦：指對來文的處理，作出初步意見呈領(lǐng)導(dǎo)批辦。（2）請辦：包含請辦法和請批法兩種。（3）傳閱：指輪流傳看的引事復(fù)印、翻印的重要文件和資料。（4）催辦：是指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地 對文件承辦的情況進行督促檢查。（5）承辦：是指機關(guān)、單位有關(guān)部 門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復(fù)文。（6）辦復(fù)：是指需辦理的文件在辦畢后，對來文單位所作的答復(fù)。2、 發(fā)文事務(wù)。發(fā)文事務(wù)包括：（1）發(fā)文程序：擬稿一一審核一 簽發(fā)一一繕印、校對一一

6、用印、登記、封發(fā)。（2）傳文：指根據(jù) 文件內(nèi)容和規(guī)定的傳達范圍，利用會議進行口頭傳達。根據(jù)時限要求，可一次性傳達，也可分幾次傳達。3、 文件管理中需要分清不同文件的類型，不同類型的文件分類 扭轉(zhuǎn)。同時需要注意對于涉密文件領(lǐng)導(dǎo)閱后立即退回辦公室，不橫 傳，不下傳，更不能泄露在工作中知悉的秘密。4、領(lǐng)導(dǎo)及各科室須長期使用的文件，由領(lǐng)導(dǎo)在閱批單上批示， 辦公室統(tǒng)一復(fù)印分發(fā)，原件退回存檔。5、 對于急辦文件有關(guān)負責人應(yīng)立即將文件送交領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo) 不在時，負責人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及實現(xiàn)要求，交有關(guān)部門或人事辦理，事后及時與領(lǐng)導(dǎo)匯報并做好督辦工作。（二）協(xié)調(diào)工作的技巧1、協(xié)調(diào)工作技巧六字要訣（1）“硬”協(xié)調(diào)

7、：指運用行政法規(guī)組織協(xié)調(diào)；（2） “軟”協(xié)調(diào)：指運用道德輿論的力量和負責政治工作的優(yōu)勢進行協(xié)調(diào)處理；（3） “冷”協(xié)調(diào)：指運用冷處理的辦法解決矛盾，特點是“避其鋒芒，以柔克 剛，后發(fā)制人”；（4） “熱”協(xié)調(diào)：指趁熱打鐵的方法解決矛盾、協(xié) 同處理問題；（5） “明”協(xié)調(diào)：指利用會議、談話、對話、談判形式 進行公開場合下的協(xié)商解決矛盾；（6） “暗”協(xié)調(diào)：指與“明”協(xié)調(diào) 相輔的方法，首先背后做工作、協(xié)調(diào)關(guān)系，再轉(zhuǎn)入“明”協(xié)調(diào)解決 問題。2、內(nèi)部人際關(guān)系協(xié)調(diào)的技巧（1）協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的技巧：勇?lián)負?切勿越位；巧言進諫；貴在勤奮：手要勤、腦要勤。（2）協(xié)調(diào)與下級關(guān)系的技巧：以身作則：帶頭搞好人際

8、關(guān)系；要帶頭樹立良好的職業(yè)道德； 要帶頭廉潔奉公。協(xié)調(diào)下級關(guān)系中的平衡藝術(shù)：平衡利益的可容性；平衡心理 的可接受性；平衡空間的等距性。協(xié)調(diào)下級關(guān)系中的引力藝術(shù)：作風的吸引性；態(tài)度的相近性；需求的互補性。（3）熟練運用協(xié)調(diào)工作中的語言技巧。激勵的語言藝術(shù)。情愫真切；揚長也須論短；多用通俗語言。 說服的語言技巧。以情動人；巧妙利用數(shù)字；重復(fù)申述；采 用比喻；用名人的話或俗語來支持你的言論。批評的語言藝術(shù)。使用幽默的語言；多用委婉語言；批評應(yīng) 注意場合；批評語適度技巧。（三）會務(wù)活動技巧1、認真做好會前準備工作。（1）確定會議名稱：以與會者的身份或職務(wù)作為會議名稱的主 體；以會議的內(nèi)容作為會議名稱的

9、主體；（2）確定會議時間（會期宜短不宜長）；（3）確定會議地點；（4）確定與會人員；（5）會議議題的確 定：領(lǐng)導(dǎo)確定議題，辦公室和有關(guān)部門準備材料；辦公室主動收集 議題；下級部門提出的議題；上級機關(guān)提出的議題； （6）制發(fā)會議通 知：一般采用文件或電報形式，要求簡明扼要，概念準確，寫清楚 會議時間、地點、議程、員、要求等；（7）會議議程、日程與程序的 確定；（8）組織會議報到；（9）擬制編組名單；（10）準備會議文件：草 擬文件，審閱文件，文件送迎。2、 認真做好會間組織服務(wù)工作：（1）組織簽到；做好會議記錄；（2）編發(fā)會議簡報；（3）會議特殊情況的處理；（4）特殊會議的組織工 作。3、做好會

10、議禮儀。（1）安排好會場。首先，選擇會場：大小要適中；地點要合理；附屬設(shè)施要齊全； 要有停車場地。其次，會場選定，接著是布置。根據(jù)會議性質(zhì)與主題布置會場。一些大型會議的會場門口，還要張貼“歡迎”之類的 標語。(2) 正確設(shè)計主席臺和會場形式。主席臺設(shè)置：大型會議的會場大多設(shè)主席臺，和與會人員呈面對面形式。中型會議的主席臺，設(shè)在舞臺上面或下面均可，如設(shè)在臺下，要離與會者近一點，稍微墊高一點。小型會議可不設(shè)主席臺。(3) 會場形式種類(根據(jù)交際需要和情況而選定)：圓桌式、方桌式。在圓桌或方桌的周圍安放椅子，可以互相 看得見。領(lǐng)導(dǎo)和會議成員可以無拘無束地自由交談，適合于召開 1620人左右的小型會議

11、。“口”字型。如果出席會議的人較多，可以把桌子擺成口字型，內(nèi)側(cè)也可以安排座位?！柏巍弊中?、“ V ”字型。擺成“匚”字型、“ V ”字型時，要 注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會使用黑板或幻燈那樣， 要讓與會者不必挪動座位就可以看到。教室型。是目前中國最通行的開中型、 大型會議的會議形式， 它便于召開發(fā)布會或以說明情況、傳達情報為目的的會議。(4) 注意排列座次。主席臺座次，以上主席臺人員的職務(wù)(或社會地位、聲望)高 低排列，最高的排在第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間 座位為重點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排 座位，其余各排的排位可靈活掌握。其他參加會議的人員面

12、對主席臺就座，習慣采用以下幾種方法 排列：按漢字筆畫排列；按地理位置排列；按行業(yè)系統(tǒng)排列；4、搞好會務(wù)服務(wù)。(1)準備好會議文件和材料，包括工作報告、典型經(jīng)驗、會議須 知、日程表、編組名單。(2)辦妥后勤服務(wù)事宜。(3)大型會議要做好 新聞發(fā)布準備工作。5、做好會后事項處理工作。(1)整理會議記錄；(2)印發(fā)會議紀要;(3)安排與會人員離會；會 議文件和立卷歸檔；(5)會議決定事項的傳達與催辦；(6)會議新聞報 道；(7)會議財務(wù)決算;(8)總結(jié)會議工作(四) 接待工作技巧1、接待準備要求：(1) 接待計劃的擬定。接待計劃應(yīng)盡可能具體、詳細、全面、周 到，擬訂后應(yīng)報送上級領(lǐng)導(dǎo)單位批準后再執(zhí)行。

13、(2) 具體準備工作。提前預(yù)訂住房；準備專業(yè)活動；落實參觀單 位；通知迎接陪同人員；準備禮品。(3) 準備工作注意事項。依靠各方，密切配合；認真仔細，充分 準備；精心設(shè)計，巧妙安排。2、 接待實務(wù)。接待工作總體上由禮賓禮儀、 參觀游覽、生活保 衛(wèi)三個部分組成，在接待工作中又分為各具體事項。要區(qū)別不同國家、不同對象，結(jié)合具體時間、地點、條件，有針對性地做好外事 接待工作。(1) 接待須知態(tài)度上應(yīng)不卑不亢、熱情大方，服務(wù)上細致周到。時刻注意自 身文明形象塑造：如，嚴格遵守時間、在外賓面前，舉止要文雅， 不要摳鼻、剔牙、挖耳、伸懶腰、哼小調(diào)等。(2) 排列禮賓次序接待禮賓次序基本上有以下幾種方式：按

14、身份與職務(wù)高低排列。按字母順序排列。按通知代表團組成的日期先后排列。把關(guān)系最密切的國家(團體或個人)排在最前列。(3) 參觀游覽 在參觀游覽過程中，要有針對性的突出重點，同時注意勞逸結(jié) 合。(五) 寫作技巧1、要熟悉掌握公文主旨的確定依據(jù)。(1) 黨和國家以及上級文件是公文主旨確立的直接依據(jù);(2)領(lǐng)導(dǎo)意圖是公文主旨的具體要求 ;(3) 工作實踐是確立公文主旨的直接因 由。2、要熟悉地運用公文主旨的表現(xiàn)形式。(1)題目明旨； (2)開門見山 ;(3)卒章顯志； (4)片言居要； (5)一線 貫通。3、正確選取和使用公文材料。(1)材料的占有：直接材料和間接材料；現(xiàn)實材料和歷史材料； 具體材料和概括材料； 正確材料和反面材料。 (2) 選材的要求： 準確； 新穎；真實；典型。 (3)公文材料的使用方法： 先亮觀點， 后列材料； 先列材料，