地產(chǎn)公司文件記錄管理辦法

1、文件記錄管理辦法（試行）為加強(qiáng)項(xiàng)目操作過程中文件和各項(xiàng)記錄的管理， 提高工作績效， 為生產(chǎn)經(jīng)營 提供更好的服務(wù)，特制訂本辦法。1. 文件控制1.1 目的：通過對文件存續(xù)各過程的控制，以確保文件的適宜性、有效性和充分性并保證在使用場合都能及時得到相應(yīng)文件的有效版本。1.2 定義：1.2.1 外來文件：指政府部門、 上級部門下發(fā)的與項(xiàng)目工程管理有關(guān)的文件、 設(shè)計(jì)院提供的施工圖紙、 外來的項(xiàng)目工程管理與業(yè)務(wù)所要求的其它文件或重要的 記錄、針對產(chǎn)品的技術(shù)和質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和規(guī)程以及法律、法規(guī)等。1.2.2 內(nèi)部文件：指集團(tuán)或項(xiàng)目公司編制的文件，如：集團(tuán)各職能部門編制的管理與業(yè)務(wù)性文件、項(xiàng)目公司編制的管

2、理性與業(yè)務(wù)性文件等。1.3 工作流程圖（見附錄一）1.4 工作程序1.4.1 文件控制范圍1.4.1.1 技術(shù)性文件， 包括內(nèi)部和外來的文件（上級部門、政府部門和顧客提供或外買的）與項(xiàng)目工程管理有關(guān)的文件。如：1.4.1.1.1 針對產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等；1.4.1.1.2 圖樣（施工圖、設(shè)計(jì)交底會議紀(jì)要、 設(shè)計(jì)變更單、技術(shù)核定單等）。1.4.1.2 其它內(nèi)部和外來的與項(xiàng)目工程管理有關(guān)的管理與業(yè)務(wù)性文件。1.4.1.3 適用的法律、法規(guī)。1.4.1.4 項(xiàng)目工程管理所要求的其它文件或重要的記錄。 如：與施工單位的 合同及與設(shè)計(jì)、施工、 監(jiān)理單位之間的與項(xiàng)目工程管理有關(guān)的往來信函、

3、 聯(lián)系單 等。1.4.1.5 表格。1.4.1.6 其它。1.4.2 文件控制清單1.4.2.1 項(xiàng)目公司必須建立本部門文件控制清單。1.4.1.2 項(xiàng)目公司每年應(yīng)整理、 調(diào)整兩次（分別于每年七月和次年元月）文 件清單的方式來控制項(xiàng)目公司人員所使用的文件的有效性。1.4.1.3 為了確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別， 文件控制清單和文 件應(yīng)注明文件編號、版本號和修訂狀態(tài)。1.4.3 文件的起草、批準(zhǔn)、發(fā)布1.4.3.1 工程管理相關(guān)內(nèi)部管理文件1.4.3.1.1 由項(xiàng)目公司簽發(fā)的： 由項(xiàng)目公司內(nèi)部條線主管部門在發(fā)文稿紙上 擬稿，并組織相關(guān)部門會簽，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。1.4.3.1.2

4、須報(bào)集團(tuán)簽發(fā)的： 如需報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)的， 文件經(jīng)項(xiàng)目公司 會簽后還應(yīng)項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人核稿，并提出意見， 呈集團(tuán)工程總監(jiān)、 分管領(lǐng)導(dǎo)審定 簽發(fā)。1.4.3.2 圖樣1.4.3.2.1 集團(tuán)工程管理部對項(xiàng)目公司圖樣的管理行為進(jìn)行監(jiān)督檢查；1.4.3.2.2 所有施工圖樣一律由項(xiàng)目公司技術(shù)負(fù)責(zé)人或其指定人員從設(shè)計(jì) 單位處接收，并由項(xiàng)目公司登記，由專人分發(fā)到有關(guān)人員； 作廢圖紙應(yīng)及時收回， 加蓋“作廢”圖章，所有圖紙應(yīng)蓋設(shè)計(jì)院“出圖章”方為有效；1.4.3.2.3 圖紙變更必須以設(shè)計(jì)單位出 “設(shè)計(jì)變更圖”或“設(shè)計(jì)變更通知單” ， 或各方核準(zhǔn)的“技術(shù)核定單”為準(zhǔn)。項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)登記，按照圖紙分發(fā)范圍分發(fā)

5、 到有關(guān)人員；1.4.3.2.4 圖樣復(fù)印須經(jīng)項(xiàng)目公司主管技術(shù)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 在復(fù)印圖上由復(fù) 印人簽名并加蓋項(xiàng)目紅印章后，才能登記、發(fā)放。1.4.3.3 法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定1.4.3.3.1 無論國家、地方、行業(yè)頒發(fā)的關(guān)于技術(shù)和質(zhì)量的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī) 范、規(guī)程、規(guī)定都按集團(tuán)工程總監(jiān)批發(fā)通知執(zhí)行；1.4.3.3.1 技術(shù)和質(zhì)量法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定均由工程管理部負(fù)責(zé) 發(fā)布。1.4.3.4 表格： 表格由各條線主管起草，經(jīng)各相關(guān)部門流轉(zhuǎn)后，報(bào)集團(tuán)工程 總監(jiān)審批后執(zhí)行或由集團(tuán)相關(guān)部門制定，并報(bào)集團(tuán)工程總監(jiān)審批后執(zhí)行。1.4.4 文件的發(fā)放1.4.4.1 文件發(fā)放范圍的確定： 各主管部門

6、根據(jù)實(shí)際情況、 各自的職責(zé)范圍 確定各項(xiàng)文件的發(fā)放范圍，并經(jīng)該部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)有關(guān)手續(xù)辦理妥當(dāng)后發(fā)放。1.4.4.2 文件發(fā)放人員根據(jù)核定的發(fā)放范圍、 類型發(fā)放文件， 并要求文件受 領(lǐng)人在“文件發(fā)放登記表” 、“圖樣發(fā)放登記表”等上進(jìn)行簽收等。145文件的評審和更改、換版1.4.5.1 每年六月份由集團(tuán)工程總監(jiān)組織和其他職能部門對體系文件的適 宜性進(jìn)行評審，以確定文件是否需要修訂和更新， 并形成書面的評審意見和結(jié)論。1.4.5.2 文件的更改由原編制部門提出并填寫“文件更改審批表” ，送原審 批部門審批。 文件更改后按文件發(fā)放范圍及時通知受領(lǐng)人簽名領(lǐng)取， 同時收回作 廢文件。1.4.5.3 文件

7、更改造成較大影響時， 如有必要，可組織培訓(xùn)或考慮采取其他 相應(yīng)的管理措施。1.4.6 文件損壞或遺失 為確保文件保持清晰、易于識別，當(dāng)文件損壞或遺失時，應(yīng)該：1.4.6.1 必須申述原因。1.4.6.2 文件破損嚴(yán)重影響使用時， 應(yīng)交回破損文件，換發(fā)新文件，而破損 文件則由回收部門負(fù)責(zé)銷毀。1.4.6.3 文件多次更改或更改幅度較大時應(yīng)進(jìn)行換版。 在換發(fā)新版時， 原版 次作廢文件由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)收回和銷毀， 文件銷毀時各回收部門填寫 “文件銷 毀申請表”，經(jīng)部門主管審查并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。1.4.6.4 對失效或作廢的文件， 應(yīng)及時從發(fā)放或使用場所收回， 以防止誤用。1.4.6.5 法律或

8、積累知識所需保留的已作廢文件應(yīng)加蓋“作廢”章標(biāo)識。1.4.7 文件的形式：文件允許以其它媒體形式存在，如硬拷貝、電子媒體、 U盤和光盤等，但同樣應(yīng)加以控制。如以媒體形式保存的文件內(nèi)容與紙張形式保 存的文件內(nèi)容有不同時，以后者為準(zhǔn)。1.4.8 文件的歸檔、借閱（復(fù)?。?.4.8.1 對要求歸檔的外來文件（關(guān)于技術(shù)和質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)、 規(guī)范、規(guī)程除外）、 內(nèi)部文件進(jìn)行收集、標(biāo)識、編目、查閱、儲存、保管和處理。1.4.8.2 若需借閱或復(fù)印有關(guān)文件時，要填寫“文件借閱（復(fù)印）申請表”經(jīng)部門主管同意后，由文件保管員在“文件借閱（復(fù)印）記錄表”上作記錄。2. 記錄控制2.1 目的：確保記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完

9、整性、有效性和可追溯性；從而 能為集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)，還為今后歷史查證提供重要依據(jù)。2.2 工作流程圖 （ 見附錄二 ）2.3 工作程序2.3.1 記錄控制范圍2.3.1.1 集團(tuán)及項(xiàng)目公司內(nèi)部應(yīng)用于工程項(xiàng)目管理的記錄。2.3.1.2 工程竣工資料要求所規(guī)定的記錄（ A、B、C、D 四冊內(nèi)容）。2.3.2 記錄的編制要求2.3.2.1 記錄是工程質(zhì)量達(dá)到規(guī)定要求， 質(zhì)量管理有效運(yùn)行的證據(jù)， 應(yīng)具有 及時性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，應(yīng)能滿足向他人證實(shí)的要求。2.3.2.2 當(dāng)有可追溯性要求時，應(yīng)記錄產(chǎn)品的唯一性標(biāo)識。2.3.2.3 記錄應(yīng)清晰、易于識別和檢索。記錄表式應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，進(jìn)行 統(tǒng)

10、一設(shè)計(jì)、印制和發(fā)放，字跡應(yīng)端正清晰。2.3.2.4 記錄引用復(fù)印件時， 要注明原件存放單位， 并要該單位蓋紅印章證 明，復(fù)印人的簽名。2.3.3 記錄標(biāo)識：記錄應(yīng)嚴(yán)格按照工程竣工資料、工程項(xiàng)目管理記錄的要求 進(jìn)行，記錄的標(biāo)識， 當(dāng)標(biāo)識為工程項(xiàng)目管理記錄與工程竣工資料所共有時， 以工 程竣工資料標(biāo)識為準(zhǔn)。2.3.4 收集和保管2.3.4.1 工程竣工資料 （含總包方和分包方的記錄） 由項(xiàng)目公司相關(guān)人員記 錄、收集和保管，工程竣工時經(jīng)項(xiàng)目公司工程部、項(xiàng)目公司技術(shù)部門審查、裝訂 后，由項(xiàng)目公司工程部保管。2.3.4.2 公司內(nèi)部記錄由各過程 / 程序主管部門負(fù)責(zé)記錄、收集、編目、檢 索和保管。2.3

11、.4.3 記錄如需移交歸檔保管，要填寫“文件資料移交單” 。2.3.5 歸檔與編目： 記錄經(jīng)核驗(yàn)通過后統(tǒng)一由項(xiàng)目公司工程部歸檔與編目保 管。2.3.6 記錄的查閱：對歸檔記錄的借閱、復(fù)制或?qū)ν馓峁毺顚憽拔募?閱（復(fù)?。┥暾垎巍苯?jīng)項(xiàng)目公司工程負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并定期歸還。同時須設(shè)置“文 件借閱（復(fù)印）記錄表”由申請人及提供人簽字，手續(xù)完備后方可提供，借閱者 不得遺失、涂改、填注、拆散或自行轉(zhuǎn)借，違者按情節(jié)追究責(zé)任。2.3.7 監(jiān)督檢查2.3.7.1 集團(tuán)工程管理部應(yīng)針對記錄控制情況進(jìn)行指導(dǎo)、 監(jiān)督和檢查， 每半 年一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取相應(yīng)的措施。2.3.7.2 各項(xiàng)目公司應(yīng)對各自管理范圍內(nèi)的

12、記錄進(jìn)行檢查， 要求每季度不少 于一次，并將檢查結(jié)果報(bào)工程管理部備案。2.3.7.3 檢查結(jié)果應(yīng)記錄于“工作抽查情況通知書”中。2.3.8 保存期限與處理2.3.8.1 工程竣工資料（記錄）保存期按分為永久、長期、短期三類，同各 檔案館。2.3.8.2 公司內(nèi)部記錄，保存期限為 15 年。2.3.8.3 對超過保存期限的記錄應(yīng)由集團(tuán)工程管理部組織鑒定， 如確已失去 保存價值，須填寫“文件銷毀申請表”并列出清單經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由集團(tuán)工 程管理部會同相關(guān)部門一起銷毀。2.4 工程技術(shù)資料歸檔管理辦法2.4.1 歸檔的要求、手續(xù)、時間2.4.1.1 工程竣工資料 （含總包方和分包方的記錄） 由項(xiàng)目

13、公司相關(guān)人員記 錄、收集和保管， 工程竣工時經(jīng)項(xiàng)目公司工程部及項(xiàng)目公司技術(shù)部門審查、 裝訂 后，由項(xiàng)目公司工程部保管。2.4.1.2 歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，簽字、蓋章完備，編制竣 工圖必須修改到位， 每張竣工圖上必須在圖樣標(biāo)題欄上方空白處加蓋竣工章； 竣 工章要符合當(dāng)?shù)貦n案館要求。2.4.1.3 歸檔的工程技術(shù)資料，用紙規(guī)范要標(biāo)準(zhǔn)，宜 A4 規(guī)格紙張，小于本 規(guī)格應(yīng)裱糊加邊，大于本規(guī)格應(yīng)裁剪或折疊。每冊資料用紙規(guī)格必須一致。 16 開紙豎式在190mn左側(cè)或橫式在上方邊留出 25mn裝訂線，A4紙?jiān)?10mn左側(cè)或 橫式在上方邊留出30mn裝訂線，在裝訂邊杜絕書寫文字。使用紙張的

14、質(zhì)量要好。 圖紙一律折疊成297X 210mn規(guī)格，折圖時應(yīng)圖面朝里，圖標(biāo)題欄外露在右下角， 圖紙按設(shè)計(jì)號排列序號并抄目錄。 如與當(dāng)?shù)貦n案管理規(guī)定矛盾， 以當(dāng)?shù)貦n案管理 規(guī)定為準(zhǔn)。2.4.1.4 文件材料的書寫應(yīng)要規(guī)范， 圖表文字書寫內(nèi)容簡明扼要， 能說明問 題。編制竣工圖的須為碳素墨水，字跡清晰、工整、整潔、標(biāo)注清楚。2.4.1.5 歸檔的材料凡不符合以上要求的， 應(yīng)進(jìn)行整改， 符合要求后方可歸 檔。2.4.2 收集與整理。2.4.2.1 項(xiàng)目公司工程部在接收工程技術(shù)檔案時，要對歸檔的資料詳細(xì)復(fù) 核，是否完整、齊全，整理是否符合要求，并逐頁清點(diǎn)接收，發(fā)現(xiàn)問題立即查明 補(bǔ)正或拒絕接受，交接手續(xù)

15、必須清楚，必須填寫文件資料移交單。2.4.2.2 工程技術(shù)檔案接收后， 應(yīng)本著便于保管利用的精神進(jìn)行分類、 編目、 登記、編檢索工具。2.4.2.3 工程技術(shù)檔案的編寫要簡單明了，代字、代號要統(tǒng)一。2.4.2.4 為了統(tǒng)一規(guī)格，有關(guān)檔案裝具內(nèi)封面、內(nèi)目錄、備考表、外封面等 全部采用國家標(biāo)準(zhǔn)，不得隨意采用非標(biāo)準(zhǔn)用具。2.4.3 檔案編目：編目主要包括卷內(nèi)文件編目和編制案卷目錄兩部分。243.1 卷內(nèi)文件的編目：它的具體流程是：編頁號-填寫卷內(nèi)文件目錄一 填寫備考表。2.4.3.1.1 編頁號：即對卷內(nèi)文件逐頁編號， 以固定卷內(nèi)文件的排列順序和 統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件數(shù)量。頁號一般編在文件的右上角；圖樣、照

16、片等編在其背面。2.4.3.1.2 編制卷內(nèi)文件目錄。 這種目錄以文件為單位著錄， 具體項(xiàng)目格式 為：序號工程檔案號目錄 所在張?zhí)杺渥ⅲ?.4.3.1.3 填寫備考表。備考表包括內(nèi)容為 ：2.4.3.1.3.1 介紹和說明卷內(nèi)的有關(guān)情況，如檔案的完整、程序、 修改補(bǔ)充 情況等；2.4.3.1.3.1 供組卷人和審卷人簽署姓名和日期；2.4.3.1.3.2 供日后登記鑒定、并卷、部分交接等變動情況。2.4.3.1.4 編制案卷目錄： 編制案卷目錄可分為案卷標(biāo)引和組織目錄兩個步 驟。2.4.3.1.4.1 案卷標(biāo)引。案卷標(biāo)引就是通過對卷內(nèi)文件內(nèi)容和形式特征的分 析，在案卷封面標(biāo)注檢索標(biāo)識的工作。案

17、卷標(biāo)引應(yīng)包括案卷題名、編制單位、歸 檔日期、保管期限、密級、檔號等內(nèi)容。2.4.3.1.4.2 案卷標(biāo)題的標(biāo)注： 案卷標(biāo)題就是本卷標(biāo)題， 應(yīng)當(dāng)用簡練的文字 概況揭示卷內(nèi)成分，通常由卷內(nèi)文件名稱和針對內(nèi)容兩部分組成。2.4.3.1.4.3 檔號的標(biāo)注：檔號即為“檔案號” 。通常由四部分組成。工程 代號、建筑類型號、流水號和卷號。它們之間用破折號隔開。四個代號均使用阿 拉伯?dāng)?shù)字。2.4.3.1.4.4 組織案卷目錄由項(xiàng)目公司工程部按照 建設(shè)工程文件歸檔整理 規(guī)范編制。2.4.4 保管與統(tǒng)計(jì)2.4.4.1 項(xiàng)目公司工程部負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案的安全、 保密工作，做好“七防” （防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠

18、、防塵、防高溫）工作。2.4.4.2 項(xiàng)目公司工程部應(yīng)對接受、 保管、借閱和鑒定銷毀技術(shù)檔案進(jìn)行登 記統(tǒng)計(jì)，對檔案的數(shù)量和利用效果進(jìn)行登記。2.4.4.3 接收的工程技術(shù)檔案，要在入庫前進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲情要先消毒， 后入庫。2.4.4.4 在檔案的交接或檔案保管人員的更換時， 都要將檔案點(diǎn)交清楚， 分 清責(zé)任。2.4.4.5 檔案庫房內(nèi)要經(jīng)常保持清潔，杜絕食物和其他雜物進(jìn)入檔案庫房。2.4.5 竣工圖編制規(guī)定2.4.5.1 施工圖沒有變動的， 在原施工圖上加蓋 “竣工圖章”后作為竣工圖。2.4.5.2 施工圖有局部變更的，在原施工圖上進(jìn)行修改、補(bǔ)充，并加蓋“竣 工圖章”后作為竣工圖。2.4.5

19、.3 施工圖的結(jié)構(gòu)、 平面等有重大改變，且不宜在原施工圖修改的，應(yīng) 根據(jù)設(shè)計(jì)變更文件重新繪制施工圖，并加蓋“竣工圖章”后作為竣工圖2.4.5.4 竣工圖必須與工程實(shí)物相符，所有修改內(nèi)容 （ 含被修改部分打印圖 紙） 都必須修改到位?？⒐D的修改、注記方法規(guī)定如下 :2.4.5.4.1 對于少量文字和數(shù)字的修改， 可采用杠改法， 即用一條實(shí)線將被 修改的部分劃去，在其附近的適當(dāng)位置，填寫變更后的內(nèi)容，并注明修改依據(jù)。24542 對于少量圖形的修改，可采用叉改法，即用“X”將被修改部分 劃去，在其附近的適當(dāng)位置，畫上修改后的圖形，注明修改內(nèi)容及修改依據(jù)。2.4.5.4.3 對較多圖形的修改， 可采

20、用圈改法，即將被修改的部分圖形圈出， 按制圖規(guī)范在其附近的適當(dāng)位置，畫出修改后的圖形，注明修改依據(jù)。2.4.5.4.4 施工圖內(nèi)，整張作廢的圖紙應(yīng)注記“作廢”及修改依據(jù)。2.4.5.4.5 設(shè)計(jì)單位繪制修改圖的， 應(yīng)圈出原施工圖修改范圍， 并注明修改 依據(jù)。2.4.5.4.6 修改依據(jù)的注記 : 技術(shù)交底會議紀(jì)要，設(shè)計(jì)變更通知單，技術(shù)核 定單。業(yè)務(wù)聯(lián)系單等修改依據(jù)應(yīng)注明編號或產(chǎn)生日期。在修改依據(jù)中， 每一條款 需注記被修改的圖號。2.4.6 利用（借閱與復(fù)印 ）2.4.6.1 綜合辦應(yīng)積極開展技術(shù)檔案的利用工作， 及時地提供質(zhì)量記錄資料 為基建工作服務(wù)。2.4.6.2 對舊檔質(zhì)量記錄的借閱、 復(fù)制或?qū)ν馓峁?須經(jīng)項(xiàng)目公司工程負(fù)責(zé) 人批準(zhǔn)，并定期歸還。借閱者對檔案必須愛護(hù)，不得自行轉(zhuǎn)借、涂改、填注、拆 散，違者按情節(jié)追究責(zé)任。2.4.7