物業(yè)檔案管理5.1

1、第五章 物業(yè)檔案管理第一節(jié) 物業(yè)檔案管理概述、物業(yè)檔案的概念（一）檔案的前身檔案來源于文件 , 文件是檔案的前身。 一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉化 而來的。“文件”廣義指組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的一切材料, 是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。 一份文件產(chǎn)生后有一段時間的現(xiàn)行效用 , 這時被稱為 “現(xiàn)行文 件”。這一段時間過后 , 其現(xiàn)行效用消失 , 但仍有查考價值 ,便稱為“歷史文件” ,經(jīng)過系統(tǒng)化、 有序化的整理 , 組成案卷繼續(xù)保存。在很多場合 , “歷史文件”被認為是“檔案”的同義詞。在國外檔案學界，多用“的文件”或“的文獻”等以“文件”為上位概念的提 法來

2、定義檔案。國際檔案理事會主持編纂的檔案術語辭典 （1984） 將檔案描述為“由那 些形成他們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因為他們的檔案價值 , 經(jīng)過 挑選或未經(jīng)挑選的、由某個適當?shù)臋n案館永久保存的非現(xiàn)行文件” 。而對“文件”則解釋為 “由一個團體、機構、組織或個人在履行其法律義務時或在各種具體事務活動中形成或收 到和保管的記錄信息 , 不管其形式和載體如何。 ”在我國檔案界 , 以“文件”為屬概念也是檔案定義的一種主要模式。何魯成所著的檔 案管理與整理 （1937） 是我國檔案學形成時間內容比較系統(tǒng)的一本書 , 其中指出：“文件未 必一一歸檔保存 , 唯須長期保存而留待參考者方

3、可作為檔案 , 其中包括機關內所收入及發(fā)出 之公布的意思表示之文件及附件。 ”（ 二 ） 檔案的定義“檔案”一詞在我國始見于明代 , 但最經(jīng)常被引用的出處是清康熙十九年 （1680 年）的 起居注。該年十月 , 在批閱秋審眾犯冊時 , “上問：馬哈喇之父與叔皆沒于陣 , 本身亦有 功牌, 其罪如何？大學士明珠奏曰： 馬哈喇之父、叔陣沒 , 皆系松山等處事 , 部中無檔案 , 故控告時部議不準?！蔽覈鴮n案學的研究從本世紀二三十年代開始。 至今, 全國檔案界對檔案一詞的定義多 有論及 , 提法各異。何魯成在檔案管理與整理中寫道： “檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯 集編制留待參考之文書。 ” 1960

4、年第一期檔案工作雜志社論中寫道： “檔案是本機關在 工作和生產(chǎn)中形成的 , 具有一定保存價值的 , 并且經(jīng)過立卷歸檔 , 作為真實的歷史記錄集中 保管起來的各種文書材料 （ 包括技術、影片、照片、錄音帶等等 ）?！?1985 年國家標準局發(fā) 布的情報與文獻工作詞匯基本術語和檔案著錄規(guī)則中檔案定義為“國家機構、社 會組織和個人從事政治、經(jīng)濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等 形態(tài)的歷史記錄。” 1996年 7 月 5 日修正公布的中華人民共和國檔案法從法的角度規(guī) 定了檔案的范圍：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、 技術、文化、宗教等活動直

5、接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等 不同形式的歷史記錄 （ 中華人民共和國檔案法第二條 ） 。（ 三 ） 物業(yè)文件與物業(yè)檔案物業(yè)管理工作形成的文件主要有兩大部分 , 即物業(yè)管理公司日常運作形成的普通管理 文件和物業(yè)管理實際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件。這些文件完成了現(xiàn)行功能之后 , 就過渡為物業(yè)檔案。物業(yè)管理公司日常運作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財務 管理文件等。物業(yè)管理處接收的專業(yè)性文件包括接管驗收時接收房屋的建筑工程資料、設 備和產(chǎn)權資料；形成的專業(yè)性文件包括住戶入住后不斷形成并補充的業(yè)主（ 住用人 ） 資料；常規(guī)物業(yè)管理過程中形成的物業(yè)維修文

6、件、物業(yè)租賃文件和管理服務文件；物業(yè)管理公司 開辦多種經(jīng)營活動形成的經(jīng)營管理文件等。但是,物業(yè)管理工作中可能出現(xiàn)的文件并不都是物業(yè)檔案 , 對照檔案法對檔案的規(guī)定 , 物業(yè)檔案可以定義為：國家機構、社會組織和個人從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家 和社會有價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（ 四 ） 物業(yè)檔案概念的構成要素與廣義的檔案一樣 , 物業(yè)檔案的定義也有四個構成要素：1. 檔案的形成者即國家機構、社會組織以及個人。 對于物業(yè)檔案來說 , 其形成者主要是指物業(yè)管理公司、 物業(yè)管理人員及物業(yè)的使用者。此外 , 物業(yè)檔案中也有部分文件的形成者是物業(yè)的開發(fā)商 （項目的報批文件 ）

7、、設計者 （工程設計圖紙 ）、承建商 （物業(yè)的建筑文件 ） 以及政府有關部門 如計委（資金來源文件 ） 、國土局和房管局 （房產(chǎn)證明文件 ） 、城市規(guī)劃局 （報建文件）等。2. 檔案的內容即檔案所記載的知識信息 , 就是人們在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗 教等活動中獲得的信息。對于物業(yè)檔案來說 , 就是指物業(yè)管理各項工作中的知識信息 ,如物 業(yè)租賃、小區(qū)規(guī)劃、園林綠化、房屋維修、住戶情況、資金使用、經(jīng)營服務等信息。3. 檔案的形式指文種形式、載體形式、信息記錄和表達形式。無論哪類檔案 , 其文種形式都可以是公 文、合同、證書、書稿等；其載體形式可以是紙張、磁帶、膠片等；其信息記錄

8、形式可以 是手寫、印刷、攝影、錄音等；其信息表達形式可以是文字、圖形、聲像等。例如物業(yè)公 司的人事檔案以公文為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以文字為主要信息表達形 式；物業(yè)的建筑工程檔案以圖紙為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以圖形為主要 信息表達形式；安全監(jiān)控檔案則以磁帶為主要載體形式、以聲音及圖像為主要信息表達形 式。4. 檔案的本質即直接的、原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于其他鄰近事物 , 如文件、圖書、情報 資料的依據(jù)。人們用歷史記錄區(qū)別檔案與文件 , 因為文件是現(xiàn)行的 ,喪失現(xiàn)實效用才能轉化 為檔案；用原始記錄區(qū)別檔案與圖書、情報資料 ,因為檔案是第一手的原稿 , 而圖書、情

9、報 資料則可以一版再版。 以物業(yè)檔案中物業(yè)修繕工程的審批表、 費用結算單為例 , 它們是修繕 過程中形成的表格 , 由工作人員在實際工作時填寫、審批人員核準 ,是未經(jīng)任何加工、改動 的真跡, 這就是檔案原始性的體現(xiàn)；在維修工程進行時 ,它具備現(xiàn)行效力 ,屬于一種文件 ,但 是在工程驗收、費用核算清楚后 ,它便成了對歷史的記錄 , 轉化為檔案 , 體現(xiàn)出檔案的歷史 性。而且這一原始文件只有在工作進程中才能形成 , 如果當時沒有形成或形成后沒有注意保 存,事后就很難補救了。、物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的地位作為一項經(jīng)營管理活動 , 物業(yè)管理的主要對象就是物業(yè)及其使用者 , 如果對此二者沒有 充分的認

10、識和了解 , 管理活動就無法進行。 由于物業(yè)管理機構不是物業(yè)及其使用者的生產(chǎn)者 在物業(yè)管理行為開始之前互相也沒有任何關系 , 所以要認識和了解他們 ,就只有通過積累在 接觸中產(chǎn)生的各種經(jīng)驗 , 以此作為判斷和管理的依據(jù) , 物業(yè)檔案就是對這些經(jīng)驗最忠實的記 錄。物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的 , 盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主 要環(huán)節(jié) , 然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后 , 幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開 檔案, 無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施 , 還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況 , 又或是收取管理費用、 開發(fā)經(jīng)營活動等 , 都要用到物業(yè)檔案。例如 ,某住戶在收樓后準備先裝修房屋

11、 , 然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的 間隔, 所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻 , 哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來 的電線布置 , 所以還要了解原房屋的電路布線位置。 這些需要了解的信息都記載在房屋的各 種圖紙中 ,屬于物業(yè)檔案的一部分。 如果物業(yè)檔案管理得不好 ,甚至沒有整理 , 那么要了解必 要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找 , 甚至會需要重新測量 , 這就造成了 不必要的浪費。再比如 , 一個小區(qū)建成入住后 , 有住戶發(fā)現(xiàn)防盜門的對講機有故障 , 由物業(yè)管理公司維 修后恢復正常。如果有檔案記載這種帶對講機的防盜門的生產(chǎn)廠家和施工安裝部門 , 就很容 易

12、找到責任者 , 并且可以分析原因 , 對可能有同樣故障的其他防盜門進行檢查 ,防患于未然； 如果物業(yè)檔案中沒有相關記載 , 就只能壞一個修一個 ,可能導致重復勞動。物業(yè)產(chǎn)權和住戶檔案更是進行物業(yè)管理不可稍離的參考和依據(jù)。從安全保障的角度來 講,物業(yè)管理人員必須知道每幢房屋的業(yè)主和住戶的基本資料 , 以便在有意外情況時可以聯(lián) 絡；從經(jīng)營服務的角度來講 , 住戶的數(shù)量、職業(yè)、生活習慣等信息是物業(yè)管理公司決定經(jīng)營 服務方向和策略的基本依據(jù)。物業(yè)管理行為自產(chǎn)生至今只有百余年 , 我國引進這一模式僅僅十幾年 ,在這樣短的時間 里,物業(yè)管理人員已經(jīng)意識到物業(yè)檔案的管理有規(guī)范化的必要 , 這就充分說明了檔案

13、在物業(yè) 管理工作中的重要性。正是由于充分認識到這一點 , 人們才日益重視物業(yè)檔案的科學管理。三、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化（一）物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內容管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。 隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展 , 無論是物業(yè)管 理還是檔案管理 , 都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進 , 物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨 勢。檔案管理現(xiàn)代化的內涵包括兩方面：一是指現(xiàn)代科學技術和方法的應用；二是要達到 優(yōu)化、取得最佳效益。對物業(yè)檔案管理來說也是如此。當前,檔案管理現(xiàn)代化的主要內容如中國檔案學會 1990年 10月召開的中國檔案管理 現(xiàn)代化學術討論會所概括的： “一是在檔案管理中使用現(xiàn)代技術和設備

14、, 二是運用科學方 法對檔案實施規(guī)范化、制度化、程序化的管理。 ”這一概括并不專指某些門類檔案 , 無論具 體到哪個行業(yè)包括物業(yè)管理行業(yè) , 檔案管理現(xiàn)代化的內容都可以理解為現(xiàn)代化技術手 段和現(xiàn)代管理科學方法的結合?，F(xiàn)代化技術手段的運用包括：檔案信息處理現(xiàn)代化以 計算機技術為核心的現(xiàn)代信息處理技術；新型載體檔案的管理；檔案保護設施、技術現(xiàn)代 化。現(xiàn)代管理科學方法的運用就是推行標準化 , 運用目標管理、全面質量管理、系統(tǒng)工程、 定量化管理等先進方法 , 配合現(xiàn)代技術手段 , 有效地提高檔案管理效率和質量 , 取得優(yōu)化效、人 益。檔案管理現(xiàn)代化的實質就是檔案管理技術的變革。 隨著科學技術的發(fā)展 ,

15、 每個時代都有 各自的現(xiàn)代化內容 , 現(xiàn)代化是永無止境的發(fā)展過程和趨勢 , 是相對于各個時代的動態(tài)概念。 因此, 只有時刻關注先進技術的應用 ,不斷學習 , 調整管理現(xiàn)代化的對策 , 檔案管理工作才能 緊跟時代。（ 二 ） 物業(yè)檔案管理標準化標準是“衡量事物的準則” （辭海 ）, 是“對重復性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它 以科學、技術和成熟的綜合成果為基礎 , 經(jīng)有關方面協(xié)商一致 ,由主管機關批準 , 以特定形式 發(fā)布,作為共同遵守的準則和依據(jù)。 ”（ 標準化基本術語 ）中華人民共和國標準化法規(guī)定 , 標準化工作的任務是“制訂標準、組織實施和對標 準的實施進行監(jiān)督” 。標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的

16、重要技術基礎 , 是科學管理的重要組成部分。 檔案管理標準 化是以檔案管理、 檔案科學技術研究等工作領域中重復性的事物和概念為對象 , 制訂、修訂 各類別、各層次的標準 , 并將其付諸實施的過程和結果。在對檔案管理現(xiàn)代化的認識上 , 部 分觀點將推行標準化作為檔案管理現(xiàn)代化的內容之一。我國現(xiàn)行的檔案管理標準包括基礎標準、 業(yè)務技術標準和相關標準 , 國家檔案局編制的 檔案工作標準體系表大致涵蓋了檔案管理工作領域內所有的標準。由于物業(yè)管理工作 在我國僅有十幾年歷史 , 物業(yè)檔案管理更是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題 ,所以 國內尚未制訂出關于物業(yè)檔案管理的標準。在具體工作中 , 應盡量參照

17、各相關標準 , 如檔 案著錄規(guī)則、科學技術檔案案卷構成的一般要求 、檔案號編制規(guī)則 、檔案工作基本 術語等作為工作指導。對一些較為成熟的物業(yè)管理公司來講 ,如果條件具備 ,完全可以自 行制訂本公司的物業(yè)檔案管理標準。（ 三 ） 現(xiàn)代化對物業(yè)檔案工作人員的要求檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程 , 這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素 質,包括思想意識、知識結構和操作技能等。樹立科技進步和科學管理的觀念是提高人員現(xiàn)代化意識的基礎。既然現(xiàn)代化是一個永 無止境的進程 , 人員也就必須習慣于不斷反省、不斷思變 ,在總結經(jīng)驗、著手當前的同時放 眼未來。既然物業(yè)檔案管理是一個新課題 , 就意味著可挖掘的

18、巨大潛力和許多有待完善的地 方, 只有具備了思想意識基礎 , 才可能適應未來的發(fā)展。實現(xiàn)物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化 , 要求工作人員具有較高的知識化和專業(yè)化水平。 調整知識結 構一靠對已從業(yè)的人員進行培訓教育 , 二靠補充高素質的人員。但是 , 即使是暫時屬于高素 質的人員 ,如果停止進修 , 也會很快因知識老化而被淘汰?，F(xiàn)代化技術和手段的采用 , 給物業(yè)檔案工作者提供了先進的工作手段 ,這就要求各崗位 的工作人員都要對所使用的先進設備有所了解 , 不僅能夠操作使用 , 還要學會維修 , 甚至改 進。四、物業(yè)檔案的分類（一）檔案的分類檔案的分類即檔案種類的劃分 , 也就是根據(jù)一定的標準 , 按照檔案的

19、異同點對檔案進行 分門別類。檔案的分類可因時期、場合、對象、范圍的不同而不同 , 但綜合多年來我國檔案 界出現(xiàn)過的諸多檔案分類 , 我們將檔案的分類概括為兩種類型： 一是檔案實體分類； 二是檔 案信息（ 內容） 分類。1. 檔案實體分類檔案實體分類 ,就是以檔案實體即檔案原件為分類對象 , 按照檔案的形成特點和歷史聯(lián) 系, 把檔案逐級分為多種類別。檔案實體分類包括三個層次：（1）國家檔案整體的分類這是對國家全部檔案進行的最高層次的分類 , 是按照檔案的若干重要屬性 （歷史時期屬 性、形成機關的級別屬性、地區(qū)屬性、專業(yè)部門屬性、檔案制成材料屬性等 ）, 從幾個主要 方面將國家檔案總的分成若干基本

20、的部類。這種分類是全國各級各類檔案館的設置以及國 家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。 例如 , 我國按照檔案的歷史時期屬性建立有中國第一歷 史檔案館、中國第二歷史檔案館、中央檔案館；按照檔案形成機關的級別屬性建立有中央 級和地方級的檔案館；按照檔案的專業(yè)部門屬性建立有專業(yè)部門檔案館；按照檔案制成材 料的特殊性質建立有照片檔案館、電影資料館等。（2）檔案館館藏檔案的分類這是對一個檔案館全部檔案的分類 , 一般以全宗作為分類的基本單位。 根據(jù)每個檔案館 館藏全宗情況不同 , 可按全宗所屬的歷史時期、 部門系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進行分類。 這種分類對 檔案館檔案的分庫管理和檔案排架的合理化起指導和組織作用。

21、例如, 我國各地方綜合性檔 案館, 首先按歷史時期劃分為中華人民共和國建國前檔案和建國后檔案； 建國后檔案又按部 門系統(tǒng)劃分為工交系統(tǒng)全宗群、農林水利系統(tǒng)全宗群、財貿系統(tǒng)全宗群等。（3）全宗內檔案的分類這是對一個全宗的全部文件的分類 , 一般是按組織機構、 年代、職能、專題、文件名稱、 作者、地區(qū)等特征進行分類。例如 , 一個機關的全部檔案可以按組織機構分為辦公室、組織 部、宣傳部、財務等若干類；一個企業(yè)的全部檔案可以按照職能分為黨群工作類、行政管 理類、經(jīng)營管理類、財務會計類等。我們通常所說的檔案分類 , 主要是指檔案實體的分類。2. 檔案信息 （內容）分類檔案信息 （內容）分類,也稱為檔案

22、檢索分類 , 就是以檔案所記述的內容為對象 , 依據(jù)內 容所反映的社會實踐活動的性質 , 按照邏輯方法進行統(tǒng)一分類。 這種分類不受檔案所屬全宗 的限制, 主要用于編制分類目錄、開展檔案信息的機械化和自動化檢索 ,一般不適用于檔案 實體的分類。為了建立統(tǒng)一的檔案檢索系統(tǒng) , 我國于 1987 年出版了中國檔案分類法 , 并附有檔案分類標引規(guī)則 、中國檔案分類法類目細分規(guī)則 , 作為全國通用的檔案 分類標準。檔案實體分類和檔案信息 （內容）分類, 是功能和體系不同的兩種分類法。 在具體運用這 兩種不同分類法時 , 一方面必須明確不同的分類對象 , 一方面要使這兩種分類相互配合 ,以 使檔案的日常管

23、理和檔案信息資源的開發(fā)途徑 , 能更加多樣、科學、方便。在檔案管理實踐中 , 出于方便實際管理工作的需要 ,可以將一個全宗的檔案按內容性質 分為普通檔案和專門檔案兩大類 , 并把普通檔案分為文書檔案、 科技檔案和聲像檔案三個小 類。文書檔案是指該單位在制定或執(zhí)行方針、政策、法規(guī)、計劃、指導或匯報工作、總結 經(jīng)驗、進行交往等社會管理活動中形成的 , 主要以文字為記錄形式的檔案 ,包括日常管理工 作檔案、黨群工作檔案、已故人員檔案、榮譽檔案等；科技檔案是指記述基本建設、生產(chǎn) 技術和自然科學研究等活動的檔案 , 包括設備檔案、基建檔案、科研檔案等；聲像檔案是指 以化學合成材料膠片、 磁帶等為載體 ,

24、 以聲音和影像為記錄方式的檔案。 而專門檔案則 是專指本單位相對說來較具專門性的業(yè)務工作活動形成的 , 別的單位沒有的檔案 ,如物業(yè)管 理公司的物業(yè)管理專門檔案。 由于這種劃分方法具有一定的合理性和適用性 , 因此一直被廣 泛采用。（ 二 ） 物業(yè)檔案的分類 物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值 的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善 , 物業(yè)檔 案的種類也不斷增加 ,但總的來看 , 物業(yè)檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日 常運作形成的普通檔案 , 包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設備檔 案、

25、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理 處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案 , 包括物業(yè)清冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主 及住戶檔案、物業(yè)管理服務檔案等。1. 黨群工作檔案。是物業(yè)管理公司開展黨委、工會、團委工作時形成的各類文件材料。2. 行政管理和經(jīng)營管理檔案。這是物業(yè)管理公司在日常公務活動、內部管理工作及開 展經(jīng)營活動中形成的檔案。3. 基建檔案。是指在各種建筑物、地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工 和使用維修活動中形成的科技檔案。 對物業(yè)管理公司來說 , 主要是指在接管驗收開發(fā)建設單 位移交的新建物業(yè)或接管驗收已經(jīng)投入使用的原有物業(yè)時所收

26、到的文件、 圖紙材料 , 以及在 以后的物業(yè)管理活動中對物業(yè)進行較大規(guī)模的改建、擴建、維修、養(yǎng)護時所形成的文件、 圖紙材料。4. 設備檔案。是指作為物業(yè)管理公司固定資產(chǎn)的機器設備、儀器儀表等的檔案。包括 有關車輛、通信設備、復印機、計算機等的說明書、安裝維修記錄等的文件、圖紙材料。5. 會計檔案。是指物業(yè)管理公司在經(jīng)濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷 史記錄保存起來的文件材料。包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等。6. 人員檔案。是指物業(yè)管理公司在人事管理活動中形成的 , 記述和反映本公司員工各方 面情況的檔案。7. 科教檔案。主要是指物業(yè)管理公司對員工進行崗位培訓等繼續(xù)教育所形成的檔案

27、。8. 物業(yè)管理專門檔案。 是指在開展具體的物業(yè)管理活動中形成的 ,反映物業(yè)狀況、 業(yè)主 和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、 服務、經(jīng)營活動情況 , 具有查考利用價值的各種形式 的文件材料。(1) 物業(yè)清冊：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權屬狀況的文件材料。(2) 物業(yè)維修檔案： 物業(yè)中各單元在進行維修時所產(chǎn)生的一系列文件材料。 對于整棟大 樓或公共設施的維修養(yǎng)護所形成的文件材料屬于基建檔案。(3) 物業(yè)租賃檔案：物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務時所形成的原始的文件材料。(4) 業(yè)主及住戶檔案：反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文件材料。(5) 物業(yè)管理服務檔案：物業(yè)管理部門在開展綠化、環(huán)衛(wèi)

28、、保安、車輛管理等管理工作 及為住戶提供委托服務、開展經(jīng)營活動時所產(chǎn)生的文件材料。五、物業(yè)檔案的特點和作用(一)物業(yè)檔案的特點物業(yè)檔案與其他類型檔案相區(qū)別的主要部分就是物業(yè)管理專門檔案, 因此, 物業(yè)檔案的特點主要也就是物業(yè)管理專門檔案的特點。物業(yè)管理專門檔案和其他檔案相比較 ,有一些突出的特點。比如 , 檔案的形成領域較為 局限、組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定及檔案的動態(tài)性、完整性等。認識和研究這些特點 , 對掌握物業(yè)管理專門檔案的運動規(guī)律 , 開展物業(yè)檔案工作 ,實現(xiàn)物業(yè)檔案的科學管理和開發(fā) 物業(yè)檔案信息 , 具有重要的指導意義。1. 形成領域較為局限。物業(yè)管理工作 , 它涉及的方面很具體：管

29、理的對象是物業(yè) ,服務 的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。 因此, 在物業(yè)管理活動中形成的物業(yè)管理專門檔案的文件材 料, 也必定只能形成于與物業(yè)有著密切聯(lián)系的領域。2. 檔案的動態(tài)性較強。有關物業(yè)的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進行維 修、養(yǎng)護 , 業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更 , 住用人更有可能因租賃 關系的改變而頻繁變動 ,因此, 相對應的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去 , 從而形成物業(yè)管理專門檔案的一個顯著特點動態(tài)性較強。3. 組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定。 物業(yè)管理工作雖然繁瑣但并不復雜 , 每一項物業(yè)管理 活動在走上正軌后就按照一定的程序重復進行 ,

30、因此所形成的檔案的文件材料也比較穩(wěn)定 , 且常常具有統(tǒng)一的規(guī)格樣式。物業(yè)管理專門檔案文件材料的穩(wěn)定性使得物業(yè)檔案開展標準 化管理和計算機管理具備了最基本的條件。4. 檔案的完整性。物業(yè)管理專門檔案是以一個物業(yè)單位為對象組織案卷的 , 該物業(yè)不管 發(fā)生何種變化 , 所產(chǎn)生的文件材料都須添加進去 ,因此, 每一份檔案案卷都是一個有機的整 體,全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程 , 體現(xiàn)出一種完整性。5. 和人們的日常生活息息相關。 物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的 , 沒有哪 一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關文書 檔案、審計檔案、訴訟檔案等在歸檔以后

31、通常就較少被利用 , 因為人們的日常生活很少會涉 及到這些檔案 , 而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不 斷地被調閱。6. 公開性和隱密性并存。 物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權檔案、 人事檔案相比 , 具有一定的 公開性, 因為物業(yè)檔案記錄著有關物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況 ,這部分檔案內容對與本物 業(yè)有關的所有人員來說都是公開的 , 像物業(yè)的維修檔案 ,有關綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。 但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性 ,因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密 , 這部 分檔案內容是不便于公開的 , 如住戶的個人資料、 物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權資料、 公司的重大 決策等。（

32、 二 ） 物業(yè)檔案的屬性和價值通常所說的檔案價值是指檔案的利用價值 , 即檔案對社會實踐活動的作用。 構成價值的 客觀基礎是客體的屬性 , 所謂檔案的價值也就是檔案的屬性與人們的社會需要的統(tǒng)一。與廣義的檔案一樣 , 物業(yè)檔案的屬性包括本質屬性和一般屬性。檔案的本質屬性即原始記錄性 , 是構成檔案特殊價值憑證價值的基礎。 從檔案的形 成來看, 它是在一項工作的進行過程中即時形成或從當時使用的文件轉化而來的,不是事后另行編制的 , 因此它客觀地記錄了事物發(fā)生發(fā)展的歷史 ,是有說服力的歷史證據(jù)。例如大廈 的安全監(jiān)控錄像 , 在有必要查證出入情況時 , 它是最能令人信服的證據(jù)。這是因為它記錄的 是當時

33、的出入人物 ,而非其他時候人為組織拍攝的錄像片。另一方面 , 在檔案本身的物體形 態(tài)上保留著真切的歷史標記 , 例如監(jiān)控錄像上有某人進出大廈的影像 , 這是既不能篡改又不 能抹殺的 , 具有法律效力。所以說原始記錄性決定了檔案的憑證價值。檔案的一般屬性是指文化屬性、知識屬性和信息屬性。檔案的這些屬性是構成其一般 價值參考價值的基礎 , 而人們獲取這些知識、情報的需求使檔案的參考價值得以體現(xiàn)。 在物業(yè)檔案中 , 住戶檔案包含了各家庭的人口結構、 出入規(guī)律、愛好習慣、生活需求等信息 , 在需要決定物業(yè)管理的經(jīng)營服務方向時 ,這些信息就是可靠的參考基礎。當然 , 發(fā)揮物業(yè)檔 案參考價值的前提是檔案必須真實可靠 , 這一點就取決于日常的收集積累是否認真了。（ 三 ） 物業(yè)檔案的作用正確評價物業(yè)檔案的作用 , 可以深化人們對它的認識 , 有利于物業(yè)檔案工作的發(fā)展。 物業(yè)檔案最重要的內容是物業(yè)管理專門檔案 ,它包括兩個部分： 一部分是物業(yè)本身的檔 案,包括開發(fā)建設成果的記錄和物業(yè)公司接管后對物業(yè)進行維修養(yǎng)護和更新改造情況記錄； 另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案 , 包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、 聯(lián)絡電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。1.物業(yè)本身的檔案是物業(yè)管理中維修養(yǎng)護、更新改造所必不可