銷售訂單處理流程及操作步驟-全

1、.銷售訂單處理流程及操作步驟一、 接受銷售訂單在接到客戶傳真或e-mail發(fā)出的訂單后，首先區(qū)分是南區(qū)客戶還是北區(qū)客戶，然后分別由負責(zé)南、北區(qū)訂單處理的銷售助理進行后續(xù)處理；二、 銷售助理的職責(zé)銷售助理拿到訂單后，需要檢查如下事宜：1、 查看訂購的產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量等是否清楚，對于看不清楚的信息及時與客戶聯(lián)系確認并標注在訂單上；2、 根據(jù)客戶的原始訂單，將客戶名稱和訂貨數(shù)量錄入到電子版的標準訂單上（標準的銷售訂單請見附件1，上面已經(jīng)有產(chǎn)品目錄和對應(yīng)單價，只需錄入數(shù)量即可，）將標準訂單上自動計算的訂貨金額與客戶的原始訂單金額核對，如有問題，需要及時查明原因并進行改正。如果客戶有特殊要求，如發(fā)貨

2、地址變更等，也需要在此表的備注上注明。核對無誤后，銷售助理保存該訂單并退出。該標準訂單需要設(shè)置成共享格式，以便于銷售會計訪問。此Excel表同時用于與銷售審核錄入員每日末的核對。3、 對于非月結(jié)客戶，查看該訂單是否已有對應(yīng)的銀行匯款水單。（1） 如果有水單，再將匯款水單上的金額與訂貨金額比較。（a）如果水單金額大于等于本次訂貨金額，則銷售訂單審核通過。(b) 如果水單金額小于本次訂貨金額，則向客戶聯(lián)系查明原因，視金額大小分別進行如下處理：對于有信用額度的客戶，如果欠款金額小于信用額度，可以現(xiàn)行審批通過，同時要求客戶承諾于下次訂貨時一起打款并獲取客戶的承諾函；如果欠款金額大于信用額度，對于差額部

3、分則可以先讓負責(zé)的銷售人員進行擔(dān)保，若銷售人員擔(dān)保額度不夠則要求客戶補齊貨款，銷售助理在獲取擔(dān)保函或補款的水單后方可審核通過。（在正式的信用額度制定出來之前，所有客戶的信用額度是1000元）（2）如果沒有收到客戶回款的水單，則需要與客戶溝通查明原因。分情況分別獲取銷售人員的擔(dān)保、營銷總監(jiān)簽署的延期付款協(xié)議或打款水單后方能通過審核。4、 對于月結(jié)客戶，接到訂單后先查看該客戶是否尚未結(jié)清上月的款項，如果上月款項尚未結(jié)清，則銷售助理需要與客戶溝通說明情況要求先結(jié)清拖欠款項。經(jīng)溝通，如果客戶確有困難暫時無法付款的，可分情況分別對待：對于與我公司有較長時間合作且一貫信用良好的企業(yè)，可以給予一定額度的信用

4、，對于可用信用余額內(nèi)的訂貨在取得客戶承諾付款函以后可以允許通過審核（可用信用余額指我公司給予該客戶的信用額度扣除尚未付清的應(yīng)收賬款后的余額），對于沒有信用額度或者信用額度不夠的客戶，可以通過銷售人員的擔(dān)保（擔(dān)保金額不能超過該銷售人員本身的擔(dān)保額度）、營銷總監(jiān)簽署的簽署延期付款協(xié)議等方式給予通過審核。對于既無信用額度，又未獲得銷售人員擔(dān)保，也未取得延期付款協(xié)議的客戶，而前期尚有拖欠的貨款的情況下，禁止發(fā)貨。如果上月款項已經(jīng)結(jié)清，則對于月結(jié)客戶一律通過審核。5、 由于銷售人員不在辦公室而無法及時出具書面擔(dān)保，為了減少可能導(dǎo)致的擔(dān)保延遲，對于出差在外的銷售人員，擔(dān)?？梢韵纫詄mail或短信的方式同時

5、發(fā)給銷售助理和銷售審核銷售審核錄入員，在返回辦公室的當(dāng)天補充辦理正式書面擔(dān)保手續(xù)。銷售助理要督促并協(xié)助銷售人員及時辦理書面擔(dān)保手續(xù)，銷售助理需要把短信或email形式的擔(dān)保準備成紙面形式，督促銷售人員返回辦公室時簽字確認。補辦完成的擔(dān)保手續(xù)需要遞交給銷售審核錄入員。如果銷售人員未及時按照要求補辦擔(dān)保手續(xù)，則下一次可以拒絕通過email或短信等便捷方式辦理。6、 銷售助理對于每筆訂單的審核情況均需填寫一份標準格式的審核單（審核單樣本請見附件1），保存在共享文件夾里，并打印一份簽字確認（包括簽名和時間）。審核單也需要設(shè)置成共享，以便于銷售會計和銷售訂單審核錄入員訪問。7、 經(jīng)過銷售助理初步審核的訂

6、單，可以分兩種情況遞交給銷售審核錄入員：對于已經(jīng)通過審核的訂單，銷售助理將訂單及其相關(guān)附件（包括匯款水單、銷售人員的書面擔(dān)保協(xié)議、經(jīng)銷售總監(jiān)審批的延期付款協(xié)議）均交銷售審核銷售審核錄入員進行復(fù)審。對于原因已經(jīng)查明、解決方案已經(jīng)確定但相關(guān)手續(xù)尚未齊備的銷售訂單（如尚未取得銷售人員的書面擔(dān)?；蜓悠诟犊顓f(xié)議），為了避免單據(jù)擠壓影響錄入，可以先行交給銷售審核銷售審核錄入員錄入速達系統(tǒng)做銷售訂單。交銷售訂單時，銷售助理需要同時簽字的銷售訂單審核單打印一起交給銷售審核錄入員。8、 每月月1號（如遇節(jié)假日順延），銷售助理會從銷售助理會計處取得對賬單，及時與客戶進行對賬，督促客戶在3天內(nèi)反饋對賬結(jié)果，并將對賬

7、結(jié)果交財務(wù)部存檔。對于對賬有差異的，銷售助理可向銷售助理會計所要應(yīng)收賬款明細，與客戶進行核對，并在對賬單上注明差異的原因。9、 對于出現(xiàn)異常情況的，如常規(guī)發(fā)貨地址變更，客戶改貨、需要反審等各種情況在均需要及時通知到銷售審核錄入員。反審時，銷售助理需要同時修改上述提到的標準的銷售訂單并保存，并通知銷售審核錄入員。10、 對于銷售會計在核對excel表的標準銷售訂單匯總和速達的銷售開單情況時發(fā)現(xiàn)的不一致，銷售助理應(yīng)協(xié)助銷售審核錄入員進行調(diào)查。看是哪邊的輸入錯誤，分別進行相應(yīng)的改正。三、銷售審核錄入員（原錄單員）的職責(zé)1、 銷售審核銷售審核錄入員在取得經(jīng)銷售助理初步審核的銷售訂單后，將銷售訂單信息錄

8、入到速達系統(tǒng),即錄入生成銷售訂單；一般情況下發(fā)貨地址用系統(tǒng)自帶的即可，對于注明要改變發(fā)貨地址的，請直接在銷售訂單的地址欄上進行修改，不要通過備注的形式。2、 把速達系統(tǒng)自動計算的產(chǎn)品價格與銷售訂單上的金額進行比較，如有差異及時與銷售助理溝通解決；3、 結(jié)合銷售訂單審核單，按照上述二、3、4的要求對銷售訂單進行復(fù)審，結(jié)合銷售訂單審核單檢查相關(guān)的文件是否齊全，包括水單、客戶的承諾付款函、銷售人員擔(dān)保，銷售總監(jiān)簽批的延期付款協(xié)議等。審核無誤后在銷售訂單審核單上簽字確認。對于審核無誤的訂單，銷售審核錄入員在速達系統(tǒng)中銷售開單界面引入銷售訂單后保存。對于審核有問題的，視情況或要求銷售助理更新審核單，或等

9、相關(guān)單據(jù)齊備了再通過審核。訂單審核有問題不能生成銷售開單，待問題解決后生成銷售開4、 銷售審核錄入員每天從銷售會計處獲得前一天的應(yīng)收賬款余額明細，以該明細作為判斷依據(jù)。由于銷售會計維護的應(yīng)收賬款按實際收款更新，而銷售助理維護的應(yīng)收賬款表按匯款水單更新，兩者有時會產(chǎn)生時間差。對于這種情況，可以允許先發(fā)貨。5、 銷售審核錄入員具有速達系統(tǒng)中的審核中心的查詢權(quán)限和業(yè)務(wù)查找權(quán)限，銷售審核錄入員每日末將當(dāng)日發(fā)貨從速達系統(tǒng)中導(dǎo)出，與銷售助理進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整，并通知銷售會計和物流。6、 銷售審核錄入員是財務(wù)部與營銷中心的接口，負責(zé)銷售訂單的把關(guān)和與財務(wù)部的溝通。對于銷售訂單手續(xù)不全的情況要及時與銷

10、售助理溝通，督促銷售助理收集相關(guān)資料、辦理相關(guān)手續(xù)。7、 銷售審核錄入員把收集整理的標準銷售訂單及其他支持性文件（包括水單、銷售訂單審核單、但保單、延期付款單、付款承諾函等）每日及時備份到財務(wù)部。如果當(dāng)日無通勤車，則順延。8、 對于出現(xiàn)異常情況的，如常規(guī)發(fā)貨地址變更，客戶改貨、需要反審等各種情況在修改速達系統(tǒng)中的記錄的之前均需要及時通知到銷售會計及物流；9、 及時解答銷售會計在單據(jù)審核中的疑問，對確有問題的，進行相應(yīng)的修改。四、銷售會計的職責(zé)1、 銷售會計是與銷售審核錄入員的對接人員；2、 銷售會計每審核一單，均需訪問銷售助理維護在excel里的標準銷售訂單，與已錄入到速達系統(tǒng)的銷售開單進行復(fù)

11、核，看兩者是否一致。核對內(nèi)容包括客戶名稱、客戶地址、銷售產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額等。只要有任何不符，務(wù)必通知銷售審核錄入員，要求其與銷售助理核對，看是哪邊的問題。在問題解決之前，銷售開單不允許通過審核。3、 按照上述二、3、4的要求對已錄入到速達系統(tǒng)的銷售開單進行復(fù)核。發(fā)現(xiàn)問題及時與銷售審核錄入員溝通；由于相關(guān)單據(jù)不能第一時間送達銷售會計，因此銷售會計主要依據(jù)應(yīng)收賬款余額表和銷售助理維護的銷售訂單審核單進行審核，對于類似水單已到實際貨款未到賬，或者需要擔(dān)保等各種手續(xù)的情況，只要審核單里注明，符合上述要求，即可通過審核。4、 對于已取得水單，但是實際款項尚未到賬的訂貨，可以先發(fā)貨。與此同

12、時，銷售會計要跟蹤款項的到賬情況。對于超過3個工作日仍未到賬的款項要提示銷售助理與客戶溝通進行催收，并抄送銷售審核錄入員。對于超過3個工作日款項仍未到賬，且客戶無法提供合理的解釋的情況下，要暫停之后的發(fā)貨，等款項抵達后方可進行之后的訂貨處理。銷售會計需要每日跟蹤上述未盡事項的進展，如款項是否到賬、擔(dān)保手續(xù)是否補齊等，確保最后財務(wù)有留存一份全的銷售記錄，并整理存檔5、 銷售會計每天根據(jù)實際發(fā)貨和到款情況更新應(yīng)收賬款余額表，并與每天末及時把更新的應(yīng)收賬款余額表發(fā)給銷售審核錄入員6、 銷售會計根據(jù)審批同意的發(fā)貨在用友系統(tǒng)中記賬。7、 銷售會計同時負責(zé)核對并審核銷售助理統(tǒng)計的代理商業(yè)績、計算代理商獎勵

13、、業(yè)務(wù)員獎勵和回款情況。五、銷售助理會計的職責(zé)1、銷售助理每日把揉完獎勵的出庫情況錄入到速達系統(tǒng)；2、銷售助理每日將揉完獎勵的出庫生成出口單并打印裝訂成冊；3、銷售助理同時負責(zé)銷售發(fā)票的開具和打??；4、應(yīng)收賬款實行兩月一次的對賬政策，南區(qū)客戶在雙月對賬，北區(qū)客戶在單月對賬。銷售助理會計每個月月初從系統(tǒng)中導(dǎo)出上月末應(yīng)收賬款余額，銷售助理將有余額的應(yīng)收賬款金額、客戶等信息填入標準的對賬模板，于每月1號（如遇節(jié)假日順延）準時將該模板發(fā)給對應(yīng)的銷售助理讓其與客戶對賬。注意該模板只有應(yīng)收賬款的余額，沒有明細，對于余額不同意的客戶，可再發(fā)明細進行進一步核對。相關(guān)解釋則由銷售會計主導(dǎo)進行。5、 對于臨時有對賬需求的客戶，根據(jù)銷售助理的通知，于得到通知當(dāng)日由銷售助理準備，并將對賬單交銷售助理對賬。；六、 成本會計助理的職責(zé)：成本會計助理在做好本職工作的同時，每日根據(jù)庫房的通知，檢查準備發(fā)貨的產(chǎn)品出入庫單，核對明細上的客戶名稱和地址與抬頭上的名稱和地址是否一致。發(fā)現(xiàn)問題，立即聯(lián)系庫房查明原