訂單管理制度

1、. 訂單管理規(guī)定 （適用：食品企業(yè)訂單發(fā)貨） 1、 訂單處理流程 （一）客戶訂單規(guī)則 所有銷售產(chǎn)品全部通過QQ、傳真訂購 （二）接單與審核1客戶將訂單下達至訂單員接單時間：1）、A地區(qū)直營門店在當(dāng)日上午11點前，逾期按下次發(fā)貨，或通過“加急單”的方式申請，經(jīng)營銷部與物流部協(xié)商能否當(dāng)日發(fā);2)、B地區(qū)門店在發(fā)貨前一日下午15：30前下單，逾期按下次發(fā)貨，或通過“加急單”的方式申請，經(jīng)營銷部與物流部協(xié)商能否當(dāng)次發(fā);3）B區(qū)域以外客戶需要在當(dāng)日發(fā)貨的，必須在當(dāng)日下午15：00前下單，逾期次日發(fā)貨；4）、自提客戶，若情況緊急，前往公司提貨前，需事先下達訂單，否則按正規(guī)接單程序處理。2. 訂單審閱開單前

2、訂單員要對訂單進行審閱。凡是發(fā)現(xiàn)品名、數(shù)量、單位等項目表述不清楚的訂單，在開單前要與客戶進行再次溝通確認；對于倉庫無庫存的商品和距離生產(chǎn)日期已有1個半月的商品要和客戶溝通（告知客戶商品的具體生產(chǎn)日期，保質(zhì)期時間等）。3. 訂單員根據(jù)客戶的訂單開具發(fā)貨單一式四聯(lián)4. 發(fā)貨單打印前要進行自審：1）、客戶性質(zhì)進行核對，是普通經(jīng)銷商還是加盟店，或是享受加盟價的經(jīng)銷商，即審核給予客戶的價格是否符合公司的政策；2）、公司實行的是“款到發(fā)貨”政策，對經(jīng)銷商的貨款是否到賬，加盟商是否超過信用額度等進行審核； 3）、該發(fā)貨單是否與其他訂單內(nèi)容重復(fù)（如同一客戶不同門店，出現(xiàn)相同訂單內(nèi)容），避免重復(fù)開單；4）、該發(fā)

3、貨單是否重復(fù)打印（如果打印過會有顯示）；5）、如需攜帶發(fā)票，向公司財務(wù)開具發(fā)票或者向區(qū)域經(jīng)理索要相關(guān)發(fā)票，并在發(fā)貨單上注明“帶發(fā)票”字樣6）、最后對發(fā)貨單上的品名、數(shù)量、單位、金額進行逐個仔細核對，確認無誤后方可進行打印。5. 對于款到后才能發(fā)貨的訂單，需在發(fā)貨單上注明，并口頭通知物流部。 （三）訂單員交班應(yīng)注意事項1. 當(dāng)天已開單，需要第二天打印的訂單，在交接本上要注明；2. 做特價活動的商品，需要在開單前改價的要注明；3. 不同于加盟商和經(jīng)銷商的個別客戶的訂單價格，需要交代注明； 4. 公司倉庫暫時缺貨的商品，倉庫保管員要在第一時間通知訂單員；物流部要及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，以保證庫存數(shù)據(jù)的準確

4、性。如遇特殊情況系統(tǒng)來不及更新時，交接班時需要交代注明。 （四）需要經(jīng)營銷總監(jiān)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字的訂單 1. 客戶（包括直營店和加盟店）退換貨； 2. 訂單里包含贈送貨品（包括送手提袋、空禮盒箱、背心袋等）； 3. 不按正常情況發(fā)貨，如精品烤蝦盒子和內(nèi)裝小盒分開開單； 4. 加盟商超信用額度發(fā)貨和經(jīng)銷商沒有按“款到發(fā)貨”政策發(fā)貨 （五）物流接單發(fā)貨 1. 物流部接到發(fā)貨單后，根據(jù)客戶距離遠近及要求來決定是否打包； 2. 物流在配貨過程中若發(fā)現(xiàn)缺貨，要及時通知訂單員，方便訂單員與客戶溝通，同時，該訂單修改后需要重新打印，原發(fā)貨單作廢； 3. 在配貨過程中出現(xiàn)異常的訂單，如：某商品正常情況下客戶每次進

5、貨量都很小，然后這次加大進貨量，要及時警示訂單員，重新審核訂單，特別當(dāng)訂單員是值班人員時； 4. 物流部不得把檢驗不合格、漲包、漏氣、無生產(chǎn)日期等有質(zhì)量問題的產(chǎn)品發(fā)給客戶。 5. 對于注明款到才可發(fā)貨的發(fā)貨單，在未接到銷售部明確指示前，一律不予以發(fā)貨。 6. 發(fā)貨后，物流部要在當(dāng)天通知客戶，告知客戶發(fā)貨時間、貨運方式和預(yù)計到達時間等。二、票據(jù)傳遞操作規(guī)程 1發(fā)貨單為一式四聯(lián)，物流部留存根聯(lián)；財務(wù)核銷員一聯(lián)；倉庫統(tǒng)計一聯(lián)；客戶一聯(lián)； 2訂單員開具發(fā)貨單后，物流部發(fā)貨時需確認發(fā)貨單是否有相關(guān)人員簽字、是否為當(dāng)日發(fā)貨單。 3次日上午9點，保管員需將留存發(fā)貨單交到統(tǒng)計處，統(tǒng)計員將該兩聯(lián)進行核對，確認倉

6、庫發(fā)貨后，將出庫聯(lián)作為報表依據(jù)，另一聯(lián)交與公司財務(wù)人員作賬，同時在百威操作系統(tǒng)進行確認。三、關(guān)于訂單管理和倉儲物流獎罰條例 1. 訂單管理條例 1）、訂單員錯開發(fā)貨單，若物流及時發(fā)現(xiàn)，商品未發(fā)出的，罰款30-200元/次；若造成交易延誤和客戶拒收，要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，另罰款30-500元/次； 2）、訂單員錯開發(fā)貨單，造成公司經(jīng)濟損失的，要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，另罰款30-500元/次； 3）、不符合公司“款到發(fā)貨”和信用額度政策的訂單，若開發(fā)貨單，導(dǎo)致貨款無法收回的，若是訂單員擅自做主造成的損失由訂單員承擔(dān)，是區(qū)域經(jīng)理授權(quán)的由區(qū)域經(jīng)理承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟損失，即根據(jù)實際情況，由相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟損失。 2. 倉儲物流管理條例 1）、倉儲物流錯發(fā)或者漏發(fā)，導(dǎo)致交期延誤的，視情節(jié)嚴重程度，罰款30-200元/次；若造成交易延誤和客戶拒收的，要承擔(dān)相應(yīng)損失，另罰款30-500元/次；。 2）、倉儲物流發(fā)貨不及時，導(dǎo)致交期延誤的，視情節(jié)嚴重程度，罰款30-200元/次；若造成交易延誤和客戶拒收的，要承擔(dān)相應(yīng)損失，另罰款30-500元/次。 3）、倉儲物流實際庫存與系統(tǒng)庫存不符（月末盤存時），經(jīng)檢查視情節(jié)嚴重程度，罰款30-500元/次