公司合同管理辦法

1、.公司合同管理辦法第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現(xiàn)公司合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司合法權益，根據(jù)中華人民共和國合同法和有關的法律、法規(guī)，結合公司實際情況制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關規(guī)定執(zhí)行，借款合同、財產保險合同按公司財務部門要求執(zhí)行。第三條 本規(guī)定所稱合同，是指公司在經營管理活動中，與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。第四條 本辦法所稱合同管理，是指公司制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查

2、批準、履行、變更與解除、糾紛處理等進行監(jiān)督、檢查與考核等全過程的管理活動。第五條 合同經辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作，實行“誰訂立，誰負責”和“誰主管，誰負責”。主要職責為：1、負責組織本部門職責分工范圍內的合同談判，擬定合同條款；2、全面準確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續(xù)；3、負責合同履行跟蹤，追蹤合同標的的內外質量，收集使用單位意見；4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報管理規(guī)劃部和有關領導審查、批準；5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文件以及合同有關的各種紀要、變更澄清等資料，及時反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題；6、參與合

3、同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供有關的一切資料；7、安排專人負責合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關文件的歸檔工作，建立本部門合同臺賬；訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經辦部門的，由與該項業(yè)務最相近的部門負責，或由與該項業(yè)務最相近的上級主管領導確定哪個部門作為合同的經辦部門。第二章 合同管理部門第六條 綜合管理部為公司合同管理的主管部門，統(tǒng)一管理公司的合同工作。其主要職責是：1、負責擬定、修訂合同管理制度，并組織實施；2、組織宣傳貫徹合同法及相關法律法規(guī)，組織對各業(yè)務部門合同經辦人的培訓；3、參與

4、公司對外訂立重大合同的談判；4、參與標書評審和合同評審；5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關；6、負責公司本部及所屬各單位的各類合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查；7、負責公司合同專用章的管理；8、負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理；9、協(xié)調單位內部和外部合同關系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟；10、合同管理中需要解決的其他問題。第七條 公司財務與資產管理部是合同財務監(jiān)督部門，主要職責：1、負責從財務角度審查和監(jiān)督合同的訂立和履行情況，注重在價格、結算方式、票據(jù)等方面進行審查把關；2、負責發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。核對發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內容與合同內容是否一致；合同批準程序是否符合規(guī)定，程序不完備

5、的，拒絕付款；3、負責按合同結算條款收、付款；第八條 其他相關部門的職責：1、申購部門負責向管理部門提供本單位所需物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量、時間要求等；需要進行工程建筑施工的單位，負責向主管部門提供包括維修、改造、新建、擴建工程建設的需求報告；2、質量驗收小組負責對購進機器設備、材料、燃料等進行驗收，并出具驗收報告；3、驗收部門負責對驗收合格的機器設備、材料、燃料等辦理入庫手續(xù)；4、配合綜合管理部進行重大合同審查或評審，并簽署審查或評審意見；第三章 合同的訂立第九條 訂立合同應嚴格按中華人民共和國合同法的要求及本辦法的有關規(guī)定，必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。第十條 合同訂立的程序1、

6、顧客提出要約邀請的合同訂立程序資信審查接受要約邀請 合同填寫審查批準簽章。2、我方提出要約邀請的合同訂立程序對方資信情況審核要約邀請要約信息反饋合同填寫審查批準簽章。3、通過招標訂立合同的程序市場調查標書制作、發(fā)放接收投標評審定標訂立合同審查批準簽章。4、設備、材料、物資買賣合同的訂立程序計劃準備考察小組對標的咨詢（質量、價格、售后服務等）資信審查技術或商務談判草擬合同文本審查批準簽章。第十一條 合同簽訂內容一般包括以下條款：1、當事人名稱（或姓名）、住所、法人代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號；2、標的或標的物（指貨物、勞務、工程項目等）名稱、型號、規(guī)格等；3、數(shù)量和質量，包括適用規(guī)范、質量標

7、準和檢測方式等；4、價款或酬金；5、履行的期限、地點和方式；6、違約責任；7、合同爭議的解決方法；8、合同訂立的時間、地點；9、根據(jù)法律規(guī)定或合同性質應當具備的其他條款。對數(shù)量、質量、履行期限限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。第十二條 合同內容應符合下列要求：1、主體合格、標的明確、手續(xù)完備；2、條款齊全、意思表示真實；3、文字清晰、語言規(guī)范；4、無矛盾條款、無空白條款。5、訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協(xié)商，統(tǒng)一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經辦部門的，由與該項業(yè)務最相關的部門或該項業(yè)務最相關的上級主管領導，確定哪個部門作為

8、合同的經辦部門。第四章 合同的審查第十三條 合同訂立前，合同承辦部門應當審查對方的資信狀況和履約能力，內容包括：1、社會信譽（近三年是否有重大違約，是否涉及重大經濟糾紛或經濟犯罪案件等）和履約能力（如生產能力、支付能力、運輸能力等）；2、審查營業(yè)執(zhí)照是否真實、有效；3、核實對方的資產（資金）證明；4、審查合同對方的資質等級證書；5、審查法人證書及法人委托證書；6、根據(jù)合同性質需要審查的其他內容。合同對方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權的，不得與其簽訂合同。第十四條 經辦部門組織對合同進行業(yè)務性審查，審查的內容為：1、對方當事人是否具有簽約主體資格；2、是否各方談判、協(xié)商的一

9、致意見，是否符合決策部門的決策意見；3、是否違反公司的規(guī)章制度；4、是否超越業(yè)務權限；5、語言是否準確、通順。第十五條 合同管理部門對合同進行合法性審查，主要內容包括：1、合同簽訂主體是否符合法律規(guī)定；2、條款是否違反法律、法規(guī)和司法解釋的規(guī)定；3、條款是否有沖突；4、條款是否有歧義；5、條款是否有效維護我公司合法權益；6、條款是否完備。綜合管理部對合同嚴密性可進行監(jiān)督審查。第十六條 提交綜合管理部審查的合同應符合下列要求：1、經辦部門已經對合同進行了業(yè)務性審查，涉及財務事項的已經經過財務部門審查；2、合同當事人均未在合同合同上簽字蓋章；3、合同約定的內容尚未實際履行；4、需要同時附送的材料完

10、備；第十七條 合同管理部門審查的期限為在收到合同后的3個工作日內完成，并視情況提出法律意見或解決問題的方案，業(yè)務緊急的，因盡可能滿足業(yè)務部門的時間要求，業(yè)務特別疑難的，應合理延長審查時間。第十八條 合同管理部門審查后，出具書面法律意見書，對存在的問題進行分析，對風險做出判斷，并視情況提出防范或降低風險的對策。該意見不是最終的決策意見，而是業(yè)務部門做出決策的重要參考。第十九條 合同報送法人代表或授權代表批準時，必須將法律意見書做為附件一并報送，根據(jù)批準人的要求對采納部分和不采納部分進行說明，經辦部門合同存檔時也應將法律意見書一并存檔。第二十條 同一內容合同一般審查一次，由經辦部門對采納部分進行修

11、改，特殊情況需要再次報送審查的，最多進行兩次，審查人對合同文本和審查意見一并保存。第二十一條 審查人對合同審查中涉及到的商業(yè)秘密負有保密義務。第五章 合同的批準第二十二條 公司總經理受董事會及董事長的委托，全權處理公司的各類業(yè)務，代表公司對外簽訂合同。公司其他人員對外訂立合同，應得到公司總經理的授權并在授權范圍內對外訂立合同。第二十三條 以公司名義簽訂的合同，合同承辦部門應做好履行合同批準的程序：1、工程承包合同：公司本部土建工程、設備安裝工程的承包合同，由公司預算人員審核總造價后，經主管副總經理批準后（金額較大的遞交班子會討論通過）由公司總經理授權副總經理簽訂合同。2、銷售合同：公司銷售合同

12、，必須注明單價、供貨數(shù)量、供貨時間、回款時間、回款方式等，由公司總經理授權主管銷售副總經理簽訂有關合同。如遇索賠、善后處理等有關事宜，必須經合同主管部門和其它合同監(jiān)督部門討論后報班子會通過。3、采購合同：公司本部大宗物資、設備及其配件的采購經物資部負責招投標后，再報主管副總經理批準（金額較大的遞交班子會討論通過），最后由公司總經理授權副總經理簽訂合同。4、其它各類合同批準程序：公司本部以公司名義簽訂的其他各類合同，經合同業(yè)務部門擬定后，報主管副總經理批準后，有必要時遞交班子會討論通過，由公司總經理授權簽訂有關合同。第二十四條 公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協(xié)工程合同，應嚴格按公司“外協(xié)工程

13、管理規(guī)定”有關內容訂立。第二十五條 以公司名義對外訂立合同應當使用合同專用章，以其他各種公章簽訂合同對本公司不發(fā)生效力，除非公司追認。違反規(guī)定簽訂合同的追究有關人員責任。第六章 合同的履行第二十六條 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則，嚴格執(zhí)行所規(guī)定的權利義務，確保合同實際、全面地履行。第二十七條 公司合同實行合同履約責任制，部門及單位一把手是合同履約的第一責任人，第一責任人對合同的全面、正確履行負責。第二十八條 各簽約單位、簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。應當積極妥善地行使抗辯權、代位權、撤銷權、留置權，

14、否則致使合同不能履行或不能完全履行，給公司造成損失的，要追究有關人員的相應責任。第二十九條 根據(jù)合同性質，合同執(zhí)行部門應按照合同約定的標的物的數(shù)量、質量等進行驗收，對不符合合同約定的，應在法定或約定的期限內向對方當事人提出書面異議，并督促合同對方繼續(xù)履行。第三十條 對于公司為付款方的合同，支付合同價款時，須經公司領導審批簽字。未經合同主管部門及公司領導簽字，財務部門應不予付款。第三十一條 對于公司為付款方的合同，支付最后一筆合同款項時，合同執(zhí)行部門應填寫合同履行終結報告，送管理規(guī)劃部終止合同。第七章 合同的變更與解除第三十二條 在合同履行過程中遇到困難，各單位應盡一切努力克服，盡力保障合同的履

15、行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內與對方當事人進行協(xié)商。第三十三條 對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業(yè)合法權益出發(fā)，從嚴控制。第三十四條 合同需要變更、解除，合同執(zhí)行部門應向合同主管部門提交經本部門負責人簽字的書面報告，經管理規(guī)劃部門審查出具意見后，報法人代表或授權代表簽字同意后方可變更、解除。經辦部門應及時采取補救措施，盡量減少由此造成的損失。第三十五條 合同變更、解除必須采取書面形式。第三十六條 合同執(zhí)行部門應將變更、解除合同的各種文件、紀要、信函等原件報送合同主管部門。第七章 合同糾紛的處理第三十七條 發(fā)生合同糾紛時簽約

16、單位應在24小時內到合同主管部門提交書面報告，并根據(jù)實際情況，提出相應的解決以及應對辦法；第三十八條 合同糾紛原則上由簽約單位負責處理，簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內多個單位的，或簽約單位處理不了的，報主管領導協(xié)調處理。第三十九條 對經協(xié)商仍無法解決的合同糾紛，經總經理同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。第四十條 合同糾紛的提出，及與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應注意不超過法律規(guī)定的時效，并考慮有仲裁或起訴的足夠時間。第四十一條 合同管理部門處理經濟糾紛前，有關簽約單位必須提供下列證據(jù)材料(原件或復印件)；1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)以及與合同

17、有關的附件、文書、電報、圖表等；2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證；3、產品質量標準、樣品或鑒定報告；4、貨款的承付、托收憑證，有關財務帳目；5、有關違約的證據(jù)材料；6、其他與處理糾紛有關的材料。第四十二條 合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致意見的，應訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。第四十三條 合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總，統(tǒng)一交合同主管部門歸檔，以備查考。第八章 合同的管理第四十四條 公司本部各職能部門訂立的合同，正本由合同主管部門保管，其副本由各職能部門保管。第四十五條 以公司名義鑒訂的一切合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程

18、承包合同及其招投標文件的正本由合同主管部門保管，其副本由財務部及相關部門保管。第四十六條 公司對對外訂立合同的人員，屬于職務代理的按本辦法第五章授權權限執(zhí)行，屬于總經理特別授權的，按一事一委托的原則，由總經理在辦公會上授權委托，記錄人需將內容寫入記錄。不經授權的人員一律無權對外訂立合同。第四十七條 各授權委托人在被授權的范圍、期限內，代表公司對外訂立合同，不得將代理事項自行轉委托他人代理。第四十八條 發(fā)生特殊情況，須外帶合同專用章的，須經法定代表人批準，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。第四十九條 合同專用章的使用應建立臺帳，合同專用章如遺失或被盜，除應立即通知有關部門外，還應登報掛失。第五十條 一般情況下，公司不為其他單位和個人提供擔保，特殊情況下，公司需為外單位提供擔保的，需經總經理辦公會議通過，總經理簽字批準，并加