商務(wù)會議流程

1、.會前會前考察與會主辦方充分溝通（電話/網(wǎng)絡(luò)/見面）提供備選方案（A/B/C/）確定預(yù)選方案（A/B/C/）協(xié)助客戶考察確定會議方案或草案會議策劃時間/地點/人數(shù)/媒體會議內(nèi)容（性質(zhì)/要求/日程安排）交通安排（飛機）酒店推薦會場的布置和設(shè)計燈光/AV的確認(rèn)預(yù)算提交合同簽定會中會議邀請邀請卡（回執(zhí)）的設(shè)計制作VIP的確認(rèn)邀請人數(shù)的確定與會代表證的設(shè)計與制作與會代表下榻酒店歡迎信或感謝信的設(shè)計與制作會議接待會前協(xié)調(diào)會接/送機VIP接待簽到/入住服務(wù)禮儀/鮮花/水果服務(wù)餐飲/宴會服務(wù)會議室服務(wù)晚會及夜間娛樂會議現(xiàn)場舞臺/展臺搭建燈光/AV搭建現(xiàn)場總控彩排撤場會后旅游及外圍服務(wù)景點推薦/線路設(shè)計提交行

2、程（導(dǎo)游/車輛）旅游餐飲商務(wù)/秘書服務(wù)風(fēng)情歌舞自駕車休閑娛樂高爾夫服務(wù)攝影/攝像禮品/獎品的設(shè)計與策劃會議匯總會后協(xié)調(diào)總結(jié)財務(wù)結(jié)算會議結(jié)束總結(jié)報告產(chǎn)品推介會 會前準(zhǔn)備：各有關(guān)部門認(rèn)真做好準(zhǔn)備工作，整個會議力求新意，為我們的客戶帶來與眾不同的自豪感和信任感。其具體方案如下：1， 會場布置要與我們的產(chǎn)品和會議氛圍相呼應(yīng)2， 公關(guān)部門做好接待工作，要求人員始終以微笑面對客戶，行為舉止得體大方，態(tài)度好，這與我們形象相關(guān)3， 財務(wù)部門為本次活動提供充足資金保證4， 營銷部門將產(chǎn)品的特點，功能和預(yù)期將會帶來哪種經(jīng)濟效益寫進(jìn)介紹書，介紹時力求脫稿5， 保衛(wèi)部門提交一份突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，并維持次序6， 人事部

3、門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個部門人員，臨時指揮準(zhǔn)備工作7， 董事會草擬一份集團前景戰(zhàn)略構(gòu)想的介紹稿，為客戶做動員宣傳，要求真實可信8， 客服部門負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)客戶，準(zhǔn)備好賀卡和小禮品在通知的同時送上溫馨的祝福。并利用各種媒介大作宣傳造勢9， 在所有部門中挑選出一個36人的多媒體精干小組，負(fù)責(zé)制作多媒體課件，要求制作精美，語言簡潔，表達(dá)有力，與各部門的文稿相匹配。并準(zhǔn)備好多媒體設(shè)備10， 從所有部門中挑選一個主持人，負(fù)責(zé)大會主持與開場白，要求口才極好11， 各部門在完稿之后交至董事會審批，再交至課件小組12， 建議人事部組織各部門在適宜的時間召開討論會，吸收和整理各部門的意見，請大家踴躍發(fā)表自己的意見，被采納的意見

4、我們將記功，在年終大會上表彰，并立即給予重金獎勵13， 各部門應(yīng)加快速度，完成準(zhǔn)備工作最快的部門我們將給予其部門全體職工獎金和假期獎勵14， 準(zhǔn)備階段期間各部門要互相協(xié)同，互相配合，共同協(xié)同完成準(zhǔn)備工作的若干部門，我們也將給予獎金獎勵15， 人事部根據(jù)各部門的文稿擬定一個目錄，排出會議議程的先后程序和各部門發(fā)言時間整個階段預(yù)計10個工作日完成全部準(zhǔn)備工作會議期間：會議時各部門按部就班依照會議目錄各就各位，在各自的崗位上以極大的熱情面對工作。我們的努力終有回報。為了擴展會議氛圍，會議不應(yīng)采取老套式的灌輸式的講座，應(yīng)采取激發(fā)探討的方式讓經(jīng)銷商接受我們的產(chǎn)品。其具體方案如下：1， 建議會上評選出年度

5、業(yè)績最佳經(jīng)銷商，并給予產(chǎn)品代理一定的折扣2， 利用這次會議廣泛聽取經(jīng)銷商去年產(chǎn)品的反饋意見，營銷部根據(jù)情況總結(jié)去年的營銷業(yè)績會議后：對參加準(zhǔn)備積極的人進(jìn)行獎勵并進(jìn)行總結(jié)一、會場預(yù)約我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃 ; 我們將根據(jù)會議的級別 , 為您選擇會議舉辦地 ; 我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點 ; 我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預(yù)約。 二、負(fù)責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試 我們將根據(jù)會議的具體情況，為您設(shè)計并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所

6、有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。 三、印刷材料的設(shè)計制作 我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計、生產(chǎn)一條龍服務(wù) ; 我們將根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案 ; 我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷 ; 我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。 四、參會者的接送 我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛 ; 我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。 五、參會者的餐飲我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐

7、、自助餐、宴會等等 ; 我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點。 六、參會者業(yè)余時間的安排 我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式 ; 我們可以為您設(shè)計專門的旅游線路，方便您的出行 ; 我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。七、服務(wù)項目作為一個成功的企業(yè)，貴公司每年一定組織不少大型會議：董事會、股東會、銷售訂貨會、新產(chǎn)品發(fā)布會、經(jīng)銷答謝會、高級職員培訓(xùn)會等等， 一個好的會議，既有助于企業(yè)經(jīng)營，又體現(xiàn)企業(yè)的文化口味，展示企業(yè)的形象。然而，傳統(tǒng)的會議組織形式千篇一律、了無生趣。與會者心生厭倦，應(yīng)付了事，花費不少，組織者疲憊不堪，會議效果卻不十分理想。那么你不妨專注您的事業(yè)，把瑣事交給我們，以我們的真誠與精心的服務(wù)，以我們的經(jīng)驗與實力向您奉獻(xiàn)，為您作出專業(yè)的計劃和安排！ 免費代訂酒店、餐廳、會議室并爭取最優(yōu)折扣 會議期間免費提供 1 2 名經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會務(wù)組工作 （包括辦理代表簽到、解釋、資料整理分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置 等工作） 機場、火車站免費接送參會代表，免費代訂返程飛機票 提供外語翻譯、攝像、禮儀、公關(guān)和文秘服務(wù) 提供會議所需的白板、紙筆、音像設(shè)備、投影儀等設(shè)備 根據(jù)會議課題的要求邀