泛微協(xié)同辦公系統(tǒng)知識文檔管理解決方案

1、.e-Document: 知識文檔管理e-Document，創(chuàng)建知識積累、共享、利用和創(chuàng)新的平臺。1. 問題的提出作為公司最大財富的知識，沒有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流動而喪失。我們需要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲取方式取決于個人能力，以及他人是否愿意提供?？傊?，獲取信息的效率太低?，F(xiàn)在，很多公司致力于使用群組和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的快速、便捷的訪問但信息仍然需要被復(fù)制，企業(yè)仍然需要維護不同的數(shù)據(jù)庫。2. 解決方案e-Document的解決方案：搭建知識積累、共享、利用和創(chuàng)新的平臺。l 人們可以將寶貴的時間用在分析、判斷、

2、解釋信息和采取行動上，而非最基礎(chǔ)的收集信息上；l 市場信息、管理經(jīng)驗、專業(yè)技能，無論是成文的信息、還是腦海里的構(gòu)思，皆可發(fā)布、分類和歸集；l 強大的搜索、個性化的分發(fā)，隨時隨地可迅速獲得需要的信息和知識；l 一人對一人的交流，或多人對多人的溝通，充分運用群體智慧，知識在分享中得到更新。3. 模塊架構(gòu)各種來源，各種格式的知識文檔，都可以上傳或下載，并通過一定的流程發(fā)布到公司知識庫；知識文檔分類存放后，員工可根據(jù)文檔、目錄的權(quán)限，以及搜索引擎很方便的利用知識庫內(nèi)的信息，同時系統(tǒng)可根據(jù)相關(guān)的設(shè)置將知識發(fā)送到不同的門戶：包括內(nèi)部門戶、外部門戶（外部網(wǎng)站，客戶門戶，分銷商門戶和供應(yīng)商門戶），這樣可以為不

3、同的部門和不同的用戶提供個性化的信息。4. 模塊綜述e-Document提供了全面的知識文檔管理的框架，對知識進行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點和時間編輯、存儲和創(chuàng)建任何類型的文檔；e-Document可以管理內(nèi)部和外部網(wǎng)站，并針對不同的目標用戶制訂不同的網(wǎng)站內(nèi)容，通過與信息門戶的結(jié)合，用戶獲得完全個性化的界面和內(nèi)容服務(wù)；e-Document維護動態(tài)的知識庫，用戶可以自由地就某個主題進行廣泛的討論以獲取信息和經(jīng)驗，同時，也可以利用已有的知識庫對自己的知識進行補充，還可利用各種知識管理工具提升對知識的分析、利用；e-Document嚴格的安全限制和完備的日志功能，保證文檔的讀取和操作的安

4、全性；e-Document與其他模塊的協(xié)同工作，完整地管理文檔從創(chuàng)建、維護、審批、分發(fā)、歸檔的整個生命周期。5. 功能簡介n 基礎(chǔ)功能 規(guī)范的知識文檔管理e-Document采用中央數(shù)據(jù)庫，所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成在一個信息管理平臺之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶。 統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)庫，方便進行管理 根據(jù)企業(yè)的實際情況制定相應(yīng)的知識文檔目錄結(jié)構(gòu) 為目錄設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，具有權(quán)限的人可以對目錄進行編輯等操作 對目錄的屬性進行定義，包括發(fā)布、回復(fù)、共享、創(chuàng)建、審批、移動等操作權(quán)限，以及附件、模板、信息鏈接等屬性，發(fā)布在此目錄下文檔自動獲得此屬性 定義各種模板，包括文檔模板、郵件模板、新聞頁模板、用戶顯

5、示界面等 各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的文檔的管理，例如公文、表單、網(wǎng)頁、掃描文件等都可以得到有序的管理 可設(shè)定文檔的查看、編輯、發(fā)布等操作權(quán)限 可設(shè)定文檔的下載、復(fù)制、打印等操作權(quán)限 對文檔進行移動、復(fù)制等操作，使得文檔的排布更為合理 可以對文檔的關(guān)鍵字進行自由的升序或者降序的排列 統(tǒng)計、監(jiān)控等功能對文檔發(fā)布、閱讀等情況作出分析（文檔目錄）（文檔列表） 以各種形式創(chuàng)建e-Document與office的功能集成可以在線輕松編輯各種形式的文檔。 集成office組件，可發(fā)布HTML、WORD、EXCEL等各種形式的文檔 在線編輯文檔，并集成電子簽章、痕跡保留、公文收發(fā)等特性 可預(yù)先設(shè)置固定的文檔模板并

6、導(dǎo)入 插入多個附件 對文檔的排版和格式進行編輯，如不同的顏色和字體顯示、加入頁眉、圖片、表格、超級鏈接等 回復(fù)別人的文檔；設(shè)定別人對自己文檔回復(fù)的提醒功能（新建文檔）（在線編輯） 以各種形式發(fā)布e-Document提供多個發(fā)布出口方便用戶根據(jù)實際情況進行選擇。 提交、草稿、預(yù)覽、待審核等多種發(fā)布方式 選擇將文檔保存在合適的目錄下，或者以標題/主頁形式發(fā)布到內(nèi)部或者外部網(wǎng)站上，或者發(fā)布到特定的信息門戶中去 可建立個人文檔庫，并設(shè)定文檔被訪問的權(quán)限 建立并維護內(nèi)外網(wǎng)站通過e-Document可以維護企業(yè)的內(nèi)外網(wǎng)站。所需做的只是完成頁面的定制，發(fā)布含有鏈接的文字和圖片 對內(nèi)外網(wǎng)站的統(tǒng)一管理，進行網(wǎng)站

7、的格式、頁面和內(nèi)容的訂制 文檔發(fā)布后自動在相應(yīng)的網(wǎng)頁上顯示 和企業(yè)信息門戶結(jié)合，可以建立多個站點及這些站點的形式和發(fā)布的內(nèi)容，每個站點對應(yīng)一個目標訪問組（公司新聞） 以各種方式共享知識文檔所有的用戶都可在系統(tǒng)中進行知識文檔的高度共享，有價值的信息被迅速的傳遞和利用。 通過文檔目錄查看 通過內(nèi)外網(wǎng)站查看 通過“最新文檔”查看最新創(chuàng)建的文檔 通過快速搜索或高級搜索查看 通過知識地圖迅速獲得需要的知識文檔 通過與即時通訊、工作流程等文檔推送機制獲得知識文檔 文檔的批量共享 通過文檔訂閱查看（文檔訂閱） 虛擬目錄虛擬目錄為用戶提供了一種除文檔目錄以外的文檔組織形式，用戶可以按照自己的習慣從多維度創(chuàng)建、

8、管理和使用知識文檔。用戶可以在權(quán)限允許的情況下，將文檔列表中的部分或全部文檔直接導(dǎo)入自己的虛擬目錄下。（虛擬目錄） 文檔操作權(quán)限管理通過賦予訪問者相應(yīng)角色及賦予文檔以安全級別，保證訪問者只有在其權(quán)限允許的范圍內(nèi)查看和編輯文檔， e-Document對知識文檔的安全性管理是多層面、多層次和多維的。 文檔創(chuàng)建、查看、復(fù)制、轉(zhuǎn)移等操作權(quán)限的設(shè)定 可從目錄角度、也可從單個文檔角度進行權(quán)限設(shè)定；可分別設(shè)定發(fā)布、回復(fù)、共享、創(chuàng)建、審批、移動等操作權(quán)限，形成多維的權(quán)限定義 與工作流程管理的結(jié)合進行文檔發(fā)布的審批 文檔被查看、操作的系統(tǒng)日志記錄 創(chuàng)建知識共享環(huán)境e-Document是一個動態(tài)的知識庫。員工可以

9、通過e-Document達到增強協(xié)同交流和知識共享的目的。 創(chuàng)建一個知識共享的環(huán)境，每個人都可以找到適合的目錄發(fā)布自己的心得、經(jīng)驗并分享他人的知識 可設(shè)定不同的知識地圖，如專家地圖、崗位地圖、行業(yè)知識地圖等，方便知識的歸類、獲取 通過與文檔回復(fù)、討論專區(qū)、工作流程、網(wǎng)絡(luò)會議、即時通訊、郵件、短信等的集成，加快知識文檔的流動和共享 輔助的評分機制、訂閱機制、網(wǎng)上調(diào)查、在線編輯、收藏夾等功能提升知識文檔的利用 與人力資源的結(jié)合，激勵員工分享和創(chuàng)新知識，并幫助快速找到有知識專長的人員 各種分析報告幫助對知識庫進行分析（知識地圖）（文檔打分）n 自定義功能 目錄結(jié)構(gòu)和屬性e-Document讓用戶根據(jù)

10、企業(yè)的實際情況制定相應(yīng)的知識文檔目錄結(jié)構(gòu)。同時可以設(shè)定目錄的屬性，包括發(fā)布、回復(fù)、共享、創(chuàng)建、審批、附件、模板、相關(guān)信息鏈接等。這樣就不必對目錄下的文檔屬性逐個進行設(shè)置。 文檔及郵件模板文檔和郵件模板可以使相關(guān)文檔和郵件都采用設(shè)置好的格式，例如合同、方案和發(fā)送給客戶的郵件都可采用企業(yè)統(tǒng)一的版式。 新聞頁模板對新聞頁的樣式，包括圖片等進行定義?？梢允鼓愁愋侣勴摼哂薪y(tǒng)一的格式。 文檔分布重定義對目錄下的文檔進行重新的分布。只需要選擇源目錄和目標目錄，以及需要復(fù)制或移動的文檔。 用戶自定義e-Document與信息門戶相結(jié)合，提供給用戶個性化的應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上，用戶自己還可以進行一些定制以滿足個人的

11、特殊要求，如文檔摘要顯示的字段、用戶界面的目錄結(jié)構(gòu)等。n 分析功能 統(tǒng)計及報告e-Document提供的報告功能可以供用戶對文檔的以各項指標為基礎(chǔ)的統(tǒng)計信息進行整體瀏覽，及從不同角度對知識文檔進行統(tǒng)計和分析。 所著文檔數(shù)目最多的員工 所著文檔數(shù)目最多的部門 最多被閱文檔 最高得分文檔 文檔價值評價 每位員工對知識的利用度 每位員工對知識的貢獻度（文檔創(chuàng)新） 從組織的角度分析通過e-Document，您能清晰地以企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖形式查看文檔在各部門或分支機構(gòu)的分布情況，您還可以通過點擊查看某個部門文檔的詳細信息。n 協(xié)同功能知識文檔庫方案書計劃書合同資產(chǎn)及產(chǎn)品管理財務(wù)管理人力資源管理項目管理工作流

12、程管理客戶關(guān)系管理票據(jù)掃描文檔方案書合同培訓書政策合同公文簡歷新聞方案說明書幫助文檔 管理文檔相關(guān)的所有資源與普通的文檔管理不同，由于e-cology按照企業(yè)信息網(wǎng)狀體系設(shè)計，在e-Document中，用戶獲得的不僅僅是文檔的創(chuàng)建者和內(nèi)容這樣的信息。e-Document將所有與文檔相關(guān)的實體集成起來。例如讀取一份合同，可以了解到所有與之相關(guān)的信息，包括合同關(guān)聯(lián)的客戶、項目、交易情況、相關(guān)工作流等。并且可以層層深入地追溯了解最詳細的信息。e-Document與其他模塊的協(xié)同使得所有的文檔信息都不是孤立的。（文檔協(xié)同性） e-Document實現(xiàn)的協(xié)同工作e-Document是存儲企業(yè)文檔的基礎(chǔ)，

13、 在e-cology系統(tǒng)中，e-Document實現(xiàn)的是與其他模塊間的數(shù)據(jù)共享。知識文檔可由其他模塊的應(yīng)用從e-Document中被帶出和帶入，并共同組成企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)。e-Document與其他模塊結(jié)合實現(xiàn)協(xié)同化的工作： 與e-HRM結(jié)合，配合人員角色、崗位等權(quán)限的設(shè)定完成e-Document安全性的定義；配合e-HRM的考評機制，激勵員工進行知識分享和利用 與e-CRM結(jié)合，管理與客戶相關(guān)的各種方案書、合同、報價書等 與e-Logistics結(jié)合，管理各種產(chǎn)品說明書、幫助文檔等 與e-Project結(jié)合，管理項目方案書、計劃書等，提供項目進行所需的各種知識資源，并在項目結(jié)束后將積累的項目經(jīng)驗形成新的知識文檔 與e-Financials結(jié)合，管理票據(jù)等各種掃描文檔 與e-Workflow結(jié)合，完整管理文檔生命周期內(nèi)的發(fā)布、審批等功能；進行知識文檔的推送 與各種辦公工具結(jié)合，如即時通訊、討論社區(qū)、協(xié)作區(qū)等，加快文檔的共享，提升知識的利用 與企業(yè)信息門戶結(jié)合，為不同的用戶提供相關(guān)的應(yīng)用和個性化的信息，例如不同的網(wǎng)站、不同的文檔目錄結(jié)構(gòu)、不同的文檔應(yīng)用6. 總結(jié)n 設(shè)立統(tǒng)一的知識文