行政采購管理制度及流程

1、IY PHAKMACB/nCALS行政采購管理制度編號12-ZD-ZYYY-0000版本號01保密等級II頁數(shù)1/8行政采購管理制度目 錄、總貝y2.二、適用范圍2.三、職責(zé)2四、工作程序3（一）、供方的選擇3.（二）、合格供方的控制3.五、采購3（一）采購物資綜述 3.（二）采購物資的撤銷4.（三）采購事宜處理期限 4.（四）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 5.六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理 5.七、領(lǐng)用物資管理辦法 5.八、整理付款6.九、庫房管理制度 6.十、物品采購、領(lǐng)用流程圖 .7.2Y行政采購管理制度編號12-ZD-ZYYY-0000版本號01保密等級II頁數(shù)2/8起草人審核人批準(zhǔn)人部門職務(wù)姓名簽名

2、日期頒發(fā)部門/報(bào)告部門執(zhí)行日期/報(bào)告日期-、總則為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，嚴(yán)正采購工作流程，特制定本制度。 行政類采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展采購工作。副總經(jīng)理對采購人員 及庫管員進(jìn)行統(tǒng)一考核和管理。二、適用范圍本制度適用于武漢中有藥業(yè)有限公司人事行政部采購及與采購相關(guān)的所有事宜。三、職責(zé)1. 人事行政部采購人員負(fù)責(zé)行政辦公用品采購的控制，并組織相關(guān)部門對供方進(jìn)行評 價(jià)。2. 其他部門負(fù)責(zé)提供其部門月度所需辦公用品的分類別采購清單，如個別用品有特殊 要求，須在備注里注明。交部門負(fù)責(zé)人簽批的采購清單到人事行政部登記存檔，由 人行部匯總采購清單進(jìn)行月度統(tǒng)一采購。3. 總

3、經(jīng)理及副總經(jīng)理審核并簽批人事行政部匯總的采購清單。IY PHAKMACB/nCALS行政采購管理制度編號12-ZD-ZYYY-0000版本號01保密等級II頁數(shù)3/8四、工作程序（一）、供方的選擇供方的選擇必須遵循就近、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的原則，并滿足以下條件：1企業(yè)必須有法人資格營業(yè)執(zhí)照，具備相應(yīng)的及時供貨能力與合作愿望；2具有保證產(chǎn)品質(zhì)量的管理能力和檢測手段，能對其供貨產(chǎn)品的質(zhì)量全權(quán)負(fù)責(zé)；3）具備所需我司采購物資的經(jīng)營許可證。4）有多年的企業(yè)供貨經(jīng)驗(yàn)、質(zhì)量和信譽(yù)程度穩(wěn)定，有穩(wěn)固的供貨能力。5）深入市場，對本地區(qū)的市場進(jìn)行考察，對我司所需物資進(jìn)行價(jià)格摸底，選擇最合適的 供貨方進(jìn)行討論分析。6）將分析

4、結(jié)果報(bào)總經(jīng)理，討論選擇最優(yōu)的供貨方，簽訂相關(guān)的供貨協(xié)議。（二）、合格供方的控制1）建立檔案：人行部應(yīng)建立合格供方檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證，年度進(jìn)貨的 數(shù)量和質(zhì)量記錄、質(zhì)量問題反饋記錄等；2）及時反饋質(zhì)量信息：人行部應(yīng)及時與供方溝通，反饋情況，必要時定期對供方進(jìn)行質(zhì) 保能力和供貨能力的考察，考察時作好記錄，考察后編寫出評價(jià)報(bào)告，并作出評價(jià)結(jié)論;3）供方的變更：當(dāng)供方的供貨質(zhì)量情況不能滿足要求時，職能部門應(yīng)按上述供方的選擇 要求重新評價(jià)，評價(jià)結(jié)論須變更供方的，填寫申請變更供貨方的報(bào)告，經(jīng)人行部審核， 并報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。五、采購（一）采購物資綜述1 采購檔案是清楚說明訂購產(chǎn)品的資

5、料，采購檔案一般是指采購清單。采購清單上應(yīng)明IY PHAKMACB/nCALS行政采購管理制度編號12-ZD-ZYYY-0000版本號01保密等級II頁數(shù)4/8確規(guī)定采購物資的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、交貨期限、采購人及特殊性要 求等。2 當(dāng)采購清單發(fā)生變化時，采購人員應(yīng)及時與供方協(xié)調(diào)，明確變更內(nèi)容。3 采購產(chǎn)品的驗(yàn)證審核由人行部、財(cái)務(wù)部共同進(jìn)行驗(yàn)證。4人事行政部負(fù)責(zé)供方評價(jià)和采購控制的有關(guān)記錄和采購檔案的收集、整理、編目、存 檔。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品驗(yàn)證的質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、存檔，人行部協(xié)助完 成。5.緊急采購時，由人事行政部在“采購單”“備注欄”注明原因，以急件遞送。6 采購物

6、資不論金額、數(shù)量、總額都必須有總經(jīng)理及副總簽批生效，采購人員方可進(jìn)行 米購。（二）采購物資的撤銷1. 采購物資的撤銷應(yīng)由原采購部門通知人事行政部停止采購流程及注明撤銷采購的相關(guān) 原因。2. 人行部辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：3. 人行部把原采購單有人行部經(jīng)理簽字撤銷后，送回原采購部門。4. 原米購單未能撤銷時，米購人員應(yīng)通知原米購部門。5. 若采購清單已報(bào)供貨方，應(yīng)立即告知供貨方停止供貨，并說明原因，請供貨方諒解， 協(xié)助采購清單的順利撤銷。（三）采購事宜處理期限人事行政部應(yīng)依采購物資的特性及市場供需，分類制定材料采購事宜處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，如有變更時，應(yīng)立即修正。人事行政部應(yīng)分詢

7、價(jià)、訂購、交貨三個 階段，以控制采購作業(yè)進(jìn)度及節(jié)省費(fèi)用。采購員未能按既定時間完成采購的，應(yīng)向采購 部門說明未能按時采購的原因，并告知其到貨時間。IY PHAKMACB/nCALS行政采購管理制度編號12-ZD-ZYYY-0000版本號01保密等級II頁數(shù)5/8（四）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)1. 采購人員接獲采購單匯總后應(yīng)依采購物資的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或 廠商提供的資料，除經(jīng)以電話詢價(jià)之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分 析后議價(jià)。采購人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，大件采購在訂貨、采購工作中實(shí)行“貨 比三家”的原則，詢價(jià)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、 遵合同、

8、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價(jià)物資，做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。同時要實(shí)行 跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無故積壓或拖延辦理有關(guān)采購方面的工作。2. 若供方報(bào)審的規(guī)格與采購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購人員應(yīng)在“采購單” 上予以說明，經(jīng)人行經(jīng)理核發(fā)后，告知使用部門或采購部門簽批后方可通知供貨方進(jìn) 行供貨。3. 對于供貨方的報(bào)價(jià)有疑問時，采購人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)4. 人事行政部接到采購部門以電話聯(lián)絡(luò)方式的緊急采購物資，人事行政經(jīng)理應(yīng)立即指定 采購人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到采購部門采購清單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。六、到貨物資檢驗(yàn)結(jié)果的處理1. 審核合格的物資，審核人員應(yīng)將物

9、資入庫定位。2. 不符合審核標(biāo)準(zhǔn)的物資，審核人員應(yīng)告知供貨方不良原因，經(jīng)使用部門經(jīng)理（或使用 人員）核實(shí)后，再辦理退貨，如特殊采購時則應(yīng)據(jù)需要審核入庫。七、領(lǐng)用物資管理辦法1. 物資采購入庫后，申購部門應(yīng)填寫其全部采購物品領(lǐng)用清單，并由領(lǐng)出人簽字，攜出 其部門所采購物品。2. 領(lǐng)用工具類材料時，領(lǐng)用人應(yīng)到倉庫辦理借用手續(xù)。3. 使用部門對于領(lǐng)用的物資，在使用時如遇有物品質(zhì)量異常，物資變更或用余時，使用 部門應(yīng)將用余物資繳回人事行政倉庫。IY PHAKMACB/nCALS行政采購管理制度編號12-ZD-ZYYY-0000版本號01保密等級II頁數(shù)6/84. 物品質(zhì)量異常欲退回時，應(yīng)先向人事行政部

10、說明質(zhì)量問題原因，經(jīng)人事行政部審核后, 確有質(zhì)量問題的，再將物品繳回人事行政倉庫。5. 對于退回的物品，人行倉庫人員應(yīng)檢查核實(shí)退回原因的具體情況，研判處理對策，如原因系由于供應(yīng)商造成，采購員應(yīng)立即協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理（換貨或退貨）。八、整理付款1. 人事行政部應(yīng)依據(jù)實(shí)際請購單及實(shí)際到貨數(shù)量并有供貨方提供總的正規(guī)發(fā)票進(jìn)行月度 結(jié)賬付款。2. 不在實(shí)際到貨范圍的物資財(cái)務(wù)部應(yīng)依據(jù)具體審核到貨物資清單付款。九、庫房管理制度1 庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進(jìn)入庫房, 拒絕任何人在庫房逗留。2保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。3 所有貨

11、物依據(jù)實(shí)際，合理存放。4任何出入庫物品都要按規(guī)定履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。5 保證貨物完整出庫，保證貨物和備品的及時、準(zhǔn)確出庫。6 庫管員每月月底對庫房進(jìn)行盤點(diǎn)。7 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款 20-200元。第8頁共8頁IY PHAKMACEUnCALS行政采購管理制度編號12-ZD-ZYYY-0000版本號01保密等級II頁數(shù)7/8十、物品采購、領(lǐng)用流程圖物品采購流程:物品領(lǐng)用流程:為了進(jìn)一步落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財(cái)務(wù)部 簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo):目標(biāo)值:1、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2、現(xiàn)金安

12、全保管，不發(fā)生盜竊事故。3、每月足額提取安全生產(chǎn)費(fèi)用，保障安全生產(chǎn)投入資金的到位。4、安全培訓(xùn)合格率為 100%。二、本單位安全工作上必須做到以下內(nèi)容:1、對本單位的安全生產(chǎn)負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須模范遵守公司的各項(xiàng)安全管理制度，不發(fā)布與公司安全管理制度相抵觸的指令，嚴(yán)格履行本人的安全職責(zé)，確保安全責(zé)任制在本單位全面落實(shí)，并全力支持安全工作。2、保證公司各項(xiàng)安全管理制度和管理辦法在本單位內(nèi)全面實(shí)施，并自覺接受公司安全部門的監(jiān)督和管理。3、在確保安全的前提下組織生產(chǎn)，始終把安全工作放在首位，當(dāng)“安全與交貨期、質(zhì)量”發(fā)生矛盾時，堅(jiān)持安全第一的原則。IY PHAKMACB/nCALS行政采購管理制度編號12-ZD-ZYYY-0000版本號01保密等級II頁數(shù)8/84、參加生產(chǎn)碰頭會時，首先匯報(bào)本單位的安全生產(chǎn)情況和安全問題落實(shí)情況；在安排本單位生產(chǎn)任務(wù)時，必須安排安全工作內(nèi)容，并寫入記錄。5、在公司及政府的安全檢查中杜絕各類違章現(xiàn)象。6、組織本部門積極參加安全檢查，做到有檢查、有整改，記錄全。7、以身作則，不違章指揮、不違章操作。對發(fā)現(xiàn)的各類違章現(xiàn)象負(fù)有查禁的責(zé)任，同時要予以查處。8、虛心接受員工提出的問題，杜絕不接受或盲目指揮;9、發(fā)生事故，應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，按照“四不放過”的原則召