Outlook實(shí)用技巧

1、outlook基礎(chǔ)培訓(xùn) 總經(jīng)理辦公室,學(xué)習(xí)內(nèi)容安排,一.outlook版面的設(shè)置 二.郵件分組 三. outlook常用配置：簽名、設(shè)置本地通訊錄 四.郵件的備份與恢復(fù) 五.怎樣新建會(huì)議；搜索功能的簡介 六.怎樣設(shè)置outlook，使得在家也可以收發(fā)郵件,一.outlook版面設(shè)置,操作步驟,outlook默認(rèn)的界面如下,操作步驟,可能有的人不喜歡這種界面，覺得郵件列表區(qū)太窄，有以下兩種方法： 1.拖動(dòng)預(yù)覽區(qū)右邊的豎線分隔條，可以改變預(yù)覽區(qū)大小。 方法：把鼠標(biāo)放在分隔條上，等鼠標(biāo)變成左右箭頭時(shí)，按住鼠標(biāo)拖動(dòng),2.點(diǎn)擊outlook界面中的 視圖閱讀窗格 來調(diào)整布局。 里面有三種格式可以選擇：

2、(outlook默認(rèn)是靠右,底端”預(yù)覽樣式如下,郵件列表區(qū),內(nèi)容預(yù)覽區(qū),二.郵件分組,郵件越來越多？查找不便怎么辦,outlook中除了提供郵件搜索功能(稍后介紹)以外，還提供了郵件的分組功能，主要是利用建立規(guī)則來實(shí)現(xiàn)，以下僅舉兩例說明： 1.希望把某個(gè)人的郵件放到同一個(gè)文件夾下？ 比如：想把張彥的郵件放到收件箱張彥文件夾下。 具體操作步驟如下： 首先，點(diǎn)擊 收件箱右鍵，選新建文件夾，取名“張彥”。然后，點(diǎn)擊菜單欄上的規(guī)則-選擇 創(chuàng)建規(guī)則和通知，在彈出的對(duì)話框中選擇新建規(guī)則，在步驟2中，將發(fā)件人選擇為張彥，點(diǎn)擊指定，選擇剛才新建的文件夾“張彥”。點(diǎn)擊，下一步 -下一步-下一步-下一步，在步驟2

3、：設(shè)置規(guī)則選項(xiàng)中，勾選“立即對(duì)已在張彥中的郵件運(yùn)行此規(guī)則”-點(diǎn)擊完成，再點(diǎn)擊應(yīng)用，點(diǎn)擊確定。至此，以后只要是張彥發(fā)送的郵件，則會(huì)自動(dòng)收到 收件箱/張彥 文件夾下,截圖演示1,步驟1:右鍵選新建文件夾,步驟2:文件夾名稱填 張彥,步驟3:收件箱下面有個(gè) 文件夾“張彥,截圖演示2,步驟4:選擇 規(guī)則,步驟6:點(diǎn)擊 新建規(guī)則,步驟5:點(diǎn)擊 規(guī)則，選擇管理規(guī)則和通知,截圖演示3,步驟7:點(diǎn)擊 在彈出的對(duì)話框中，點(diǎn)擊 個(gè)人或共用組，將 發(fā)件人選擇為 張彥 將 指定 設(shè)置為文件夾 收件箱/張彥,截圖演示4,步驟8: 點(diǎn)擊 “個(gè)人或公用組”以后彈出的選擇框，選中 dhfac01.張彥，再點(diǎn)擊發(fā)件人，點(diǎn)擊確定

4、,截圖演示5,步驟9:點(diǎn)擊“指定” 后彈出的對(duì)話框，選擇 張彥 文件夾，點(diǎn)擊確定,步驟10:完成后，界面如下,截圖演示6,步驟12:點(diǎn)擊 下一步,步驟11: 點(diǎn)擊 下一步,截圖演示7,步驟12: 點(diǎn)擊 下一步,步驟13: 點(diǎn)擊 下一步,截圖演示8,步驟15: 點(diǎn)擊應(yīng)用，在 點(diǎn)擊確定,步驟14: 在完成設(shè)置界面，勾選立即運(yùn)行規(guī)則，然后點(diǎn)擊完成按鈕,郵件越來越多？查找不便怎么辦,outlook中除了提供郵件搜索功能(稍后介紹)以外，還提供了郵件的分組功能，主要是利用建立規(guī)則來實(shí)現(xiàn)，舉例2： 2.希望把某個(gè)組的郵件放到同一個(gè)文件夾下？ 比如：想把總辦組下面所有人發(fā)送的郵件放到收件箱總辦文件夾下。 具

5、體操作步驟如下(步驟大致同1)： 首先，點(diǎn)擊 收件箱右鍵，選新建文件夾，取名“總辦”。然后，點(diǎn)擊菜單欄上的規(guī)則-選擇 創(chuàng)建規(guī)則和通知，在彈出的對(duì)話框中選擇新建規(guī)則，在步驟2中，將發(fā)件人選擇為組：dhfa.總經(jīng)理辦公室(這個(gè)與實(shí)例一不一樣)，然后彈出警告框，一定要選擇否；再點(diǎn)擊指定，選擇剛才新建的文件夾“總辦”。點(diǎn)擊，下一步 -下一步-下一步-下一步，在步驟2：設(shè)置規(guī)則選項(xiàng)中，勾選“立即對(duì)已在*中的郵件運(yùn)行此規(guī)則”-點(diǎn)擊完成，再點(diǎn)擊應(yīng)用，點(diǎn)擊確定。至此，以后只要是總辦組的人發(fā)送的郵件，則會(huì)自動(dòng)收到 收件箱/總辦 文件夾下,截圖演示 (僅截取與1不同的部分,注意:此步驟一定要選擇“否,三. out

6、look常用配置： 簽名、設(shè)置本地通訊錄,1、什么是郵件簽名及其好處,簽名：在給親朋好友、同學(xué)、同事、客戶等發(fā)郵件時(shí)，可以在郵件當(dāng)中加上自己的電子名片，這個(gè)電子名片就是簽名。 好處：從小處看，代表一個(gè)人的形象；從大處看，代表一個(gè)公司的形象,郵件簽名設(shè)置,設(shè)置方法： 首先，點(diǎn)擊文件欄中的文件按鈕，然后點(diǎn)擊選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇郵件，再選擇簽名，點(diǎn)擊新建按鈕，輸入簽名模板的名字，比如外發(fā)郵件的簽名，然后在編輯簽名中，編寫自己喜愛的簽名及格式，可以選擇圖片，可以調(diào)整字體大小、顏色等等，完成后，在選擇默認(rèn)簽名里面選擇剛才的簽名模板：新郵件：外發(fā)郵件；答復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)：外發(fā)郵件。 示例： 某某某： 您好!

7、 正文部分* 順祝 商祺! 合肥萬科 總經(jīng)理辦公室/it工程師 程洪章 did82007 telqq：63519422 =博觀而約取，厚積而薄發(fā),截圖演示1,步驟1: 點(diǎn)擊 文件，再選擇 選項(xiàng),截圖演示2,步驟2: 在彈出的對(duì)話框中選擇郵件-簽名,截圖演示3,步驟3:在此對(duì)話框中選擇新建，然后輸入簽名模板的名字，例如：外發(fā)郵件,截圖演示4,步驟4:在此對(duì)話框中可以開始編輯簽名了，編輯完成后，在默認(rèn)簽名中可以選擇新郵件和答復(fù)/轉(zhuǎn)發(fā)的簽名模板，然后點(diǎn)擊確定，簽名制作完成,簽名編輯區(qū)域,完成效果演示,2、設(shè)置本地通訊錄,集團(tuán)分公司越來越多，每次

8、發(fā)郵件，下拉列表很多，不易于查找或定位到某個(gè)人、某個(gè)公司。我們可以把經(jīng)常用的公司設(shè)置為默認(rèn)，即一點(diǎn)擊打開通訊簿，就定位到某個(gè)公司。 以下以打開通訊簿定位到合肥公司為例。 步驟： 首先，點(diǎn)擊通訊簿，在彈出的窗口中，選擇工具，再選 選項(xiàng)，在“打開通訊簿時(shí)，首先顯示以下地址”，選擇定位到合肥公司。這樣，以后打開通訊簿時(shí)，自動(dòng)定位到合肥公司,截圖演示1,步驟1:點(diǎn)擊 通訊簿，在彈出的窗口中選擇 工具,截圖演示2,步驟2,步驟3:，點(diǎn)擊倒三角，選擇定位到合肥地產(chǎn),四. 郵件的備份與恢復(fù),設(shè)置好outlook以后，數(shù)據(jù)文件是存放在服務(wù)器上的，由于集團(tuán)人員眾多而服務(wù)器磁盤空間有限，所以一般只給員工分配12g

9、空間.這樣就會(huì)出現(xiàn)空間不足，磁盤已經(jīng)滿的情況，為了解決以上問題，需要把郵件數(shù)據(jù)保存到本地(自己的電腦上,具體步驟如下：備份到本地：首先，點(diǎn)擊菜單欄上的文件按鈕，賬戶設(shè)置-賬戶設(shè)置，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)文件，點(diǎn)擊添加，在彈出的對(duì)話框中輸入電子郵件的名字，例如mail201305，并且保存到c盤以外的任何一個(gè)磁盤。點(diǎn)擊確定，選中剛才的文件 mail201305，再點(diǎn)擊設(shè)為默認(rèn)值；點(diǎn)擊選項(xiàng)卡“電子郵件”，點(diǎn)擊更改文件夾，彈出提示，選著是，然后選中mail201305，點(diǎn)擊確定。重啟outlook，就完成了備份到本地。恢復(fù)：點(diǎn)擊菜單欄上的文件按鈕，賬戶設(shè)置-賬戶設(shè)置，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)文件，點(diǎn)擊添加，選中已經(jīng)存在的郵件文件

10、就行,五. 新建會(huì)議、搜索功能簡介,新建會(huì)議：發(fā)起會(huì)議郵件是outlook2010自帶的一個(gè)比較實(shí)用的功能之一，那么如何創(chuàng)建發(fā)起一個(gè)會(huì)議呢？下面我?guī)Т蠹乙黄饎?chuàng)建發(fā)起一個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)。1：打開outlook2010找到菜單欄的新建項(xiàng)目-會(huì)議。如圖,2：在新打開的窗口中就就可以看到發(fā)起一個(gè)新的會(huì)議邀請(qǐng)需要的資源了，如：會(huì)議的開始時(shí)間-結(jié)束時(shí)間等。還有一些個(gè)性功能，比如：提醒功能，可以幫助你在會(huì)議開始前提醒與會(huì)者。如圖,outlook搜索功能使用：1.打開outlook，點(diǎn)擊菜單欄上的搜索菜單或者直接點(diǎn)擊搜索框,outlook搜索功能使用：在上圖中，可以在搜索框中輸入文字(關(guān)鍵字)，而且可以更改搜索的范

11、圍，比如：按照當(dāng)前文件夾、發(fā)件人、收件人、時(shí)間范圍、主題、附件等范圍搜索，當(dāng)點(diǎn)擊一個(gè)搜索范圍后，比如發(fā)件人，他會(huì)自動(dòng)匹配關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，并標(biāo)黃來突出顯示，效果如下圖,六. 設(shè)置outlook使得在家能收發(fā)郵件,outlook設(shè)置外網(wǎng)收發(fā)郵件如下：1.打開outlook，如下圖，選擇“電子郵件賬戶”，下一步,outlook設(shè)置外網(wǎng)收發(fā)郵件如下：2.點(diǎn)擊下一步后，如下圖：選擇手動(dòng)配置服務(wù)器，再點(diǎn)下一步,outlook設(shè)置外網(wǎng)收發(fā)郵件如下：3.點(diǎn)擊下一步后，如下圖：選擇“internet電子郵件”，然后下一步,outlook設(shè)置外網(wǎng)收發(fā)郵件如下：4.點(diǎn)擊下一步后，如下圖：填完如下信息，然后下一步您的

12、姓名和電子郵件地址：填寫萬科集團(tuán)分配的郵件地址(格式：開機(jī)登錄賬號(hào))賬戶類型：默認(rèn)的pop3 接收和發(fā)送服務(wù)器的地址都填：用戶名;填寫集團(tuán)分配的ad賬號(hào) 密碼：電腦開機(jī)密碼,outlook設(shè)置外網(wǎng)收發(fā)郵件如下：5.點(diǎn)擊下一步后，如下圖：如果出現(xiàn)以下結(jié)果（注意：任務(wù)里面的測試結(jié)果前是綠色對(duì)勾），說明配置正確；如果出現(xiàn)的是紅色叉叉，表明配置錯(cuò)誤，一般是用戶名或密碼不對(duì)，網(wǎng)絡(luò)不通等因素造成的。配置完成后，直接下一步,outlook設(shè)置外網(wǎng)收發(fā)郵件如下：6.點(diǎn)擊下一步后，如下圖：點(diǎn)擊完成，至此，配置完畢,七. 以下課程免費(fèi)贈(zèng)送,1.筆記本及蘋果設(shè)備使用無線？2.手機(jī)設(shè)置郵箱的方法？ 安卓系統(tǒng)： 蘋果ios系統(tǒng)：3.電腦配置outlook郵箱指引？4.iphone 5設(shè)置 聯(lián)通移動(dòng)電信彩信及3g上網(wǎng),4.手機(jī)安裝通訊錄、萬科工作流的方法？用電腦打開如下地址，http:/ 移動(dòng)應(yīng)用系統(tǒng)如何安裝? 在手機(jī)網(wǎng)頁上打開的地址，找到你要下載的應(yīng)用