公司公文管理規(guī)范

1、公司公文管理規(guī)范12020 年 4 月 19 日文檔僅供參考* 公司公文管理規(guī)范一、目的為保障公司各項(xiàng)政策、規(guī)章、政令、業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件等及時(shí)、有效地貫徹和執(zhí)行，特制定本規(guī)定。二、適用范圍本辦法適用于 * 有限責(zé)任公司（以下簡稱公司）及下屬機(jī)構(gòu)、子公司。三、定義公文是公司貫徹各項(xiàng)政策、規(guī)章、政令、業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件的有效載體。包括：1.以公司名義及以公司各單位（體系）名義下發(fā)的通報(bào)、通知、指導(dǎo)書、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要等等。2.公司正式簽發(fā)的高管例會(huì)及辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要。3. 以公司名義對(duì)政府機(jī)構(gòu)或外單位發(fā)出的匯報(bào)、請(qǐng)示、情況說明、對(duì)外公函等。4.各子公司正式簽發(fā)的紅頭文件。四、職責(zé)1.簽發(fā)權(quán)1.1 公司

2、整體紅頭文件由總經(jīng)理簽發(fā)。1.2 以各單位（體系）名義下發(fā)的紅頭文件由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。1.3 子公司紅頭文件由子公司總經(jīng)理或由其授權(quán)的子公司副總經(jīng)22020 年 4 月 19 日文檔僅供參考理簽發(fā)。2.發(fā)文權(quán) ：總經(jīng)辦 / 子公司綜合辦公室。五、管理制度1.公文的常見種類1.1 請(qǐng)示請(qǐng)上級(jí)部門請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示 ”。1.2 報(bào)告向上級(jí)部門匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)的詢問用“報(bào)告”。1.3 意見用于對(duì)重要問題提出看法和處理辦法, 用“意見 ”。1.4 通知批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)部門辦理或者需要周知和執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知 ”。1.5 通報(bào)表

3、揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況的事項(xiàng)，用“通報(bào) ”。1.6 規(guī)定 / 辦法 / 制度對(duì)下級(jí)部門布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用 “規(guī)定”、“辦法”或“制度”。1.7 決定、決議32020 年 4 月 19 日文檔僅供參考對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。用“決定”。經(jīng)過會(huì)議討論經(jīng)過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。1.8 會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的文件用“會(huì)議紀(jì)要”。2.公文的格式2.1 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(

4、抄報(bào) )單位、公文字號(hào)、主題詞等。2.2 標(biāo)題及主題詞為3 號(hào)黑體加粗，正文為小四宋體，段間距為1.5 倍行距。2.3 公文紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（ 297MM 210MM ），左側(cè)裝訂。3.公文的編號(hào)3.1 以公司名義下發(fā)的文件編號(hào)受文機(jī)構(gòu)發(fā)文單位適用范圍發(fā)文字號(hào)以公司名義下發(fā)的重要事項(xiàng)、通* 發(fā) 年號(hào) 第號(hào)* 有限責(zé)任公知、規(guī)章制度等全公司公司下發(fā)的獎(jiǎng)懲類文件* 行字 年號(hào) 第號(hào)司公司下發(fā)的任命類文件* 任字 年號(hào) 第號(hào)以公司名義下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要文件* 紀(jì)字 年號(hào) 第號(hào)政府機(jī)構(gòu)* 有限責(zé)任公匯報(bào)工作、反映情況、提出請(qǐng)示* 文 年號(hào) 第號(hào)及外單位司等公文42020 年 4 月 19 日文檔

5、僅供參考3.2 以公司所轄各單位（體系）名義下發(fā)的文件編號(hào)承辦單位適用范圍發(fā)文字號(hào)發(fā)布培訓(xùn)信息、內(nèi)部崗位竟聘公告、會(huì)議通知、上* 行政 年號(hào) 第號(hào)行政體系報(bào)總結(jié)規(guī)劃、節(jié)假通知、稽查通告、公告等文件營銷體系發(fā)布部門管理規(guī)范、表單、條例、銷售計(jì)劃、規(guī)章* 營銷 年號(hào) 第號(hào)制度等文件發(fā)布生產(chǎn)計(jì)劃、車間管理制度、安全檢查通報(bào)等文* 生產(chǎn) 年號(hào) 第號(hào)生產(chǎn)體系件財(cái)務(wù)體系發(fā)布的審計(jì)通報(bào)、預(yù)算制度等文件* 財(cái)務(wù) 年號(hào) 第號(hào)3.3 以子公司名義下發(fā)的文件編號(hào)發(fā)文單位發(fā)文字號(hào)江西 *營銷有限責(zé)任公司文件* 營銷發(fā) 年號(hào) 第號(hào)江西 *保健酒有限責(zé)任公司文件* 保健發(fā) 年號(hào) 第號(hào)3.4 文件字號(hào)右側(cè)必須注明簽發(fā)人姓名。4.公文的下發(fā)流程4.1 公司及各單位（體系）正式發(fā)文必須以公司紅頭文件下發(fā)，由承辦部門負(fù)責(zé)起草, 并填寫發(fā)文審批單，承辦部門負(fù)責(zé)人予以內(nèi)容審核簽字后送總經(jīng)理/ 分管副總經(jīng)理的秘書審核。4.2 總經(jīng)理