淺談社保檔案管理工作問(wèn)題

1、淺談社保檔案管理工作問(wèn)題摘要：社保檔案管理工作是開(kāi)展整個(gè)社保工作的基礎(chǔ)。就目前情況而言，我國(guó)社保檔案管理工作中還存在著管理缺乏信息化處理、對(duì)社保檔案管理工作重視度不夠、缺乏專(zhuān)業(yè)的社保檔案管理人員和社保檔案管理制度等問(wèn)題。針對(duì)以上這些問(wèn)題，國(guó)家檔案部門(mén)和社保部門(mén)應(yīng)攜手將檔案管理工作作為社保工作總體規(guī)劃中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)籌管理和安排，提高對(duì)社保檔案管理工作的重視，從而積極探索提高我國(guó)社保檔案管理工作有效性的方法。 關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;信息化;社保檔案 實(shí)現(xiàn)和諧社會(huì)的一個(gè)重要基礎(chǔ)就是建設(shè)并完善社會(huì)保障體系，這不僅僅能有利于構(gòu)建和諧社會(huì)，還能為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到一定的積極作用

2、。目前，我國(guó)社會(huì)保障工作不斷地走向規(guī)范化和法制化，而社保檔案管理工作作為整個(gè)社保工作的基礎(chǔ)，其中的問(wèn)題需要更加積極主動(dòng)地探索，并采取針對(duì)性的對(duì)策，完善社保檔案管理工作，從而促進(jìn)社會(huì)保障工作的持續(xù)發(fā)展1。 1我國(guó)社保檔案的特點(diǎn)和重要性 1.1我國(guó)社保檔案的特點(diǎn)。一是檔案數(shù)量多。我國(guó)社保檔案數(shù)量多是多方面因素引起的。首先，就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，我國(guó)社會(huì)保障體系雖然不夠完善，就目前建立的社保業(yè)務(wù)，例如常見(jiàn)的養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷和意外傷害險(xiǎn)等，也幾乎全面覆蓋了人們的生活，再加上每個(gè)社保項(xiàng)目的辦理都有很多的步驟，例如保障等級(jí)的確定、保障申請(qǐng)和繳費(fèi)環(huán)節(jié)等，這些都讓社保檔案管理的文件數(shù)量不斷增多。其次，因?yàn)槿藗冊(cè)?/p>

3、辦理各項(xiàng)社保業(yè)務(wù)時(shí)需要提供許多相關(guān)文件和證明，這在一定程度上也增加了社保檔案管理的工作量。最后，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們的社保意識(shí)不斷增強(qiáng)，社保檔案的數(shù)量只會(huì)呈現(xiàn)持續(xù)上漲的趨勢(shì)。二是具有極強(qiáng)的社會(huì)性。社保檔案具有高度社會(huì)性，主要是因?yàn)樯绫９ぷ鞯暮脡年P(guān)系著整個(gè)社會(huì)、民眾利益，社保的建立就是為了給人民和整個(gè)社會(huì)提供更好的服務(wù)和生活保障。1.2我國(guó)社保檔案管理的重要性。我國(guó)社保檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一，由于社保檔案的管理與參保人員的切身利益有著密不可分的關(guān)系，隨著社保業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和完善，加強(qiáng)對(duì)社保檔案的管理工作在一定程度上有利于維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。因?yàn)樯绫n案的內(nèi)容幾乎包含了參保人員各個(gè)方

4、面的生活信息，加之參保行為幾乎覆蓋了全社會(huì)，所以社保檔案管理工作與千家萬(wàn)戶(hù)都有緊密的聯(lián)系，一旦在社保檔案管理上出現(xiàn)什么問(wèn)題，肯定會(huì)對(duì)參保單位、參保人員造成不利影響，影響企業(yè)退休人員正常離職，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)基金的安全性受到威脅，甚至侵害到廣大參保人員的合法權(quán)益。第二，做好社保檔案管理對(duì)國(guó)家檔案系統(tǒng)運(yùn)行具有積極的影響作用。因?yàn)樯绫n案管理也屬于國(guó)家檔案管理系統(tǒng)資源的關(guān)鍵組成部分，社保檔案管理中的數(shù)據(jù)可以為國(guó)家進(jìn)行相關(guān)保險(xiǎn)政策的改動(dòng)提供參考數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上國(guó)家再通過(guò)調(diào)查和分析，以實(shí)現(xiàn)參保人員利益最大化為目標(biāo)，圍繞個(gè)人賬戶(hù)資料的維護(hù)、看病費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)等方面的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，制定并推出合理的保險(xiǎn)政策

5、，保障參保人員的切身利益。 2目前我國(guó)社保檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題 2.1社保檔案管理缺乏信息化處理。就我國(guó)目前社保檔案管理情況而言，多數(shù)地區(qū)的社保檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理上，沒(méi)有緊跟科技信息時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)檔案管理系統(tǒng)實(shí)行信息化改革，檔案材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理，種種因素造成現(xiàn)階段的檔案管理工作效率不高2。隨著社會(huì)科技信息的高速發(fā)展和國(guó)家社會(huì)保障體系的完善，社保檔案管理工作的重要性日益凸顯，社保檔案管理的數(shù)量逐漸增多，社保檔案的信息化管理成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，只有這樣，才能提高社保檔案的速度，優(yōu)化準(zhǔn)確性，從而提高社保檔案管理的工作水平。2.2社保檔案管理工作的重視度不夠。由于部分

6、社保檔案管理工作人員對(duì)社保檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，導(dǎo)致其在日常工作中缺乏積極性，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面，第一，社保檔案管理工作人員沒(méi)有意識(shí)到社保檔案對(duì)人民利益以及對(duì)社會(huì)和諧發(fā)展的重要性，在具體的工作中沒(méi)有一個(gè)積極正確的態(tài)度，更無(wú)心加強(qiáng)對(duì)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，缺乏業(yè)務(wù)能力，成為社保檔案管理水平低的原因之一。第二，社保單位的行政主管部門(mén)沒(méi)有對(duì)檔案管理工作引起高度重視，其將工作重心放到了如何增加社保人數(shù)以及擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍上，僅僅在應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查或者需要具體數(shù)據(jù)時(shí)臨時(shí)性地抓一抓檔案管理工作。2.3缺乏專(zhuān)業(yè)的社保檔案管理人員。隨著我國(guó)社保事業(yè)的不斷發(fā)展，社保業(yè)務(wù)種類(lèi)和數(shù)量的增多，為

7、了順利開(kāi)展社保檔案管理工作，對(duì)社保檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的需求也必然隨之增加。但就目前情況而言，我國(guó)社保檔案管理專(zhuān)業(yè)性人才相當(dāng)缺乏，一方面缺乏檔案管理性人才，目前很多單位的社保管理很混亂，管理工作很分散；另一方面缺乏檔案管理技術(shù)性人才。隨著信息社會(huì)的發(fā)展，部分單位添置了檔案辦公軟件設(shè)備，但是因?yàn)楣芾砣藛T技術(shù)的缺乏，在良好硬件設(shè)備條件下也無(wú)法實(shí)現(xiàn)“人機(jī)合一”，發(fā)揮更大的效能，盡管大部分社保機(jī)構(gòu)還在使用傳統(tǒng)的人工操作方式進(jìn)行檔案管理，但就傳統(tǒng)管理方式而言，管理人員的業(yè)務(wù)能力也遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社保事業(yè)發(fā)展的需求3。2.4社保檔案管理制度不健全。社保檔案管理制度不健全的主要原因就是社保檔案管理機(jī)制混亂。正如上文所

8、述，社保工作的開(kāi)展會(huì)關(guān)系到多方面內(nèi)容，所以目前社保檔案管理工作中就容易出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象，隨之而來(lái)的就是各部門(mén)出現(xiàn)了不同的方法和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致整個(gè)社保檔案管理制度和辦法無(wú)法統(tǒng)一，管理制度無(wú)法健全。其主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面，第一，社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，全國(guó)各地的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)雖大致相同，但是在檔案管理方式、檔案整合范圍以及檔案交接方面一直存在著很大的差距。第二，社保檔案管理的保管、借閱制度不完整，在歸檔文件這一工作環(huán)節(jié)中缺乏時(shí)效性和完整性，在檔案借閱的過(guò)程中出現(xiàn)了逾期歸還、文件損壞甚至文件丟失等情況，沒(méi)有健全的社保檔案管理制度對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致將社保檔案作為數(shù)據(jù)支撐的作用大大降低。 3改進(jìn)社

9、保檔案管理工作的建議 3.1對(duì)社保檔案管理實(shí)行信息化處理，建立統(tǒng)一的社保檔案管理中心。為了保持社保檔案的連貫性，在社保檔案管理的具體過(guò)程中，需要及時(shí)地補(bǔ)充相關(guān)文件和材料，并對(duì)檔案進(jìn)行重新整合；與此同時(shí)，為了保證社保檔案管理具有銜接性，社保檔案要隨著檔案管理人員的流動(dòng)進(jìn)行資源共享和傳遞。因此在對(duì)社保檔案管理工作實(shí)行信息化處理的過(guò)程中，為了保證社保檔案資源的共享和傳遞順利進(jìn)行，首先要在社保單位和各大企事業(yè)單位之間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，這樣不僅能讓社保檔案文件查閱、審查等工作變得更加方便，還能減低由于重復(fù)輸入數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的資源浪費(fèi)情況。由此不難看出，建立統(tǒng)一的社保檔案管理中心的重要性，通過(guò)統(tǒng)一的管理中心

10、一方面能夠解決傳統(tǒng)的管理分散、多頭管理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)社保檔案的集中管理，另一方面避免了重復(fù)檔案管理產(chǎn)生的資金和人力的浪費(fèi)4。3.2提高對(duì)社保檔案管理工作的重視度。提高對(duì)社保檔案管理工作的重視度要從兩個(gè)方面入手：第一是加強(qiáng)社保檔案管理決策人員和管理層對(duì)社保檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，為了避免管理工作的混亂，可以成立檔案管理小組，對(duì)整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，與此同時(shí)，把社保檔案管理工作列入相關(guān)人員的績(jī)效考核中，以此來(lái)凸顯社保檔案管理工作在整個(gè)社保體系中的重要地位。第二，從社保檔案管理人員入手，提高其對(duì)檔案管理工作的重視，主要的方式還是通過(guò)加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理工作和構(gòu)建和諧社會(huì)關(guān)系的認(rèn)識(shí)，使其明白他們的

11、工作關(guān)系著人民生活的穩(wěn)定性，從而在日常的工作中端正態(tài)度，表現(xiàn)出積極性，提高社保檔案管理的工作水平。3.3注重培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的社保檔案管理人才。社保制度的實(shí)行，檔案管理原則的體現(xiàn)，檔案資料的信息化處理，這些都需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才來(lái)執(zhí)行。解決缺乏社保檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的方法就是對(duì)工作人員進(jìn)行定期的專(zhuān)題培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)能力。此外，還可以通過(guò)高校聯(lián)合培養(yǎng)社保專(zhuān)業(yè)與檔案專(zhuān)業(yè)相結(jié)合的人才，盡可能用最高效的方法填補(bǔ)社保單位檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的空缺，這樣不僅有利于社保檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，還能為更好地發(fā)展社保事業(yè)起到一定的積極作用。3.4健全社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。由于全國(guó)各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和當(dāng)?shù)厣鐣?huì)文化的較大差異，各地的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)必然有著很大的差異性，但就社保工作的常規(guī)性業(yè)務(wù)而言，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)還是具有可行性的，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)能夠?yàn)闄n案的流動(dòng)交接工作提供良好的制度支持。其次，在健全社保檔案具體管理制度方面，要根據(jù)實(shí)際工作情況，對(duì)檔案資料的收集、鑒定、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程制定明確的規(guī)定，保障社保檔案的科學(xué)性和社會(huì)性。 4結(jié)束語(yǔ) 綜上所述，社保檔案管理工作是社保體系中的重要組成部分，高效的社保工作又是構(gòu)建和諧社會(huì)的因素之一。長(zhǎng)久以來(lái)，我國(guó)的社保檔案管