人事檔案管理存在的問題及改革措施

1、人事檔案管理存在的問題及改革措施【摘要】人事檔案管理工作是人事管理工作的基本條 件之一，是人事工作中不可或缺的重要構成要素，人事檔案 管理水平的高低對于整個單位及個人的工作效率以及工作 質(zhì)量都有直接影響。然而隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制改 革以及人事管理制度改革的不斷完善與發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔 案管理模式以及手段都已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展的實際需求， 實現(xiàn)我國人事檔案管理的創(chuàng)新與改革已經(jīng)迫在眉睫。本文主 要結(jié)合當前我國人事檔案管理工作中存在的主要問題，并在 此基礎上提出相應的改革措施?！娟P鍵詞】人事檔案管理；問題；改革措施隨著我國市場經(jīng)濟改革的不斷發(fā)展與完善，我國社會生 產(chǎn)各領域都發(fā)生了很大變化，人

2、事管理制度也發(fā)生了一些變 革，人事流動性大大提高，新時期下，對人事檔案管理工作 也提出了更高的要求，人事檔案管理工作內(nèi)容更加豐富、分 工更加專業(yè)、技術更加先進，這些變化都在很大程度上給傳 統(tǒng)人事檔案管理帶來諸多挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理逐漸暴露 出越來越多的弊端以及問題，已經(jīng)遠遠滯后于社會現(xiàn)代化的 發(fā)展需求，因此為了能夠更好的服務于經(jīng)濟社會發(fā)展以及推 進人事管理制度改革，非常有必要進一步改革并完善現(xiàn)行的人事檔案管理手段以及模式一、當前我國人事檔案管理工作中存在的主要問題1. 人事檔案管理力度不足。目前，我國人事檔案管理工 作由于受到過去歷史的種種原因影響，管理范圍較狹窄，對 于一個人的基本材料方面

3、的收集比較重視，比如教育程度、 家庭出身、社會關系以及政治面貌等等，導致資料收集不夠 完整、全面，并不能滿足現(xiàn)代人力資源發(fā)展的基本需求，也 無法適應現(xiàn)代社會的發(fā)展。同時還表現(xiàn)在目前部分單位領導 者對人事檔案管理工作認識不全面，認為人事檔案管理工作 僅僅只是簡單做好資料的收集、鑒定、整理、分析、研究和 歸檔等流程，并沒有真正意識到人事檔案工作的重要性，普 遍存在用人不建檔案的現(xiàn)象。2. 缺乏完善的人事檔案管理制度。目前，很多單位的人 事檔案管理部門在制定人事檔案管理制度時，并沒有多方面 綜合考慮具體的工作情況以及工作需求，而直接生搬套用統(tǒng) 一的人事檔案材料收集歸檔規(guī)定 ，導致大部分單位的人 事檔

4、案管理制度過于形式化，缺乏科學、合理的管理實施細 則。即使有的單位制定了相應的管理制度，但是實際制定力 度較差， 主要表現(xiàn)為收集檔案不及時， 很少有人問檔案問題， 檔案歸檔材料較為片面等。統(tǒng)一的人事檔案材料收集歸檔 規(guī)定中對人事檔案的收集歸檔范圍作出了明確規(guī)定，但很 多單位很少記載職工的信用等級評價、職工繼續(xù)培訓等情況 信息，人事檔案中記載的內(nèi)容應盡量完整、詳細、真實、準 確，且能體現(xiàn)出每個不同個體的特征以及特點，很多現(xiàn)在普 遍存在人事檔案“千人一面”的現(xiàn)象。二、優(yōu)化人事檔案管理工作改革措施1.加強人事檔案管理者與形成者的人事檔案管理意識。 人事檔案管理工作是一項系統(tǒng)、繁雜的項目，從檔案開始建

5、 檔到檔案能夠永久保存都凝聚著人事檔案管理工作者們辛 勤的汗水和心血。人事檔案是我國各級各類國家機關、企事 業(yè)單位、社會團體等組織在人事活動過程中形成的一種歷史 憑證，主要是以個人為單位，用于對某一人德才表現(xiàn)的記述 和反映， 便于日后查看。 人事檔案實際上是每一個社會經(jīng)歷、 教育程度以及自然情況等信息的原始記錄，可以客觀、真實 的反映每一個的工作狀況、政治信仰、思想品德、獎懲以及 業(yè)務能力等情況，可以為各單位組織部門參加社保、人才流 動、選人用人、 調(diào)資、 職稱評聘等方面提供重要的參考依據(jù)。 人事檔案管理者以及形成者應充分認識到人事檔案資料以 及人事檔案管理工作的實際價值以及重要意義，才可以促

6、進 人事檔案管理工作的順利開展。2.建立統(tǒng)一集中管理制度。應打破傳統(tǒng)多頭分散式的人 事檔案管理方式，建立統(tǒng)一集中管理的人事檔案管理體制。 不僅可以節(jié)約人力、物力資源，提高人事檔案管理的整體水 平，同時也有利于監(jiān)督各單位、 各部門之間的制度執(zhí)行情況， 一旦出現(xiàn)問題有可追溯人負責，避免各部門以及各單位人之 間相互推諉；也可以提高人事檔案的利用率，實現(xiàn)人事檔案 管理的規(guī)范化與現(xiàn)代化的管理。同時應該順應我國社會的發(fā) 展形勢，建立我國現(xiàn)行人事管理政策改革相適應的人事檔案 管理制度。3. 加強人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。培訓和學習是提 升人事檔案管理人員自身綜合素質(zhì)最直接，也是最有效的渠 道。培訓內(nèi)容應該

7、根據(jù)人事檔案管理人員的實際需求進行針 對性設計，人事檔案工作中涉及到公共關系學、行為學、哲 學、心理學、歷史學以及行為學等諸多相關學科知識，培訓 內(nèi)容應適當增加這些內(nèi)容的知識教育。同時應增強管理人員 的計算機、信息技術以及科技軟件等先進科學技術的培訓與 學習，并能夠靈活運用于實際工作中， 有利于提高工作效率。 同時應建立健全的約束機制以及激勵機制，以考核個人的職 業(yè)道德水平以及業(yè)務能力為定性、定量指標作為評價標準， 將評價結(jié)果直接與個人實際薪酬掛鉤。促進工作人員之間形 成良性競爭，激發(fā)工作人員的工作積極性。綜上所述，新時期下，社會發(fā)展以及人事制度改革對人 事檔案管理工作提出了更高的要求，人事檔案管理工作面臨 新的挑戰(zhàn)，首先應該加強人事檔案形成者與管理者對人事檔 案管理的重視度，形成管理意識，同時應建立集中統(tǒng)一制度 以及完善的人事檔案管理制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，從而全面提高人事檔案管理水平，促進人事檔案管理工作的 順利開展。參考文獻：1 伍再君淺析人事檔案管