公文格式管理辦法

1、ZYHT冷軋技術有限公司公文處理辦法第一章 總 則第一條 為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科 學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，以國家行政 機關公文處理辦法為指導，結合公司實際，制定本辦法。第二條 企業(yè)的公文，是企業(yè)在經營和行政管理過程中 形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是公司依法經營和 進行公務、商務活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理（收文、發(fā)文） 、管理、 整理（立卷） 、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原 則，做到及時、準確、安全。第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)及 公司的有關規(guī)定，確保企業(yè)商業(yè)、

2、技術秘密的安全。第六條 公司各單位、各部門的負責人應當高度重視公 文處理工作，嚴格遵守本辦法，加強對本單位公文處理工作 的領導和檢查。第七條 公司綜合管理部是公文處理的管理機構，主管 本公司的公文處理工作并負責指導各單位、各部門的公文處 理工作。第二章 公文種類第八條 本公司的公文種類主要有：決定、通知、通報、 通告、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。（一）決定。適用于對重要事項或者重大行動做出安排， 獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定 事項。（二）通知。適用于批轉下級單位的公文，轉發(fā)政府主 管部門和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級單 位辦理和有關單位周知或者

3、執(zhí)行的事項；任免人員。（三）通報。適用表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神 或者情況。（四）通告。適用在一定范圍內公布應當遵守或者周知 事項。（五）報告。適用于向上級單位匯報，反映情況，答復 上級單位的詢問。（六）請示。適用向上級請求指示批準。（七）批復。適用答復下級單位的請求事項。（八）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢 問和答復問題；請求批準和答復審批事項。（十）會議紀要。適用于記載和傳達會議情況和議定事第三章 公文格式第九條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、 附件、發(fā)文機關

4、、成文日期、印章、附注、抄送單位、印發(fā) 單位和印發(fā)日期等部分組成 （具體見ZYHT冷軋技術有限公 司公文格式 ）。（一）涉及國家和企業(yè)秘密的公文應當分別標明“絕 密”、“機密”、“秘密”。（二）緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急” 、“急 件”。（三）發(fā)文標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡 稱；聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前。（四）發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合 行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。（五）上行文應當注明簽發(fā)人姓名。其中“請示”應當 在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標題， 應當準確簡要地概括公文的主要內容， 一般應標明發(fā)文單位和公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章

5、 名稱加書名號外，一般不用標點符號。（七）主送單位指公文受理單位，應當使用全稱或者規(guī) 范化簡稱、統(tǒng)稱。公司發(fā)往各單位的公文，如需機關各部門 周知，應在主送單位處標明“公司各單位，機關各部門： ” 字樣。（八）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前 注明附件順序和名稱。（九）公文除“會議紀要”以外，應當加蓋印章。聯(lián)合 上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文 單位都應當加蓋印章。（十）成文日期，以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文 以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項） ，應當 加括號標注。（十二）所有正式文件，均應標注主題詞，主題詞應由 反映

6、文件主要內容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，標注在 文件末頁下部，抄送范圍上方。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公 文的其他單位，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第十條 公文用紙采用國際標準 A4 型，兩面用，左側裝 訂。第四章 行文規(guī)則第十一條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定， 般不許越級請示和報告。 因特殊情況必須越級請示、 報告時， 應當抄送被越過領導和上級單位。第十二條 職能部門依據職權可以相互行文和向各有關 單位的下屬部門行文。職能部門未經該部門的分管領導和總 經理批準，一般不得以公司名義行文。第十三條 屬于部門職權范圍的事務，應當由部門自行 行文或聯(lián)合行文。用部門或

7、聯(lián)合行文中的主辦部門的文頭 紙。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經公司審批的事項經公 司同意也可以由部門行文，文中應當注明“經公司同意”的 字樣。第十四條 用公司名義行文的主要有：（一）向集團、公司董事會及政府主管機關報告、請示 工作。（二）向外單位聯(lián)系重要事務。（三）轉發(fā)集團、公司董事會及政府主管部門的重要文 件。（四）向公司各單位、各部門下達重要決定、通知、通 報、批復、意見等。（五）公司中層以上領導人員的聘任、解聘決定。（六）以公司名義行文一律用公司文頭紙。第十五條 用各單位、各部門名義行文的有：（一）向公司報告、請示工作。二）在職權范圍以內，下達計劃、規(guī)章、指導生產、通知事項、了解情況。第

8、十六條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送 單位，如需要同時抄送其他單位的，應當用抄送形式，但不 得同時抄送下級單位。第十七條 “報告”中不得夾帶請示事項。第五章 發(fā)文辦理第十八條 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包 括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程 序。行文應當確有必要，注重效用，提高質量。第十九條 草擬公文應當做到： （一）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條 理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，力求簡短。（二）公文的文種應當概括行文的目的，發(fā)文單位的職 權和與主送單位的行文關系確定。（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先 引標題，后引發(fā)文號。

9、引用外文應當標明中文含義。（四）結構層次序數， 第一層為“一”，第二層為 “（一） 第三層為“ 1”，第四層為“（ 1）”。（五）應當使用國家法定計量單位。（六）公文中使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名（七）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數 和在詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素 的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第二十條 以公司名義發(fā)出的文件，由主辦部門起草， 經主辦部門負責人和分管領導審核后，再報綜合管理部，由 綜合管理部對公文進行審核， 審核的重點是： 是否確需行文， 行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則，公文格式是否正確

10、 等。審核、簽發(fā)應使用ZYHT冷軋技術有限公司發(fā)文首頁紙 （式樣五） 。第二十一條 以公司名義制發(fā)的上行文，須由總經理簽 發(fā)；以公司名義制發(fā)的平行或下行文，一般可由公司分管領 導簽發(fā)，重要的由總經理簽發(fā)。第二十二條 公文正式印制前，主管部門文秘人員應當 進行復核。復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備、附件 材料是否齊全、格式是否正確。第六章 收文辦理第二十三條 收文辦理指經領導批示交由有關單位、部 門辦理的上級黨委、政府或其相關部門公文的處理過程。包 括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十四條 收文登記。凡需公司受理的文件、電報、 資料等，必須由綜合管理部統(tǒng)一簽收、拆封；綜合

11、管理部要建立統(tǒng)一規(guī)范的收文登記薄，由文管人員及時認真做好登記，并按要求填寫ZYHT冷軋技術有限公司公文處理表 樣六）。第二十五條 批辦程序。綜合管理部應當及時提出擬辦 意見，送總經理或分管領導批示后及時送達有關部門辦理。 緊急公文，應當明確辦理時限。領導簽批的處理意見，應明確承辦部門和時限要求等， 需多個部門聯(lián)合辦理，應指明主辦和協(xié)辦部門。第二十六條 文件承辦。承辦部門收到交辦的公文后， 應當根據領導批示和文件緊急程度及時辦理，不得延誤和推 諉。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應 當及時退回綜合管理部并說明理由。第二十七條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批 人應當明確簽署意見

12、，姓名和審批日期，其他審批人圈閱視 為同意。第七章 公文歸檔第二十八條 公文辦理完畢后，應當及時整理（立卷） 歸檔。第二十九條 歸檔范圍的公文、原件（包括項目審批等 重要文件，其他文件暫時按目前形式處理）由經辦單位整理 （立卷），送綜合管理部歸檔。經辦單位保留復印件或公文副本第三十條 歸檔范圍的公文應當確定保管期限，個人不 得保存應當歸檔的公文（包括沒有文件編號的合同、協(xié)議等 業(yè)務文件）。第八章 公文管理第三十一條 公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸 檔和銷毀。第三十二條 綜合管理部應當保障本公司公文管理及相 關制度的貫徹與執(zhí)行。第三十三條 不具備歸檔和存查價值的公文，經鑒別并 經綜合管

13、理部部長批準，可以銷毀。第三十四條 單位合并時，公文應隨之合并管理。單位 被撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后，移送公司綜合 管理部。工作人員辭職或調離原工作崗位，應將本人暫存借閱的 公文移交和清退。第九章 附則第三十五條 本辦法由公司綜合管理部（公文主管部 門）負責解釋。第三十六條 本辦法自 2009 年 3 月 1 日起施行。 2008年1月下發(fā)的ZYHT冷軋技術有限公司公文處理辦法同時 廢止ZYHT冷軋技術有限公司公文格式第一章 總則第一條 為保持公司公文格式的統(tǒng)一、嚴肅、整潔、提 高公文處理效率，以國家行政機關公文格式為指導，結 合公司實際，制定本格式。第二條 公司公文形式為文件（包

14、括上行文、平行文和 下行文）、函件、會議紀要等。上行文（式樣一）用于以公司名義向集團、公司董事會 及政府主管機關的請示、報告和各職能部門、單位向公司的 請示、報告等。平行文和下行文（式樣二）用于以公司或部 門名義下發(fā)的決定、指示、通告、通知、批復，轉發(fā)有關文 件等。函件（式樣三）用于平行單位之間相互商洽工作、詢 問和答復問題及一般性的通知等。會議紀要（式樣四）用于 記載和傳達會議情況和議定事項。第二章 文件的要素標識規(guī)則第三條 文件眉首，一般指文件首頁橫線以上部分，包 括發(fā)文單位標識、發(fā)文字號以及簽發(fā)人等內容。第四條 發(fā)文單位標識由發(fā)文單位全稱或規(guī)范簡稱加 “文件”二字組成，位于文件編號之上。

15、發(fā)文單位標識一般使用小標宋體字，用紅色標識，字號一般應小于 22mn 15mm（高X寬）。第五條 發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成。 在發(fā)文單位標識下空 2 行，用 3 號（或小 3 號）仿宋體居中 排列；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六 角括號“ ”括入；序號不編虛位，不加“第”字。如： ZYHT20071 號。第六條 上報的文件需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā) 文字號右側，位于發(fā)文單位標識以下，橫線以上。發(fā)文字號 居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字，簽發(fā)人用 3 號（或小 3 號）楷體標識簽發(fā)人姓名。平行文和下行文不標識簽發(fā)人，發(fā)文字號居中排列。第七條 文件標題，包

16、括發(fā)文單位名稱、文件內容、文 件種類，用 2 號（或 20 號）宋體字（加粗） ，可分一行或多 行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰 當。文件標題位于首頁橫線之下20mm處（空2行）。第八條 主送單位，即文件發(fā)往單位名稱。公司發(fā)往各 單位的公文， 如需機關各部門周知， 應在主送單位處標明 “公 司各單位，機關各部門”字樣。主送單位位于文件標題之下 空 1 行左側頂格位置，回行時仍頂格，用3 號（或小 3號）仿宋體。主送單位如為兩個以上，應位置并列，中間用逗號 隔開，后標冒號。第九條 文件正文位于主送單位名稱下 1 行，每自然段 左空 2 字，回行頂格。數字、年份不能回行。文件正

17、文用 3 號（或小 3 號）仿宋體字，第一層小標題 用 3 號（或小 3 號）黑體字，第 2 層小標題用 3 號（或小 3 號）楷體字。第十條 文件如有附件，在正文之下空 1 行左空 2 字用 小 3 號仿宋體標識“附件” ，后標冒號和名稱。附件如有序 號使用阿拉伯數碼（如附件：1XXXX）;附件名稱后不加標點符號。第十一條 發(fā)文機關名稱應使用全稱或規(guī)范性簡稱（見 附件七）。成文日期用漢字書寫，將年、月、日標全; “零” 寫為“O,右空4字。成文日期以公司領導人最后簽發(fā)日期 為準，經會議討論通過的文件以通過日期為準。加蓋印章應上距離正文 1 行之內，端正、居中下壓成文 日期。當聯(lián)合行文需加蓋

18、2個以上印章時，應將成文日期拉 開，左右空 7 字，主辦單位印章在前。第十二條 主題詞位于文件落款之下，分送欄和抄送欄 之上居左頂格標識。主題詞用 3 號（或小 3 號）宋體字，詞 目之間空 1 字;按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，數量 不超過 5 個。第十三條 分送欄、抄送欄位于主題詞下 1 行，文件印 發(fā)單位欄之上位置。左右各空 1 字，用 3 號（或小 3 號）仿 宋體字標識“抄送” ，后標冒號；抄送單位間用逗號隔開， 回行時與冒號后的抄送單位對齊，抄送順序，一般按國家機 關或公司內部編制序列依次排列。第十四條 印發(fā)單位欄位于抄送欄之下的最后 1 行，用 于說明文件印發(fā)部門的名稱、 印

19、發(fā)日期。 用 3 號（或小 3號） 仿宋體字 , 印發(fā)單位左空 1 字。印發(fā)日期右空 1 字，用阿拉 伯數碼標識。公司的文件印發(fā)單位一般統(tǒng)稱公司綜合管理 部，各職能部門文件的印發(fā)單位統(tǒng)用該單位全稱。第十五條 主題詞以下各欄之間及印發(fā)單位欄之下 ，各 畫一條橫線。第三章 其他公文的要素標識規(guī)則第十六條 函件的眉首部分與標題之間的橫線距首頁頂 端45mm首頁部分標識發(fā)文單位全稱，使用小標宋體字。公 文編號位于橫線之下、標題之上的右角頂格位置；抄送欄位 于末尾；不編主題詞，不注明印發(fā)單位。其他要素標識同本格式相關的要素說明。第十七條 會議紀要的眉首部分與標題之間的橫線距首 頁頂端105mm會議紀要標

20、識由“ xxxx會議紀要”組成， 使用小標宋體字。 期號位于會議紀要標識下中， 用括號括入 編寫單位和成文日期分別位于期號以下、橫線之上的左右兩 側頂格位置。 標題位于橫線以下。 分送抄送單位于正文末尾。會議紀要不加蓋公章第十八條 各部門擬以公司名義下發(fā)的各類文件，第一頁均用統(tǒng)一規(guī)定的ZYHT冷軋技術有限公司發(fā)文首頁紙（見 式樣五）。第四章 印刷格式第十九條正式文件紙采用 A4型。一般每頁排22行， 每行排 26 個字。第五章 附則第二十條 本公文格式由公司綜合管理部（公文主管部 門）統(tǒng)一管理。第二十一條 本格式適用于公司各職能部門和單位。第二十二條 本格式自 2009 年 3月 1日起施行。

21、 2008 年1月制定的ZYHT冷軋技術有限公司公文格式同時廢止。式樣一xxx 200 x x 號簽發(fā)人：xxxZYHT公司關于xxxxx的請示xxxx：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxoxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxoxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

22、xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXX2 xxxxxxxxxxxxxxxxZYHT冷軋技術有限公司（漢字書寫）XXXX年XX月XX日主題詞：XX XX XX抄送：XXXXXX,XXXXXX,XXXXXX,XXXXXXoZYH冷軋技術有限公司綜合管理部 20QX 年XX月XX日印發(fā)式樣二ZYHTXX字200 X X 號ZYHT公司關于xxxxxxx通知XXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX

23、XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXX2 xxxxxxxxxxxxxxxxZYHT冷軋技術有限公司（漢字書寫）XXXX年XX月XX日主題詞：XX XX XX抄送：XXXXXX,XXXXXX,XXXXXX,XXXXXXoZYH冷軋技術有限公司綜合管理部 20QX年X X月XX日印發(fā)式樣三ZYHT冷軋技術有限公司xxx 200 x x 號ZYHT公司關于xxxxx通知函xxxxx：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx