投資項目檔案管理規(guī)定

1、投資項目檔案管理規(guī)定為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。第一條“投資項目”是指：(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程；(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負責(zé)建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。第三條全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設(shè)以下四類檔案，并將各項目本身作為目：(一)全資投資項目類；(二)合資合作投資項目類；(三)內(nèi)地投資項目類；(四)境外投資項目類。第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是：(一

2、)新上項目預(yù)報表和可行性分析報告；(二)給政府的請求報告和政府批文；(三)企業(yè)章程和董事會決議；(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù)；(五)資信證明或資金來源證明；(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料；(七)項目實際投資金額證明材料；(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是：(一)新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告；(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文；(三)給政府的申請報告和政府批文；(四)合資企業(yè)合同書；(五)合資企業(yè)章程和董事會決議；(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書；(七)合資各方資信證明或資金來源證明；(八)各方(中方)主管單位意見；(九

3、)合資各方委派的董事；(十)進口設(shè)備、辦公用品清單；(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照；(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料；(十三)項目實際投資金額證明材料；(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。第六條內(nèi)地投資項目包括的必要文件是：(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告；(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程；(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書；(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文；(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件；(六)派出負責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書；(七)會計師事務(wù)所的驗資報告；(八)當(dāng)年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件；(九)銀行開具的資信證明；(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況；(十一)

4、政府主管部門批文；(十二)工商局批文；(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐模?十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙模?十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；(十六)項目實際投資金額證明材料；(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是：(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告；(二)可行性研究報告；(三)海外公司合同、章程；(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書；(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負債表及歷年經(jīng)營業(yè)績；(六)外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料；(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函；(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文；(九)海外公司在

5、投資國的注冊登記證明；(十)項目實際投資金額證明材料；第八條項目檔案的收集和保管(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負責(zé)項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應(yīng)認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復(fù)印件；(二)各項目負責(zé)人將項目文件交給建檔員時，建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人，并由文件交付人簽字認可；(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字，按性質(zhì)進行編號、歸檔；(四)項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。第九條項目檔案的查閱(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù)；(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱；(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由；(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復(fù)制時，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn)，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還；(五)查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔