招商會籌備流程最詳計劃方案

1、 WORD 格式編輯整理 招商會議籌辦 會務工作計劃方案 2018 年 8 月，為全面配合渠道人員對于* 地區(qū)市場渠道的開拓工作，針對于* 市場渠道建 設開展招商會所有相關工作，特制定此工作計劃，以確保招商會工作條理清晰，成功完成。 此工作計劃中時間安排，假定8 月 20 開展針對 * 市場舉辦的招商會議。 一、前期籌備階段： 1. 宣傳造勢： 目的 -為了良好配 * 地區(qū)聯(lián)創(chuàng)人員開展工作，讓各級代理在前期與意向代理溝通、意向代 理選擇及后期團隊建設中站有利位置。 工作計劃 ： 8.1-8.3 三天時間， 全面收集 * 區(qū)域意向代理的準確信息， 對于回饋信息作出分析， 并制定出完整的造勢推廣方

2、案； （所采用宣傳方式，媒體名字，設計宣傳資料；制定具備一定效果的階 段性宣傳炒作方案） 8.4-8.5三天時間， 落實宣傳造勢方案的實施（根據(jù)所制定宣傳方案，制作宣傳資料的投放、 落實其他造勢炒作安排至具體人員） 8.5-8.11開始宣傳工作第一周，即時收集并分析全面收集* 區(qū)域意向代理的準確信息反響 信息，并作出下一步宣傳方案：若目前所采用方式效果較好- 加大宣傳投入；若目前所采用方 式效果不佳- 立即分析問題所在（改良方式參照文檔“關于宣傳造勢”） Ps：前期宣傳造勢工作開展中，時刻保持與渠道人員溝通，通過渠道人員反饋信息，分析所 做造勢工作安排。 從制定此計劃即日起 ，全面運用公司目前

3、所具備宣傳設施。 方案具體落實操作及責任落實： 1. 關于信息如何收集：會務人員及各級代理人員，在日常引流時，收集所需信息； 2. 關于宣傳方案如何制定： 根據(jù)所收集信息反饋， 由會務人員設計并通過領導批準后聯(lián)系打 印廠家（創(chuàng)想廣告噴繪寫真）開始制作； （目前主要分析是否需要 - 市場宣傳海報，講師宣傳海報，優(yōu)秀代理個人簡介。 ） 3. 關于宣傳方案如何落實開展： 在宣傳資料制作完畢之后， 分發(fā)與各級代理， 由各級代理人 員在日常發(fā)圈時，利用軟文開始為招商會造事； 2. 招商會會中資料制作： 目的 -通過宣傳招商手冊、會議PPT等直觀展現(xiàn)于來會意向代理眼前的一些東西，更突 出企業(yè)對于招商之思路

4、專業(yè)地、清晰地體現(xiàn)。 工作計劃 ： 8.12-8.15與觀察宣傳方式效果回饋同期，根據(jù)負責人所提供資料（政策方面、會議內容 相關），設計制作招商宣傳手冊，會議PPT； 8.16 起，與各級代理人員溝通配合，將與本次招商會相關的一些宣傳資料發(fā)到各級代理的 朋友圈， 并制定招商會開展具體工作流程。（此后工作計劃安排，制定 “招商會流程總表”及“招 商會流程總表細節(jié)說明”） 方案具體落實操作及責任落實： 1. 關于招商手冊，會議 PPT 制作及應用：由會務人員設計并通過領導審核過后交付廣告公司打印制作；由各級代理人員經過培訓后在日常發(fā)圈及溝通過程中為意向性代理詳細講解； 2. 關于招商會開展具體流程

5、策劃設計：由會務人員策劃文案及總體流程以及所有環(huán)節(jié)細節(jié) 專業(yè)知識分享 WORD 格式編輯整理 注意事項并落實各環(huán)節(jié)責任人員，經領導審核并批準后，嚴格按照策劃方案執(zhí)行； 二、前期策劃階段： 1. 招商會整體流程及總體方案策劃： 目的 ：制定具有規(guī)范性、可復制性的招商會具體流程方案，以接下來的工作中嚴格執(zhí)行且 便于今后復制與不斷改良。 工作計劃 ： 1. 確定會議目的、名稱、規(guī)模 概念：招商會議由于有其獨特的個性，因而不論以何種方式進行，其目的就是為了招商引資。 圍繞這個目的，招商組織根據(jù)掌握的各種信息，意向性代理動態(tài)，以及目前行業(yè)發(fā)展趨勢，各代 理商具體情況等，來分析和擬定招商會的目標，再根據(jù)邀

6、請客商的人數(shù)多少等因素確定招商會的 形式及規(guī)模。 目的：增加 * 地區(qū)團隊規(guī)模 名稱： *聯(lián)創(chuàng)招商會 規(guī)模：參會人員* 人，會務人員* 人，知名講師* 人。 2. 會議當日整體流程設計 概念：針對于招商會會前、會中、會后具體具備流程環(huán)節(jié)設計，并通過領導審核后，嚴格按 照所設定的流程開展工作。 3. 人員分工與協(xié)調 概念：分工和協(xié)調次序明白，首先是分工， 完成自己份內的工作任務， 其次是配合其他組的需要，落實流程中各環(huán)節(jié)具體事項至具體人頭上。 4. 主持人、講師及課程設定 概念：主持人設定考慮中，注重一個總結能力，一個優(yōu)秀的主持，會把每一個講課人的內容 總結以及導引到下一個課題，過渡自然；講師設

7、定考慮業(yè)內經驗豐富且語言表達能力強者。 5. 會前動員會及各工作組最后落實并強調職責 概念：會前總動員與職責強調要讓每個參與會議工作的員工了解整個會議的重要性，并把大 家的心態(tài)調整到期最佳。 方案具體操作與責任落實： 1. 關于如何確定此次招商會目標及規(guī)模：從各級代理人員處了解目前所開發(fā)的目標商戶的質 量、意向等信息，由超盤手把關確定此次招商會性質、目標； 2. 關于如何設定會議當日流程：由會務、策劃人員制定，參照“招商會策劃書”中“會議詳情一覽表”作為基本流程，在實際后續(xù)工作中針對具體流程再做修改于增減； 3. 關于人員分工于協(xié)調的原則和計劃： 根據(jù)“會議當日流程”對現(xiàn)有人員進行分工分組工作

8、基本組織架構可以下表配置- 基本組織架構 序號職位職能說明 1總指揮一般有公司超盤手擔任，主要是會議前期的組織、后期服務和總協(xié)調 要求心態(tài)平和，熟悉整個流程環(huán)節(jié)細節(jié)以及各個代理商的情況。負責會議接待、登記、會議資料的發(fā)放的安排工作及會場的整理、各個成員的分配協(xié)調、 2 會務協(xié)調 突發(fā)事件的處理和協(xié)調。用餐協(xié)調、與會場的事務性安排，參會人員的往返接送等 專業(yè)知識分享 WORD 格式 編輯整理 執(zhí)行落實會務協(xié)調工作，主要負責會場各設備設施等硬件相關工作，同時支 3 會場執(zhí)行 持會場秩序的調節(jié)、攝影、攝像、講課進程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務處理、 會場氣氛的營造 4 后勤支持 主要負責會場接待簽到、領導

9、引領、茶水供給等工作，同時支持協(xié)助業(yè)務人 員做好談判相關后勤工作 這個組責任最重，一般有公司核心人員擔任，成員是熟悉公司政策和具有談 5 業(yè)務洽談 判能力的人，負責參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會 人員的事務協(xié)調、意向代理商的溝通促進、配合會務組進行業(yè)務安排等 4. 關于主持、講師、課程設定計劃： a. 提前 10 天定好講課內容，并由授課人提供課件或講課提綱。 b. 授課內容不沖突，而且要有遞進關系，課程的順序很關鍵，一般順序是行業(yè)前景和公司的 優(yōu)勢講解； 公司的項目介紹和政策闡述以及投資分析；公司的營銷策略分析；樣板市場的啟動介 紹和財務分析；其他需要設置的內容?；旧习?/p>

10、照經銷商的了解事務的習慣和次序來講解，比如 說如果上述次序調整，在經銷商不了解政策的情況下，講解營銷方案和財務分析就顯得很突兀，不容易被人接受。 c. 必須準備備用講授主題以及備用主講人準備，以免突發(fā)情況發(fā)生； d. 必須安排主講人、主持人、提前演練； e. 主持人職責： 1. 主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內容等； 2. 會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進行公布； 3. 擬定每位嘉賓的經歷與職務簡介，當嘉賓上臺前進行介紹； 4. 致辭結束后用簡單的總結發(fā)動來賓為嘉賓鼓掌； 5. 事先準備好活躍會議期間的話題、活動； 6. 主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關。 講師職責： 1.

11、制定講授課程大綱予會務人員，參與會議 PPT制作把關工作； 2. 流程且專業(yè)地對于講授內容的講解； 5. 關于會前動員及各組工作最后明確落實的開展： 再一次地強調個工作人員的職責， 引起所有參與人員的高度重視， 并嚴格按照之前分工及安排情況執(zhí)行后續(xù)工作； 2. 招商會物資準備： 常用物資：電腦，打印機，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機，一次性水杯，照相機、 攝像機或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面 膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標志、公司放大的標識、以及各通知條（比如說有現(xiàn) 場打電話的，直接去說可能唐突一些，那么準備一個紙條，“先生 / 女士

12、，你好，請維持會議現(xiàn)場 的安靜，請把手機調至震動或關閉，謝謝配合； 你這樣遞過去一個條子，比說話的效果要好多了) 。 布置物資：會場入口處會議相關歡迎橫幅；至會場路標指引及沿途宣傳海報；簽到臺布 置 - 簽到本、桌花、簽到筆（多備） 、來賓簽到同時發(fā)放胸花或掛牌；會場桌面裝飾；墻面裝飾；舞臺裝飾 - 背景幕布、主持臺桌花、投影設備； 應急物資：公司目前主打主推防水材料樣品，多帶一些， 以備來賓現(xiàn)場感受；簡單食物， 已備工作人員因忙碌導致無法用餐，可事先找到盒飯外賣等聯(lián)系方式，若需要及時可送；急救醫(yī) 療箱，會場基本應配置； 專業(yè)知識分享 WORD 格式編輯整理 邀約物資：由會務人員專門對此次招商

13、會設計入場門票或者請柬（請柬門票讓渠道人員有篩選的對客商發(fā)放） 3. 招商會開展活動策劃書： 目的： 制定具有規(guī)范性、可復制性的招商會具策劃文書，交予領導審核。同時可以接下來的 工作中嚴格執(zhí)行且便于今后復制與不斷改良。 工作計劃： 由招商會策劃組制定活動策劃書，將活動具體主題、時間、地點、參會人員、流程、各組織 成員職責等所有開展招商會相關工作方案落實至策劃書中，通過公司審批后，堅決按照策劃書中 流程執(zhí)行工作； 4. 招商會各環(huán)節(jié)深化細節(jié)： 目的：針對于以上工作計劃，進步一作出更深化細節(jié)明確，確保招商會從策劃至成功舉辦到 會后跟進井然有序，萬無一失，完美成功。 詳細內容： 一、招商會策劃會務組

14、的工作細節(jié)注意 （會務組是招商會的大腦和管家，事無巨細， 前頭萬緒， 會務組組長一定是一個既了解經銷商又 有人生閱歷的人，脾氣很關鍵） 1. 確定會場后，會務組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。 2. 招商會策劃會務組人員確定會務組工作地點后，將會議物資全部放好并進行登記，分類并 標注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機、相機、DV等設備的妥善保管，責 任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務組應 24小時有人在崗。 3. 了解會

15、場所能提供的服務，如：接送車輛、叫醒報務、免費早餐、市內免費電話等。并與 服務部門詳細說明如何配合。 如：接送車輛何時、 何地、 如何接送客人， 叫醒服務的時間， 方式，語氣等。 4. 如來賓需要特殊的服務如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓自己結算，會務組概不負責，如果能形成文字就更好。 5. 若會議地點在酒店，則會務組除安排日常接待辦公房間外還應安排用于專門與客戶溝通的 房間，套房要開一間到兩間，費用這個時候不能省。 6. 招商會策劃會務組房間內要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異

16、味充斥房間。 7.來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，即使不是自己的業(yè)務范圍，不能直接說：“你 去找那個那個人吧，支走 OK“，一定要說”你等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后你去找他“，如果客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權處理。 8. 招商會策劃掌握所有會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司 哪個人員溝通過，這個很重要，如果知道那個方式，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談 判就是知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣的 不同都會給客戶產生不正規(guī)的感覺，同時也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個誰、

17、誰說了， 你們是這樣的等等，來制造事件為自己利益打算。 9. 若接站車輛途中遇到塞車，及時向來賓解釋，請其等候或自己打車趕往會場。 10. 做好有突發(fā)事件的心理準備以及應對策略和第一、第二責任人，如：來賓之間產生糾紛，有人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參與等。 專業(yè)知識分享 WORD 格式編輯整理 二、 關于后勤支持成員工作注意細節(jié)：根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。 1. 登記簽到處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關物品。 2. 若涉及酒店住宿則與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時了解入住信息，確?？腿说娜?住安排。 同時提前向前臺領取客房鑰匙，為來賓省去復雜的登記過程。另外一定要收取房屋鑰

18、匙 押金，由我們轉向服務臺，不是不相信，而是防患以未然，同時也使客戶愛惜客房物品，因為抽煙燙洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有押金最終公司要承擔。 3. 來賓到達時熱情接待，詳細詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認。 4. 來賓填寫完登記表后發(fā)放整套會議相關資料，并說明里面裝的內容， 尤其是囑咐會議相關 秩序由專人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機關閉或調到無聲，或向其提示警示牌，上面 寫有：“禁止吸煙” ，“請將手機關閉或調至無聲”，“會場內請勿喧嘩和走動”等警示語。 ，不明處查詢會務組，并告知會務組所在；由專人負責將來賓引領至就坐，主動幫助來賓提行李，若座位旁邊已有來賓要

19、主動做介紹。 5. 提醒來賓將貴重物品妥善保管。 6. 引導來賓從前向后坐， 如來賓中有熟人， 可將其穿插安排在每排中間， 幫助我方調節(jié)會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點頭示意等。座位安排盡量一次到位，避免對來賓進行更換，如 有特殊情況必須安排的，應向調動雙方做好解釋工作。 7. 對來賓任何問題要對其進行指引，告知會務組、會場、衛(wèi)生間的具體位置。 8. 若需要休息用餐， 則輪流用餐， 確保崗位始終有人， 在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。若會議開展，則盡量支持會場內其他工作調配。 三、 關于會場執(zhí)行成員工作注意細節(jié)： 1. 與會場服務員充分溝通，做到期雙方緊密合作。

20、2. 在會議開始前進入會場，檢測會場設備：麥克風、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、 燈光、音響、空調等。 3. 選擇并預留攝像機位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。 4. 來賓入席后通知由會場服務員提供茶水， 但是僅僅限于會前和中間休息的時候， 中間倒水 一是影響授課人的情緒，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。 5. 在授課期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序， 如有來賓 打盹，可為其提供風油精或清涼油提神。 6. 為保證授課人的思路不受干擾， 授課期間會場內除攝像人員可以來回走動外， 盡量控制其 他人員減少走動。 7. 注意各個來賓的神態(tài)和聽課

21、的認真程度， 這個對后期談判都起到很好的作用 （注意來賓聽 課熱認真度，更能看出來賓的成交意向是否強烈、是否真心希望了解加盟政策等關鍵細節(jié)信息） 四、關于業(yè)務洽談成員工作注意細節(jié)： 1. 自己邀約到的來賓前往會場的跟蹤接待，以及就坐后會議過程中堅持保持住自己的專業(yè)形 象； 2. 對于熟悉或關系較好的來賓可安排至一起就坐，對于不熟知的來賓可分插就坐于身邊便于 深層次地交流挖掘； 3. 會議開始前隨時與簽到臺保持聯(lián)系，若自己邀約到的來賓未能到會場，及時通知會務成員， 以便會務人員對于會議就坐、用餐等方面的人數(shù)變化風險發(fā)生時，作出及時地應急措施； 4. 業(yè)務洽談相關資料、公司主推防水材料樣品等所以相關輔助用品一定