合作辦會(huì)流程及注意事項(xiàng)

1、對(duì)外合作辦會(huì)運(yùn)作機(jī)制、流程圖示協(xié)商擬定會(huì)議主題a再次確定參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓提前匯總主持詞、發(fā)言稿等材料撰寫(xiě)新聞通稿并聯(lián)系媒體記者X.確定參會(huì)人員確定會(huì)議規(guī)模確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)X）/召開(kāi)會(huì)務(wù)培訓(xùn)會(huì)擬定會(huì)議流程安排1擬定物料清單 擬定崗位職責(zé)fA明確主辦方、協(xié)辦方、承辦方等各方職責(zé)丿安排會(huì)議食宿、交通等會(huì)場(chǎng)布置及設(shè)備調(diào)試會(huì)議當(dāng)天人員物料 提前進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備/舉行會(huì)議Lj工作總結(jié) 資料歸檔媒體宣傳跟進(jìn)及效果評(píng)估I/、步驟解析（一）會(huì)議議題會(huì)議議題由主辦方與協(xié)辦方于會(huì)議正式舉行前共同商定，一經(jīng)確認(rèn)且相關(guān)資料交付印制后，如無(wú)必要不得隨意更 改。（二）確定參會(huì)人員、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)參會(huì)人員包括主辦、協(xié)辦方，支

2、持單位可能邀請(qǐng)的領(lǐng)導(dǎo)、 嘉賓，女口為培訓(xùn)會(huì)還包括參訓(xùn)人員的來(lái)源、數(shù)量，參與宣傳 報(bào)道的媒體，會(huì)務(wù)工作人員等，并根據(jù)出席領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓級(jí)別 和參會(huì)人員總?cè)藬?shù)，確定會(huì)議的檔次、規(guī)模，作為會(huì)議時(shí)間、 地點(diǎn)的選擇依據(jù)。一般情況下，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)由主辦方根據(jù)參會(huì)人員實(shí)際情況來(lái)安排，如有必要，由主 辦方設(shè)計(jì)多套 備選方案，再與協(xié)辦方商議后共同決定。（三）擬定會(huì)議流程安排、物料清單、會(huì)務(wù)工作崗位 職責(zé)一般情況下，由主 辦方依據(jù)上述（一）（二）條內(nèi)容擬定 會(huì)議流程，并根據(jù)流程需要 擬定物料清單，及會(huì)務(wù)工作涉及 崗位數(shù)量和每個(gè) 崗位的人員需求、具體職責(zé)。流程擬 定后， 可視協(xié)辦方要求共同商議，作出適當(dāng)調(diào)整。如遇雙方

3、在出席 領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單，發(fā)言順序，主持人等關(guān)鍵環(huán)節(jié)上有變化，必 須及時(shí)溝通反饋，務(wù)必確保各方所知流程保持一致。會(huì)議正式舉行前一天最 終確認(rèn)流程，并交付印制會(huì) 議議程單，如在 此后出現(xiàn)變動(dòng)，原則上不再在 議程單上做出修改。（四）明確主辦方、協(xié)辦方、承辦方等各方職責(zé)物料清單和會(huì)務(wù)工作崗位職責(zé)確定后，主辦、協(xié)辦、承 辦各方根據(jù)自身 實(shí)際情況認(rèn)領(lǐng)物料籌備和人員安排任務(wù)。一 般情況下，物料及人 員由主辦方統(tǒng)一安排，如需額外支援， 則由協(xié)辦、承辦 等單位明確聯(lián)絡(luò)責(zé)任人，與主辦方聯(lián)絡(luò)責(zé)任 人對(duì)接，由主辦方統(tǒng)一驗(yàn)收物料籌備情況和人員崗位分配， 協(xié)調(diào)配合完成任務(wù)。（五）召開(kāi)會(huì)務(wù)培訓(xùn)會(huì)在會(huì)議召開(kāi)前三到五天，至少

4、組織一次會(huì)務(wù)工作人員集 中培訓(xùn)會(huì)，由主辦方負(fù)責(zé)向參與會(huì)務(wù)工作的各方全體人 員系 統(tǒng)講解會(huì)務(wù)工作各崗位職責(zé)和工作要求。原則 上工作人員均 要到場(chǎng)，特殊情況下，每一崗位的負(fù)責(zé)人必須到場(chǎng)，會(huì)后再 組織小組成員進(jìn)行轉(zhuǎn)培訓(xùn)，務(wù)必確保全體會(huì) 務(wù)工作人員明確 自身職責(zé)和工作要求。條件允許 情況下，各方可就物料籌 備 和人員安排進(jìn)行多次溝通，靈活方式和時(shí)間，確保至少在會(huì) 前一天所有物料和人 員安排到位。（六）再次確定參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓；提前匯總主持詞、發(fā) 言稿等材料；撰寫(xiě)新聞通稿并聯(lián)系媒體記者至少在會(huì)議正式舉行前兩天，由主辦方再次向參會(huì)各方 確認(rèn)出席領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單，明確發(fā)言順序。主辦 方負(fù)責(zé)宣傳 的人員提前匯總主持

5、詞、發(fā)言稿等相關(guān)文字材料，并依據(jù)上 述材料和會(huì) 議流程撰寫(xiě)新 聞通稿。新聞 通稿完成后，由主 辦 方宣傳負(fù)責(zé)人審核，通過(guò)后若協(xié)辦、承辦 方提出要求，也可 參閱并提出適當(dāng)?shù)男薷囊?見(jiàn)，由主辦方視情況做出修改。主辦方至少在會(huì) 議前兩天聯(lián)系合作媒體，確定會(huì) 議 到 場(chǎng)采訪的編輯記者人數(shù)、名稱(chēng)、聯(lián)系方式。如協(xié)辦、承辦等各 方也有合作媒體可 進(jìn)行宣傳,則參考主辦方已邀請(qǐng)媒體名單 再適當(dāng)邀請(qǐng)其他媒體，并在確定到 場(chǎng)媒體編輯記者人數(shù)、名 稱(chēng)、聯(lián)系方式后，至少提前一天 報(bào)主辦方知曉，統(tǒng)一安排。會(huì)議正式舉行以前，原則上參會(huì)各方不得以任何形式、 渠道向任何媒體、自媒體平臺(tái)發(fā) 送新聞通稿。須 在會(huì)議結(jié)束 當(dāng)天，主辦

6、方宣傳人員根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況對(duì)新聞通稿進(jìn)行完 善修改后，再配會(huì) 議現(xiàn)場(chǎng)圖片發(fā)送給媒體。如會(huì)后新聞 宣傳 中出現(xiàn)文圖不合實(shí)際情況，并造成負(fù)面影響的，由相關(guān)方面 和具體負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)后果。（七）安排會(huì)議食宿、交通等；會(huì)場(chǎng)布置及設(shè)備調(diào)試主辦方至少在會(huì) 議正式舉行前一天，根據(jù)參會(huì) 領(lǐng)導(dǎo)、嘉 賓、參訓(xùn)人員的用餐、住宿、交通等需求，安排相應(yīng)的餐飲、住宿地點(diǎn)，視情況配備相應(yīng)交通工具，明確線路指引圖示和 引導(dǎo)人員。主辦方及參與會(huì) 務(wù)工作的各方人 員至少提前一天到會(huì) 場(chǎng)踩點(diǎn)，做好相關(guān)設(shè)施、設(shè)備 的安裝調(diào)試工作，明確各崗位 人員站位、走位，依據(jù)流程進(jìn) 行預(yù)演排練，確保各個(gè)環(huán)節(jié)順 暢銜接，各處設(shè)施準(zhǔn)確安放，各項(xiàng)設(shè)備運(yùn)

7、行正常。（八）會(huì)議當(dāng)天人員物料提前進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議正式舉行前一天，由主辦方統(tǒng)一匯集各方籌備的物 料，并在會(huì)議當(dāng)天至少于會(huì)前兩小 時(shí)運(yùn)抵會(huì)場(chǎng)。全體會(huì)務(wù) 工 作人員至少在會(huì) 議簽到前一小時(shí)抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。（九）舉行會(huì)議會(huì)議正式舉行的過(guò)程中，各崗位人員必須履職盡責(zé)，按 照事先培訓(xùn)的要求，完成好各自工作，自 覺(jué)維護(hù)主辦、協(xié)辦、 承辦各方公眾形象。如遇特殊情況，服從主辦方統(tǒng)一安排調(diào)配，靈活調(diào)整，確保會(huì)程順利完成。（十）媒體宣傳跟進(jìn)及效果評(píng)估會(huì)議舉行完畢當(dāng)天，主辦方宣傳工作人員將新聞通稿修 改完善后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核，通過(guò)后以圖文形式發(fā)送給各媒體記者， 并且跟蹤各個(gè)平臺(tái)的 報(bào)道情況，搜集整理后 發(fā)送至參會(huì)各方。 同時(shí)，須同步完成自媒體推廣，確保會(huì) 議當(dāng)天