人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1、人事檔案管理中存在的問(wèn)題人事檔案管理工作是按照國(guó)家政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、 品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理 與開(kāi)發(fā)利用的重要依據(jù)，對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)起著重要作用。認(rèn)識(shí)人事檔案管理的作用， 分析存在的問(wèn)題和不足，切實(shí)做好人事檔案管理工作，對(duì)于人力資源開(kāi)發(fā)利用， 促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的健康發(fā)展具有重要的積極意義。一、查找問(wèn)題隨著人事檔案神秘性被打破， 一些問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)。 人事檔案歸檔范圍不 適應(yīng)新要求， 歸檔材料重結(jié)論輕事實(shí)仍然嚴(yán)重， 人事電子檔案嚴(yán)重滯后， 檔案管 理工作重管輕用， 檔案管理工作人員缺少工作激情， 人事檔案安全管理形勢(shì)堪憂 等等。這

2、些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。1.歸檔問(wèn)題（1）法律、法規(guī)規(guī)定的歸檔范圍太過(guò)狹窄。一是現(xiàn)行的 “歸檔規(guī)定 ”中的“具 體要求 ”缺失較多，如非上級(jí)黨政機(jī)關(guān)、非人民團(tuán)體、非干部所在單位（比如國(guó) 際組織、個(gè)體國(guó)民、外單位）予以表彰的先進(jìn)事跡并未指明是否歸檔。二是收集 歸檔的材料不全面，不準(zhǔn)確，不能全面反映個(gè)人的經(jīng)歷和德才，如： “義務(wù)獻(xiàn)血 紀(jì)錄、慈善行為紀(jì)錄、自愿者行動(dòng)紀(jì)錄、助人為樂(lè)行為紀(jì)錄、扶貧濟(jì)困紀(jì)錄、 NGO 貢獻(xiàn)紀(jì)錄以及反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)、業(yè)余愛(ài)好等的材料，這些大 部分均構(gòu)不成本單位認(rèn)可 ”的先進(jìn)事跡，是否列入歸檔范圍尚無(wú)明確規(guī)定。三是 個(gè)人音像、圖片材料也未

3、指明是否歸檔。（2）歸檔材料重結(jié)論、輕事實(shí)傾向嚴(yán)重。由于個(gè)人檔案材料是由本單位檔 案管理人員收集制作， 且大部分事件、 事跡、表現(xiàn)等材料均由本單位領(lǐng)導(dǎo)下結(jié)論， 因此個(gè)人檔案的客觀性、 公正性不可避免地會(huì)大打折扣。 比如：職業(yè)微創(chuàng)新在發(fā) 達(dá)國(guó)家非常受重視，往往作為相關(guān)人員晉升、加薪的重要依據(jù)（豐田公司、微軟 公司便是如此） ，而我們國(guó)家只對(duì)獲得國(guó)家發(fā)明專利或被有關(guān)部門評(píng)獎(jiǎng)的創(chuàng)新發(fā) 明、科研成果鑒定材料進(jìn)行歸檔， 而生產(chǎn)實(shí)踐中的微創(chuàng)新卻多被領(lǐng)導(dǎo)疏虞。 領(lǐng)導(dǎo) 沒(méi)有給出結(jié)論的自然也不可能歸入個(gè)人檔案。 另外一種情況， 由于我們國(guó)家的體 制原因，很多非職業(yè)創(chuàng)造發(fā)明同樣得不到單位認(rèn)可， 對(duì)于這類材料顯然也

4、不可能 被真實(shí)記入檔案。即使有些事實(shí)清楚的事跡，被重視的往往只是推薦、審批表， 而事跡材料的收集整理卻空洞乏味，套話連篇，無(wú)法全面公正地反映真實(shí)情況。2. 人事檔案數(shù)字化程度不高 很多單位只是將個(gè)人基本情況、檔案目錄及本單位制作的材料輸入計(jì)算機(jī)， 對(duì)單位以外收集來(lái)的材料，如：文字材料復(fù)印件等，由于輸入工作量較大，通常 不被錄入計(jì)算機(jī)；另一種情況，由于紙質(zhì)檔案容積有限，按干部人事檔案材料 收集歸檔規(guī)定，評(píng)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）時(shí)干部本人寫(xiě)的論文、技術(shù)報(bào)告、 技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙、畢業(yè)設(shè)計(jì)、答辯記錄、入學(xué)通知書(shū)、創(chuàng)造發(fā)明說(shuō)明書(shū)、科研成果 文件材料、著作、譯著和獲獎(jiǎng)?wù)撐牡葍?nèi)容均不歸入本人檔案，因此，自然也不

5、能 歸入個(gè)人電子檔案。21 世紀(jì)一十年代是由互聯(lián)網(wǎng)向計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)化的時(shí)代，很多人事記錄材料、各 類鑒定材料都是以音像、 圖片（比如：重要現(xiàn)場(chǎng)報(bào)告、 重要學(xué)術(shù)演講、 舍生救人、 搶險(xiǎn)救災(zāi)、處置群體性突發(fā)事件、現(xiàn)場(chǎng)采訪、技能競(jìng)賽等）的形式存在的，這些 音像、圖片資料往往比文字資料更能生動(dòng)、形象、準(zhǔn)確地反映個(gè)人的實(shí)際情況， 但由于這類材料是否歸入個(gè)人檔案， 干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定 并未明 確規(guī)定。因此，這類材料通常不能歸入個(gè)人電子檔案。3. 檔案管理工作重管理，輕利用 根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法之規(guī)定： “地方各級(jí)各類檔案館是集中管理 檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范

6、圍內(nèi)的 檔案”；干部檔案工作條例第八條規(guī)定，干部檔案管理部門有十項(xiàng)職責(zé)。很 多檔案管理人員將大量的時(shí)間和精力用于檔案的接收、 收集、審核、分類、排序、 編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等整理以及防火、防蛀、防霉變等等倉(cāng)庫(kù)保管工作， 卻沒(méi)有認(rèn)真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。 就像人們常說(shuō)的 “抄抄寫(xiě)寫(xiě)、守好攤子而已，不丟不泄、查閱外調(diào)工具 ”，故而也就沒(méi)有幾個(gè)管理 者對(duì)人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究， 建立人事記錄及人才技能庫(kù)， 也就 無(wú)法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開(kāi)發(fā)利用提供專業(yè)支 持。4. 提高人事檔案管理員勝任力缺乏新動(dòng)力據(jù) 2003 年統(tǒng)計(jì)，各級(jí)國(guó)家綜合檔

7、案館共有工作人員 23086 人，其中具有 副高級(jí)以上職稱的有 1798 人，占全部人員的 8% ；在有職稱的人員中，人數(shù)最 多是館員，有 6443 人，占全部人員總數(shù)的 28%；其次是助理館員， 有 5777 人， 占全部人員總數(shù)的 25% ；無(wú)職稱的人員 7588 人，占全部人員總數(shù)的 33%（注： 以上數(shù)據(jù)引自論檔案人員的教育培訓(xùn)，作者：賈慧娟）。從以上數(shù)據(jù)可知， 我國(guó)只有 8% 的人員具有較高水平，而有三分之一的人員屬于新手或外行，這說(shuō) 明我國(guó)檔案管理的總體水平不高?，F(xiàn)在已進(jìn)入 21 世紀(jì)一十年代，很多具有較高水平的管理人員已經(jīng)退休或退 居二線， 新一代的大、 中專院校畢業(yè)生管理經(jīng)驗(yàn)和

8、管理激情存在較大問(wèn)題。 一名 能力較強(qiáng)的管理人員，除應(yīng)具備文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保 護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案術(shù)語(yǔ)學(xué)、比較檔案學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)、中國(guó)檔案事業(yè)史、世界檔案 事業(yè)史、檔案學(xué)史、 事業(yè)管理學(xué)、 科技檔案管理學(xué)等基本知識(shí)及組織文字材料的 寫(xiě)作能力，具備歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)、檔案宣傳和展覽、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖 書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)、新聞學(xué)、編輯學(xué)、出版學(xué)等相關(guān)的專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)掌握外語(yǔ) 技能、檔案微縮復(fù)制技能、 計(jì)算機(jī)輔助檔案管理等； 并且還應(yīng)具備穩(wěn)定的心理特 質(zhì)，外傾的性格特質(zhì)，較高的道德水準(zhǔn)，較強(qiáng)的成就動(dòng)機(jī)，較強(qiáng)的演講能力。然 而，現(xiàn)在很多管理人員由于患上了職業(yè)倦怠 （檔案管理人員對(duì)所

9、從事的工作沒(méi)有 興趣和缺乏動(dòng)力的情況下， 產(chǎn)生的一種身心疲憊和厭煩感的心理狀態(tài)， 從而導(dǎo)致 其能力和工作效率的降低）職業(yè)病，他們工作效率低下，對(duì)未來(lái)充滿迷茫，不知 該如何規(guī)劃自己的未來(lái)， 來(lái)自各方面的壓力不知該向何處疏泄， 單位的很多激勵(lì) 制度都對(duì)他們無(wú)效。 對(duì)于這些人員， 不要說(shuō)讓他們?nèi)嬲莆丈鲜鲋R(shí)和技能， 恐 怕常規(guī)的收集整理、 保管工作都顯得不堪重負(fù)， 力不從心， 哪還有激情去提高自 己的工作勝任力。5. 人事檔案安全管理問(wèn)題不容忽視（1 ）假檔。在實(shí)際檔案中 “三齡一歷 ”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）虛假現(xiàn) 象較為嚴(yán)重。一些手中有權(quán)之人為了達(dá)到某些不良目的， 將年齡幼時(shí)改大 （比如：

10、未達(dá)到規(guī)定年齡不得參加奧運(yùn)會(huì)），成年時(shí)改小，學(xué)歷改高；更有甚者，對(duì)評(píng)審 事件材料造假，毀掉不良記錄。（2）失檔。由于紙質(zhì)檔案通常只由本單位保管，因本人自動(dòng)放棄的檔案通 常發(fā)往原籍保管，若遇管理地發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震（汶川地震時(shí)，北川很多檔 案永久丟失）、海嘯、泥石流（舟曲泥石流很多檔案被沖走丟失）、群體性暴力 事件（甕安群體性事件造成公安戶籍檔案被部分燒毀） 等災(zāi)難時(shí)， 紙質(zhì)檔案和電 子檔案都將很難幸免， 對(duì)造成永久遺失的檔案將無(wú)法復(fù)原。 還有個(gè)別情況， 因發(fā) 往原籍過(guò)程中管理不善或因盜竊案而發(fā)生檔案丟失，將造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。以上這些問(wèn)題的存在，造成了人事檔案完整性、真實(shí)性、安全性、及時(shí)性、

11、規(guī)范 性下降，從而降低了人事檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值， 這對(duì)我國(guó)的人力資源開(kāi)發(fā)利用將 造成嚴(yán)重的不良影響。因此，解決這些問(wèn)題，完善人事檔案管理刻不容緩。二、方案建議 找出問(wèn)題只是第一步， 如何解決問(wèn)題需要大家共同探討， 共同與時(shí)俱進(jìn)， 只 有這樣才能使人事檔案管理適應(yīng) “十二五 ”新形式下的新需要。1充實(shí)修改有關(guān)法律、法規(guī)新時(shí)期的干部人事檔案管理已逐步由 “封閉式管理 ”向 “開(kāi)放式管理 ”過(guò)渡，但 目前的法律、法規(guī)都停留在 20 世紀(jì)八、九十年代，顯然已不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展 需要，國(guó)家應(yīng)盡快修改制定能適應(yīng)新時(shí)期人力資源開(kāi)發(fā)利用的新的法律、法規(guī)， 以便從政策層面規(guī)范人事檔案管理工作， 同時(shí)應(yīng)明確細(xì)化人

12、事檔案管理工作的具 體要求。一方面，目前的人事檔案材料來(lái)源非常廣泛，社會(huì)性很強(qiáng)，因此，不能 只狹義地從本單位、本系統(tǒng)收集領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的材料。比如：國(guó)際組織、外國(guó)媒體的 事跡報(bào)道，市場(chǎng)組織的專業(yè)技能競(jìng)賽獲獎(jiǎng)材料，業(yè)余愛(ài)好材料等。另一方面，現(xiàn) 在是實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、構(gòu)建和諧的時(shí)代，制定法律法規(guī)上，應(yīng)注重真實(shí)事跡 材料的收集整理，減少或簡(jiǎn)化一些結(jié)論性、定性的鑒定表、評(píng)定材料、審批表， 即重事實(shí)輕評(píng)價(jià)，特別是要逐步淡化政治主導(dǎo)人事檔案。德、能、勤、績(jī)、廉五 方面雖然都是重點(diǎn)，但只有能、勤、績(jī)突出的人才是可用之才。因此，在歸檔材 料的取舍方面應(yīng)注重事實(shí)材料的準(zhǔn)確性， 少作結(jié)論性評(píng)價(jià)。 事實(shí)和事跡都用不著

13、審批的，任何事情， 既使是法律制定和修改這種大事僅僅依靠少數(shù)專家、 幾個(gè)領(lǐng) 導(dǎo)確認(rèn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，也是霸道的和不公平的。2擴(kuò)大電子檔案收集范圍 電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的特點(diǎn)是用最小的空間儲(chǔ)存最大容量的信息， 電子檔案館可以完成紙質(zhì)檔案館無(wú)法完成的儲(chǔ)存大量信息的任務(wù)。 因此，建議國(guó) 家盡快制定與電子檔案相關(guān)的法律、法規(guī)，在政策層面規(guī)范電子檔案管理工作。 在此之前， 我們各級(jí)檔案部門應(yīng)加大人力物力， 對(duì)以前的紙質(zhì)檔案采取掃描等方 式（如：數(shù)碼錄音筆、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等）進(jìn)行材料收集，以便同時(shí)完成 電子檔案和紙質(zhì)檔案的要求。 在個(gè)人基本信息方面， 應(yīng)將個(gè)人體貌特征等錄入計(jì) 算機(jī)，建立完整的個(gè)人

14、數(shù)據(jù)信息庫(kù)；將個(gè)人的著作、譯作、科研成果、學(xué)術(shù)論文 等全文收入電子檔案； 將收集到的圖片、 聲像資料歸入電子檔案； 將人事記錄歸 入電子檔案，為建立人才技能庫(kù)提供技術(shù)支持。3把人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開(kāi)發(fā)利用拋棄 “人事檔案是控制工具和手段 ”的過(guò)時(shí)觀念，更新人事檔案管理者的 “保管 員”、“投遞員 ”思維，由傳統(tǒng)的檔案保管者轉(zhuǎn)為人才信息的管理者。 要充分認(rèn)識(shí)到 人事檔案是人才信息的重要載體， 是人才的重要信息之源， 是知人善任的重要依據(jù)， 容） 容） 者。必須投入更多的精力對(duì)人事檔案材料進(jìn)行分析研究，有目的（如：擴(kuò)充新內(nèi) 、有重點(diǎn)（如：強(qiáng)調(diào) “個(gè)性化 ”）、有計(jì)劃（如：減少主觀內(nèi)容，擯除冗余內(nèi)

15、 地采集整理使用者所需要的檔案資源，更加及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地提供給使用然后由對(duì)人事檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，可仿效 “索尼”建立人事記錄，通過(guò)審閱以往的 人事記錄，可以發(fā)現(xiàn)哪些候選人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識(shí)水平 和能力水平的， 可以發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿Γ?人才需要哪些方面的培訓(xùn)； 可以 發(fā)現(xiàn)哪些人已經(jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。 建立人才技能庫(kù)， 當(dāng)某一部 門有空缺時(shí)，即將接受過(guò)該部門技能培訓(xùn)或者具這種能力的人都列出來(lái)， 人事部門直接與這些人對(duì)接， 征求他們對(duì)該部門的意見(jiàn)和建議， 并適時(shí)選出恰當(dāng) 的人選。陷阱。筆者對(duì)這種機(jī)制的闡述4建立激勵(lì)機(jī)制，發(fā)揮主觀能動(dòng)性 訓(xùn)練檔案管理人員的操作

16、能力、管理能力、學(xué)習(xí)能力，培養(yǎng)愛(ài)崗敬業(yè)、求真 務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神，營(yíng)造良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍、健全考核評(píng)估制度、加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí) 等等措施都有助于管理水平的提高。 但筆者認(rèn)為，要提高檔案管理人員管理水平， 關(guān)鍵在于發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性， 而發(fā)揮主觀能動(dòng)性的動(dòng)力是建立一種激勵(lì) 機(jī)制，使管理人員對(duì)檔案管理工作始終充滿激情，產(chǎn)生無(wú)窮的使命感、責(zé)任感、 歸屬感、認(rèn)同感和成就感。 根據(jù)馬斯洛的需求層次理論， 自我實(shí)現(xiàn)是人的第五層 次，也是最高層次的需求， 只有讓管理人員有追求最高層次需求的機(jī)會(huì)， 才會(huì)有 動(dòng)力發(fā)揮自己的最大潛能。 自我實(shí)現(xiàn)的需求是一種精神層面需求， 它比物質(zhì)需求 更高一個(gè)層次。 比如獎(jiǎng)金發(fā)放，

17、金額不可能超越其他部門， 對(duì)管理人員自然起不 到多少激勵(lì)作用；又如提拔晉升，容易弄巧成拙，誤入彼得原理（在一個(gè)等級(jí)制 度中，每個(gè)雇員都傾向于晉升到不能勝任的地位） 為，改變檔案管理人員 “保管員 ”、“投遞員 ”身份，賦予管理人員直接參與人力資 源開(kāi)發(fā)利用的權(quán)力。 用專業(yè)的人做專業(yè)的事， 是這個(gè)時(shí)代的必然選擇， 讓管理人 員利用自己的專業(yè)優(yōu)勢(shì)對(duì)人事檔案材料進(jìn)行解讀， 對(duì)用人單位進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。 就 像人們常?？吹降?， 打掃少林寺藏經(jīng)閣的老和尚往往是武功修為最高的人， 大英 博物館的管理員往往就是智者 （比如：毛澤東一個(gè)偉大的智者， 曾經(jīng)在北大 圖書(shū)館當(dāng)過(guò)管理員）?？梢?jiàn)，一名人事檔案工作者也可以成

18、為博學(xué)的導(dǎo)師，人才 的推介專家。只要檔案管理人員變成了人力資源開(kāi)發(fā)利用的直接參與者， 他們就會(huì)自覺(jué)地 提高自己的政治修養(yǎng)， 堅(jiān)定自己的政治態(tài)度， 培養(yǎng)自己的政治洞察力， 加強(qiáng)自己 的保密意識(shí)；就會(huì)將檔案工作當(dāng)成自己終身追求的事業(yè)，完善自己的服務(wù)意識(shí)， 追求實(shí)事求是的工作作風(fēng)； 就會(huì)自覺(jué)不斷提高專業(yè)素質(zhì)， 積極練就過(guò)硬的專業(yè)技 能和健康良好的身心素質(zhì)，就會(huì)像 “松下 ”一樣“讓每位員工在企業(yè)里都有 安其天 下，舍我其誰(shuí) 的使命感 ”，從而滿足其自尊和自我實(shí)現(xiàn)的需求。5下級(jí)建檔管理，上級(jí)異地備份管理要解決假檔、失檔問(wèn)題最簡(jiǎn)單易行的辦法是： 下級(jí)建檔管理， 上級(jí)異地備份 管理?？h（處）管干部人事檔案由縣（處）級(jí)建檔管理，同時(shí)上報(bào)到市（廳）級(jí) 主管部門，異地備份（包括電子檔案和紙質(zhì)檔案）；市（廳）管干部人事檔案上 報(bào)到省（部）級(jí)主管部門異地備份；省（部）管干部人事檔