S物業(yè)檔案管理培訓(xùn)

1、工作行為規(guī)范系列S物業(yè)檔案管理培訓(xùn)（標(biāo)準(zhǔn)、完整、實(shí)用、可修改）GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE編號(hào):FS-QG-19936S物業(yè)檔案管理培訓(xùn)S Property File Man ageme nt Training說(shuō)明：為規(guī)范化、制度化和統(tǒng)一化作業(yè)行為，使人員管理工作有章可 循，提高工作效率和責(zé)任感、歸屬感，特此編寫(xiě)。物業(yè)檔案是物業(yè)形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。物業(yè)檔案是指關(guān)于某物業(yè)所有的包括過(guò)去和現(xiàn)在的一 切活動(dòng)中所形成的，具有參考價(jià)值，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文 字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。1、物業(yè)檔案的內(nèi)容：物業(yè)檔案

2、的內(nèi)容主要由物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖、物業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案 和物業(yè)卡片三部分組成（簡(jiǎn)稱圖、檔、卡）。此外，根據(jù)物業(yè) 管理的工作需要所編制的各種帳冊(cè)和表格也屬于物業(yè)檔案 資料的內(nèi)容。物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖是一種反映物業(yè)現(xiàn)狀的圖紙，在物業(yè)大 修或改建時(shí)，它們反映了物業(yè)的功能和結(jié)構(gòu)等的變化情況， 使之成為與物業(yè)的現(xiàn)狀相吻合的專業(yè)圖紙；是物業(yè)使用、保 養(yǎng)、維修的重要依據(jù)。物業(yè)管理公司可以通過(guò)圖紙了解物業(yè)的分布，占有、結(jié) 構(gòu)、面積、層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍 和面積，了解物業(yè)使用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變 化情況，為正確使用和維護(hù)物業(yè)提供了重要依據(jù)。2、物業(yè)檔案的特點(diǎn)：專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、價(jià)值性、法律性

3、。3、物業(yè)管理檔案的要求：物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的管理工作，當(dāng)物 業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生移動(dòng)或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化 時(shí)，各種物業(yè)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更異動(dòng)，才能保證物業(yè)資料 的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、真正反映物業(yè)的狀況。為此，物業(yè)檔 案管理要求做到規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)常化。具體的要求是(1) 收集資料要全面；(2) 整理資料要規(guī)范；(3) 保管資料要科學(xué)；(4) 變更資料要及時(shí)；(5) 使用資料要得當(dāng)(6) 統(tǒng)計(jì)資料要準(zhǔn)確。4、物業(yè)檔案的收集收集的實(shí)質(zhì)就是集中，收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點(diǎn)，是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是：(1) 納入計(jì)劃、明確責(zé)任；(2) 內(nèi)容要齊全、完整、準(zhǔn)確、

4、翔實(shí)；(3) 形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；(4) 載體要豐富。5、物業(yè)檔案的整理(1) 物業(yè)檔案的整理要求：整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的 檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化。要求做到：分類科學(xué)，組卷合理，排列有序，保管期限準(zhǔn) 確，裝訂整齊、牢固，案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表 (異動(dòng)記錄)填制準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰，載體和裝具質(zhì) 地優(yōu)良，便于保管和利用。(2) 設(shè)備檔案管理設(shè)備的標(biāo)識(shí)、建帳和資料的管理 設(shè)備的標(biāo)識(shí)：所有設(shè)備實(shí)現(xiàn)單機(jī)懸掛設(shè)備卡，標(biāo)識(shí)該機(jī)的編號(hào)、技 術(shù)資料、責(zé)任人、運(yùn)行狀況等。 設(shè)備的建帳：建立機(jī)電設(shè)備臺(tái)帳，臺(tái)帳內(nèi)容包括：設(shè)備名稱、統(tǒng)一 編號(hào)、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、保養(yǎng)人等。 設(shè)備資料的歸檔：每臺(tái)設(shè)備資料依次編入：每臺(tái)設(shè)備所涉及的設(shè)備檢查保 養(yǎng)計(jì)劃表、設(shè)備檢查保養(yǎng)表、