卓尚服飾公司文件格式管理制度規(guī)定(DOC5頁)

1、卓百服飾EXCELLENT FASHION文件格式管理規(guī)定編寫：企業(yè)管理部審 核：批 準(zhǔn)：文件編號：版 次：A/0受控狀態(tài)：分發(fā)號：生效日期：2012-11-01EXCELLENT-FASHION卓尚服飾（杭州）有限公司1.目的為了統(tǒng)一和規(guī)范卓尚服飾（杭州）有限公司文件的格式，維護(hù)公司良好的企業(yè)形象，特 制定本規(guī)定31資即議索闡722.CN更多盜料在www3722cn熒料援索網(wǎng)、開存*0 WWW. 3722 cn海星魚料，百箕光盤2.術(shù)語解釋2.1. 文件信息及其承載的媒體，本規(guī)定中僅指公司的規(guī)章制度和記錄（即空白表格）。2.2. 文件格式本規(guī)定中僅指文件在編寫時需遵從的設(shè)置法則。2.3. 懸

2、置段是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號的獨立的一段文字表述。如圖一：5.1 XXXX*（本段為懸置段）5.1.1 XXXXXXXXXXXXX5.1.2 xxxxxxxxxxxxxx圖一：懸置段示例圖2.4. 列項是段的一個子層次，可以在章或條中的任意段里出現(xiàn)，通俗地說是指一個句子分幾行來 表述。如圖二：受控文件包含：1）制度流程文件；2）通知、公告、公文；3）空白表格。圖二：列項示例圖3. 工作職責(zé)3.1. 企業(yè)管理部1.1.1. 負(fù)責(zé)文件格式設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的編制和更新1.1.2. 負(fù)責(zé)文件格式的審核。3.2. 各中心/ 部門負(fù)責(zé)按本規(guī)定的要求設(shè)置文件格式。4. 文件要求4.1. 頁面設(shè)置文件的頁

3、邊距統(tǒng)一為 2 厘米，不設(shè)裝訂線距。4.2. 封面要求文件的封面由公司名稱、文件名稱、編寫、審核、批準(zhǔn)、編號、版次、分發(fā)號、受控狀 態(tài)、生效日期等信息組成。4.3. 頁眉和頁腳要求頁眉、頁腳邊距均為 1.1 厘米，文件封面的頁眉和頁腳內(nèi)容為空白。 正文和附件的頁眉、 頁腳均為宋體，五號字。頁眉由公司商標(biāo)、文件名稱等信息組成。 頁腳由頁碼和總頁數(shù)組成， 即“第 *頁 共*頁”，正文第一頁頁碼為“ 1”，總頁數(shù)中不包括封面。4.4. 格式要求4.4.1. 章 、條編號規(guī)則. 章“章”即一級標(biāo)題，直接左起用阿拉伯?dāng)?shù)字加一小圓點表示，如第一章用“1. ”標(biāo)注，“章、條”的右側(cè)應(yīng)空一格再寫

4、該“章、條”的標(biāo)題，標(biāo)題超出一行時，第二行 應(yīng)與頂格書寫。每章間的“條、段落”段前段后間距為 0.5 行，章與章之間應(yīng)空一行編 排。. 條“條”為“章”的下一級編號，即二級標(biāo)題，左起空 0.5字符，子條再空0.5 字符， 逐級類推。其表示方法為章號加條號， 用阿拉伯?dāng)?shù)字加一小圓點表示， 如第 1章第 1 條， 用“1.1 ”表示，空 0.5 字符；各條再分為下一層次的小條時，再加上小條號，如第 1 章第2條，再分3小條，則分別表示為“1.2.1 、1.2.2 、1.2.3 ”，空1字符；如果“ 1.2.1 ” 再分為 2 個小條，則分別表示為“ 、4

5、.4.1.3. 列項列項直接用數(shù)字加反括號“ 1）、2）”分行列舉，不用編號形式體現(xiàn)。4.4.2. 標(biāo)題要求 一級標(biāo)題（章）：宋體，四號字，加粗，單倍行距，段前空 1 行；二級標(biāo)題（條）：宋 體，小四號字， 加粗， 單倍行距， 段前段后空 0.5 行；三級及以下標(biāo)題， 宋體，小四號字， 不加粗，單倍行距，段前段后空 0.5 行；當(dāng)標(biāo)題以段落的方式存在時，按正文設(shè)置。4.4.3. 正文要求 正文字體均用宋體，小四號字，段前、段后間距均為 0.5 行，行距 1.25 倍。除有特 殊用法和特別說明外， 文件的標(biāo)號和點號均為中文標(biāo)點符號。 正文需和所對應(yīng)的標(biāo)題號左 對齊，首行空 2個字符。文件模板見附

6、件一制度文件模板 。5. 記錄要求5.1. 頁邊距設(shè)置 記錄（即空白表格）的頁邊距分成兩種，一種為寬邊記錄，頁邊距均為 1.6 厘米；另一 種為窄邊記錄， 頁邊距均用 0.8 厘米，頁面可根據(jù)使用需要設(shè)置成橫向或縱向， 頁面尺寸通 常為 A3、 A4、 A5。5.2. 頁眉和頁腳設(shè)置 寬邊記錄的頁眉邊距為 0.8 厘米，窄邊記錄的頁眉邊距為 0.5 厘米。頁腳內(nèi)容通常不寫。 同一記錄出現(xiàn)連頁時，為了便于連頁的識別，可在連頁的頁腳中加注頁碼、總頁數(shù)說明。5.3. 記錄內(nèi)容設(shè)置 記錄內(nèi)容需包括記錄名稱、記錄編號、版次、保存年限等內(nèi)容，記錄的首行為記錄名 稱，次行為記錄編號、版次、保存年限。注：有時為了記錄的美觀，次行將被調(diào)整至記錄的頁末顯示。5.4. 記錄模板 記錄的具體格式要求詳見附件一記錄模板 。6. 文件提交注意事項為了確保文件、 記錄格式的規(guī)范和統(tǒng)一， 各中心/ 部門編制文件和記錄時， 需按本規(guī)定要 求進(jìn)行設(shè)置和編輯。文件或記錄如需使用特殊格式時，應(yīng)先征得企業(yè)管理部同意，方可啟用 特殊格式，否則企業(yè)管理部將予以拒收。流程和流程說明類文件的編寫，參照流程管理相關(guān) 文件執(zhí)行。7. 獎懲規(guī)定為了保證公司文件格式的統(tǒng)一、規(guī)范性，請各部門及各中心嚴(yán)