第三章秘書的一般能力與特殊能力

1、第三章第三章 秘書的一般能力與特殊能力秘書的一般能力與特殊能力 秘書的一般能力 能力概述 秘 書 的 觀 察 力 秘書的注意力 秘 書 的 記 憶 力 秘書的想象力 秘書的思維力 導(dǎo)引案例導(dǎo)引案例 在職業(yè)活動(dòng)中，秘書應(yīng)該具有觀察透徹、記憶牢固、反應(yīng)靈敏、 注意力集中、表達(dá)流暢、理解深刻、判斷準(zhǔn)確、思維高超的良好素質(zhì)。 做秘書工作，要隨時(shí)準(zhǔn)備回答領(lǐng)導(dǎo)提出的問題。要達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)的要求， 得靠平時(shí)的不斷積累和及時(shí)的學(xué)習(xí)充實(shí)。 周恩來的秘書紀(jì)東在回憶錄中曾說，總理那樣的高齡，對 有些文件的原文，特別是一些數(shù)據(jù)，他看過后，都能記住、背下來。 全國2000個(gè)縣的名稱、地理位置，都清楚地印在他的腦海里。世界上，

2、 那個(gè)地方出了事情，他禮記會(huì)想到這個(gè)地方的地理環(huán)境、周邊情況等。 總理說：“對地圖不僅要看，更要讀，遇事經(jīng)常查，這樣就記得牢?！?憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員 必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。 討論： 1、你認(rèn)為秘書人員需要具備什么樣的能力？ 2、秘書人員怎樣才能培養(yǎng)這樣的能力？ 第一節(jié)第一節(jié) 能力概述能力概述 一、什么是能力一、什么是能力 能力是直接影響活動(dòng)的效率，使活動(dòng) 順利完成的個(gè)性心理特征。 二、能力與知識、技能 （1） 知識是人類社會(huì)歷史經(jīng)驗(yàn)的總和和概括它是 以思想內(nèi)容的方式為人們所掌握。 技能是一種操作技術(shù)，是以行為方式為人們所

3、掌握。 （2）能力、知識和技能是有所區(qū)別的。 能力作為一種心理活動(dòng)過程，對于人們掌握知識 技能起著一種調(diào)節(jié)支配作用。它可以強(qiáng)化人們的活動(dòng)，起 著一種推動(dòng)作用。能力影響著人么掌握知識技能的快慢、 深淺、難易和鞏固程度，而知識技能的發(fā)展又會(huì)導(dǎo)致能力 的提高。但是，能力與知識技能的發(fā)展并不完全一致。掌 握了同樣知識、技能的人其能力不一定相同，具有相同能 力水平的人也不一定能獲得同等水平的知識技能。 1、能力 的類型差 異 2、能力 的發(fā)展水 平差異 3、能力 表現(xiàn)的早 晚差異 三、能力三、能力 的個(gè)別差的個(gè)別差 異異 四、影響能力四、影響能力 形成和發(fā)展的形成和發(fā)展的 因素因素 1、先天素質(zhì) 的影響

4、 2、早期環(huán)境 和經(jīng)驗(yàn)的影 響 3、教育和社 會(huì)實(shí)踐活動(dòng) 的影響 4、勤奮與愛 好的影響 （一）因素構(gòu)成理論 1.斯皮爾曼二因素說 2.塞斯頓群因素說。 （二）吉爾福特三維 結(jié)構(gòu)模型 （三）弗儂層 次結(jié)構(gòu)理論 （四）斯騰伯 格三元智力理 論 （五）加德納 多元智力理論 五、能力結(jié)構(gòu)五、能力結(jié)構(gòu) 理論理論 六、能力測驗(yàn) 心理測驗(yàn)：能力測驗(yàn)、成就測驗(yàn)、人格測驗(yàn)。 普通能力測驗(yàn)（智力測驗(yàn)）：斯坦福比內(nèi)智力量 表、韋氏智力量表、瑞文標(biāo)準(zhǔn)推理測驗(yàn)； 特殊能力測驗(yàn)：音樂、美術(shù)、體育、機(jī)械、飛行 等方面的特殊才能測驗(yàn) 第二節(jié)第二節(jié) 秘書的觀察力秘書的觀察力 一、什么是觀察力 觀察力是人們有意識地對事物進(jìn)行知

5、 覺感受的能力，是人們認(rèn)識事物的必要前 提。 二、秘書觀 察力的基本 要求 （一） 觀察 的客 觀性 （二）觀察 的全面性 （三） 觀察 的敏 銳性 （1）觀察的客觀性：正確地反映客觀事物的真實(shí)面貌，避 免主觀臆測、武斷偏見、假象迷惑等，是能否獲得正確認(rèn) 識的關(guān)鍵，是能否為領(lǐng)導(dǎo)提供正確信息的關(guān)鍵。 （2）觀察的全面性：是對事物認(rèn)識、判斷的基本前提。要 多層次、多角度地看問題，系統(tǒng)地觀察問題，避免以偏概 全，先入為主的片面性看問題。 （3）觀察的敏銳性：迅速抓住那些反映事物本質(zhì)而又不易 察覺的現(xiàn)象。秘書觀察敏銳才能及時(shí)而準(zhǔn)確地捕捉那些新 穎的不易察覺的信息，才能發(fā)現(xiàn)事物的新苗頭、新趨勢， 發(fā)現(xiàn)別

6、人沒有發(fā)現(xiàn)的新東西和不尋常的意義，使秘書工作 做在前面，這樣才能真正為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀與助手。同時(shí)能 夠幫助秘書正確恰當(dāng)?shù)靥幚砀鞣N復(fù)雜的人際關(guān)系。 案例：地圖的另一面案例：地圖的另一面 一天早上，一位貧困的牧師，為了轉(zhuǎn)移哭鬧不止 的兒子的注意力，將一幅色彩繽紛的世界地圖撕成許多細(xì) 小的碎片，丟在地上，許諾說：“小約翰，你如果能拼起 這些碎片，我就給你兩角五分錢?！蹦翈熞晃贿@件事會(huì)使 約翰花費(fèi)上午的大部分時(shí)間，但沒有十分鐘，小約翰便拼 好了。牧師說：“孩子，你怎么拼得這么快？”小約翰很 輕松地說：“在地圖的另一面是一個(gè)人的照片，我把這個(gè) 人的照片拼在一起，然后把它反過來。我想，如果這個(gè) 人是正確的，

7、這個(gè)世界也就是正確的?！蹦翈熚?笑著給了兒子兩毛五分錢。 從這個(gè)案例中你得到什么啟示？ 三、秘書觀察力在秘書活動(dòng)中的作用 1、秘書良好的觀察力是收集信息、發(fā)現(xiàn)問題的重要條件。 2、秘書良好的觀察力可以幫助秘書更深刻地認(rèn)識事物，形 成正確的觀念 四、秘書的觀察力的培養(yǎng) 1、做好觀察的準(zhǔn)備，明確觀察的目的，培養(yǎng)觀察的興趣和 意向。 2、掌握正確的觀察方法，做到有序、有系統(tǒng)地進(jìn)行觀察 3、以正確的思想做指導(dǎo)，以一定的知識為前提。 案例：國際心理學(xué)會(huì)議上的槍聲案例：國際心理學(xué)會(huì)議上的槍聲 在一次國際心理學(xué)會(huì)議正在舉行的時(shí)候，突然從外面沖 進(jìn)來一個(gè)村夫，后面一個(gè)黑人在追趕，手中揮舞著手槍。兩人嚇?biāo)罆?huì) 場

8、中追逐著，突然“砰”的一聲槍響，兩人又一起沖出門去。事情發(fā) 生的時(shí)間前后不超過20秒鐘。在與會(huì)者的驚慌情緒尚未平息的時(shí)候， 會(huì)議主席卻笑嘻嘻地請所有與會(huì)者寫下他們目擊的經(jīng)過。原來這是一 位心理學(xué)教授請求做關(guān)于“觀察”的實(shí)驗(yàn)。結(jié)果，在上交的40篇報(bào)告 中，沒有一個(gè)人的描述是完全正確的。其中只有一篇的錯(cuò)誤率少于 20%，有14篇的錯(cuò)誤率為20%40%，12篇的錯(cuò)誤率為40%50%，13篇 的錯(cuò)誤率在50%以上。而且許多報(bào)告的細(xì)節(jié)是臆造出來的。雖然很多 人都注意到兩人之中有一人是黑人，然而40人之中只有4人報(bào)告說黑 人是光頭，符合事實(shí)。其余有的說他戴了一頂便帽，有些甚至替他戴 上高帽子。關(guān)于他的衣服

9、，雖然大多數(shù)都說他傳一件短衣，但有的 人說這件短衣是咖啡色的，有的說是紅色的，還有人說是條紋的。而 事實(shí)上，他穿的是一條白褲子，一件黑短衫，系一條大而紅的領(lǐng)帶。 從這個(gè)案例中分析，為什么人們的描述存在差異？ 第三節(jié)第三節(jié) 秘書的注意力秘書的注意力 一、什么是注意 所謂注意，是指人的心理活動(dòng)對一定對象的指向和 集中。所謂“指向”，是指在每一個(gè)瞬間把我們的心理活 動(dòng)有選擇地朝向一定的事物。所謂“集中”，是指把我們 的心理活動(dòng)貫 注意分兩種：一種是無意注意：沒有目的、不需意志 努力； 一種是有意注意：自覺，有目的，需要有意志力， 是種高級注意形式。 二、秘書注意力的基本要求 定義：注意力，是指人們有

10、意注意的能力， 是一個(gè)人按z一定對象的能力。 秘書注意秘書注意 力的基本力的基本 要求要求 （一）注意 的廣闊性 （二）注意 的穩(wěn)定性 （三）注意 的分配性 （四）注意 的轉(zhuǎn)換性 （1）注意的廣闊性：注意的廣闊性：也叫注意的范圍，是指人們在同一時(shí)間內(nèi)能清楚地把握 對象的較多數(shù)量。如一目十行等。注意的廣闊性對于秘書迅速地收集有價(jià)值 的資料，提高工作效率有著重要影響 ，秘書人員要有迅速閱讀，通覽文章 的能力。 （2）注意的穩(wěn)定性注意的穩(wěn)定性：即注意的持久性，是指能夠把注意保持在穩(wěn)定的對象或 活動(dòng)上。作為秘書工作者，其注意的穩(wěn)定性主要是指能夠長時(shí)間地把注意力 集中在自己的工作上，不分心，不動(dòng)搖。能夠

11、反注意力集中到工作中的重要 問題上，而不是東一下、西一下。 （3）注意的分配性：注意的分配性：是指在同一時(shí)間內(nèi)注意分配到兩種或幾種不同的對象上 。一個(gè)秘書在工作中，有時(shí)是邊看文件邊聽電話，在做會(huì)議記錄時(shí)要既能聽 清每個(gè)人的發(fā)言，又能迅速準(zhǔn)確地作出記錄，這些活動(dòng)都需要有分配自己注 意的能力。注意的分配不是注意的分散。 （4）注意的轉(zhuǎn)換性：注意的轉(zhuǎn)換性：是指有目的地、及時(shí)地把注意從一個(gè)對象轉(zhuǎn)移到另一個(gè) 對象上。當(dāng)我們處理完畢一件事情之后，必須將注意轉(zhuǎn)移到一個(gè)新的事情上 去，以便能夠適應(yīng)接受或處理新的事物。注意的轉(zhuǎn)換性反映了一個(gè)人處理問 題的機(jī)動(dòng)性，表現(xiàn)出一個(gè)的應(yīng)變能力的高低。 三、秘書注意力對秘書

12、活動(dòng)的影響 四、秘書注意力的培養(yǎng) （1）興趣； （2）意志力即提高自制能力； （3）發(fā)現(xiàn)事物或工作中的規(guī)律和特征。 案 例 英國駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇說，她一直在做涉外 秘書，她的感受是做高級秘書英文要很好，包括所有的聽、說、讀、 寫。 曹薇說：“有的時(shí)候，我需要陪老板去開會(huì)，兩個(gè)小時(shí)的會(huì)上， 其他參加會(huì)議的人累了，可以發(fā)一下呆，如果對某個(gè)話題不感興趣， 也不是你負(fù)責(zé)的，就不用專心地聽?？晌也恍?，不管什么，我都要記 下來，回去還要分析，因?yàn)槟莻€(gè)記錄你是要形成文件下發(fā)給所有同事 的，但有些信息是不能隨便公布的，這就考驗(yàn)?zāi)愕呐袛嗔α??！?秘書良好的注意力注意力有助于秘書集中精力去解決

13、工作中的主要問題， 以提高工作效率，幫助秘書充分地利用時(shí)間。作為秘書，必須善于控 制自己的注意力，有選擇地、有目的地去完成那些適時(shí)而又緊迫的事 情。 第四節(jié)第四節(jié) 秘書的記憶力秘書的記憶力 一、什么是記憶 記憶是指人腦對過去感知過、經(jīng)歷過的事物的反 應(yīng)。 補(bǔ)充材料 英國駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇認(rèn)為，她需要有能力 知道、領(lǐng)會(huì)老板的意思，要有應(yīng)變能力，有時(shí)可能老板自己都不知道 他真的想做什么，需要秘書提醒該做什么。再高級的秘書也應(yīng)該很人 性化。她剛做秘書時(shí)曾經(jīng)認(rèn)識了一個(gè)很資深的秘書，他告訴自己：“ 要記住你老板說的每一句話，不要與他爭論，或者告訴他你的看法， 你要做的是記住他的每一句話

14、。你要能夠讓他省下很多精力，放在主 要的工作上面?！?記憶的作用 1、儲(chǔ)存感知的形象和理性的知識 2、儲(chǔ)存已經(jīng)形成的智力和操作技能 3、重現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生過的情感 4、積累個(gè)人實(shí)踐過的直接經(jīng)驗(yàn) 5、鞏固學(xué)習(xí)前人的間接經(jīng)驗(yàn) 二、秘書記憶力的基本要求 （一）記憶的敏捷性 指記憶的速度特征。秘書工作中有許多時(shí)效性很強(qiáng)的工作，如領(lǐng) 導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)，聽取口頭匯報(bào)時(shí)的觀點(diǎn)，數(shù)字、材料，由于時(shí)間 條件所限，不容許花太長的時(shí)間去記憶，須迅速把它們記住，這就需 要記憶有敏捷性。 （二）記憶的精確性 要求秘書能夠準(zhǔn)確而精細(xì)地記住識記對象，使獲取的各種信息準(zhǔn)確 無誤，而不能模糊猜測 （三）記憶的持久性 記憶有適時(shí)記憶和

15、長時(shí)記憶，秘書記憶的持久性對于處理日常工作 是極為重要的，有時(shí)不允許臨時(shí)去查資料 三、秘書記憶力的培養(yǎng) （一）重視秘書記憶力的培養(yǎng)（一）重視秘書記憶力的培養(yǎng) 1、秘書工作者應(yīng)該培養(yǎng)有意記憶的能力。 2、加深理解，融會(huì)貫通，增加意義記憶的能力。 3、掌握一定的記憶規(guī)律，積極同遺忘做斗爭。 喚起興趣記憶法 上海有一位話務(wù)員，將記憶電話號碼與“寧肯自己苦十分，也要讓 用戶方便一分”的信念掛靠在一起，為了滿足用戶準(zhǔn)和快的需要，對 背記電話號碼產(chǎn)生了志趣。這位話務(wù)員進(jìn)行了卓有成效的實(shí)踐，樂于 用12個(gè)小時(shí)千方百計(jì)將3000多個(gè)傳呼中的電話號碼循環(huán)背誦一遍，然 后適時(shí)地采用適合于自己的方法重復(fù)背記，終于達(dá)

16、到了對答如流的境 界 中國藝術(shù)大師愈振飛在3歲喪母后，不管是怎樣哭鬧，只要父親一哼 著昆曲，就安靜下來，聽著聽著也就睡著了。有一天，父親發(fā)現(xiàn)他能 很熟練地唱著這首昆曲，很是驚訝，不知道是誰教的。實(shí)際上，這位 教唱的老師就是他自己！恰應(yīng)了張載之言：“勿謂小兒無記性，所歷 事皆能不忘?！?集中注意力記憶法 自我獎(jiǎng)勵(lì)自我獎(jiǎng)勵(lì)是變干擾因素為刺激因素，使注意力由分散趨于集中的重 要手段： 當(dāng)需要記憶，腦子里卻浮現(xiàn)出看電視、洗澡、喝茶等雜念的時(shí) 候，可以把這些雜念作為到達(dá)某一記憶目標(biāo)之后的獎(jiǎng)品，這樣一來， 足以妨礙記憶的雜念，反而成為刺激記憶的最佳誘導(dǎo)劑。如記下一段 課文，可以喝杯茶并休息15分鐘；要是記

17、下兩段課文，就可以洗個(gè)澡 ；要是完成了對三段課文的背誦，就可以去看一場喜歡的電影。像這 樣，把自己的雜念由小到大逐次排列起來，并把最先的雜念放到最后 去對付，表面上看像是一種哄騙小孩子的把戲，卻有促進(jìn)記憶的效果 。 注意力分配記憶法 列寧有控制和分配注意力的超常能力。據(jù)說有時(shí)候他能一心四用：主 持會(huì)議；聽人發(fā)言；研究材料；就某些問題給人民委員會(huì)寫便函 要學(xué)會(huì)記憶，首先要學(xué)會(huì)分配注意力，將散向的注意力集中到學(xué)記的 生疏難重內(nèi)容上。 不同的注意力對同一事物會(huì)留下不同的烙印，從而產(chǎn)生不同的記憶效 果。 合理運(yùn)籌時(shí)間記憶法 合理運(yùn)籌時(shí)間記憶法，主要是依據(jù)生物鐘的不同節(jié)律 安排不同的記憶內(nèi)容讓時(shí)間佳度與

18、記憶內(nèi)容對等，即 ：在最佳記憶時(shí)間里記憶最難記憶的；在中等佳度的時(shí)間 里記憶中等難度的；在不佳時(shí)間里記憶簡單的知識與經(jīng)驗(yàn) 分散（頭尾）記憶法 計(jì)劃用1小時(shí)來背誦一篇文章，對這1小時(shí)的安排可以有 兩種方法： 一是集中法，就是在1小時(shí)之內(nèi)，不斷地反復(fù)地背， 直到記住為止； 二是采用分散法，就是把背誦的時(shí)間分在幾次進(jìn)行 ，如每天背20分鐘，在3天背完，總的背書時(shí)間還是1個(gè)小 時(shí)。 檢查記憶的效果，發(fā)現(xiàn)分散法的效果明顯優(yōu)于集中 法。 第五節(jié) 秘書的想象力 一、什么是想象和想象力 想象想象是在頭腦中對已有表象進(jìn)行加工改造而創(chuàng)造新 形象的過程。人們在通過對事物的感知，在頭腦中形成許 多形象，這就是表象，是

19、想象的基本材料。經(jīng)過想象而創(chuàng) 造出業(yè)的形象與表象是不同的，它是在表象的基礎(chǔ)上再創(chuàng) 造的結(jié)果。想象出的新東西可以是世界上還不存在或根本 不可能存在的事物，但仍然是以客觀現(xiàn)實(shí)為基本依據(jù)的。 想象力想象力是人的一種認(rèn)識能力，主要指人們有意想象的 能力，特別是指人們進(jìn)行創(chuàng)造性想象的能力。 有一天早晨，鋼鐵大亨史威伯的私人汽車剛在他的貝泰鋼鐵工廠 的停車場上停下來，當(dāng)他從車上下來時(shí)，一名年輕的速記員就立刻迎 上前去。這位速記員說，他之所以立刻趕上前來，只是希望如果史威 伯先生有任何信件或電報(bào)要寫的話，他能夠立即提供服務(wù)。沒有任何 人吩咐這位年輕人一定要在場，但他有足夠的想象力想象力，使他可以看出 ，他這

20、樣做對自己的前途并沒有任何壞處。從那一天起，這位年輕人 就“注定”要踏上成功之路了。史威怕先生之所以獨(dú)獨(dú)看中這位年輕 人，是同為他做了貝泰公司其余十幾名速記員可以去做但一直沒做的 事。在今天，這位年輕人已是世界上最大規(guī)模的一家藥品公司的總裁 。 案例案例 案 例 幾年以前，拿破侖希爾接到了一位年輕人的來信，他剛從 商學(xué)院畢業(yè)，希望到拿破它希爾的辦公室工作。他在信中夾了一張嶄 新的從未折疊過的10元新鈔。這封信的內(nèi)容是這樣寫的： “我剛剛從一家第一流的商學(xué)院畢業(yè)，希望能進(jìn)人你的辦公室 服務(wù)。因?yàn)槲伊私獾揭粋€(gè)剛剛展開他的商業(yè)生涯的年輕小伙子，能夠 幸運(yùn)地在象你這樣的人的指揮下從事了作，實(shí)在太有價(jià)值

21、了。隨函附 上的10元鈔票，足以償付你給我第一周指示所花的時(shí)間，我希望你能 收下這張鈔票。在第一個(gè)月里，我愿意免費(fèi)替你工作，然后，你可以 跟據(jù)我的表現(xiàn)，而決定我的薪水。我希望能獲得這項(xiàng)工作，渴望的程 度超過我一生當(dāng)中對任何事情的熱望，為了獲得這項(xiàng)工作，我愿意作 任何合理的犧牲?！边@位年輕人終于進(jìn)人拿破侖希爾的辦公室工作了 。他的想象力想象力使他獲得了他所希望得到的機(jī)會(huì)。 在他工作的第一月即將屆滿時(shí)，一家人壽保險(xiǎn)公司的總裁知 道了這件事，立即請這位年輕人去當(dāng)他的私人秘書秘書，薪水相當(dāng)高，今 天，他已是世界上最大一家人壽保險(xiǎn)公司的重要干部。 二、秘書培養(yǎng)想象力的意義 1、豐富的想象力是秘書進(jìn)行創(chuàng)造

22、性工作的基礎(chǔ)； 2、秘書的想象力對于自我發(fā)展也有十分重要的意義，它可 以幫助秘書尋求最佳活動(dòng)方式，不斷鼓舞秘書克服困難， 去追求新的理想和更加完美的生活方式，想象可以成為秘 書工作的一種內(nèi)部動(dòng)力。 3、想象力對于秘書處理各種復(fù)雜的人際關(guān)系具有重要意義。 三、秘書想象力的基本要求 1、要有再造想象再造想象的能力； 再造想象就是根據(jù)語言的描述或圖樣的示意，在頭腦中形成相應(yīng)的 新形象的過程。秘書要想理解別人的意圖，就必須具有根據(jù)別人的描 述再造出接近原形的形象的能力，這與人閱歷和經(jīng)驗(yàn)有關(guān)。 2、要有創(chuàng)造性想象創(chuàng)造性想象的能力； 創(chuàng)造想象是一種不依據(jù)現(xiàn)存的其他材料，獨(dú)立地創(chuàng)造出新形象的 過程。這是秘書

23、創(chuàng)造性工作的基礎(chǔ)。 3、要具備憧憬的意向憧憬的意向。 憧憬屬于一種對自我追求的未來的想象，即一種指向未來并與個(gè)人 的愿望相聯(lián)系的想象。追求理想的動(dòng)力。 四、秘書想象力的培養(yǎng) 1、秘書必須豐富自己的各種知識，擴(kuò)大自己的經(jīng)驗(yàn)； 2、秘書應(yīng)該深入到各項(xiàng)工作中做細(xì)致的觀察，豐富頭腦中 的各種表象； 3、秘書培養(yǎng)想象力還必須同提高思維力結(jié)合起來。 案例 美國最好的一位雕刻師，以前是位郵差。有一天，他搭上一輛電車，不 幸發(fā)生車禍，使他的一條腿因此被切掉。電車公司付給他5000美元， 賠償他的損失。他拿了這筆錢上學(xué)，終于成為一名雕刻師。他雙手制 成的產(chǎn)品，加上他想象力想象力，比他利用他的雙腳當(dāng)一名郵差所能賺

24、到的 錢更多。由于電車發(fā)生車禍，他必須改變他的努力目標(biāo)，結(jié)果他發(fā)現(xiàn) 了自己原來也具有想象力想象力。 自古以來，許多成功者都曾自覺或個(gè)自覺地運(yùn)用了“正確想象”和“排 練實(shí)踐”來完善自我，獲得成功。拿破侖在帶兵橫掃歐洲之前，曾經(jīng) 在內(nèi)心想象中“演習(xí)”了多年的軍事，韋伯和摩爾根在充分利用人 生一書中告訴我們，“拿破侖在上學(xué)的時(shí)候所做的閱讀筆記，在付 印時(shí)竟達(dá)滿滿400頁之多。他把自己想象成一個(gè)司令，畫出科西嘉島 的地圖，經(jīng)過精確的數(shù)學(xué)計(jì)算后，標(biāo)出他可能布防的各種情況?！?世界旅館業(yè)巨頭康拉德希爾頓在擁有一家旅館之前，很早就想象自己在 經(jīng)營旅館。當(dāng)他還是一個(gè)小孩子的時(shí)候，就常?！鞍缪荨甭灭^經(jīng)理的 角色

25、。成功后的希爾頓便將他的連鎖店發(fā)展到世界各地，成為享譽(yù)全 球的旅館大王。亨利凱瑟爾說過，事業(yè)上的每個(gè)成就實(shí)現(xiàn)之前，他都 在想象中預(yù)先實(shí)現(xiàn)過了。 （一）“邏輯想象”與成功 即借助邏輯上的變換，從已知推出未知，從現(xiàn)在推出將來。著名的詩 句“冬天已經(jīng)到了，春天還會(huì)遠(yuǎn)嗎”就是典型的邏輯想象。邏輯想象 的運(yùn)用，在經(jīng)營中不乏許多極富啟示性的實(shí)例。 漢斯是個(gè)德國農(nóng)民，他因愛動(dòng)腦筋，常?；ㄙM(fèi)比別人更少的力氣而獲 得更大的收益，當(dāng)?shù)厝硕颊f他是個(gè)聰明人。到了土豆收獲季節(jié)，德國 農(nóng)民就進(jìn)人了最繁忙的工作時(shí)期，他們不僅要把土豆從地里收回來， 而且還要把它運(yùn)送到附近的城里去賣。為了賣個(gè)好價(jià)錢，大家都要先 把土豆按個(gè)頭分

26、成大、中、小三類。這樣做，勞動(dòng)量實(shí)在太大了，每 人都只有起早摸黑地干，希望能快點(diǎn)把土豆運(yùn)到城里趕早上市。漢斯 一家與眾不同，他們根本不做分撿土豆的工作，而是直接把土豆裝進(jìn) 麻袋里運(yùn)走。漢斯一家“偷懶”的結(jié)果是，他家的土豆總星最早上市 ，因此每次他賺的錢自然比別家的多。 原來，漢斯每次向城自選土豆時(shí)，沒有開車走一般人都經(jīng)過的平坦公 路，而是載著裝土豆的呼袋跑一條顛簸不平的山路。二英里路程下來 ，因車子的不斷顛簸，小的土豆就落到麻袋的最底部，而大的自然留 在了上面，賣時(shí)仍然是大小能夠分開。由于節(jié)省了時(shí)間，漢斯的土豆 上市最早，自然價(jià)錢就能賣得更理想了。 農(nóng)民漢斯這種巧妙利用自然條件進(jìn)行邏輯想象的方

27、法，看起來并不驚 天動(dòng)地，但卻能開啟我們的人腦。如果你具有這樣的邏輯想象能力， 就司以在自己的成功過程中做得更好了。 同樣是運(yùn)用邏輯想象力想象力，日本明治糕點(diǎn)公司卻更為巧妙。某日，該公司 在東京各大報(bào)紙同時(shí)刊出了一份“致歉聲明”，大意是說，因操作疏 忽，最近一批巧克力豆中的碳酸鈣含量超出了規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，請購買者向 銷貨點(diǎn)退貨，公司將統(tǒng)一收回處理，特表歉意云云。聲明刊出以后， 人們對該公司認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神人加贊賞、其實(shí)，該公司早就預(yù)見到碳 酸鈣多一點(diǎn)對人體并無多大的影響，不會(huì)有多少人為此區(qū)區(qū)小事專門 跑路去要求退貨，但這種興師動(dòng)眾的宣傳，卻可以使明治公司聲名鵲 起，給顧客留下良好印象。這實(shí)在是一種十分

28、微妙的廣告策劃，確實(shí) 從此以后，顧客更愿意購買明治的商品了。 在市場營銷及廣告策劃中，巧妙地運(yùn)用邏輯想象，不僅可以產(chǎn)生非凡 的宣傳效果，拓展市場，有時(shí)還可以緩解營銷者與消費(fèi)者之間的矛盾 ，提高自己的信譽(yù)。 第六節(jié) 秘書的思維力 一、什么是思維和思維力 思維思維是人腦對客觀現(xiàn)實(shí)的反應(yīng)，他所反映的是客觀事 物的共同的本質(zhì)的特征和內(nèi)在聯(lián)系。 思維具有兩個(gè)顯著的特征：一是間接性；二是概括性。 所謂間接性，是指通過其他事物的媒介來認(rèn)識客觀事 物，即借助于已有的知識經(jīng)驗(yàn)來理解和把握那些沒有直接 感知過的或者根本不可能感知到到事務(wù)。 思維的概括性不僅表現(xiàn)在它反映某一類客觀事物的共同 的、本質(zhì)的特征上，也表現(xiàn)

29、在它反映了事物與事務(wù)間的內(nèi) 在聯(lián)系和規(guī)律上。 思維能力思維能力是指人們在思維過程中所表現(xiàn)出來的認(rèn)識能 力，也是人們在思維活動(dòng)中所表現(xiàn)出來的重要心理品質(zhì) 二、秘書培養(yǎng)良好思維能力的意義 秘書人員培養(yǎng)良好的思維能力，對于高效地完成各項(xiàng)工 作具有十分重要的意義。 1、秘書良好的思維能力是其認(rèn)識問題、解決問題的重要前 提； 2、秘書良好的思維能力使其創(chuàng)造性地進(jìn)行工作的重要條件。 三、秘書思維能力的基本要求 （1）思維的廣闊：思維的廣闊：在思維活動(dòng)中能夠抓住問題的全面，而又不忽視主要細(xì)節(jié)的 能力。既突出重點(diǎn)，又顧及全面。 （2）思維的精確思維的精確：在思維活動(dòng)中考慮細(xì)致嚴(yán)密、準(zhǔn)確充分。是秘書作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?

30、重要體現(xiàn)。 （3）思維的邏輯思維的邏輯：提出問題清晰、明確，層次分明、有條不紊。 （4）思維的深刻思維的深刻：秘書要能善于從繁雜的事物現(xiàn)象中看到事物的本質(zhì)，善于尋 找事物的內(nèi)在聯(lián)系及其發(fā)展變化的規(guī)律。反應(yīng)秘書的洞察力水平。 （5） 思維的敏捷思維的敏捷：在思維的過程中思維的速度快，當(dāng)機(jī)立斷，能夠及時(shí)解決問 題。處理信息、處理各種緊急情況需要敏捷的思維能力。 （6）思維的靈活思維的靈活：思維過程中能夠根據(jù)具體情況隨機(jī)應(yīng)變，相機(jī)而行。不能教 條主義。 （7）思維的創(chuàng)造性思維的創(chuàng)造性：思維追求獨(dú)立見解，尋找新的突破。 四、秘書良好思維品質(zhì)的培養(yǎng) 首先，秘書人員應(yīng)該不斷充實(shí)自己的知識經(jīng)驗(yàn)； 其次，秘書

31、人員要養(yǎng)成自覺思考的習(xí)慣，勤于動(dòng)腦，善 于動(dòng)腦。 一則秘書招聘：一則秘書招聘： 招聘職位： 總經(jīng)理秘書 工作地區(qū)：深圳市 工作職責(zé): 1、總經(jīng)理日常行程的協(xié)調(diào)、安排； 2、協(xié)助起草總經(jīng)理日常公文、報(bào)告等相關(guān)文書資料；促進(jìn)相關(guān)工作的推進(jìn)等 3、接待公司重要來訪的客戶； 4、負(fù)責(zé)公司會(huì)務(wù)的組織安排，會(huì)議紀(jì)要的編寫，并對決議事項(xiàng)進(jìn)行催辦和落實(shí)； 5、負(fù)責(zé)處理總經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他工作。 基本要求: 招聘類別：全職 年齡要求：25歲-35歲 崗位類別：秘書 性別要求：不限 專業(yè)要求：管理、法律、英語、金融投資專業(yè) 工作經(jīng)驗(yàn):3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn) 要求學(xué)歷：本科以上 外語：英語（優(yōu)秀） 招聘人數(shù)：1人 綜

32、合素質(zhì)要求 1、良好的團(tuán)隊(duì)合作精神、職業(yè)操守，活躍的思維、廣闊的視野； 2、工作主動(dòng)、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，文字、口頭表達(dá)能力強(qiáng)，突出的學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力； 3、出色的信息收集、整理、分析、判斷能力和項(xiàng)目評估、策劃、決策能力； 4、良好的組織、執(zhí)行、溝通、協(xié)調(diào)、談判、公關(guān)能力； 5、文字能力強(qiáng)，具備基本文秘素質(zhì)、熟悉公文寫作，英語聽說寫能力強(qiáng)（良好的口語），熟練 運(yùn)用辦公軟件；熟悉外貿(mào)操作流程；具有較強(qiáng)的獨(dú)立工作能力，有法律、秘書工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先錄 用。 由這招聘廣告中可知，秘書的綜合素質(zhì)要求主要反應(yīng)在秘書的能力方面的要求：秘書需要 哪些基本能力和專業(yè)能力？ 案例：老總悶悶不樂時(shí) 這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)

33、地進(jìn)了自己的辦公室，秘書于雪 跟他打招呼“早上好！”他也愛理不理的。老總平時(shí)和藹可親，常常跟 下屬開玩笑。于雪心想老總肯定遇到煩心的事了。 面對這種情況，于雪應(yīng)該如何做比較合適？請說明理由？面對這種情況，于雪應(yīng)該如何做比較合適？請說明理由？ 有這么幾種選擇，請作出評價(jià)： a、既然老總心煩，他肯定需要一個(gè)人獨(dú)自呆會(huì)兒，所以先不去管他。 b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上 一疊文件到老總辦公室找老總批閱。 c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會(huì)安排。 d、泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休息一會(huì)兒。 e、馬上跟著老總進(jìn)去，問老總出了什么事。 較好地處理這種情況反

34、應(yīng)出秘書的哪些能力？較好地處理這種情況反應(yīng)出秘書的哪些能力？ 參考： 本題的最佳選擇是d。 如果對方不是于雪的上司，僅僅是和她關(guān)系一般朋友，那么，選a應(yīng) 該說是不錯(cuò)的。但于雪現(xiàn)在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工 作關(guān)系，所以，采取不聞不問的態(tài)度有些不合適。 選b肯定是不合適的，那樣表明于雪一點(diǎn)也不體諒上司的心情。 選c也不對，因?yàn)槊貢吘怪皇敲貢?，無權(quán)代替老總作出任何決策。 c是一種典型的越俎代庖行為，是這幾種選擇中是最壞的一種選擇。 選e也很不妥當(dāng)。老總不管是因?yàn)槭裁丛蚨臒?，他都沒有義務(wù)告 訴秘書；雖然秘書的熱情值得贊許，但她忘了自己僅僅是個(gè)秘書。 選擇d表明于雪恰到好處地把握了分寸

35、。作為秘書，對自己上司的煩 惱不可能不聞不問，因此給他泡上一杯濃茶體現(xiàn)了自己的關(guān)心；同時(shí) 在送茶時(shí)又僅僅是問上司需不需要休息，既沒有去探究上司的隱私， 更沒有自作主張地來安排上司的工作。在這種情況下，一個(gè)優(yōu)秀的秘 書應(yīng)該能憑直覺知道老總為什么悶悶不樂：也許工作壓力太大？也許 是為孩子的事操心？也許久等的客戶沒來？也許是昨晚與太太吵架了 知道老總為什么心煩，就可以作好相應(yīng)的準(zhǔn)備。（反映出秘書的 觀察力、注意力，想象力，思維力等）。 秘書的特殊能力 教學(xué)目的： 知識點(diǎn)：了解特殊能力與一般能力的關(guān)系；理解組建科學(xué)合理的能力結(jié) 構(gòu)的重要意義；掌握秘書人員應(yīng)該具備的能力結(jié)構(gòu)。 能力點(diǎn)：知道秘書人員各種特

36、殊能力的基本要求；會(huì)用職業(yè)能力方法檢 驗(yàn)自己的特殊能力；掌握秘書人員各種特殊能力的培養(yǎng)方法。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)： 秘書人員的能力結(jié)構(gòu)、秘書各種特殊能力的基本要求和培養(yǎng)方法。 教學(xué)方法：案例分析、學(xué)生討論與教師講授相結(jié)合。 教學(xué)內(nèi)容： 1、秘書的能力結(jié)構(gòu)； 2、秘書的表達(dá)能力； 3、秘書的信息處理能力； 4、秘書的活動(dòng)能力； 5、秘書的應(yīng)用能力； 6、秘書的創(chuàng)造能力； 秘書的特殊能力秘書的特殊能力 秘書 的能 力結(jié) 構(gòu) 秘書書 的表的表 達(dá)能 力 秘書 的信 息處 理能 力 秘書 的活 動(dòng)能 力 秘書 的應(yīng) 用能 力 秘書 的創(chuàng) 造能 力 秘書 的職 業(yè)能 力測 驗(yàn) 第一節(jié) 秘書的特殊能力結(jié)構(gòu) 表

37、達(dá)能力 信息處理能力 活動(dòng)能力 應(yīng)用能力 創(chuàng)造能力 口頭表達(dá)能力 書面表達(dá)能力 收集、整理、 加工、提供 交際能力 組織管理能力 協(xié)調(diào)能力 書寫能力 操作技能 預(yù)測能力、應(yīng)變能力、 評估能力 探尋能力、創(chuàng)新能力 秘 書 的 特 殊 能 力 結(jié) 構(gòu) 參考：本題的最佳選擇是c。 選a之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對方會(huì)想：既然你們孫總在公 司，只不過是在開會(huì)，那為什么就不能抽幾分鐘來接個(gè)電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“ 用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個(gè)時(shí)候你開會(huì)的事就一定比我的事重要呢？對 方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍 然是不合適的。 選b也

38、不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點(diǎn)鐘，那心里肯定 不是滋味。 選d明顯不合適，因?yàn)楣居幸?guī)定，領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)時(shí)一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意 就答應(yīng)對方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那 她又如何答復(fù)客戶呢？ 選e也是不合適的，于雪這樣回答多少會(huì)讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者 是在有意回避他。如果對方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。 選c是比較合適的，因?yàn)楫?dāng)于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄匯 報(bào)，聽取他的指示，如果孫總認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這 樣回答對方：“實(shí)在對不起，這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了，回頭

39、見著孫總，我們就給 您去個(gè)電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總 。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進(jìn)退自如。 第二節(jié) 秘書的表達(dá)能力 一、表達(dá)能力的涵義 秘書的語言表達(dá)能力是秘書的一項(xiàng)重要能力，也是一種基本功。語 言能力反映人的思維能力、社交能力、以及性格、風(fēng)度。一個(gè)人在工 作組織會(huì)議、參謀獻(xiàn)策、撰寫文件，上傳下達(dá)工作指令，接待來訪， 參加社交活動(dòng)，發(fā)表演講和個(gè)別交談都需要語言表達(dá)能力。 二、表達(dá)能力的作用 案例：業(yè)務(wù)經(jīng)理的非難 市場部要求元旦搞促銷的報(bào)告由秘書于雪送到總經(jīng)理那里已經(jīng)有三 四天了，但由于馬上要召開董事會(huì)，總經(jīng)理根本沒時(shí)間批復(fù)。這天上 午市場部的副

40、經(jīng)理來到于雪的辦公室，質(zhì)問她辦事為什么這么拖拉， 不趕緊總經(jīng)理把報(bào)告批了。 面對市場部副經(jīng)理的話，于雪應(yīng)該如何回答？ 現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、“您沒看老總天天在開會(huì)嗎？他哪有時(shí)間！” b、“好，我?guī)湍叽?！?c、“我早就把文件送過去了！” d、“我又不是老總我怎么知道？” e、“您要是急您自己去找老總呀！” 對于以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適？這個(gè) 過程中最能突出秘書的哪種特殊能力？ 參考：本題的最佳選擇是b。 選a不能說錯(cuò)，因?yàn)樗鐚?shí)反映了事情的真相，但作為一個(gè)職業(yè)秘書，這樣 做對自己的要求又太低了：一是不能用這種冷淡的態(tài)度對待別人，更何況對 方的職位比你高；二是對待這種比較緊

41、急的文件，作為秘書應(yīng)該想辦法讓老 總急件急批，沒有做到這一點(diǎn)，也可以說是種失職。 選c是種典型的敷衍塞責(zé)行為，因?yàn)檫@樣僅僅是把自己當(dāng)作簡單的“傳聲筒 ”或“郵差”。 選d是一種態(tài)度比較惡劣的行為，用這種態(tài)度說話，不僅忘了自己的職責(zé)， 更重要的是這種無形的優(yōu)越感遲早會(huì)讓自己在公司面臨四面楚歌。 選e與選擇d差不多，只是態(tài)度更加惡劣一些罷了。 選b之所以最合適，是因?yàn)橛谘┰趯Ψ接忻黠@誤解甚至不太友好的情況下， 沒有與對方“對著干”；態(tài)度積極，不僅可以在無形中化解對方的怨氣，而 且也給了對方的面子，因此，至少可以保證矛盾不會(huì)激化，維持了雙方和諧 的關(guān)系。至于能不能讓老總盡快把文件批下來，那是另外一回

42、事。 三、秘書的表達(dá)能力及基本需求 秘書工作者的表達(dá)能力也是有其職業(yè)的特定要求的。一個(gè)優(yōu)秀的秘書人員 的表達(dá)能力要符合下列要求： 要準(zhǔn)確準(zhǔn)確：秘書人員無論是說話還是起草公文，都必須做到準(zhǔn)確。在表達(dá)中 不論是選字用詞、判斷推理、多種綜合，還是闡釋觀點(diǎn)、表述意見、引用材 料，以至語氣的把握，標(biāo)點(diǎn)的使用，格式的安排，都必須準(zhǔn)確無誤、無懈可 擊 要嚴(yán)密嚴(yán)密：秘書的表達(dá)要做到嚴(yán)謹(jǐn)周密，不能出現(xiàn)遺漏，丟三落四。秘書要 充分了解表達(dá)對象的特征，準(zhǔn)確把握對方的意圖和需求，充分認(rèn)識語言表達(dá) 的環(huán)境，講究表達(dá)的時(shí)機(jī)和方式。 要簡明：簡明：善于抓住實(shí)質(zhì)性的東西，在準(zhǔn)確嚴(yán)密的基礎(chǔ)上，用簡短的語言敘 述出來。無論是口頭

43、表達(dá)還是書面表達(dá)，都要力求用最精練的語言，表達(dá)出 最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”，“言簡而理周”。羅嗦冗長，是秘書 表達(dá)的大忌。 要迅速迅速：秘書活動(dòng)時(shí)效性強(qiáng)，在寫作時(shí)要練就“出手成章”、“出手一篇 稿”的快速寫作能力?？陬^表達(dá)也同樣需要口齒伶俐、流暢清晰、應(yīng)對及時(shí) 。 四、秘書良好的語言表達(dá)能力具體表現(xiàn)在哪些方面 一個(gè)人的語言能力主要表現(xiàn)在語言的分量、語言的邏輯性和語言的幽默 感三個(gè)方面。 語言的分量是由詞意和態(tài)度兩因素構(gòu)成。詞意是指語言的本意，態(tài)度 是指表達(dá)時(shí)的輕重緩急和所持的表情、情緒。語言的詞意要求語言能準(zhǔn)確的 表達(dá)思想，不要詞不達(dá)意，廢話連篇。一個(gè)人需要注意語言分量，貶意的語 言分

44、量過重，容易令人傷心，背上思想包袱；如果過輕，則達(dá)不到啟發(fā)人、 震動(dòng)人、教育人的目的。反過來，褒意的語言過重，容易使人驕傲自滿；過 輕則對人起不到鼓舞作用，也許會(huì)令人失望。 語言的邏輯性，就是要使語言嚴(yán)謹(jǐn)、有條有理，無懈可擊、令人信服 ，要做到前后呼應(yīng)，因果聯(lián)系緊密，這樣就能緊扣聽眾的心弦；否則，就會(huì) 顯得羅嗦，冗長，言之無物，東扯西拉，令人乏味。 語言的幽默感，能使一個(gè)人更好地團(tuán)結(jié)群眾，造成親松、愉快的氣氛， 促進(jìn)與被一個(gè)人的思想，感情的交流，使群眾更容易接受自己的 五、秘書表達(dá)能力的培養(yǎng) （一）必須學(xué)習(xí)語言，掌握語言 （二）必須進(jìn)行實(shí)踐 第三節(jié) 秘書的信息處理能力 一、信息及其特性 信息是

45、一個(gè)社會(huì)概念，它是社會(huì)共享的人類一切知識 、學(xué)問以及從客觀現(xiàn)象提煉出來的各種消息總和。 一、一、秘書處理信息秘書處理信息的重要性的重要性 （1）秘書處理信息可以維持一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn) （2）秘書處理信息可以全面掌握情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題 （3）秘書處理信息是當(dāng)好參謀與助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的 一種有效方法。 二、二、 秘書收集信息的作用秘書收集信息的作用 (1)廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息)，起領(lǐng)導(dǎo)的 耳目作用。 (2)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、計(jì)劃以及各種政策、法令，起 到領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用。 (3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)宣傳貫徹領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各項(xiàng)決策，督促檢查決策的 執(zhí)行情況，起到領(lǐng)導(dǎo)的喉舌作用和信息反饋?zhàn)饔谩?

46、(4)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)與各方面取得工作聯(lián)系，起到橋梁作用。 (5)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)性工作，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手作用。 三、秘書處理信息的基本要求 （1）信息的收集方面，秘書人員不應(yīng)該坐在辦公室里被動(dòng)地接受 信息、等信息，而應(yīng)該積極主動(dòng)地去收集信息。 （2）信息的歸納整理方面，秘書將收集整理來的信息進(jìn)行歸納分 類，即要根據(jù)信息自身的特征將同一種類的信息集中在一起，這 是信息加工的初級階段。 （3）信息篩選鑒定方面，秘書人員必須能夠?qū)Ω鞣N信息進(jìn)行分析 加工、概括和總結(jié)，這是信息處理的重要環(huán)節(jié)。 （4）信息的提供利用方面，秘書人員收集信息、加工處理信息， 七目的就是為了利用信息，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上下級機(jī)關(guān)服務(wù)，

47、為 群眾服務(wù)。 四、秘書信息處理能力的培養(yǎng) 1、增強(qiáng)信息管理意識 2、掌握科學(xué)的信息處理方法 案例：部門經(jīng)理之間的矛盾 李明是公司銷售部總經(jīng)理，劉峰是市場部的副總經(jīng)理。公司剛成立的時(shí)候 ，他倆都在銷售部，是工作上的搭檔。但他們兩個(gè)人工作作風(fēng)完全不同，李 明在工作上一向大刀闊斧，而劉峰則精益求精。由于兩人性格上的差異，再 加上一些個(gè)人之間的恩怨，所以幾年來他倆一直不和，這在公司內(nèi)部幾乎是 公開的秘密。老總剛從集團(tuán)總部調(diào)來不久，想打開歐洲市場。于是準(zhǔn)備派李 明和劉峰去參加下個(gè)月的萊比錫國際博覽會(huì)，同時(shí)考察歐洲市場。秘書于雪 在與老總接觸過程中無意中知道了老總的這個(gè)想法。 面對這種情況，于雪應(yīng)該如何

48、處理？ 現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、如果老總問自己派他們兩人帶隊(duì)去歐洲是否合適，就說自己不清楚。 b、 主動(dòng)向老總報(bào)告：聽銷售部于娜說，劉峰與李明曾在飯?zhí)脛?dòng)手打過架。 c、如果老總問自己劉峰與李明的關(guān)系如何，就說他們兩人因?yàn)樾愿竦确矫娴脑?因，在工作中確實(shí)有些矛盾。 d、如果老總不問自己就不說這件事。 e、 如果老總問自己，就說他倆性格有些合不來，但并不影響他們一起帶隊(duì)去歐 洲。 參考：本題的最佳選擇是c。 選項(xiàng)a不太合適。對于秘書來說，不卷入公司管理人員的是非恩怨的漩渦之中去是對 的，這是秘書做人的一條基本原則。但是，在老總問起這件事之后，對一件“公開的 秘密”仍裝聾作啞，明哲保身，不以公

49、司利益為重，則是一種不負(fù)責(zé)任的行為。這種 秘書不配稱之為“上司的助手”。 選項(xiàng)b則是走向了另一個(gè)極端。作為秘書，為上司收集信息是一項(xiàng)主要工作；在給上 司提供信息的時(shí)候，既不能掐頭去尾，也不能添油加醋。所以，對“道聽途說”的“ 打架”事件，就不應(yīng)該匯報(bào)給上司。 選項(xiàng)d也不適合。如果沒有上司安排這兩人去歐洲這件事，作為秘書來說的確沒有必 要去主動(dòng)匯報(bào)這種事，因?yàn)樯纤久刻煲邮苣敲炊嘈畔?，如果再把這種管理人員個(gè)人 之間的糾紛匯報(bào)給上司，那實(shí)際上就是對上司進(jìn)行“信息污染”。但是，在得知上司 的這種意圖后，這種“雞毛蒜皮”的事就不再是無足輕重的了，它可能影響這次歐洲 之行的實(shí)際效果，所以，知情不報(bào)是一種

50、不負(fù)責(zé)任的行為。 選項(xiàng)e錯(cuò)就錯(cuò)在秘書在代替上司作判斷。讓上司了解這兩人性格不合是對的，但是， 會(huì)不會(huì)影響這次歐洲之行，應(yīng)該讓上司自己去作判斷。秘書越俎代庖、自作聰明往往 是最讓上司討厭的。在一般情況下，1加1是等于2；但作為秘書，你只要告訴上司“1 加1”這個(gè)事實(shí)就行了，至于結(jié)果是2還是10，由上司自己去判斷。 選c之所以正確，是因?yàn)槊貢鳛橹窒蛏纤咎峁┝艘粭l有助于上司決策的信息。至 于上司根據(jù)所提供的信息如何作出決策，那是上司自己的事情。對秘書來說，應(yīng)向上 司提供有用而且是必需的決策信息。 第四節(jié) 秘書的活動(dòng)能力 一、秘書活動(dòng)能力的主要內(nèi)容 （一）人際交往的能力 （二）組織管理能力 （三）協(xié)調(diào)能力 二、秘書活動(dòng)能力的基本要求 （一）人際交往的能力 1、要主動(dòng) 2、要熱情 3、要禮貌 （二）組織管理能力