企業(yè)文件制、修、廢管制表

1、文件制、修、廢管制表 制定部門：質(zhì)量部 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 總頁數(shù)：14 最新版次變更記錄內(nèi)容 制/修 訂日期 版次 修訂內(nèi)容 2009.10.05 A0 首次發(fā)行 會簽部門 會簽意見/簽核 核 準 審 查 承 辦 發(fā)行戳記 會 簽 單 分 發(fā) 單位 會簽欄 分 發(fā) 單位 會簽欄 管理部 財務部 工程研發(fā)部 工務課 位 質(zhì)量部 制造部 業(yè)務部 資材部 Form No.: ML2-Q0001-001 Rev.01 制定部門：質(zhì)量部 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 版次：A0 頁次：

2、1/14 1. 目的 對與質(zhì)量管理體系實施中所涉及和形成的質(zhì)量管理體系文件及資料進行控制，確保各有關(guān)場所使用有 效版本的適用文件。 2. 范圍 本公司各部門質(zhì)量管理系統(tǒng)文件，包括適用的外來文件如國標、法律法規(guī)及顧客提供之各類規(guī)范或標 準等文件均屬之。記錄是一種特殊類型的文件，應根據(jù)規(guī)定予以控制。 3. 定義：無 4作業(yè)程序與權(quán)責： 4.1手冊及程序書之核準：總經(jīng)理 4.2【文件制、修、廢管制表】之承辦、審查、核準許可權(quán)如下： NO 文件種類 承 辦 審查 核準 1 一階文件 質(zhì)量主管 管理者代表 總經(jīng)理 2 二階文件 部門主管 管理者代表 總經(jīng)理 3 三階文件 權(quán)責單位 副/課長 部門經(jīng)理 4

3、.2.1文件制作：各責任單位 4.2.2文件分發(fā)：文管中心（質(zhì)量部） 4.2.3文件保管：文管中心及部、課文件管理人員 4.2.4三階文件如為涉及全公司（如規(guī)章制度、管理辦法），視其需要應由總經(jīng)理核準。 4.3本公司之文件類別分為以下4種： 4.3.1 一階文件質(zhì)量手冊 用以說明本公司之質(zhì)量政策、組織、權(quán)責及質(zhì)量管理系統(tǒng)運作原則之基本文件。 4.3.2二階文件程序書 各權(quán)責單位或相關(guān)部門間為達質(zhì)量目標與指標，依手冊所延伸制訂之作業(yè)程序等文件。 4.3.3三階文件 4.3.3.1 作業(yè)指導書 （1）操作標準書等與機器設(shè)備操作有關(guān)之操作文件。 Form No.: ML2-Q0001-002 Rev

4、.01頁次：1 制定部門：質(zhì)量部 文件編號：ML2-Q0001 版 次：A0 頁 次：3/14 文件與資料管理程序 制定日期：2009年10月05日 (2) 制程加工作業(yè)指導書相關(guān)之文件。 (3) 與工作環(huán)境、公司經(jīng)營有關(guān)之管理文件。 433.2 檢驗標準書 (1) 成品檢驗規(guī)范、IQC檢驗基準書、制程檢驗標準(SIP) QC工程圖(CP 4.3.4四階文件一表單、記錄 指二、三階文件所衍生之表格、表單及各項記錄。 4.4文件的制定 4.4.1文件撰寫時，于每頁套上【文件表框】(適用一、二階文件，三階文件不強制使用，由各單位自 行制定)。 4.4.2制定完成之文件，應附上【文件制、修、廢管制表

5、】，由相關(guān)單位會簽，可由各單位填寫意見， 經(jīng)檢驗后相關(guān)單位會簽通過之文件，依 4.2權(quán)限表之權(quán)責人員簽核后，文件制定方告完成。 4.4.3制定完成之文件，應將電子檔和簽核完的文件送文管中心納入管理，并依部門之需求進行文件 分發(fā)。 4.5文件受控與分發(fā) 4.5.1文件在經(jīng)過各權(quán)責部門審核后交由文管中心確認，確認無誤后在該份文件上加蓋“原件受控章” 予以保存，文管中心將受控文件登錄于【文件管理一覽表】中。 4.5.2文管中心將需分發(fā)文件登錄于【文件分發(fā)一覽表】中。文管中心作文件分發(fā)時，DCC人員對受控 原件進行復印足夠的份數(shù)后加蓋“文件發(fā)行”章給相關(guān)部門，由各單位相關(guān)人員在【文件分發(fā) /補發(fā)/繳回

6、簽收記錄表】上簽收。 4.5.3各單位文件管理人員，應妥善保管分發(fā)之文件。 4.5.4文件如分發(fā)給客戶或公司內(nèi)教育訓練使用時，則不予管制，但須于首頁蓋參考文件章，版 本變更不予以抽換。 4.5.5各單位如發(fā)現(xiàn)使用文件數(shù)量不夠或發(fā)現(xiàn)文件缺頁、破損、字跡模糊等不堪使用情況，需以【文 件申補單】經(jīng)單位主管核準后向文管中心再申請，文管中心按需求數(shù)量復印并加蓋“文件補發(fā)” 章,分發(fā)給申請部門并登錄簽收文件。 4.5.6文件分發(fā)范圍：一、二階文件分發(fā)為以部為單位；三階文件分發(fā)至相關(guān)單位 4.6文件之修訂、廢止、回收作業(yè) Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01頁次：2 制定部門：質(zhì)量部

7、 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 版次：A0 頁次：3/14 461文件修訂時，文件版本須變更，文件修訂部門應在該文件之首頁注明修訂章節(jié)之情形，由相關(guān) 單位會簽，并依4.2權(quán)限表之權(quán)責人員簽核。文件修改后電子文件用藍色字體標示，刪除的條 款以“ * ”號表示。 4.6.2文件回收，文管中心將新版文件依 4.5分發(fā)原受文單位，回收相應數(shù)量之舊版文件，加蓋“作 廢文件章”，并在【文件分發(fā)/補發(fā)/繳回簽收記錄表】注明回收情形。 4.6.3文件廢止時，文件制定單位于文件首頁注明廢止原因，經(jīng)相關(guān)部門會簽，并由4.2權(quán)限表之權(quán) 責人員簽核后，文管中心依4

8、62進行回收作業(yè)。 4.6.4舊版發(fā)行文件由文管中心回收后加蓋“作廢文件”章做再生紙使用（機密文件除外），作廢文 件之原件加蓋“作廢文件”章予以保留于文管中心，需保留文件最新版本的前一版。文管中心 須將作廢文件登錄【作廢文件一覽表】中管制并及時更新發(fā)行【文件管理一覽表】。 4.7文件之檔案管理作業(yè) 4.7.1文件最新版本管制 （1） 文管中心應建立【文件管理一覽表】，包括文件編號、名稱、最新版本并于每月發(fā)行一次【文件 管理一覽表】供文件持有單位核對，以管制文件之版本。 （2）因業(yè)務需要，需將正式文件交客戶或廠商時，視為參考文件。文件變更時，視需要通知對方，舊 版文件不作回收。 4.8文件保管

9、4.8.1文管中心對于所有列管文件之原稿，負有保管之責，為便于管制與查詢，得以【文件管理一覽 表】依文件之類別建立目錄。 4.8.2各單位保管之文件須置于工作場所易于取閱之地方，指定專人保管，并登錄各單位之【文件管 理一覽表】（二三階文件適用），而勞工、環(huán)保工安法規(guī)、圖面資料等外來文件資料，則登錄各 單位之【外來文件資料一覽表】。 4.9文件編號 4.9.1 一階文件：手冊編碼以ML1 Q0001編制。 4.9.2二階文件： ML2-X X X X X 1-2 3 4 5 6 （ 例如：ML2-Q0001） 程序書編碼以ML2-X-X X X X編制，第1碼ML2為盟磊二階文件，第2碼為部門別

10、（見4.932 ）， Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01頁次：3 制定部門：質(zhì)量部 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 版次：A0 頁次：4/14 第3、4、5、6為流水號，按00019999之順序編排之。 4.9.3三階文件： ML3-X X X X X X 1-2 3 4 5 6 7（例如：ML3-QSI001 4.9.3.1第1碼ML3為盟磊三階文件，第2碼為部門編碼（見4.932 ），第3、4碼為文件類型，第 5、6、7為流水號（按照001999之順序排之）。 備注：文件類型代號 BOMg用BM SIP用SI，S

11、OP用 SP, QC工程表用QC承認書用CR其 它品質(zhì)類型規(guī)范用QP表示。 4.9.3.2 部門別 代號 A S P R M Q F G 部門 管理 業(yè)務 資財 研發(fā) 制造 質(zhì)量 財務 工務 4.9.4四階文件： 文件編號 -X X（ 表單流水號）-版次（例如：ML2-Q0001-01 Rev.01） 四階記錄表單編號規(guī)則：依相對應之第一、二、三文件制定之，表單使用二碼流水號，表格加 注版次。 4.9.4.1表單編號須具唯一性，統(tǒng)一編于表單左下角。 4.9.5文件編號統(tǒng)一由文管中心編排，文件編號須具有唯一性，若制定權(quán)責單位變更時，則編號不作 更新；作廢文件之編號隨作廢文件一并作廢，不予重復使用

12、。 4.10文件版次 4.10.1文件版次按照A0A10方式進行，超過A10依照B0B10方式依次類推之。 4.10.2文件內(nèi)容局部修改可不需全部更新版次，將修訂好的【文件制、修、廢管制表】和有修改內(nèi)容 之頁次，直接抽換。需注意抽換修改內(nèi)容之頁次的版次需升級。例：原始版次A0版，第一次 修改為A1版。保持與文件封面【文件制、修、廢管制表】的版本一致。 4.11表單修訂與管制 4.11.1表單依各文件之制定產(chǎn)生，表單內(nèi)容之更改由原制定單位執(zhí)行。 4.11.2表單編號依4.9.4編號管制內(nèi)容作業(yè)，表單版次按照 Rev.01 Rev.99方式進行。 4.11.3表單修訂廢止時，由制定單位填寫【表單修

13、訂/廢止申請單】，經(jīng)使用部門課級審核后進行。表 單如有廢止后，該表單編號不得由其他表單予以替補或使用 Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01頁次：4 制定部門：質(zhì)量部 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 版次：A0 頁次：5/14 4.11.4表單如在文件管制之前已印制，待舊表單用完后再依文件管制作業(yè)要求統(tǒng)一管理。非套表式電 腦表單列印時以及吊卡、粘標類得以免標示表單編號，但需在該份文件中加以說明使用之方法 及識別標示。 4.12文件撰寫大綱、格式 4.12.1文件撰寫大綱（適用二階文件） 1. 目的 2. 范圍 3. 定義

14、（若無需特別定義的，以“無”表示） 4. 作業(yè)程序與權(quán)責 5. 相關(guān)文件、資料（若無相關(guān)文件、資料以“無”表示） 6. 相關(guān)表單、記錄與附件（若無表單、記錄、附件者，以“無”表示） 7. 作業(yè)流程圖（若無作業(yè)流程圖以“無”表示） 4.12.2文件撰寫格式（適用一、二階文件） 4.12.3三階文件不受本文件撰寫大綱及格式限制，依各單位實際作業(yè)要求自行制作。 4.12.4 一階手冊文件撰寫大綱 1. 目的 2. 范圍 3. 作業(yè)內(nèi)容 4. 相關(guān)文件、資料 4.12.5以上文件撰寫大綱視必要性由擬案/承辦單位依文件內(nèi)容增減大綱。 4.13外來文件之管理 4.13.1外來文件包括國際，國家標準（如：I

15、S09001、QC08000C及ISO14001最新標準，相關(guān)國家環(huán)保 法規(guī)，MIL-STD, GB2828等）及客戶/供應商提供之MSD等資料或圖面。 4.13.2外來文件來文時，保持來文時的狀態(tài)及內(nèi)容，由DCC文管中心將外來文放于【文件表框】內(nèi)， 文件編號依ML-WL0001ML-WL99進行編制，外來文件編號及版次依4.9.5和4.10.1進行管制 4.13.3外來文件在經(jīng)過DCC文管中心編排確認無誤后，在該份文件上加蓋“原件受控章”予以保存， 文管中心將受控文件登錄于【外來文件資料一覽表】中管制。 4.13.4外來文件管制，各權(quán)責確認單位應隨時關(guān)注及檢查其最新版本狀況。ISO國際標準與

16、法規(guī)由管 Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01頁次：5 制定部門：質(zhì)量部 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 版次：A0 頁次：6/14 理代表確認，MIL-STD, GB2828等標準由質(zhì)量部經(jīng)理確認，客戶或供應商提供之資料或圖 紙由工程部確認。 4.13.5外來文件如因業(yè)務需要轉(zhuǎn)發(fā)時，DCC文管中心依4.5.2之程序分發(fā)。外來文件變更時，得須收 回舊版文件。 4.14機密文件 4.14.1機密文件之定義：本公司文件之機密等級，分為機密級及一般級文件二種等級。機密：對本公 司之安全、利益與信譽有重大影響者，采直接簽收方式

17、。 4.14.2 一般級文件：不影響本公司營運或無利于競爭廠家者屬之。 機密級文件可分為： 1. 公司重要政策、重要會議記錄。 2. 有關(guān)研發(fā)中之新產(chǎn)品圖面、資料。 3. 有關(guān)制造技術(shù)上之機密。 4. 長程業(yè)務計劃、投資計劃。 5. 重要之人事查核資料。 6. 財務報告、投資分析資料。 7. 業(yè)務計劃、投資計劃。 8. 與客戶合約、談判資料。 9. 供應商提供之重要資料及對其稽核的報告。 4.14.3機密文件之管制： 1. 機密文件之管理由各制定單位或直接接收單位負責。 2. 機密文件存放于各制定單位和直接接收單位。 3. 機密文件銷毀由各制定單位和直接接收單位將其粉碎。 4.15磁片管理 4

18、.15.1文管中心人員必須核對確認完成文件之版次及編號與該磁片一致之后，才將制作之文件予以發(fā) 行及歸檔。 4.15.2文件磁片檔案或備份保管：由文管中心人員 妥善保管。 4.16部門職責 4.16.1 承辦單位 1.文件內(nèi)容正確性與質(zhì)量的維護。 Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01頁次：6 制定部門：質(zhì)量部 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 版次：A0 頁次：7/14 2.文件之修正與更新，過時文件之鑒別與處置。 3.相關(guān)技術(shù)文件發(fā)行之登錄與管制。 5. 作廢文件作廢的管制。 4.16.2 文件控管單位 1. 負責文件之

19、發(fā)行、更新、回收、作廢及銷毀管制。 2. 文件查詢服務及資料備份。 3. 4. 4.16.3 文件分類，整理保存。 準備文件相關(guān)表格、印章（原件受控章、文件發(fā)行章） 文件使用單位 1. 2. 文件分類，整理保存。 文件的正確運用。 3. 相關(guān)記錄表單之保存。 5.相關(guān)文件、 資料 5.1記錄管理程序 (ML2-Q0002 5.2文件格式使用辦法 6.相關(guān)表單、記錄與附件 (ML3-QQP001 6.2文件表框 (ML2-Q0001-002 6.3文件分發(fā)一覽表 (ML2-Q0001-003 6.4文件分發(fā)/補發(fā)/繳回簽收記錄表（ML2-Q0001-004 6.5文件申補單 (ML2-Q0001

20、-005 6.6文件管理一覽表 (ML2-Q0001-006 6.7外來文件資料一覽表 (ML2-Q0001-007 6.8表單修訂/廢止申請單 (ML2-Q0001-008 6.9作廢文件一覽表 (ML2-Q0001-009 6.10文件管制用印章 （如附件1） 7.作業(yè)流程圖 7.1文件制定流程 （如流程圖1） Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01 頁次：7 制定部門：質(zhì)量部 文件編號：ML2-Q0001 文件與資料管理程序 版次：A0 制定日期：2009年10月05日 頁次：8/14 文件制、修、廢管制表 (ML2-Q0001-001) 6.1 7.2 文件發(fā)行流

21、程 （如流程圖 7.3 文件變更、修改流程 （如流程圖 7.4 文件補發(fā)流程 （如流程圖 7.5 文件回收、作廢、銷毀流程 （如流程圖 Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01頁次：8 制定部門：質(zhì)量部 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 版次：A0 頁次：9/14 制定部門：質(zhì)量部 制定日期：2009年10月05日 文件與資料管理程序 文件編號：ML2-Q0001 版次：A0 頁次：10/14 流程圖1文件制定流程 作業(yè)流程 處理單位 備注 制定部門：質(zhì)量部 文件編號：ML2-Q0001 版 次：A0 頁 次：13/14 文

22、件與資料管理程序 制定日期：2009年10月05日 文管中心申請文件編號 二次文件審查無誤后， 依4.5.1進行原件控制 依文件編碼原則給予文 件編號 依4.4文件規(guī)定要求制 定文件 文管將擬案單位制定好 的文件進行格式CHECK 并列印 擬案單位將文管列印好 的文件，送簽至會簽表 里的相關(guān)單位主管 擬案單位按文件簽核權(quán) 限將會簽好的文件給本 單位有權(quán)限的主管進行 審核，核準 文管將核準后的文件進 行再次CHEC格式、會 簽及核準是否符合文件 規(guī)定要求 頁次:10 Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01 流程圖2:文件發(fā)行流程 備注 審查受控文件的正確性 （CHECK編號

23、、版本、內(nèi)容、 原件受控章） 注：如為變更版，則需于發(fā) 文時，同步執(zhí)行回收舊版文 件。具體依：7.5文件回收、 作廢、銷毀流程作業(yè) 依【文件分發(fā)一覽表】表 單填寫 依【文件分發(fā)一覽表】表 單決定復印份數(shù) 依【文件分發(fā)/補發(fā)/繳回 簽收記錄表】表單填寫 文管依MAIL形式發(fā)布文 件發(fā)行公告，并通知文件 使用單位進行文件簽收 文件使用單位收到通知 后，1日內(nèi)至文管處簽收 頁次:11 Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01 流程圖3:文件變更、修改流程 作業(yè)流程 擬案/承辦單位 文管中心 文管中心 文管中心 處理單位 備注 擬案單位至文管中心獲 擬案/承辦單位 取原稿受控文件

24、文管將原稿文件電子 檔傳給擬案單位 擬案單位依4.6.1要求 1. 依原文號 2. 變更文件版本 3. 于文件首頁【文件制、修、廢 管制表】中注明修訂章節(jié)之情形 文管將擬案單位修改好的文件 進行格式CHEC并列印 擬案單位將文管列印好的文 擬案/承辦單位 件，送簽至會簽表里的相關(guān)單 位主管 文管中心 擬案單位按文件簽核權(quán)限將會 簽好的文件給本單位有權(quán)限的 主管進行審核，核準 文管將核準后的文件進行再 次CHECI格式、會簽及核準是 否符合文件規(guī)定要求 二次文件審查無誤后，依 4.5.1進行原件控制 將變更后的受控文件，依8.2 文件發(fā)行流程發(fā)行 Form No.: ML2-Q0001-002 Rev.01頁次：12 制定部門：質(zhì)量部 制定日期