歸檔文件整理規(guī)則

1、歸檔文件整理規(guī)則實施細(xì)則1 總則為適應(yīng)各級機關(guān)企業(yè)事業(yè)單位辦公自動化、管理精細(xì)化及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的需要，更好地開發(fā) 利用檔案信息資源，根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文 件整理規(guī)則( DA/T22-2015 )，結(jié)合我省實際，制定本細(xì) 則。本細(xì)則所稱歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形 成的、辦理完畢、應(yīng)當(dāng)作為文書檔案保存的文件材料，包括 紙質(zhì)和電子文件材料。歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為 單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件 還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格 式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等)，使之有 序化的過程。本細(xì)則貫徹“強化

2、收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利 用”的業(yè)務(wù)工作方針，簡便、高效、科學(xué)地開展歸檔工作。 歸檔文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確。檔案進館單位 應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局第 8 號令、 10 號令要求，執(zhí)行經(jīng)當(dāng)?shù)?檔案行政管理部門批準(zhǔn)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期 限表收集歸檔文件材料。本細(xì)則適用于各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)當(dāng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理，其他門類 檔案可以參照執(zhí)行。 企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的， 從其規(guī)定。2 整理原則2.1 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件 之間的有機聯(lián)系。2.2 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.3 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符

3、合文檔一體化管理要求，便于 計算機管理或計算機輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng) 符合國家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省 有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.4 歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理 協(xié)調(diào)統(tǒng)一。3 一般要求3.1 組件3.1.1 件的構(gòu)成本細(xì)則以件為歸檔文件的整理單位。 一般以每份文件為一件。文件正本、發(fā)文稿紙、定稿為 一件，法規(guī)等重要文件的正文與歷次修改稿數(shù)量多的，可各 為一件；計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，將記載修改過 程的定稿與正文、發(fā)文稿紙為一件；正文與附件為一件；原 件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；正文與文件 處理單為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、

4、報告與批示、函 與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件，經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層 次辦理的來文、復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文 分別作為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式， 一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；未裝訂的式樣 同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件； 介紹信存根等一本為一件；會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的， 一本為一件； 正本與翻譯本為一件； 中文本與外文本為一件； 同一次會議成套的會議材料各為一件。3.1.2 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定 稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在 后；中文本在前，

5、外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù) 文在前，來文在后。有文件處理單的，文件處理單在前，收 文在后；有發(fā)文稿紙的，正本在前，發(fā)文稿紙和定稿依次在 后。3.2 分類3.2.1 立檔單位應(yīng)當(dāng)對歸檔文件進行科學(xué)分類，同一全 宗應(yīng)當(dāng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。3.2.2 歸檔文件一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期 限、年度保管期限機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類。 原執(zhí)行或參照執(zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用“問題年度保管期限”的方法分類。分類層次最 多三層， 即年度、 期限、機構(gòu)（問題） ；最少兩層， 即年度、 期限。一個單位應(yīng)當(dāng)保持分類方案的穩(wěn)定。a）按年度分類將文件按其形成年度分類。跨年度

6、一般應(yīng)當(dāng)以文件簽發(fā) 日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進以 及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā) 日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？?年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)幾份文件為一件時，以裝訂 在最前面的文件落款日期為準(zhǔn)。當(dāng)形成年度無法考證時，年 度為其歸檔年度，并在備注項加以說明。b）按機構(gòu)（問題）分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)（問題）分類。機構(gòu)分類法 與問題分類法應(yīng)當(dāng)選擇其一適用，不能同時采用。采用機構(gòu) 分類的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類， 涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題 分類的，應(yīng)當(dāng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對

7、歸檔文件進行分 類。按問題分類，一般可分為“黨群類”、 “業(yè)務(wù)類”、 “行 政類”等等，不得交叉。原執(zhí)行或參照執(zhí)行企業(yè)檔案分類法 的企業(yè)、 事業(yè)單位， 按問題分類， 一般分到一級類目， 即“黨 群類”、“行政類”、“生產(chǎn)技術(shù)類”、“經(jīng)營管理類”。c ）按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。3.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適用按機構(gòu)（問題） 分類的立檔單位，可以采取年度保管期限等方法進行兩級 分類。3.3 排列3.3.1 歸檔文件應(yīng)當(dāng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按 時間結(jié)合事由排列。3.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。3.3.3 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可以集中

8、排列。3.3.4 因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同 一年度、期限、機構(gòu)（問題）的所有文件的最后，或并入關(guān) 系密不可分的相關(guān)文件中作為一件（符合 3.1 條件）。上述 情況應(yīng)當(dāng)在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應(yīng)當(dāng)盡 量避免。3.4 編號3.4.1 歸檔文件應(yīng)當(dāng)依照分類方案和排列順序編寫檔 號。檔號編制應(yīng)當(dāng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、 簡單性原則。3.4.2 檔號結(jié)構(gòu)宜為：全宗號 - 檔案門類代碼年度 - 保管 期限- 機構(gòu)（問題）代碼 - 件號。上、下位代碼之間用“ - ” 連接。如“ Z109-WS2015-Y-BGS-0036”。3.4.3 檔號按照以下要求編制：a）

9、 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字或者字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13-1994 編制。b）檔案門類代碼年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“ WS標(biāo)識。年度為文件形成年度， 以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2015”。參照執(zhí)行本細(xì)則整理的其他門類檔案代碼，分別由相應(yīng)當(dāng)?shù)臐h語拼音首 字母標(biāo)識，進館單位執(zhí)行前需和同級檔案行政管理部門商定。c ）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“ 丫”、“ D30”、“ D10”標(biāo)識。d） 機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS等

10、。歸檔文件未按照機構(gòu) （問題） 分類的， 應(yīng)當(dāng)省略機構(gòu) （問題） 代碼。e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類 目內(nèi)的排列順序號，用 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足 4 位的， 前面用“ 0”補足，如“ 0036”，實體檔號章上由手工編寫 的則不需要補足。3.4.4 歸檔文件應(yīng)當(dāng)在首頁上端空白位置加蓋歸檔章 并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首 頁上端居中或其他空白位置。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在 閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號項目的字跡材料應(yīng)當(dāng) 耐久。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或者以條形碼等 其他形式在歸檔文件上進行標(biāo)識。3.4.5 歸檔章應(yīng)當(dāng)將檔號的組成部分

11、，即全宗號、門類 代碼年度、 保管期限、 件號， 以及頁數(shù)作為必備項， 機構(gòu)（問 題）作為選擇項，填入相應(yīng)當(dāng)欄目中（見附錄A圖A1）,歸檔章中全宗號、門類代碼年度、保管期限、件號、機構(gòu)（問 題）按照 3.4.3 編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。 為便于識記， 歸檔章保管期限使用“永久”“ 30 年”“ 10 年”簡稱或使 用漢語拼音加數(shù)字 “ Y”“ D30”“ D 1 0”標(biāo)識， 機構(gòu)（問題） 用“辦公室”等規(guī)范化簡稱或漢語拼音字母“BGS標(biāo)識（見附錄A圖A2、A3），可刻于歸檔章相應(yīng)當(dāng)欄目中（含進館單 位的全宗號）；檔案不進館的企業(yè)科技事業(yè)單位也可用代碼表示。3.5 編目3.5.1 歸檔文件應(yīng)

12、當(dāng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。3.5.2 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件的，對復(fù)文進行編目，但必須在題名欄中用“（）”注明來文，如“附請示”；若作為兩件，則分別編目。同一事由 形成多份文件的，應(yīng)分別編目，如同一次會議形成的 15 件 歸檔文件，應(yīng)編制 15 條目錄。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔 號、文號、責(zé)任者、 題名、日期、 密級、頁數(shù)、 備注等項目。a）序號：填寫歸檔文件順序號。一本歸檔文件目錄內(nèi) 編一個流水號。b）檔號：檔號按照342-343 編制。c）文號：文件發(fā)文字號。一般由機關(guān)代字、年度、順 序號組成，須填寫完整。沒有文號的，不用標(biāo)識。d）責(zé)任者

13、：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機 關(guān)或署名者。e）題名：文件標(biāo)題。文件只有一個題名且能反映文件 內(nèi)容的（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的， 正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題 名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范 的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號。文件的附件獨立性強， 正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時附件標(biāo)題可一并抄錄。外加 “（ ）”補充說明。f ）日期：文件形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月 日，如 20150505。g）密級：文件密級按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密 級不標(biāo)識。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文 的頁面為一頁。i ）

14、備注：注釋文件需說明的情況。凡屬公開性文件在 此欄標(biāo)注“公開”。3.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格 進行編制。目錄表格采用 A4 幅面，頁面宜橫向設(shè)置（見附 錄 B 圖 B1）。3.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，應(yīng)打印裝訂成 冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)當(dāng)編制封面（見附錄 B 圖 B2）。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限（可選 項目）、機構(gòu)（問題）（可選項目），其中全宗名稱即立檔 單位名稱，填寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范簡稱。歸檔文件目錄 可以按年裝訂成冊，也可以每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。4 紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架4.1 修整4.1.1 歸檔文

15、件裝訂前，應(yīng)當(dāng)對不符合要求的文件材料 進行修整。4.1.2 歸檔文件已破損的，應(yīng)當(dāng)按照 DA/T 25-2000 予 以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)當(dāng)予復(fù)制。4.1.3 歸檔文件應(yīng)當(dāng)按照要求去除易銹蝕、易氧化的金 屬或塑料裝訂用品。4.1.4 對于幅面過大的文件，應(yīng)當(dāng)在不影響其日后使用 效果的前提下進行折疊。4.2 裝訂 歸檔文件應(yīng)當(dāng)按件裝訂。裝訂方式可采用不銹鋼訂書釘 在文件左側(cè)或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線裝訂方 式，已成冊不易拆釘?shù)?，可以保持原貌不變。一個單位的裝 訂方式應(yīng)當(dāng)相對統(tǒng)一。保管期限為 10 年的文件材料可保持 原裝訂方式不變。4.2.1 歸檔文件裝訂應(yīng)當(dāng)牢固、安全、簡便

16、，做到文件 不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于保護和 管理。裝訂應(yīng)當(dāng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式 符合要求的，維持不變。4.2.2 歸檔文件的裝訂材料與保管期限要求相匹配。相 同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)當(dāng)盡量保持一致，不同期限的 裝訂方式應(yīng)當(dāng)相對統(tǒng)一。4.2.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔 文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、裝 訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。4.2.4 永久保管的歸檔文件，宜采取不銹鋼釘書釘裝訂 法或線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用質(zhì)量合格的不銹鋼釘書釘裝訂；文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的 歸檔文件，不使用不銹

17、鋼夾或紙質(zhì)封套裝訂。4.2.5 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件， 裝訂方式按照 4.2.4 執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合 檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以使用不銹鋼訂書釘或 “三孔一線”裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。4.3 編頁4.3.1 紙質(zhì)歸檔文件可以編制頁碼。4.3.2 頁碼應(yīng)當(dāng)逐頁編制，宜用鉛筆分別標(biāo)注在文件有 圖文頁面的正面右上角或背面左上角的空白位置。4.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的，擬編制頁碼 與文件原有頁碼相同的，保持原有頁碼不變。4.4 裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備 考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件

18、 不能裝入同一個檔案盒。4.4.1 檔案盒4.4.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mn 220mm（長x寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置 為 10mm 20 mm 30mm 40mm 50 mm等（見附錄 C 圖 C1）。4.4.1.2 檔案盒應(yīng)當(dāng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè) 置全宗號、年度、保管期限、 起止件號、 盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項（見附錄C圖C2、圖C3）其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號， 起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排 列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。4.4.1.3 檔案盒應(yīng)當(dāng)采用無酸紙制作。4.4.2 備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、 整理人、整理日期、檢查人