【崗位說明書范例】辦公室檔案專員0522

1、精品資料可編輯修改此為某公司辦公室檔案專員的崗位說明書，僅供參考!辦公室檔案專員崗位說明書(崗位履職指南及作業(yè)指導(dǎo)書)崗位編碼：暫空版本級別：cb a修訂管理關(guān)系直接上級崗位辦公室主任直接下級崗位m貝崗位等級一、崗位職責(zé)與考核標(biāo)簽對接崗位核心價(jià)值通過建立和完善企業(yè)檔案管理制度，組織開展企業(yè)檔案的有序管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的共享，滿 足企業(yè)各項(xiàng)信息資源的需求。核心職責(zé)及考核標(biāo)簽崗位核心職責(zé)考核標(biāo)簽可以量化的 關(guān)鍵績效指標(biāo)不能量化但需要明確的 典型考核特征職責(zé)一：負(fù)責(zé)起草、修訂完善公司檔案管理制度，并組織落實(shí)。檔案管理制度建設(shè)及落實(shí)情況履職指南具體工作事項(xiàng)細(xì)化描述1、貫徹執(zhí)行國家、行業(yè)、企業(yè)的檔案

2、管理的規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、制度；各類檔案管理規(guī)定轉(zhuǎn)發(fā)及時(shí)性2、根據(jù)上級單位文件及公司實(shí)際情況制定、修訂完善檔案相關(guān)規(guī)章制度，并組織實(shí)施；檔案管理制度更新及時(shí)性3、對公司檔案管理工作中存在問題提出建議和意見，形成改進(jìn)計(jì)劃或方案后，組織實(shí)施；檔案管理改進(jìn)方案米納率4、負(fù)責(zé)對基層單位貫徹執(zhí)行檔案法和企業(yè)檔案管理制度情況進(jìn)行督促、檢查和考核。檔案制度執(zhí)行情況檢查次數(shù)履職關(guān)鍵點(diǎn)1、履職依據(jù)：根據(jù)檔案法及行業(yè)、企業(yè)的檔案管理規(guī)定開展工作。2、履職關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)：(1)每半年提交檔案工作實(shí)施方案，組織督辦落實(shí)；(2)每年末對基層單位貫徹執(zhí)行檔案法和企業(yè)檔案管理制度情況進(jìn)行督促、檢查和考核一次。3、履職權(quán)限：(1

3、)對公司各部門檔案管理工作后建議、考核權(quán)；(2)開展對基層單位的檢查，對基層單位檔案管理工作后考核權(quán)。職責(zé)二：負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。公司檔案管理工作開展情況履職指南具體工作事項(xiàng)細(xì)化描述1、負(fù)責(zé)公司檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)的管理工作；檔案歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率2、負(fù)責(zé)檔案借閱、登記、回收的管理工作；檔案借閱滿意度、回收及時(shí)率3、負(fù)責(zé)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入和檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作；檔案數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確率、數(shù)據(jù)維護(hù)及時(shí)性4、負(fù)責(zé)公司實(shí)物、聲像、電子檔案的管理工作；收集齊全、鑒定準(zhǔn)確、歸檔規(guī)范、數(shù)據(jù)齊全5、組織開展檔案分類、編目、標(biāo)識等編研，作；編研準(zhǔn)確率6、負(fù)責(zé)編制上報(bào)企業(yè)檔案基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)

4、；統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率7、負(fù)責(zé)公司檔案的定期銷毀工作。銷毀及時(shí)性履職指南履職關(guān)鍵點(diǎn)1、履職依據(jù)：根據(jù)國家及行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)開展工作。2、履職關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)：(1 )各門類檔案要求今管理，并完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案歸檔率達(dá)95%，檔案完整率達(dá)95%，檔案準(zhǔn)確率達(dá)100% ; 歸檔具體步驟：對文書檔案紙質(zhì)版進(jìn)行收集(通知公司各部門上交年度的紙質(zhì)文件)、整理、分類、對每份文件進(jìn)行打頁號、編件號、入檔案袋、出案卷目錄、裝檔案盒、上架、出立卷說明、編目錄明細(xì)、保管等工作，同時(shí)對 文書檔案在oa檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行電子歸檔，即實(shí)行“雙套制”歸檔管理，并做好每隼文書檔案的光盤備份工作， 按電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔；

5、(2)每年年末對檔案管理系統(tǒng)當(dāng)年歸檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，每年開展一項(xiàng)編研工作；(3)每年年末根據(jù)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，匯總統(tǒng)計(jì)后報(bào)主任和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行上報(bào)；(4)每年2月由思政部、工會(huì)的兼職檔案員對歸檔的實(shí)物、聲像、電子檔案進(jìn)行紙質(zhì)和電子歸檔，審核后辦理移交手續(xù)；(5)對已到保管期限的檔案對照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行初次鑒定，再組織檔案鑒定小組到檔案庫房現(xiàn)場對照實(shí)物進(jìn)行鑒定、審批、簽名，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)確認(rèn)后，將待銷毀檔案進(jìn)行打包，并到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，做好監(jiān)銷人的簽名確認(rèn)手續(xù)，同時(shí)在案卷目錄中對已銷毀檔案蓋上“已銷毀”的印章，并將銷毀清冊永久保存；(6)有效開展檔案安全措施，提前準(zhǔn)備檔案突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)

6、案。3、履職權(quán)限：(1)有權(quán)對公司檔案管理工作中存在的問題提出建議和意見；(2)有權(quán)對歸檔的各門類不合格檔案提出整改、考核意見；(3)有權(quán)依據(jù)公司檔案管理規(guī)定處理違反檔案管理的人或案件。4、需配置的人力或物力資源：每年需對檔案管理工作配備f的技改資金，加強(qiáng)檔案軟、硬件的配置，提高檔案的信息現(xiàn)代化水平。常規(guī)職責(zé)及考核標(biāo)簽崗位常規(guī)職責(zé)考核標(biāo)簽可以量化的 關(guān)鍵績效指標(biāo)不能量化但需要明確的 典型考核特征職責(zé)一：組織開展檔案保護(hù)和保密工作。履職指南具體工作事項(xiàng)細(xì)化描述1、定期檢查檔案庫房，落實(shí)“八防”相關(guān)措施；檔案庫房安全檢查組織情況；“八防”措施落實(shí)情況2、負(fù)責(zé)全員保密承諾書、涉密人員保證書的簽訂工作

7、；保密協(xié)議簽訂率3、對涉密人員及保密員進(jìn)行培訓(xùn)。年度組織保密培訓(xùn)次數(shù)、培訓(xùn)滿怠度履職關(guān)鍵點(diǎn)1、履職關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)：(1)每月初對檔案庫房的衛(wèi)生、安全、檔案數(shù)量、“八防”進(jìn)行檢查；“八防”具體要求包括防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐；(2)每年1月、5月、9月進(jìn)行檔案庫房值班輪換；(3)每天兩次對檔案庫房的溫度、濕度進(jìn)行記錄，每月進(jìn)一次統(tǒng)計(jì)；(4)有開展檔案安全措施，發(fā)生檔案突發(fā)事件有應(yīng)急預(yù)案；(5)每年4月完成公司保密承諾書、涉密人員保證書的簽訂工作；(6)每年舉辦一期涉密人員培訓(xùn)班。2、需配置的人力或物力資源：(1)每年在公司技措計(jì)劃中列支資金對檔案庫房的“八防”措施進(jìn)行維護(hù)；

8、(2)加大對公司保密技術(shù)設(shè)備的投入，提高風(fēng)險(xiǎn)意識；(3)安排教育資金，購置保密培訓(xùn)教材；(4)對涉密人員多的單位配備專業(yè)保密設(shè)施。職責(zé)二：負(fù)責(zé)企業(yè)資質(zhì)證件的管理。履職指南具體工作事項(xiàng)細(xì)化描述1、負(fù)責(zé)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營業(yè)務(wù)許可證、承裝設(shè)備設(shè)施許可證、法人授權(quán)委托書的管理；規(guī)范管理無遺失2、履行主任審批程序、對使用單位嚴(yán)格督辦、及時(shí)收回使用的企業(yè)資質(zhì)證件。企業(yè)資質(zhì)證件及時(shí)回收情況履職關(guān)鍵點(diǎn)1、履職依據(jù)：根據(jù)檔案借閱程序，憑辦公室主任審批后的借閱報(bào)告，方可辦理借閱手續(xù)。2、履職關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)：(1)借閱的企業(yè)資質(zhì)證件必須在一個(gè)工作日內(nèi)歸還；(2)需要提供公司重要證件原件的，必須派專人持

9、重要證件原件陪同前往相關(guān)單位驗(yàn)證，且不能少于2人外出。3、需配置的人力或物力資源：配備專業(yè)保險(xiǎn)柜進(jìn)行企業(yè)資質(zhì)證件的管理。二、崗位職業(yè)行為禁區(qū)絕對禁止 行為1、因?yàn)閹旆堪踩胧┎坏轿唬瑢?dǎo)致檔案庫房發(fā)生失竊、失火等安全事故；2、非法買賣、轉(zhuǎn)送和私自銷毀、更改企業(yè)檔案；3、私自泄漏企業(yè)秘密。后果嚴(yán)重行為1、因保管/、善，導(dǎo)致檔案遺失；2、未經(jīng)審批程序擅自借閱檔案。三、崗位任職資格學(xué)歷要求準(zhǔn)入學(xué)歷 高職、大專理想學(xué)歷本科1、局中2、中技、中專3、高職、大專4、本科5、碩士研究生專業(yè)要求專業(yè)名稱/方向：檔案管理必須對口，可以相關(guān)允許無關(guān)經(jīng)驗(yàn)及技能要求經(jīng)驗(yàn)描述相應(yīng)的必備工作經(jīng)歷具體要求（可提出并列的年限要

10、求）工作經(jīng)歷要求低不做要求較低要求需要崗前實(shí)習(xí)培訓(xùn)，較高要求 有同一層級崗位（或彳層級同類別專業(yè)的崗位）稱職工作經(jīng)歷具有1年及以上檔案管理相關(guān)崗位稱職工作經(jīng)歷。高要求 有同一層級、同類別崗位（或?qū)蛹壪嗤瑢I(yè)崗位）稱職工作經(jīng)歷很高要求 更高經(jīng)驗(yàn)要求或其他特殊要求，請具體描述、說明：職業(yè)資格或職稱國家檔案局、省檔案局頒發(fā)的崗位培訓(xùn)證書崗位必須掌握的操作實(shí)務(wù)（1）能熟練地操作檔案管理軟件系統(tǒng)；（2）能熟練地開展檔案的分類、編目、標(biāo)識等編研，作。知識及典型勝任力素質(zhì)特征要求專業(yè)核心知識要求掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、信息技術(shù)保護(hù)學(xué)。典型勝任力特征典型勝任力特征描述對應(yīng)的具體工作行為描述文字表達(dá)能力能撰寫業(yè)務(wù)文件，制定工作計(jì)劃，起草工作總結(jié)和調(diào)查報(bào)告等文字材料。溝通協(xié)調(diào)能力能與各檔案管理相關(guān)單位及人員進(jìn)行啟效的溝通，協(xié)調(diào)做好檔案的收集、保管、借閱等工作，保證檔案齊全完整及檔案管理工作的質(zhì)量。崗位要求不能存在的身體及能力缺陷無四、崗位工作特征時(shí)間特征，常白班倒班其