控制減少辦公用品費(fèi)用

1、關(guān)于降低辦公費(fèi)用指導(dǎo)性的建議為積極響應(yīng)和貫徹公司“降本增效”工作，進(jìn)一步降低辦公成本， 減 少辦公費(fèi)用開支，遏制浪費(fèi)現(xiàn)象，結(jié)合公司實(shí)際情況特?cái)M訂指導(dǎo)性建 議。一、辦公費(fèi)用是指固定資產(chǎn)購置費(fèi)、 低值易耗品購置費(fèi)、 500 元以下辦公用品及耗材 費(fèi)用、復(fù)印打印費(fèi)、維修費(fèi)等 5 項(xiàng)費(fèi)用。二、管理職責(zé)1、辦公費(fèi)用的歸口管理部門是辦公室，各部門 /項(xiàng)目配合進(jìn)行。2、辦公室的職責(zé)：(1) 擬定年度辦公費(fèi)用的總指標(biāo)，根據(jù)公司審批通過的總指標(biāo)或 預(yù)算進(jìn)行分解指標(biāo)；(2) 指定專人按月對(duì)辦公費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分?jǐn)傎M(fèi)用到部門/項(xiàng)目與人，每月 10 號(hào)前出上月的統(tǒng)計(jì)報(bào)表；(3) 按月收集各部門 /項(xiàng)目固定資產(chǎn)、低值易耗

2、品、辦公用品及耗 材的采購并匯總；(4) 負(fù)責(zé)辦公費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、審核并按月分解到個(gè)人，公用性質(zhì)的 辦公費(fèi)用分解到各部門 /項(xiàng)目(公司公用的辦公費(fèi)用分到辦公室但不納 入辦公室辦公費(fèi)用考核) ；(5) 負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)購置費(fèi)用、低值易耗品購置費(fèi)用以及辦公用品 和耗材費(fèi)用、維修費(fèi)用的請(qǐng)款以及報(bào)銷手續(xù)辦理；(6) 監(jiān)督各部門/項(xiàng)目的費(fèi)用使用情況并對(duì)可能超支的單位提前 預(yù)警；(7) 負(fù)責(zé)辦公費(fèi)用的考核。每季度第一月10日前、每年一月份的 10日前內(nèi)分別對(duì)上季度、上一年的辦公費(fèi)用進(jìn)行考核并公布考核結(jié)果。三、各部門/項(xiàng)目的職責(zé)：(1) 每月25日前填報(bào)本部門/項(xiàng)目次月的辦公用品月度需用計(jì)劃 申報(bào)表交辦公室；(2)

3、 負(fù)責(zé)對(duì)辦公室提供的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行確認(rèn)并簽署意見；四、辦公費(fèi)用控制1、堅(jiān)持辦公用品登記、簽字、領(lǐng)用制度。各部門辦公用品有專人管 理，在申請(qǐng)領(lǐng)用文具類或紙張類辦公用品時(shí)應(yīng)將其上次領(lǐng)用情況作備注說明。電池類用品一律實(shí)行“以壞換新”的原則，(臨時(shí)急用用品除外) 可反復(fù)使用的辦公用品一律不得新購。2、 剪刀、訂書機(jī)、計(jì)算器、直尺等人手一件，損壞按領(lǐng)用時(shí)間2年 以上允許以舊換新。(如屬于質(zhì)量問題損壞，視情況而定)3、加快推進(jìn)無紙化辦公，利用 0A辦公系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)電子文檔進(jìn)行公 文處理，減少紙質(zhì)文件和復(fù)印數(shù)量。4、根據(jù)文件需要確需紙質(zhì)打印或復(fù)印時(shí)，要嚴(yán)格控制紙張數(shù)量，提 倡紙張雙面使用和單面廢紙?jiān)倮?。各?/p>

4、門打印機(jī)、復(fù)印機(jī)旁設(shè)置“可 再利用紙張收集箱”，用于收集用紙過程中可再利用的紙張。打印、復(fù) 印非正式資料時(shí)，應(yīng)首先使用收集箱中的單面紙張。屬于保密資料的 文件，即不可再利用，各部門應(yīng)及時(shí)銷毀。5、 嚴(yán)格控制辦公用品及復(fù)印紙張的領(lǐng)取，1包以上（含1包）的復(fù)印 紙必須經(jīng)部門經(jīng)理簽批，并做好紙張用途及數(shù)量登記，接受質(zhì)檢的監(jiān)督檢查。6、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備，要落實(shí)管理責(zé) 任，加強(qiáng)管理延長(zhǎng)其使用壽命，在使用中出現(xiàn)故障以檢查維修為主， 使用期不考慮更換。盡量減少硒鼓、墨粉等材料的消耗量，避免因保 管及使用不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p耗，降低辦公設(shè)備消耗；電腦設(shè)備不能維修的， 統(tǒng)一由電腦部整合作零部件再

5、次利用。7、加強(qiáng)復(fù)印機(jī)管理，各部門每次復(fù)印時(shí)在復(fù)印登記本上簽字，綜合 部隨時(shí)抽查登記情況。財(cái)務(wù)對(duì)各部門辦公用品使用情況進(jìn)行季度專項(xiàng) 檢查，并將結(jié)果納入其績(jī)效考核。8、辦公筆提倡選用鋼筆和墨水，減少中性筆或簽字筆申購，重復(fù)利用中性筆或簽字筆筆套，達(dá)到降本的目的。9、減少申購，物品公用。如照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)（網(wǎng)絡(luò)打印） 等，由專人保管建立內(nèi)部借用登記制度。如需外借，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 保管人不得擅自外借，如因私自借出或使用保管不善造成損壞、丟失 的，按酒店財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賠償。10、來訪人員接待視情況提供一次性紙杯，盡量減少一次性紙杯的使 用量。五、辦公配套費(fèi)用控制1、用電（1 ）春秋季減少空調(diào)的開啟

6、；(2) 冬夏季根據(jù)天氣情況，適度控制空調(diào)溫度。辦公區(qū)域夏季(室內(nèi) 溫度26 C以上)開啟空調(diào)；冬季(室內(nèi)溫度18 C以下)開啟空調(diào)，離開 辦公室必須關(guān)閉空調(diào)；(3) 開空調(diào)時(shí)不準(zhǔn)開門窗，工作時(shí)間提倡每天少開1小時(shí)空調(diào)；(4) 碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)用后立即關(guān)閉電源；(5) 飲水機(jī)下班后關(guān)閉電源；(6 )辦公電腦長(zhǎng)時(shí)間不用時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電腦顯示器；下班前1分鐘應(yīng)關(guān)閉辦公室內(nèi)全部電器設(shè)備。2、純凈水(1) 各辦公室要合理使用純凈水，減少水資源浪費(fèi)；(2) 不得用純凈水涮杯子，澆花草。以上建議主要是通過部門加強(qiáng)辦公用品的科學(xué)管理及有效利用， 減少浪費(fèi)，增強(qiáng)降本意識(shí)，切實(shí)把“降本增效”工作落到實(shí)處。六、費(fèi)用組成

7、說明1、固定資產(chǎn)費(fèi)用與低值易耗品費(fèi)用是指各部門 /項(xiàng)目新購物品產(chǎn)生的費(fèi) 用。各部門/項(xiàng)目閑置的固定資產(chǎn)由辦公室統(tǒng)一調(diào)撥，調(diào)撥的固定資產(chǎn) 不進(jìn)入調(diào)入部門的固定資產(chǎn)費(fèi)用。2、2500元以下辦公用品及耗材是以各部門/項(xiàng)目的領(lǐng)用量乘以領(lǐng)用物 品的單價(jià)進(jìn)行結(jié)算。3、維修費(fèi)是以各部門/項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的維修費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 復(fù)印機(jī)的維 修費(fèi)按各部門/項(xiàng)目復(fù)印量的比例進(jìn)行分?jǐn)偂９竟迷O(shè)施、設(shè)備(包 括但不限于傳真機(jī)、程控交換機(jī)等)的維修費(fèi)用分到辦公室但不納入辦公室辦公費(fèi)用考核。七、辦公費(fèi)用考核辦法1、辦公費(fèi)用的考核采用過程控制與結(jié)果控制相結(jié)合的辦法；采用季度 考核與年終考核相結(jié)合的方式進(jìn)行?？己藛伪仨氂赊k公室與

8、責(zé)任人雙 方簽字生效，將在季度末和年終公布，公布前將對(duì)超出標(biāo)準(zhǔn)的責(zé)任人 先進(jìn)行核對(duì)。2、考核辦法中所有的費(fèi)用數(shù)據(jù)是以費(fèi)用產(chǎn)生部門 /項(xiàng)目與辦公室雙方簽 字確認(rèn)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。3、辦公費(fèi)用考核標(biāo)準(zhǔn)是以人均辦公費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)作為考核依據(jù)。分為季 度考核標(biāo)準(zhǔn)和年考核標(biāo)準(zhǔn)。八、部門考核標(biāo)準(zhǔn)1、季度考核標(biāo)準(zhǔn)人均辦公費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)x季度末月部門/項(xiàng)目人數(shù)x32、年考核標(biāo)準(zhǔn)人均辦公費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)x當(dāng)年末月本部門/項(xiàng)目人數(shù)x 123、以上標(biāo)準(zhǔn)中所涉及到的當(dāng)月、當(dāng)季度、當(dāng)年末月人數(shù)是指以辦公室 提供的當(dāng)月最后一天、當(dāng)季度最后一天以及當(dāng)年最后一天單位在崗人 數(shù)。部門/項(xiàng)目辦公費(fèi)用考核標(biāo)準(zhǔn)表部門辦公用品易耗品備注工程部元/月元/月

9、策劃部元/月元/月材料部元/月元/月財(cái)務(wù)部元/月元/月造價(jià)部元/月元/月銷售部元/月元/月辦公室元/月元/月東托項(xiàng)目部元/月元/月工程技術(shù)部元/月元/月遼河口項(xiàng)目部元/月元/月阜新項(xiàng)目部元/月元/月集團(tuán)辦元/月元/月九、考核辦法1、 辦公室根據(jù)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果以及設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)來判斷各部門/項(xiàng)目的辦公費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)并與部門負(fù)責(zé)人簽定部門人均辦公費(fèi)用確認(rèn)書，同時(shí)公開明確物品使用時(shí)間，按月將各部門的辦公費(fèi)用進(jìn)行分?jǐn)偛醇径瓤己耍?主要針對(duì)各部門是否將每月、每季度以及當(dāng)年全年的辦公費(fèi)用控制在 規(guī)定的額度范圍內(nèi)。2、考核結(jié)果主要用于對(duì)部門的提示與預(yù)警，作為部門控制辦公費(fèi)用的 參考數(shù)據(jù)。3、各部門考核結(jié)果評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)為人均標(biāo)準(zhǔn)，有實(shí)際情況不同者，可在考核結(jié)果核對(duì)期間3日內(nèi)到辦公室申述并提供相關(guān)證明材料方可修訂考 核結(jié)果，過期或材料不可?。ㄟ^于違反常理或沒有部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字 認(rèn)可）則按照原考核結(jié)果生效。十、考核超標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)與獎(jiǎng)罰1、根據(jù)各部門簽定的部門辦公費(fèi)用確認(rèn)單的最低人均辦公費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，浮動(dòng)在10%以上則超標(biāo)，浮動(dòng)在10%以下則應(yīng)提出獎(jiǎng)勵(lì)；部門/ 項(xiàng)目如果當(dāng)季度