IATF16949-文件和記錄控制程序

1、文件和記錄控制程序1、目的確保文件的編制、審核、審批、發(fā)布與更改的職責(zé)和程序規(guī)定，以及為提供符合要求及質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)而建立的記錄的標(biāo)識、儲存、保護、檢索、保留和處置所需的控制要求2、范圍適用于本公司質(zhì)量管理有關(guān)的文件、 記錄，包括與本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件和為提 供符合要求及質(zhì)量管理體系有效運行的所有證據(jù)記錄（圖面管理規(guī)定另定）。3、職責(zé)3.1 各職能部門：提出文件制定、修訂、廢止申請，編輯文件內(nèi)容；受控文件的規(guī)定、審核、 批準(zhǔn)、簽收、保管、執(zhí)行。3.2 文管中心：負(fù)責(zé)依本程序規(guī)定執(zhí)行審校、制作、記錄、發(fā)型、回收、銷毀和節(jié)約等受控作 業(yè)；受控文件的原稿及行管記錄的保管。負(fù)責(zé)

2、記錄、整理、編號、整理、借閱、維護和清理等 工作。3.3 相關(guān)部門：參與文件制定、修訂、廢止作業(yè)中的會簽工作。受控文件的會簽、簽收、保管、 執(zhí)行。4、文件管理工作流程及說明權(quán)責(zé)部門/人工作流程圖工作要點說明相關(guān)文件/ 記錄制定單 位在文件帶no審議、noyes之確認(rèn)yes 1!j /修/廢 廢會簽、fu n4.1 制定：文件的制定須由職能部門依各類 文件格式擬稿，在以權(quán)責(zé)表審核。（權(quán)責(zé)表羽）4.2 變更：文件若有修改或增訂的必要時， 有原職能部門修訂，注明變更原因及修訂內(nèi) 容，依權(quán)責(zé)表審核。4.3 廢止：文件與資料若不符合現(xiàn)狀須廢止 時，須由原職能部門填寫 文件申請單，注 明廢止原因。依權(quán)責(zé)表

3、審核。文件廢止后， 原文件的編號不得重復(fù)使用。受控作廢文件 應(yīng)全部收回，予以銷毀，但至少保留一份原 件加蓋作廢章“作廢”后留存。作廢文件作 為重復(fù)利用紙的應(yīng)作“作廢”的標(biāo)記或用/、 可擦拭比作“打叉”標(biāo)記。4.4 外來文件的管制：各部門接受外來文件 是。統(tǒng)交由文控中心編號，編制外來文件 記錄表，并加蓋“外來文件管制”章。經(jīng)編 號的外來文件，其原稿由文控中心保存。外 來文件的接受、購入視同制定，更新視同修 訂，廢止為/、再使用。文件申 請單外來文 件記錄表管理代 部門負(fù) 責(zé)人4.5審核/會簽權(quán)限見權(quán)責(zé)表5.3編號/版本理代表 總經(jīng)理4.6核準(zhǔn)權(quán)限見權(quán)責(zé)表5.3文控中 心4.7 文件編號：由文控中

4、心依據(jù)文件編碼原 則進行統(tǒng)一編碼，文件編號不應(yīng)有重復(fù)的情 形。4.8 文件版本編號原則參 5.4.3相關(guān)責(zé) 任單位 文控中 心4.9 文件經(jīng)會簽、核準(zhǔn)后，三天內(nèi)發(fā)型。文 控中心應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收登記表，在 發(fā)放的文件上加蓋“受控文件”章，注明發(fā) 分編號，文件領(lǐng)用人應(yīng)簽收。4.10 受控義件不得隨意復(fù)印、涂改；文件若 用電子版本發(fā)布時，后義控中心通過內(nèi)部網(wǎng) 絡(luò)發(fā)放給個相關(guān)使用部門；發(fā)分單位： 代表發(fā)布紙質(zhì)義件；“ a ”代表發(fā)布電子文件。4.11 文件丟失或嚴(yán)重?fù)p壞應(yīng)說明原因再辦 理申領(lǐng)手續(xù)，文件管理人員應(yīng)注明丟失或損 壞文件的編號以備查考。文件發(fā) 放、回收登 記表相關(guān)文 控中心4.12 受控

5、文件發(fā)放到外部（例如顧客、審核 方）/、再加蓋“受控”章，及時復(fù)印件顯示“受控”印記也/、再進行跟蹤管理。4.13 文件變更廢止是,有文控中心受舊版文 件，回收是應(yīng)該核對義件發(fā)放記錄，若有遺 失，則備注于發(fā)放記錄，并由責(zé)任單位填寫文件申請單注明遺失原因，交于文控中 心存檔。4.14 程序文件設(shè)計的表單附于相應(yīng)的程序 文件電子檔后面，由各單位根據(jù)需求請文控 打印后自行影印。若表單版次變更，有文控 中心根據(jù)文件發(fā)放記錄通知相關(guān)部門更換新 版表單。4.15 作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放遵循“誰使用，誰保 管”的原則。4.16 須發(fā)行的外來文件，其發(fā)放、回收須進 行轉(zhuǎn)換，屏蔽客戶信息，轉(zhuǎn)化成內(nèi)部文件再 進行發(fā)放、

6、回收。4.17 發(fā)行的文件，由各使用部門制定專人集 中保管。文件須置于容易維護及取得的地點， 且作業(yè)場所應(yīng)有適當(dāng)?shù)南嚓P(guān)文件。4.18 經(jīng)發(fā)行的文件其電子文件有義控中心 于計算機中分類保存。文控中心從各單位回 收的舊版無效文件， 須加蓋紅色“作廢”章， 有文控中心保存一份，其余銷毀或二次用紙。4.19 各部門不得自行影印蓋管制章正式文 件。文件需求分?jǐn)?shù)增加、缺頁、破損、字跡文件發(fā) 放、回收登 記表文件申 請單文件借閱/復(fù)印模糊，應(yīng)由需求部門、填寫文件申請單，經(jīng)核準(zhǔn)后向文控中心申請補發(fā)。4.20各部門的機密文件等級在文件的“文檔 密級”理由注明，各部門要以“機密文件管 理制度”進行管控，機密文件未

7、經(jīng)書面批準(zhǔn) 不得向外流出。文控中心4.21 對與公司有關(guān)的文件和資料各部門均 需分類、編錄以便查閱。4.22 借閱文件、技術(shù)資料者，應(yīng)填寫文件 借閱登記表。借閱人員應(yīng)保持借閱文件整 潔，不得污損、劃記，未經(jīng)允許不得拆卸、 復(fù)印，使用完畢應(yīng)迅速歸還。文件借 閱登記表文控中4.23經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)型的文件，有文控中心登錄于文件總心1檔案管理文件總覽表，包括技術(shù)文件。當(dāng)文件變更 時，文控中心必須更新文件總覽表中該 項資料最新版別。確定廢止的文件，文控中 心須于文件總覽表備注欄注明該項資料 廢止。4.24文控中心每半年核對文件總覽表，并定期查實各部門文件，以便使用部門為最 新文件版本。覽表5、補充說明5.1

8、文件的分類5.1.1 內(nèi)部文件：本公司內(nèi)部自行規(guī)劃后參考外來資料制定發(fā)型的書面文件，如質(zhì)量手冊、程 序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表單等。5.1.2 文件受控、非受控的界定1.1.1 受控文件指，需隨時保持最新有效版本的文件，文件的制定、審批、修改、發(fā)放、回收、 作廢均需依規(guī)定執(zhí)行，并在文件發(fā)放、回收登記表中登記。1.1.2 應(yīng)在受控文件封面或首頁“受控”印章，以讓使用者明確其受控狀態(tài)。本公司復(fù)印的受 控文件一律需要重新加蓋“受控”印章，否則視其不再受控狀態(tài)內(nèi)，但對于大量使用的記錄表 單，除進行編號按要求管理外，不蓋“受控”章。1.1.3 非受控恩家是指只具有暫時作用，不需作更新管理的文件，也無其他控制

9、要求。如公司 為了宣傳等目的向外發(fā)放或向客戶發(fā)放的文件就為非受控文件。對于暫時在生產(chǎn)現(xiàn)場使用的文件需蓋參考章。5.3 文件審核權(quán)責(zé)表：類 別文件種類制定、變更、廢止審議/會簽確認(rèn)發(fā)型編號原稿控制內(nèi) 部品質(zhì)手冊管理代表總經(jīng)理總經(jīng)理文控中心文控中心程序文件部門負(fù)責(zé)人管理代表總經(jīng)理文控中心文控中心三階文件責(zé)任部門部門負(fù)責(zé)人/品質(zhì)負(fù) 責(zé)人部門經(jīng)理文控中心文控中心表單責(zé)任部門部門負(fù)責(zé)人部門經(jīng)理文控中心文控中心5.4 文件編碼原則：各項文件制定、修訂均應(yīng)由文控中心以編碼原則編碼5.4.1 一至二階文件編號原則:* （文件類別）-*（流水號0199）文件類別：一階文件：qmc階文件：qp三階、四階文件編碼原

10、則見（附件一）5.4.2 外來文件*（時間代碼:年、月、日各取兩位）*（流水碼:001-999）5.4.3所有文件版本以01,02,03,04.之原則表示。5.5 流程圖的表示法；開始和結(jié)束用表示，流程中用表示，審核、核準(zhǔn)、檢驗用表示，通過用“ ok表示，未用過用“ ng表示。5.6 文件格式5.6.1 一般程序使用同一首頁格式、內(nèi)頁格式：文件字體統(tǒng)一為宋體（具體見文件編制管理規(guī)定）05.6.2 用紙：一般程序：采用a4紙（除另有需求外），其他文件制定紙張。5.7 對外發(fā)行的文件，由對外接洽的責(zé)任部門負(fù)責(zé)，原則上對外文件不予以做分發(fā)回收動作。5.8 顧客提供的外來文件，如顧客需做舊版回收作業(yè)時

11、，由對外接洽的責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將 新版文件交至文空中心，同時文控中心將舊版文件交還給對外接洽的責(zé)任部門負(fù)責(zé)人，由其將舊版文件歸還顧客。6、記錄控制工作要求：6.1 記錄的查閱6.1.1 經(jīng)記錄保存部門的負(fù)責(zé)人同意，相關(guān)部門可在記錄保存處查閱所需記錄。如合同中有相 關(guān)要求時，經(jīng)管理者代表同意，記錄可提供給顧客或其他相關(guān)方查閱。6.1.2 外來記錄的控制如供方提供的原材料出廠檢驗報告由iqc保存，計量鑒定報告、產(chǎn)品檢驗報告、技術(shù)相關(guān)記錄 資料等由相關(guān)部門自行保存，如沒有特別規(guī)定，保存期限一般為兩年。6.1.3 汽車產(chǎn)品品質(zhì)記錄中；生產(chǎn)零件批準(zhǔn)、工裝記錄，產(chǎn)品先期質(zhì)量策劃（或同等）記錄，采購訂單等

12、及其修改應(yīng)保持的時間長度，即零件（或零件族）生產(chǎn)和服務(wù)的在用時間，再加上一 個日歷年，除非顧客或監(jiān)管機構(gòu)另行規(guī)定。其他為15年保存期限，顧客另有要求從其要求：6.1.4 組織應(yīng)要求其提供嵌入式軟件汽車產(chǎn)品的供貨商，實施并保持其軟件質(zhì)量保證系統(tǒng)。一個被管飯接收的協(xié)議，如汽車 spice或其等效應(yīng)（cmm得到應(yīng)用，組織應(yīng)要求汽車 spice供 應(yīng)方的自我報告，或提交等動作作為供方系統(tǒng)能力的證據(jù)。7、相關(guān)文件7.1 文件受控章作廢章參考章（附件二）7.2 質(zhì)量記錄控制程序7.3 關(guān)表單8.1 文件發(fā)放、回收記錄表 gzcs-eq-0018.2 標(biāo)準(zhǔn)書制、修、廢、審核履歷表 gzcs-eq-0028.3 文件申請單gzcs-eq-0038.4 外來文件記錄表gzcs-eq-0048.5 文件總覽表gzcs-eq-0058.6 文件借閱登記表gzcs-eq-0068.7 目錄表gzcs-eq-0298.8 文件制定.修訂.作廢申請表gzcs-eq-150附件一：三階文件編碼原則： mfc-xxx-xxx-xxxmfc:（序列號，如001）xxx文件碼，如作業(yè)指導(dǎo)書 wimxxx部門碼xxx （代碼）技術(shù)部：eng&質(zhì)部：qc人