高效會議管理技巧（講師版）

1、高效會議管理技巧 融道講堂 課程綱要 主持會議技巧 一個中心兩個基本點 會議概述 會議致命傷 會議的類型和目的 制定決策制定決策 解決問題解決問題 交流匯報交流匯報 會議是有必要的嗎？ 會議成本會議成本 時間成本時間成本 會議直接成本會議直接成本 機(jī)會成本機(jī)會成本 會議的成本計算 時間成本 參加會議的人數(shù)（與會者的準(zhǔn)備時間與會者的旅行時間 會議秘書工作會議服務(wù)人員工作時間）與會人員平均每小時 的工資 會議直接成本 會議設(shè)施租用費會議場地費旅費、食宿費文件準(zhǔn)備費 機(jī)會成本 會議必須會議必須 成功以回成功以回 收成本收成本 會議是有必要的嗎？ “必要”的會議 會議目的單純化 會議資料有準(zhǔn)備 會前先

2、行溝通 書面解決無法當(dāng)場決定的事項 報告內(nèi)容有摘要 有負(fù)責(zé)會后考核工作的部門 案例討論：最失敗的一次會議，會議成功的關(guān)鍵 一個中心、兩個基本點 會議議程 會議 的準(zhǔn) 備 會后 的跟 蹤 兩個基本點 一個中心 會議規(guī)范流程 開始 歡迎 會議目的 議程 時間安排 規(guī)章制度 議程一： 分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生主意/做決定 /確認(rèn)行動 小結(jié) 議程二 議程三 結(jié)束會議 總結(jié) 安排下次 會議 跟進(jìn) 會議紀(jì)要 跟進(jìn)計劃 準(zhǔn)備會議 哪些人參加？ 相關(guān)問題的 主要決策人 能夠提供相關(guān) 意見的人員 為完成工作需 要了解相關(guān)信 息的人員 將要負(fù)責(zé)執(zhí)行 會議做出的決 定的人員 對問題負(fù)有義務(wù)，或存在利 害關(guān)系，

3、或起作用的人員 會議議程 由重要到不重要 會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。 由不尖銳到尖銳 將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題, 使氣氛不尷尬。 由容易到困難 讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造 成挫折感。 會議準(zhǔn)備工作核對清單 1.了解會議的目的 2.是否一定要開會 3.確定會議的形式 4.安排會議的議程 5.決定會議的時間 6.確定會議的主持人 7.決定會議的地點 8.研究會場如何布置 9.確定出席人數(shù) 10.安排出席者座位 11.是否準(zhǔn)備會議名簽 12.是否安排交通工具 13.是否安排與會者住宿 14.是否發(fā)出了會議

4、通知 15.確定視聽材料 16.確定輔助教材 17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖 18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料 19.確定相關(guān)資料 20.是否安排會后活動并做好通知 會議的四個階段 執(zhí)行： 產(chǎn)生結(jié) 果階段 正常 化： 積極 工作 階段 爭論： 摸底 階段 形成： 安撫 階段 會議結(jié)束 總結(jié)會議討論結(jié)果 落實行動責(zé)任人 感謝與會者 會議評估 會議評估 這次會議對你有用嗎？是或否 你暢所欲言了嗎？是或否 你對會議的主持方式滿意嗎？是或否 作為這次會議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？ 是或否 你有何其他意見嗎？是或否 會議記錄與會后跟進(jìn)技巧 會議記錄者應(yīng)具有的技能 與會者會后跟進(jìn) 主持人的會后跟進(jìn) 跟跟 跟跟

5、跟跟 主持會議與參與會議 主持人的守則與責(zé)任 營造和諧氣氛 按照議程進(jìn)行 正確總結(jié)討論的內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 幫助與會者理清不假思索的想法 尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 保持中立態(tài)度 如何開場 背景： 除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我介紹， 并說明對會議的期待，以促進(jìn)與會人員及會議氣 氛的融洽 會議目的 議程 會議期待 與會者的守則與責(zé)任 會前充分準(zhǔn)備 會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見 以解決問題為己任 保持開放的心態(tài)，摒除部門之見 盡可能多地獲取信息 耐心聆聽，尊重他人的意見 勇于發(fā)言，言之有物 不進(jìn)行人身攻擊 避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語

6、言 會后總結(jié) 積極傾聽的技巧 什么是傾聽？ 傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關(guān)系的。 傾聽就是接收到其他人所講的一切。 傾聽就是理解其他人的想法。 理解并不意味著接受。 傾聽中的障礙 聽的速度說的速度 聽力測試1：商店打烊時 學(xué)會聽 要學(xué)會聽，首先要學(xué)會沉默 把所有個人見解放在一邊 聚精會神，不要走神 注意一些非言語的示意動作 (沉默、手勢模仿、表示贊同、反對、思考、懷疑、有興趣 或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢 或動作。) 不加篩選地收集所有的觀點。 采用合適的態(tài)度 傾聽能力測試2 你是哪種態(tài)度？ 傾聽 了解 演繹 支持 決定 判斷 重新 組合 積極傾聽 重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對

7、方剛 說的話 或者直接引用他的話 或者用自己的語言重組對方的話 積極傾聽 重新組合是有利于溝通的重要技巧 它可以檢驗本人是否聽懂了對方的意思 可以證實本人聽懂了對方的意思 (檢驗服從個人動機(jī)。證實則是 關(guān)系到剛剛說話的人，這樣他便確信自己的話對方已經(jīng)明白) 可以使討論繼續(xù)下去：當(dāng)信息已經(jīng)被正確接受，我們可使對方繼 續(xù)說下去、進(jìn)一步表達(dá)。 在曲解了本意的情況下，或是解釋得過了分，對方會立刻糾正， 詳細(xì)解釋，改正錯處。 重新組合 重新組合可以在會面中制造一種氣氛氣氛； 某些重新組合可能會幫助那些最不熟練的交 談?wù)咴诠妶龊舷掳l(fā)言，使他們的話更好被 人們聽進(jìn)去； 使那些原本沒有理解的或是沒有聽見的人

8、重 新跟上發(fā)言者的話。 積極傾聽 就是告訴對方你對他的信息的理解！ 積極傾聽在這兩種情況下尤其有用 當(dāng)你不確定對方的意思時 當(dāng)對方給予的是重要的，或感情上 的信息時 積極積極 傾聽傾聽 不要多說 共情 目光接觸目光接觸 贊賞性的點贊賞性的點 頭頭 及恰當(dāng)?shù)谋砑扒‘?dāng)?shù)谋?情情 提提 問問 避免分心的 舉動和手勢 復(fù)復(fù) 述述 避免中途 打斷 聽 用口去聽用口去聽 用耳朵聽用耳朵聽；用眼睛看用眼睛看 用心聆聽用心聆聽 聽 提問題的技巧 封閉式問題 你是哪里人？ 你多大啦？ 結(jié)婚了嗎？ 開放式問題 這種問題需要解 釋和說明，同時向 對方表示你對他們 說的話很感興趣， 還想了解更多的內(nèi) 容 提問題 提問

9、題增強(qiáng)你的控制能力，牢記： 空投空投 指定指定 站在對方站在對方 的角度思的角度思 考問題考問題 提問題時常見的問題 問題過于寬泛 開始的問題太難 問引導(dǎo)性問題 可能是最封閉的問題 提問之前已經(jīng)表示不贊同 找不到提問的內(nèi)容 高效會議的八大特征 1. 只有在必要時才召集 2. 仔細(xì)籌劃過 3. 擬定和分發(fā)了議程表 4. 遵守時間 5. 一切按計劃進(jìn)行 6. 邀請了有經(jīng)驗的人士和決策人 7. 作出了結(jié)論和歸納 8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人 決策方式 一致通過法 多數(shù)票通過法 領(lǐng)導(dǎo)決定法 阿羅悖論 影響群體決策的因素 1. 心理定勢 2. 自尊、自信 3. 從眾行為 4. 合理化動機(jī) 5. 權(quán)威

10、效應(yīng) 6. 責(zé)任擴(kuò)散、 風(fēng)險轉(zhuǎn)移 會議成功的小竅門 在頭腦風(fēng)暴會議上，絕不允許對別 人的建議進(jìn)行評判 竅門一 視頻案例：頭腦風(fēng)暴 學(xué)員演練 決策制定會議，一定要把方案的提 出與方案的評價分開 竅門二 奧美廣告奧美廣告大人閉嘴請吃棒棒糖大人閉嘴請吃棒棒糖 讓每個人都有發(fā)言的機(jī)會 竅門三 會議室放置一個活頁板/白報紙架/ 白板 竅門四 郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖 制造幽默的會議氛圍 竅門五 奧美廣告的文字接龍游戲 適時應(yīng)用切臘腸策略：對取得的成 果進(jìn)行歸納總結(jié) 竅門六 會議達(dá)成目的的七大技巧 注意人際關(guān)系 選擇最佳時機(jī) 鼓勵積極的發(fā)言 正面發(fā)言提出并強(qiáng)調(diào)問題 克服脾氣 假想對方的反對意見 目的 說服方式

11、 切身 利誘 煽情 說服型 Persuasive 說服方式 Facts 無可爭辯 的事實 Implication Resulting from Facts 事實導(dǎo)出的 影響、結(jié)果 Counter Position/Your Position 對方位置/我 方位置 說服方式 Feature 特點特點 Advantage 優(yōu)勢優(yōu)勢 Benefit 好處好處 123 四種說服型方式 1) Analytical Approach: Present facts, Logic & Sound Reasoning 曉之以理 2) Consequence Approach: Present Reward/Pu

12、nishments 誘之以利唬之以害 四種說服型方式 3) Management-By-Objective Approach: Present Your Position in Enthusiastic, Goal-Oriented Terms 目標(biāo)管理 4) Emotional Approach: Present Your Position in Dramatic Terms That will Appeal to Listeners Hearts & Minds 動之以情 會議的四大惡習(xí) 會而不議 議而不決 決而不行 行而不實 七種會議陷阱 員工會議太頻繁 會議時間太長 會前缺乏準(zhǔn)備 主持

13、人話說得太多 討論結(jié)構(gòu)松散 發(fā)言內(nèi)容重復(fù) 會議常流于形式 會議的十大致命傷 1.沒有議程 2.跑題，偏離 討論主題 3.主持人不能 拍板決定 4.少數(shù)人壟斷發(fā) 言，意見無法流 暢地溝通 5.一言堂，與者 迎合附會領(lǐng)導(dǎo) 的想法 會議的十大致命傷 會議的十大致命傷 8. 與會人員不對，即參與會議的人 員與會議主題相關(guān)性不大 9. 會議場所不佳，易于分心，會議 人員頻頻進(jìn)出，辦理與會議無關(guān) 的事情，破壞會議的氣氛 10. 與會者沒有充分準(zhǔn)備 參會者的守則和責(zé)任 v會前充分準(zhǔn)備 v會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見 v以解決問題為己任 v開放的心態(tài)，摒除部門之見 v盡可能多的獲取信息 v耐心聆聽，尊重

14、他人的意見 v勇于發(fā)言，言之有物 v不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊 v避免不當(dāng)?shù)闹w語言 v會后總結(jié) 如何處理會議中的沖突 決斷：滿足自己的要求 回避回避遷就（適應(yīng)）遷就（適應(yīng)） 不合作不合作 合作合作 妥協(xié)妥協(xié) 競爭（暴力）競爭（暴力）協(xié)作協(xié)作 決決 斷斷 不決斷不決斷 會議記錄 v會議記錄者的功能 v誰能勝任會議記錄者 v對會議記錄的10大建議 會議記錄者的功能 v僅次于主持人 v記錄及維持議程所設(shè)計的 順序 v協(xié)助主持人總結(jié)與歸納 會議記錄者的才能 v反應(yīng)快 v打/寫字快 v知識面廣 v記憶力特別強(qiáng) v組織能力強(qiáng) v傾聽能力強(qiáng) v總結(jié)能力強(qiáng) 會議記錄的10大建議 v對重要的會議可進(jìn)行錄音 v定期

15、召開的會議不用錄音 v大多數(shù)會議應(yīng)指定記錄者 v記錄者的筆記流暢不失真 v會議記錄者的責(zé)任更全面 v會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確 v會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容 v會議記錄應(yīng)有組織的整理 v與主席共同修正錯誤部分 v紀(jì)要簽批后發(fā)送給與會者 團(tuán)隊會議的誤區(qū) 社會性懈怠 團(tuán)體思維 團(tuán)體極化 會后跟進(jìn) v作為參與者的會后跟進(jìn) v作為主持人的會后跟進(jìn) v自我評定 v怎樣提高下次會議的質(zhì)量 v關(guān)于習(xí)慣 參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容 v拿到會議記錄以后要細(xì)讀 v分析不同參會者的眾生相 v考慮自己任務(wù)的完成方法 v會議是一項新任務(wù)的開始 主持人的會后跟進(jìn) 1.請大家填寫會議評估表 2.針對意見做出改進(jìn)措施 3.詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的

16、同事 4.制定跟進(jìn)計劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn) 5.如有需要找高層協(xié)助 6.如計劃進(jìn)行順利，取消下次會議 7.會議之后檢討得失 主持人會后自我評定問卷（一） 1.在開會中有沒有人誤解過我的意思？ 2.我有沒有在別人談話時跳到其他話題？ 3.有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？ 4.面對別人說話的時候是不是很緊張？ 處理說話緊張最好的方式是排練處理說話緊張最好的方式是排練處理說話緊張最好的方式是排練 主持人會后自我評定問卷（二） 5.是否遇到只有主持人說話而沒人參與？ 6.談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？ 7.在分派工作時大家是否都看著我而不提問? 8.總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？ 9.是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？ 10. 是否會在會議結(jié)束時問大家還有什么問題嗎? 提高下次會議質(zhì)量 v只有必要時才開會 v會前要做準(zhǔn)備 v事先頒發(fā)議程 v準(zhǔn)時開會準(zhǔn)時結(jié)束 v有意識把握會議的方向 v注意力集中在政策和行動上 v會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論 v會議成功只有用結(jié)果衡