電算化會計系統(tǒng)的內部控制問題研究的論文

1、電算化會計系統(tǒng)的內部控制問題研究的論文論文關鍵詞:內部控制;系統(tǒng)管理控制;會計電算化論文摘要:內部控制關系到企業(yè)財產物資的安全完整,關系到會計系統(tǒng)對企業(yè)經濟活動反映的正確性和可靠性,本文從計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā),發(fā)展控制為出發(fā)點,詳細論述了電算化會計的日?？刂?。1強化電算化會計系統(tǒng)的內部控制勢在必行計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境企業(yè)使用計算機處理會計和財務數據后,企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業(yè)人員組成,轉變?yōu)橛韶攧?、會計專業(yè)人員和計算機數據處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務,還能利用計算機完成各種

2、原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務活動。電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式在電算化會計系統(tǒng)中,原先的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,有關該項交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。原來書面形式的各類文件、現在儲存在磁性介質上,因此,電算化會計系統(tǒng)的內部控制與手工會計系統(tǒng)的內部控制制度有著很大的不同,控制的重點由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ?、機控制為主,控制的程序也應當

3、與計算機處理程序相一致。計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度隨著計算機使用范圍的擴大,利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加,由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改,未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,因此,電算化會計系統(tǒng)的內部控制不僅難度大、復雜,而且還要有各種控制的計算機技術手段。2電算化會計系統(tǒng)的內部控制要體現在工作的全過程系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制。計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預算、經濟效益評估等工作,開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施等工作,以及對現

4、有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求、系統(tǒng)更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內容一般包括以下幾方面。授權和領導認可。認可和授權,計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額都比較大,對企業(yè)整體管理目標的影響也比較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的改革,是牽一發(fā)動全身的重大舉措,因此必需得到授權和領導認可。符合標準和規(guī)范。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目,不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規(guī)范。其中包括符合標準和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設計等等。人員培訓。計算機會計系統(tǒng)應在

5、開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓,提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間,在系統(tǒng)運行前對有關人員進行的培訓,不僅應包括系統(tǒng)的操作培訓,還應包括對運行流程,內部控制等多方面的培訓。系統(tǒng)轉換。新的計算機會計系統(tǒng)在投入使用,替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機會計系統(tǒng),必需經過一定的轉換程序。企業(yè)應在系統(tǒng)轉換之際,采取有效的控制手段,作好各項轉換的準備工作,企業(yè)在系統(tǒng)轉換購買自行開發(fā)相關系統(tǒng)后,應運行一段時間,以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。運行的時間一般至少為三個月。程序修改控制。企業(yè)經營活動變化及經營環(huán)境變化,

6、可能導致使用中的軟件進行修改,對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制,計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。 管理控制管理控制是指企業(yè)建立起一整套內部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。組織機構設置。企業(yè)實現了會計電算化后,應對原有的組織機構進行適當的調整,以適應計算機會計系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數據的不同形態(tài)劃分,也可以按會計崗位和工作職責劃分崗位。組織機構的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模和企

7、業(yè)總體經營目標,并且應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分配。職責劃分。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離,計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業(yè)務,都不能由一個人或一個部門經手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度,同時,還應建立起職務輪換制度。上機管理。企業(yè)用于計算機會計系統(tǒng)的計算機應盡可能是專用的,企業(yè)應對計算機的使用建立一整套管理制度,以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。檔案管理。計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔,企業(yè)應建立起完善的檔案制度,加強檔案管理

8、。設備管理。對于用于計算機會計系統(tǒng)的各種硬件設備,應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好,保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制,也包括對人文環(huán)境的控制,如防止無關人員進入計算機工作區(qū)域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。日?？刂?。日?？刂剖侵钙髽I(yè)計算機會計系統(tǒng)運行過程中的經常性控制。日?？刂瓢ń洕鷺I(yè)務發(fā)生控制、數據輸入控制、數據通訊控制、數據處理控制、數據輸出控制和數據儲存控制等。業(yè)務發(fā)生控制。業(yè)務發(fā)生控制又稱“程序檢查”,主要目的是采用相應的控制程序,甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業(yè)務。數據輸入控制。由

9、于計算機處理數據的能力很強,處理速度非?？?如果輸入的數據不準確,處理結果就會出現差錯,在數據輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數據,一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化,影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。因此,企業(yè)應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制,保證數據輸入的準確性。數據通訊控制。數據通訊控制是企業(yè)為了防止數據在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內部控制措施。企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全,可靠。數據處理控制。數據處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進行數據處理的有效性和可靠性進行的控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。數據輸出控制。數據輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據控制一般應檢查輸出數(上接第90頁)據是否與輸入數據相一致,輸出數據是否完整,輸出數據是否能滿足使用部門的需要,數據的發(fā)送對象、份數應有明確的規(guī)定,要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。數據存儲和檢索控制。為了