XX公司總裁辦管理手冊

1、XX 管理咨詢有限公司 總裁管理辦公室 管理制度及流程 編制部門：總裁管理辦公室 編制日期： 2016 年 12 月 總裁管理辦公室管理制度及流程 版本 修訂 日期 PO-V1.0 新生成 2013-02-20 PO-V2.0 修訂 2013-07-16 PO-V3.0 修訂 2013-12-26 PO-V4.0 修訂 2014-04-30 PO-V5.0 修訂 2015-09-01 .、八、- 刖言 總裁管理辦公室是公司主要的監(jiān)督、運作、協(xié)調(diào)及相關(guān)決策和制度編制的部門， 對CEO負責。為更好地協(xié)助總裁在宏觀上制定公司的發(fā)展方向和經(jīng)營策略，明確公 司市場定位，尋求公司新的發(fā)展方向，特制訂本制度

2、。 本部門制度由總裁管理辦公室根據(jù)業(yè)務實際需要及管理層要求調(diào)整、審核和編制 目錄 1 總裁管理辦公室組織結(jié)構(gòu) 2 2 部門職責描述 2 3 崗位職責描述 2 3.1 總裁助理 2 3.2 總裁管理辦公室主管 3 3.3 總裁執(zhí)行秘書 4 3.4 （高級）公共事務經(jīng)理 5 3.5 （高級）制度經(jīng)理 5 3.6 行政秘書 6 3.7 檔案及印章專員 6 4 流程 7 4.1 子流程關(guān)系圖 7 4.2 網(wǎng)站/微信公眾號建立及改版 8 4.2.1 流程圖 8 4.2.2 流程描述 8 4.3 公共關(guān)系管理-新聞發(fā)布10 4.3.1 流程圖10 4.3.2 流程描述 10 4.4 公共關(guān)系管理-危機公關(guān)

3、12 4.4.1 流程圖12 4.4.2 流程描述 13 4.5 OA 流程修訂審批 14 4.5.1 流程圖14 4.5.2 流程描述 15 5 附件16 5.1 相關(guān)表單 16 18 總裁管理辦公室組織結(jié)構(gòu) 副總裁/總裁助理 （總裁辦） 總裁辦主管 行政秘書 總裁 執(zhí)行 秘書 2 部門職責描述 2.1 根據(jù)公司發(fā)展，負責公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和權(quán)限劃分。 2.2 負責公司授權(quán)、制度、流程的編制、修訂和執(zhí)行監(jiān)督。 2.3 負責CEO批示的重要事件的查辦、催辦及跟蹤落實工作 2.4 負責監(jiān)督印章管理、檔案管理等工作。 2.5 負責各個部門簽署文件日常文電（包括電子郵件等）的處理工作。 2.

4、6 負責公司企業(yè)宣傳資料的編制和更新，包括企業(yè)VIS手冊、宣傳手冊等。 2.7 負責牽頭公司大型活動和專題會議的組織。 2.8 協(xié)同信息技術(shù)部進行OA的修訂。 2.9 完成總裁交辦的其它工作。 3 崗位職責描述 3.1 總裁助理 崗位名稱 副總裁/總裁助理（信息技術(shù)、 總裁辦） 崗位編號 DJ-PO-01 所在部門 總裁管理辦公室 崗位定員 直接上級 CEO 直接下級 總裁辦主管 職責： 1、協(xié)助總裁完成年度計劃制定和執(zhí)行 2、協(xié)助總裁參與日常重大管理事項 3、協(xié)助總裁組織和協(xié)調(diào)對外公共關(guān)系 4、負責董事會層面及投資人關(guān)系維護 5、負責公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和界面劃分工作 6負責公司授權(quán)、

5、制度、流程的審核與監(jiān)督執(zhí)行 7、負責牽頭公司大型活動和專題會議的組織和計劃 8、組織制定實施信息化發(fā)展規(guī)劃，做好信息安全保障 9、負責分管部門的團隊建設與日常管理工作 10、完成總裁交辦的其它工作 任職資格： 教育水平 大學本科以上 專業(yè) 企業(yè)管理、仃政管理、人力資源管理等相關(guān)專業(yè) 培訓經(jīng)歷 接受過管理、財務、法務、人事知識培訓 經(jīng)驗 10年以上公司管理工作經(jīng)驗 3.2總裁管理辦公室主管 崗位名稱 總裁管理辦公室主管 崗位編號 DJ-PO-02 所在部門 總裁管理辦公室 崗位定員 直接上級 副總裁/總裁助理（信息技術(shù)、總裁辦） 直接下級 （高級）公共事務經(jīng)理、（高級）制度經(jīng)理、行政秘書、檔案及

6、印章專 員、總裁執(zhí)行秘書 職責： 1、根據(jù)公司發(fā)展需要，組織公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和界面劃分 2、牽頭公司授權(quán)、制度、流程的編制、修訂工作 3、監(jiān)督公司授權(quán)、制度、流程的執(zhí)行工作 4、參與協(xié)調(diào)對外關(guān)系，包括政府、媒體等 5、負責監(jiān)督印章管理、檔案管理 6、組織公司大型活動和專題會議 7、審核部門的工作目標和經(jīng)費預算，并監(jiān)督執(zhí)行情況 8、組織總裁辦的團隊建設工作 9、完成領(lǐng)導交辦的其他工作 任職資格： 教育水平 大學本科以上 專業(yè) 企業(yè)管理、行政管理、人力資源管理等相關(guān)專業(yè) 培訓經(jīng)歷 接受過管理、財務、法務、人事知識培訓 經(jīng)驗 8年以上公司管理工作經(jīng)驗 3.3總裁執(zhí)行秘書 崗位名稱 總裁執(zhí)行

7、秘書 崗位編號 DJ-PO-03 所在部門 總裁管理辦公室 崗位定員 直接上級 總裁辦主管 直接下級 無 職責： 1、協(xié)助起草CEO日常公文、報告等文書資料 2、匯總整理公司內(nèi)外上報CEO的各類文件，并協(xié)調(diào)CEO及時處理后回復登記、存檔 3、協(xié)調(diào)、安排CEO工作日程和各項活動并負責提醒 CEO相關(guān)日程安排 4、協(xié)助接待CEO的來訪客人 5、負責CEO會務的組織安排，會議紀要的編寫，并對決議事項進行催辦、查辦和落實 6、負責接聽和處理CEO日常電話，CEO行政信函的擱置回復及整理工作 7、負責CEO出差及會客的酒店、飯店、機票的預定工作 8、負責CEO公務費用的報銷 9、完成CEO交辦的其他工作

8、 任職資格： 教育水平 大學本科以上 專業(yè) 企業(yè)管理、文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè) 培訓經(jīng)歷 接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識培訓 經(jīng)驗 5年以上相關(guān)工作經(jīng)驗 3.4（高級）公共事務經(jīng)理 崗位名稱 （高級）公共事務經(jīng)理 崗位編號 DJ-PO-04 所在部門 總裁管理辦公室 崗位定員 直接上級 總裁辦主管 直接下級 無 職責： 1、負責撰寫公司新聞、活動、大事記等相關(guān)文章 2、負責公司VIS相關(guān)工作 3、負責制定有針對性的公關(guān)計劃，策劃并實施調(diào)研、座談和日常拜訪等公關(guān)策略 4、負責組織本公司宣傳材料的編寫、攝影錄像、印刷及宣傳 5、負責建立相對穩(wěn)定的媒體渠道及回應媒體相關(guān)報道，維護公司品牌形象

9、6、根據(jù)品牌推丿需求，策劃并執(zhí)行相關(guān)宣傳活動 7、完成領(lǐng)導交辦的其它工作 任職資格： 教育水平 大學本科及以上 專業(yè) 新聞、企業(yè)管理、公共管理、法學等相關(guān)專業(yè) 培訓經(jīng)歷 接受過管理、財務、法務、人事知識培訓 經(jīng)驗 5年以上公司管理工作經(jīng)驗 3.5（高級）制度經(jīng)理 崗位名稱 （高級）制度經(jīng)理 崗位編號 DJ-PO-05 所在部門 總裁管理辦公室 崗位定員 直接上級 總裁辦主管 直接下級 無 職責： 1、負責收集各部門的規(guī)章制度、工作流程，并進行分析和提出改進建議 2、負責匯總和審核各部門的規(guī)章制度、工作流程 3、負責疋期和不疋期的監(jiān)督制度和流程的執(zhí)行情況，并分析制度的執(zhí)行情況 4、協(xié)助總裁辦主管

10、組織各部門完善規(guī)章制度和工作流程 5、完成上級交辦的其他工作 任職資格： 教育水平 大學本科以上 專業(yè) 文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè) 培訓經(jīng)歷 接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識培訓 經(jīng)驗 3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗 3.6行政秘書 崗位名稱 行政秘書 崗位編號 DJ-PO-06 所在部門 總裁管理辦公室 崗位定員 直接上級 總裁辦主管 直接下級 無 職責： 1、負責管理層和總裁助理公務費用的報銷 2、協(xié)助起草管理層和總裁助理日常公文、報告等文書資料 3、協(xié)調(diào)管理層和總裁助理及時處理后日常文件登記、存檔等 4、協(xié)助執(zhí)仃秘書安排 CEO工作關(guān)于酒店、飯店、機票預訂等差旅活動 5、完成官理層和總裁助理交辦

11、的其他事務 任職資格： 教育水平 大學本科以上 專業(yè) 文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè) 培訓經(jīng)歷 接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識培訓 經(jīng)驗 3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗 3.7檔案及印章專員 崗位名稱 檔案及印章專員 崗位編號 DJ-PO-07 所在部門 總裁管理辦公室 崗位定員 直接上級 總裁辦主管 直接下級 無 職責： 1、負責建立和完善公司檔案管理相關(guān)制度 2、負責管理公司各個部門的檔案材料，包括文件材料接收、整理，檔案的提供利用等 3、負責公司印章的保管工作 4、負責公司印章借用、用印登記工作 5、完成領(lǐng)導交辦的其他工作 任職資格： 教育水平 大學本科以上 專業(yè) 文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)

12、培訓經(jīng)歷 接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識培訓 經(jīng)驗 3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗 4流程 4.1子流程關(guān)系圖 20.總裁辦公室 子流程關(guān)系圖 4.2網(wǎng)站/微信公眾號建立及改版 421流程圖 20.1總裁辦-網(wǎng)站/微信公眾號建立及改版 總裁辦 （高級）公共事務經(jīng)理 開始 信息技術(shù)部 2.聯(lián)系多家供應商擬定改版方案，對比篩選改版方案 1.收集業(yè)務部門及 管理層的網(wǎng)站/微 信公眾號建立及改 版需求 4.與網(wǎng)站供應商簽 訂合同，簽訂前提 請法務經(jīng)理審核合 同條款 p 5.提交網(wǎng)站 案 設計萬 * 8負責網(wǎng)站驗收、 上線、確認 網(wǎng)站供應商 價格比對表 CEO 7.監(jiān)督網(wǎng)站施工 不通過 6.審批設計萬案 3審批改

13、版萬案 通過 10.負責網(wǎng)站日常維護和內(nèi)容更新 9.完成網(wǎng)站備案手續(xù) 結(jié)束 頻率：不定期 4.2.2流程描述 流程描述 相關(guān)表單 負責人 20.1總裁辦-網(wǎng)站/微信公眾號建立及改版 1.（高級）公共事務經(jīng)理收集業(yè)務部 門及管理層的網(wǎng)站/微 信公眾號建立 及改版需求 （高級）公共事務經(jīng)理 2.（高級）公共事務經(jīng)理與信息技術(shù) 部聯(lián)系多家供應商擬定改版方案并做 出對比，篩選出最終方案 價格比對表 （高級）公共事務經(jīng)理 信息技術(shù)部 3.CE0審批改版方案 改版方案 CEO 4審批通過后，（高級）公共事務經(jīng) 理著手與網(wǎng)站供應商進行溝通商談， 完成簽訂合同事宜；合同簽訂前提請 法務經(jīng)理審核合同條款。 （高

14、級）公共事務經(jīng)理 5信息技術(shù)部協(xié)助（高級）公共事務 經(jīng)理與供應商進行溝通，提出網(wǎng)站設 計方0 （高級）公共事務經(jīng)理 信息技術(shù)部 6.（高級）公共事務經(jīng)理審核確認網(wǎng) 站設計方案，而后交由 CEO進行審 批。 （高級）公共事務經(jīng)理 CEO 7信息技術(shù)部監(jiān)督供應商根據(jù)設計方 案進行網(wǎng)站施工。 信息技術(shù)部 8網(wǎng)站施工完成后，（咼級）公共事 務經(jīng)理會同信息技術(shù)部負責網(wǎng)站驗 收、上線、確認工作。 （高級）公共事務經(jīng)理 9網(wǎng)站供應商根據(jù)相關(guān)規(guī)定及時完成 網(wǎng)站備案手續(xù)。 網(wǎng)站供應商 10. 信息技術(shù)部根據(jù)公司相關(guān)制度負 責網(wǎng)站日常維護和內(nèi)容更新 信息技術(shù)部 4.3公共關(guān)系管理-新聞發(fā)布 431流程圖 4.3.

15、2流程描述 流程描述 相關(guān)表單 負責人 20.2.1總裁辦-公共關(guān)系管理-新聞發(fā)布 1.（高級）公共事務經(jīng)理向策劃單位 提供所需編輯的新聞素材。 （高級）公共事務經(jīng)理 2.供應商在收到新聞素材后，著手編 輯新聞內(nèi)谷。 供應商 3.（高級）公共事務經(jīng)理審核供應商 提供的新聞內(nèi)容是否符合公司的需 求。 （高級）公共事務經(jīng)理 4.（高級）法務經(jīng)理審核供應商提供 的新聞內(nèi)容。 （高級）法務經(jīng)理 流程描述 相關(guān)表單 負責人 5.法務管理（副）總監(jiān)審核供應商提 供的新聞內(nèi)容。 法務管理（副）總監(jiān) 6.CE0審核供應商提供的新聞內(nèi)容。 CEO 7.在CEO審批完策劃單位提供的新聞 內(nèi)容后，（高級）公共事務經(jīng)

16、理聯(lián)系 供應商發(fā)布新聞內(nèi)容。 （高級）公共事務經(jīng)理 4.4公共關(guān)系管理-危機公關(guān) 441流程圖 442流程描述 流程描述 相關(guān)表單 負責人 20.2.2總裁辦-公共關(guān)系管理-危機公關(guān) 1.（高級）公共事務經(jīng)理收到企業(yè)品 牌危機信息。 （高級）公共事務經(jīng)理 2.（高級）公共事務經(jīng)理初步調(diào)查危 機情況，并提供解決方案。 （高級）公共事務經(jīng)理 3.（高級）法務經(jīng)理審核解決方 案是否符合法律相關(guān)規(guī)定。 （高級）法務經(jīng)理 4.法務管理（副）總監(jiān)審核解決方 案是否符合法律相關(guān)規(guī)定。 法務管理（副）總監(jiān) 5.CE0審核解決方案是否合理， 是否能有效幫助公司應對危機情況。 CEO 6.（高級）公共事務經(jīng)理根據(jù)

17、處理方 案，負責與侵害方協(xié)調(diào)等實施工作 （必要時法務管理部配合）。 （高級）公共事務經(jīng)理 7.（高級）公共事務經(jīng)理向CEO提交 處理結(jié)果。 處理結(jié)果 （高級）公共事務經(jīng)理 8.CEO審核處理結(jié)果的合理性及 公正性。 處理結(jié)果 CEO 9.若CEO對處理結(jié)果滿意的，則由 （高級）公共事務經(jīng)理將相關(guān)文件進 行歸檔。 若CEO對處理結(jié)果不滿意的，則交還 至（咼級）公共事務經(jīng)理處進行重新 處理。 （高級）公共事務經(jīng)理 4.5 OA流程修訂審批 4.5.1流程圖 20.3總裁辦-OA流程修訂審批 頻率：不定期 業(yè)務部門 信息技術(shù)部 總裁辦 -總裁辦主管 CEO 開始 i.i發(fā)起需求申請 并部門內(nèi)逐級審核

18、 1.2依據(jù)制度流程 修訂工作或管理層 意見提出OA修訂 需求 開始 3.根據(jù)申請制定OA流程實施方案并與需求發(fā) 起方溝通確認 是否需要開發(fā) 否 9制度修訂 4.5.2流程描述 流程描述 相關(guān)表單 負責人 20.3總裁辦-OA流程修訂審批 1.1.由業(yè)務部門提出流程建立及修改 需求，并經(jīng)部門領(lǐng)導逐級審核 業(yè)務部門 1.2 .總裁辦主管依據(jù)制度更新流程修 訂工作或管理層意見提出修訂需求 總裁辦主管 2.總裁辦主管根據(jù)現(xiàn)執(zhí)行的制度手 冊，審核0A流程建立/修訂申請 總裁辦主管 3.若流程建立/修訂申請符合現(xiàn)執(zhí)行的 制度手冊規(guī)范，則IT經(jīng)理（主管/工 程師）根據(jù)需求部門申請制定 0A流 程實施方案。 若不符合現(xiàn)執(zhí)行的制度手冊規(guī)范，則 進待制度修訂通過