試驗室管理體系文件控制和維護(hù)程序

1、Important & Selected Documents 實驗室管理體系文件控制和維護(hù)程序 1 目的 文件和資料是指導(dǎo)檢測和管理活動的依據(jù)和證實性材料， 為使文件受控， 確保文件的現(xiàn) 行有效和保密，特編制本程序。 2 范圍 本程序文件包括以下內(nèi)容： 1）質(zhì)量手冊 2）程序文件 3）作業(yè)指導(dǎo)書 4）外來文件 5）檔案類文件 6）計劃類文件 7）網(wǎng)絡(luò)文件 8）文件編號規(guī)則 9）文件的維護(hù) 3 職責(zé) 3.1 檢測站站長 3.1.1 負(fù)責(zé)制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。 3.1.2 審批和頒布第一層次和第二層次文件。 3.2 質(zhì)量負(fù)責(zé)人 3.2.1 負(fù)責(zé)組織管理體系文件的編寫。 3.2.2 負(fù)責(zé)編寫第一層

2、次和第二層次文件。 3.2.3 負(fù)責(zé)維護(hù)第一層次和第二層次文件的有效性。 3.2.4 應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)本文件的有效性。 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 3.3 技術(shù)負(fù)責(zé)人 3.3.1 組織編制批準(zhǔn)第三層次文件。 3.3.2 負(fù)責(zé)維護(hù)第三層次文件的有效性。 3.4 資料員負(fù)責(zé)管理體系文件的保管和發(fā)放 4 工作流程 4.1 管理體系文件的層次 4.1.1 第一層次為描述質(zhì)量方針、目標(biāo)和管理體系的質(zhì)量手冊。 4.1.2 第二層次為描述實施管理體系， 控制各要素所涉及到的各職能部門活動、 各質(zhì)量 活動環(huán)節(jié)的程序文件。

3、 4.1.3 第三層次為供技術(shù)人員使用的各種技術(shù)作業(yè)指導(dǎo)文件。 4.1.4 第四層次為質(zhì)量活動的見證文件和開展預(yù)定質(zhì)量目標(biāo)的計劃類文件。 4.2 管理體系文件的編制、修訂、審批和發(fā)布 4.2.1 質(zhì)量方針、目標(biāo)應(yīng)由檢測站站長親自主持制訂，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層集體討論后由檢測站站 長頒布。發(fā)布后的質(zhì)量方針由檢測站站長向全體員工宣貫， 動員全體員工積極參與質(zhì)量活動， 將質(zhì)量方針分解到試驗室的每一個具體崗位上。 4.2.2 管理體系文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編寫， 研究確定各層次文件編寫格式、 內(nèi)容，統(tǒng) 一編寫要求，建立各程序文件之間的銜接關(guān)系。 4.2.3 第一層次和第二層次文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編寫，檢測站站長審批

4、和頒布。 4.2.4 第三層次文件由技術(shù)負(fù)責(zé)人組織檢測室編制， 并會同檢測室的負(fù)責(zé)人審核后由技 術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 4.3 管理體系文件的修訂和維護(hù) 4.3.1 第一層次文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人根據(jù)檢測站站長的要求安排修訂， 并維護(hù)其現(xiàn)行有效 性。 4.3.2 第二層次文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人根據(jù)檢測站站長的要求和文件運行的問題安排修訂， 并維護(hù)其有效性。 4.3.3 第三層次文件由技術(shù)負(fù)責(zé)人根據(jù)檢測能力的要求組織修訂，并維護(hù)其有效性。 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 4.4 質(zhì)量文件的分發(fā) 4.4.1 資料員負(fù)責(zé)建立所有

5、文件、資料的目錄及明細(xì)表。 文件的收發(fā)、復(fù)制、歸檔均應(yīng) 統(tǒng)一編號，并有責(zé)任人簽字。 4.4.2 文件資料保管員應(yīng)建立保存有效的文件發(fā)放清單， 防止使用失效的文件， 使下發(fā) 的文件始終處于受控狀態(tài)。 4.5 質(zhì)量文件的替換和更改 4.5.1 通過檢測室或技術(shù)負(fù)責(zé)人跟蹤標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)程的最新出版信息， 由資料員負(fù)責(zé)文件資 料有效性的確認(rèn)。 4.5.2 需要替換或更改的技術(shù)文件由使用人通過檢測室負(fù)責(zé)人或監(jiān)督員提出申請， 經(jīng)技 術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由資料員登記編號下發(fā)使用。 4.5.3 文件的更改執(zhí)行文件制 （修） 訂的規(guī)定。更改的審批由該文件原審批部門或負(fù)責(zé)人 組織進(jìn)行。提出更改申請的人員應(yīng)同時說明更改的理由

6、， 必要時應(yīng)提出書面依據(jù)及背景材料。 文件修訂與更改應(yīng)有相應(yīng)記錄或更改清單。 4.6 質(zhì)量文件的停用和淘汰 4.6.1 要求停止使用的技術(shù)文件， 由使用人通過檢測室負(fù)責(zé)人或監(jiān)督員提出， 經(jīng)技術(shù)負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)后，由資料員收回注銷。 4.6.2 過期作廢的文件資料及時從作業(yè)現(xiàn)場收回， 防止誤用。 如需保留一段時間， 應(yīng)有 明顯“作廢”標(biāo)記，以示區(qū)別，尤其在合訂本的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中，有效文件應(yīng)予以標(biāo)明。 4.6.3 資料員對淘汰的文件及時清理，集中管理。需要銷毀的文件應(yīng)執(zhí)行本文件的 4.7.5 條的要求。 4.7 質(zhì)量文件的保管及歸檔 4.7.1 管理體系文件均應(yīng)保存適當(dāng)?shù)钠谙?，保存期限將根?jù)文件的重要程度

7、而定。 4.7.2 管理體系文件的歸檔應(yīng)同時滿足記錄和檔案管理程序的有關(guān)規(guī)定。 4.7.3 管理體系文件應(yīng)安全貯存，防潮、防火、防蟲、防遺失，編號登記保管。 4.7.4 試驗室人員借閱文件資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)，外部人員借閱應(yīng)經(jīng)檢測站站長批準(zhǔn)。 4.7.5 超過保存期的檔案資料， 由資料員列出銷毀清單， 書面報告檢測站站長， 批準(zhǔn)后 在監(jiān)督下銷毀。 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 4.8 文件的保密 4.8.1 試驗室保密文件的管理執(zhí)行保證公正性和保護(hù)客戶機(jī)密及所有權(quán)程序 。 4.8.2 所有原始觀測記錄、

8、 計算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)、 檢測記錄、 報告副本等資料均應(yīng)為客戶保 密。 4.8.3 需要保密的文件應(yīng)由資料員設(shè)專柜保管，網(wǎng)絡(luò)文件由資料員實施保密監(jiān)督。 4.8.4 保密文件不許上網(wǎng)運行，不得復(fù)制， 不得個人保存。 4.8.5 保密文件的借閱應(yīng)向試驗室領(lǐng)導(dǎo)提出申請，得到批準(zhǔn)后在試驗室資料員的監(jiān)督 下查閱，查閱的資料不得帶離資料室。 4.8.6 所有受控的質(zhì)量文件 （ 公開發(fā)行的國標(biāo)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)除外 ）的所有權(quán)和著作權(quán)歸試 驗室所有，未經(jīng)檢測站站長同意， 任何人不得私自向外人借出，不得轉(zhuǎn)抄或復(fù)印。 若發(fā)生此 類問題，試驗室將追究責(zé)任者的責(zé)任。 4.9 本檢測站文件分為三個層次 第一層次： 質(zhì)量手冊 第二層

9、次： 程序文件 第三層次： 作業(yè)指導(dǎo)書 第四層次： 管理體系相關(guān)文件、檢測原始記錄和檢驗報告等 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 文件代號編制規(guī)定如下： 頒布年號（ 4 位數(shù)字） 章節(jié)編號 版本順序好 管理體系文件類型 本站的識別標(biāo)志 管理體系文件的類型： QM質(zhì)量手冊 PF程序文件 ZY作業(yè)指導(dǎo)書 GL管理體系相關(guān)文件 5 記錄表格和相關(guān)程序文件 1）管理體系文件控制記錄 2）文件使用 / 停用/ 替換申請單 3）文件消納申請單 4）記錄和檔案管理程序 5）保密和保護(hù)所有權(quán)控制程序 Important

10、& Selected Documents Important & Selected Documents 受控文件清單 序號 文件名稱 文件編號 版本 備注 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 文件更改 / 作廢處理申請單 文件名稱 編號 版本 更改位置 / 作廢原因： 更改后內(nèi)容： 受更改影響的其它文件名稱： 更改申請人： 年 月 日 所在部門意見： 簽名： 日期： 審批部門意見： 管理者代表： 總經(jīng)理： 日期： Important & Selected Documents Important & Selected Documents 文件發(fā)放 / 回收臺帳 文件名稱： 發(fā)放范圍（共印 份）： 管理者代表： 總經(jīng)理批準(zhǔn)： 分發(fā)號 發(fā)放