公司企業(yè)檔案管理流程

1、公司企業(yè)檔案管理流程，詳細流程第一條 管理部門 1、公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。2、文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。第二條 文件點收 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收： 1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2、文件如經(jīng)抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的簽認。3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。4、與本案無關的文

2、件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。第三條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理： 1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四條 檔案分類 1、檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅

3、使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3、同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4、每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5、檔號之表示方式如下 a1a2b1b2c1c2d1e1e2，a1a2為經(jīng)辦部門代號，b1b2為大類號，c1c2為小類號。d1為檔卷卷次，e1e2為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號 1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2、各級分類

4、、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4、檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第六條 檔號編定 1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3、檔號以一案一

5、號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第七條 歸檔與檔案清理 1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2、檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文

6、件；(7)不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存：結案后無長期保存必要者。5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理 1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管

7、期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。第十條 調卷程序 1、各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經(jīng)其部門主管核準后持向管檔人員調閱。2、管檔人員接到“調卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3、于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4、檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾?！罢{卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤５谑粭l 調卷管理 1、“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2、調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要