最新內(nèi)務(wù)管理制度

1、* 內(nèi)務(wù)管理制度密級：普通* 行2008 1 號一、目的為規(guī)范公司內(nèi)務(wù)管理的工作流程， 進(jìn)一步提高員工精神風(fēng)貌和工作績效， 特制定此規(guī)定。二、適用范圍* 。三、管理組織機(jī)構(gòu)公司內(nèi)務(wù)管理工作由各級行政部門 （總部為行政管理本部、 區(qū)域為行政管理中心、分公司為人事行政部）歸口管理。四、定義和術(shù)語(一 )內(nèi)務(wù)管理：是指公司對員工日常事務(wù)的管理，具體包括員工著裝規(guī)范管理、員工行為規(guī)范管理、 安全管理、設(shè)備管理、辦公區(qū)域管理、 來訪接待管理、會議室 / 洽談室管理、電話轉(zhuǎn)接管理。(二 )公司設(shè)備：包括車輛、信息線路、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、空調(diào)及辦公用櫥柜、桌椅等固定資產(chǎn)或低值易耗品。(三 )雙負(fù)

2、責(zé)制：即第一責(zé)任人為使用人或所在部門負(fù)責(zé)人，第二責(zé)任人為各級行政部門負(fù)責(zé)人。五、工作服、著裝規(guī)范(一)工作服1、各層級辦公區(qū)前臺接待崗、保安崗、秘書崗位以及紅快上門人員、電話客服中心人員應(yīng)配發(fā)工作服。 （店面人員工作服配發(fā)根據(jù)門店管理本部相關(guān)制度或要求執(zhí)行）2、工作服的款式審批見：工作服款式審批工作流程文件（HSBP-行 -004 ）3、工作服的制作：根據(jù)審定的服裝款式以及數(shù)量、單價，由行政管理本部提報相關(guān)費(fèi)用計劃，經(jīng)審定后制作。4、工作服發(fā)放、回收：(1) 上述崗位入職員工憑到職通知書至所屬行政部門，填寫服裝領(lǐng)用承諾書后領(lǐng)取工作服。(2) 工作服到達(dá)使用年限的，可領(lǐng)取新裝。(3) 員工因離職

3、、異動等需歸還工作服的，應(yīng)將工作服清洗干凈退回所屬行政部門并收回服裝領(lǐng)用承諾書。(4) 員工應(yīng)愛惜工作服，未到使用年限的損壞或丟失應(yīng)按下表照價賠償。5、工作服使用年限及單價標(biāo)準(zhǔn)：服裝樣式使用年限單位服裝單價標(biāo)準(zhǔn)（元）西裝套裝（男）2套200西裝套裝（女）2套200襯衫及領(lǐng)帶（男）1套50襯衫及領(lǐng)帶（女）1套50分體式夾克衫2套100一體式夾克衫2套100保安服2套200(二 )著裝規(guī)范（違反者扣2 分）1、 已經(jīng)配發(fā)工作服的員工在辦公區(qū)域、工作時間內(nèi)必須穿著工作服，季節(jié)更換時，員工應(yīng)按所屬行政部門的通知更換工作服。工作服發(fā)生損壞不能穿著請自行修理，修理期間員工應(yīng)著職業(yè)裝。2、 沒有配發(fā)工作服的

4、女員工應(yīng)著職業(yè)裝，要求不可著過于緊身、花哨、暴露、無袖、透明或容易暴露腰背的服飾。3、 沒有配發(fā)工作服的男員工，秋冬季應(yīng)穿著深色西服、襯衫，夏季應(yīng)穿著短袖襯衫。男員工必須系領(lǐng)帶，西裝外不得加穿其它服飾，襯衫必須系好領(lǐng)口、袖口等細(xì)節(jié)，下擺必須扎在褲腰內(nèi)。4、 公司各部門管理人員，在進(jìn)行重要業(yè)務(wù)洽談或出席重要會議時，男士必須穿著西裝、系領(lǐng)帶；女士必須著職業(yè)裝。5、 員工在工作區(qū)一律不可穿T 恤衫、背心、牛仔褲、運(yùn)動鞋、旅游鞋、拖鞋（包括涼拖）。6、 公司員工有紋身的不得暴露于外（如手、臂、臉、頸等部位）。六、行為規(guī)范(一 )員工在工作時間須佩戴胸牌。 （違反者扣 1 分）(二 )員工應(yīng)將頭發(fā)梳理整

5、齊、保持面部清潔，男員工要求發(fā)不過耳，不留胡須；女員工不留怪異發(fā)型、飾物佩戴得當(dāng)。公司提倡女員工化淡妝，所有員工在上崗前應(yīng)養(yǎng)成對鏡自檢的良好習(xí)慣。 （違反者扣 1 分）(三 )員工應(yīng)舉止大方、得體，工作時坐姿端正，行走時與客人或同事相遇應(yīng)謙讓，不得勾肩搭背，不得在辦公區(qū)域奔跑。（違反者扣 1 分）(四 )員工在工作期間應(yīng)保持良好工作狀態(tài)，認(rèn)真工作，不得嬉戲打鬧、大聲喧嘩、無故串崗，不得打游戲、吃零食或做與工作無關(guān)的事。（違反者扣1 分）(三 )員工在工作期間要用普通話和規(guī)范用語，接聽電話要說“您好， *稱謂公司領(lǐng)導(dǎo)為 “總”，同事之間以姓名相稱。員工有責(zé)任樹立良好的企業(yè)形象，不得在第三者前詆毀

6、公司、同事及競爭對手。（違反者扣 1 分）(五 )員工應(yīng)保持工作環(huán)境的整潔，辦公區(qū)域不得吸煙、不得就餐（指定場”。所、獨立辦公室除外， 同時在指定區(qū)域就餐的應(yīng)以盒飯為主， 不得食用大盆菜）；不得亂扔紙屑雜物， 廢紙入簍、垃圾入桶； 員工辦公桌面均不得擺放與工作無直接關(guān)系的物件（如鏡子、玩具、裝飾品等） ，應(yīng)保持桌面整潔，辦公設(shè)施及設(shè)備上不得有積塵污垢。（違反者扣 1 分）(六 )員工應(yīng)愛護(hù)公司財物，不得隨意損壞、丟棄、浪費(fèi)辦公用具、用品，如有發(fā)生應(yīng)照價賠償。非經(jīng)許可不得私拿、私用公司財物。 （違反者扣 13 分）(七 ) 員工應(yīng)養(yǎng)成節(jié)儉的良好習(xí)慣，節(jié)約使用辦公用品（如打印紙的反面應(yīng)作為稿紙使用

7、），文具消耗用品以舊換新。未經(jīng)許可嚴(yán)禁私用公司非員工用消耗品（如紙杯、手拎袋等） ，離崗?fù)獬龌蛳掳鄳?yīng)關(guān)閉辦公電腦及切斷所使用的電器電源（如空調(diào)、電燈等） 。（違反者扣 13 分）(八 ) 員工應(yīng)加強(qiáng) “三防 ”意識，樹立 “安全操作第一 ”的思想 .，未經(jīng)許可不得使用或查看他人電腦、 不得隨意翻看同事的桌面物品及資料。 下班前必須清理好相關(guān)文件、資料并將其鎖入文件柜或抽屜內(nèi)。 個人貴重物品應(yīng)妥善保管， 如有遺失，公司對此不負(fù)責(zé)任。如發(fā)生門、柜鑰匙遺失，應(yīng)盡快與行政部門聯(lián)系，嚴(yán)禁員工個人私自撬門、 換鎖。員工在公司發(fā)生安全危急事件時， 應(yīng)服從公司領(lǐng)導(dǎo)及行政部門的調(diào)派。（違反者扣 15 分）(九

8、)公司所有享受通訊補(bǔ)貼人員，必須保證移動電話24 小時開機(jī)。員工如變更移動、固定電話號碼，應(yīng)當(dāng)在 24 小時內(nèi)通知人事部門，人事部門應(yīng)及時更改通訊錄，保持通訊暢通。 （違反者扣 15 分或酌情扣除通訊補(bǔ)貼）七、接待行為規(guī)范公司前臺接待崗 或行政部門秘書崗、文員崗 人員要有甄別對待來訪者的能力，接待來訪者要符合以下規(guī)范：(一 )接待的基本程序及禮儀1、接待：當(dāng)訪客來訪時，前臺接待應(yīng)放下手上工作，立刻從椅子上站起來，并禮貌地問候一聲 “您好，請問您找誰 ”或 “您好，有什么事需要幫忙嗎 ”等。當(dāng)對方遞上名片時，應(yīng)用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。2、問詢：應(yīng)禮貌地詢問來訪者姓名、單位、被訪

9、者姓名及來訪意圖。對任何來訪者都應(yīng)聽完對方的姓名、單位、被訪對象及來訪要求， 并請來訪者在接待室稍候，在聯(lián)絡(luò)被訪者后， 再作決定。不可直接說 “在或不在， 見還是不見 ”。3、確認(rèn)：與被訪者本人取得聯(lián)系（公司總裁由總裁秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)）后，按被訪者意圖（見或不見，或稍候、或改約時間等）區(qū)別處理。4、引領(lǐng)：對公司領(lǐng)導(dǎo)的來訪者應(yīng)通知其秘書并由其引領(lǐng)至辦公室或指定的洽談 室。在引領(lǐng)時要配合訪客步調(diào)，走在訪客右側(cè)前一公尺處，在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)用右手作出指示動作，讓訪客明白所往去處；在到達(dá)辦公室或洽談室前，要指明 “就在這里 ”；在打開門之前要先敲門，然后開門讓訪客進(jìn)入并說“請進(jìn) ”，進(jìn)門后應(yīng)先介紹訪客，并

10、對被訪者說“總，這是您的客人 ”，然后倒走退出，并關(guān)上門。5、款待：由被訪者或秘書為來訪者端上茶水或飲料，放在茶幾上。如面談時間 較久，應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r間入內(nèi)為訪客添加茶水。6、善后：當(dāng)訪客離開后，被訪者或秘書應(yīng)及時進(jìn)行整理（洽談室由行政部門保潔人員完成），為避免讓下一位訪客久等，清理動作應(yīng)敏捷、利落、輕聲。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有訪客遺忘之物應(yīng)馬上通知前臺告知訪客，或交由保安崗登記處理。(二)注意事項1、對于公司高管及以下人員的訪客接待（主要指無獨立辦公室者） ，一律由公司前臺接待或保安安排在接待室等候，由被訪者引領(lǐng)至洽談室接待， 不得帶入辦公區(qū)內(nèi)。2、公司保安對不戴工作牌者（集團(tuán)董事長、總裁及經(jīng)批準(zhǔn)指定人員除

11、外）一律視為外單位來訪者， 不得任由其直接進(jìn)入公司辦公區(qū)域；對衣冠不整的來訪者，原則上安排在接待室，并拒絕其進(jìn)入辦公區(qū)域。3、任何人在非工作時段進(jìn)入公司辦公區(qū)域內(nèi)必須在前臺登記進(jìn)、出的具體時間，保安人員或前臺值班人員必須嚴(yán)格按照上述要求辦理進(jìn)出登記手續(xù)。4、特殊來訪者（如記者）進(jìn)辦公區(qū)域必須戴臨時工作牌（VIP 客戶及公司領(lǐng)導(dǎo)特別交待的人員，可不戴工作牌） ，同時必須由被訪者引領(lǐng)。5、違反以上規(guī)定且保安崗未予以阻止的，以一人一事扣 5 分處理。(三 )接待流程及規(guī)范1、被訪者為公司領(lǐng)導(dǎo)要求訪問公司領(lǐng)導(dǎo)但無預(yù)約的，應(yīng)按照以下示例執(zhí)行：前臺接待您好，請問您找哪位？訪客我找總裁。前臺接待噢，您貴姓？

12、您能告訴我您是哪個單位嗎？訪客我是公司（或國家政府機(jī)關(guān)）的。前臺接待請稍等，我?guī)湍?lián)系一下。 秘書，公司，先生，有事找總，請問總在嗎？秘書請稍等，我?guī)湍?lián)系總。A或B或C秘書：總請他上來秘書：總不在（或有重要會議）秘書：總說請領(lǐng)導(dǎo)接待。前臺接待：總前臺接待：對不起，總前臺接待： 總不在，在等您，讓我送暫時不在，請您留下電話能請公司總接待您過去?。ㄌ貏e號碼，等總回來，我?guī)湍鷨?？是對政府部門您轉(zhuǎn)告他，再跟您聯(lián)系。及外地的客人）（客人如同意）則：請跟我來，我送您去。引領(lǐng)至接待區(qū)（客人如不同意） 則：后，由秘書引進(jìn)非常抱歉，請您留下辦公室電話號碼，等朱總回來后告知。要求訪問公司領(lǐng)導(dǎo)并提前預(yù)約的，應(yīng)按照

13、以下示例執(zhí)行：前臺接待您好，請問您找哪位？訪客我找總。前臺接待請問您貴姓，能告訴我您是哪個單位的嗎？我是公司（或國家政府機(jī)關(guān)）的，跟總約好的。訪客前臺接待請稍等，我?guī)湍?lián)系一下。 秘書，公司，先生已到，請問總現(xiàn)有空嗎？秘書總現(xiàn)在有空，我來處理。秘書“總正在等您，讓我送您去。 ”（必須引領(lǐng)至總裁辦公室）2、VIP 客人的來訪接待VIP 客人是公司領(lǐng)導(dǎo)特別重要的社會關(guān)系，VIP 客人的名單由總裁秘書收集整理，由公司領(lǐng)導(dǎo)確定， 并將相關(guān)資料交至公司前臺接待處， 前臺接待崗應(yīng)熟知 VIP 客人資料。接待 VIP 客人，應(yīng)按照以下示例執(zhí)行：“您好，是找總吧？” ，同前臺接待時通知被訪者秘書前來引領(lǐng)。由被

14、訪者秘書引領(lǐng)至被訪者辦公室，進(jìn)行接待。3、特殊到訪者的接待處理所謂特殊到訪者指國家公、檢、法、司等執(zhí)法機(jī)關(guān)人員、政府職能部門的工作人員和其他以調(diào)查、取證為目的來公司訪問的人員。接待特殊到訪者，應(yīng)按照以下示例執(zhí)行：前臺接待您好，請問有什么需要幫忙的嗎？執(zhí)法人員我們是單位， 前來執(zhí)行公務(wù)的， 請找一下你們的負(fù)責(zé)人。前臺接待好的，請稍等。我?guī)湍?lián)系（語言、態(tài)度要十分尊重）由保安引領(lǐng)到等待區(qū)， 立即倒水。保安不得讓他們離開等待區(qū)，進(jìn)入公司辦公區(qū)或其它區(qū)域。前臺接待立即與行政管理本部總經(jīng)理聯(lián)系， 同時通知法務(wù)部準(zhǔn)備接待 （如行政管理本部總經(jīng)理不在， 應(yīng)立即按總裁室管理順序聯(lián)系公司領(lǐng)導(dǎo)） 。相關(guān)人員接待（

15、保安隨時注意其動態(tài)）同意接受到訪人員的調(diào)查、 取證，必須由法務(wù)人員陪同， 或事先商議好對策。(四 )前臺電話總機(jī)轉(zhuǎn)接禮儀規(guī)范1、 電話轉(zhuǎn)接時，應(yīng)動作迅速、口齒清晰、語調(diào)平緩、禮貌尊重。2、 在電話鈴響三聲之前應(yīng)迅速接聽，并說“您好， * ”。3、 如果分機(jī)占線，則應(yīng)向來電者說明 “對不起，分機(jī)占線，請過會再撥，可以嗎？ ”如果分機(jī)一直無人接聽，則應(yīng)向來電者說明 “對不起，分機(jī)暫時無人接聽，我可以幫您轉(zhuǎn)告他，等他來后與您聯(lián)系好嗎，請您告訴我您貴姓、工作單位及聯(lián)系電話。 ”迅速記下后，并轉(zhuǎn)知當(dāng)事人回電。4、 無論對方語氣如何，都應(yīng)態(tài)度誠懇，耐心接聽，不可頂撞致電者。5、 如對方詢問涉及公司機(jī)密或有

16、關(guān)經(jīng)營、人事情況時，應(yīng)保持警惕，不可胡亂應(yīng)答，可說： “此事我不了解，非常抱歉。 ”或說： “請您稍等一下，我?guī)湍樵円幌隆?”然后電話至行政部門領(lǐng)導(dǎo)，詢問如何處理后解決。6、 公司總裁電話轉(zhuǎn)接要求(1) 如對方系 VIP 客人或公司領(lǐng)導(dǎo)及各管理本部總經(jīng)理，則直接轉(zhuǎn)接。(2) 如對方非 VIP 客人則一律轉(zhuǎn)接至總裁秘書處，由總裁秘書詢問總裁，征得同意后可進(jìn)行轉(zhuǎn)接； 如未征得總裁同意， 則婉轉(zhuǎn)地請對方留下聯(lián)系方式或安排其他領(lǐng)導(dǎo)處理或自行處理。7、 公司總裁室成員電話轉(zhuǎn)接要求(1) 如對方系 VIP 客人或公司領(lǐng)導(dǎo)及各管理本部總經(jīng)理，則直接轉(zhuǎn)接。(2) 如對方非 VIP 客人則客氣地詢問其姓名、單

17、位，并說 “請您稍等一下，我?guī)湍D(zhuǎn)接過去。 ”同時，電詢相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后進(jìn)行轉(zhuǎn)接或回答：“他不在（或他正在開會），請您留下聯(lián)系電話或過一會兒再打來好嗎？”。8、 前臺接待人員上班時間內(nèi)不得缺崗。因缺崗造成電話無人接聽者，每次扣5分。9、 前臺接待人員對于非工作電話或推銷產(chǎn)品類電話，應(yīng)婉言謝絕。八、前臺收、發(fā)件管理(一 )公司前臺接待崗負(fù)責(zé)公司前臺的內(nèi)外函件、傳真件等文件資料的接收、轉(zhuǎn)達(dá)、發(fā)出的工作。(二 )所有接收和發(fā)出的函件、 傳真件等文件資料必須嚴(yán)格按收件、轉(zhuǎn)達(dá)、發(fā)件登記表認(rèn)真進(jìn)行登記（附件3）。(三 )前臺接待崗收到函件、傳真件等文件資料后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，并通知收件人領(lǐng)??； 特事特辦及標(biāo)注急

18、件的應(yīng)立即轉(zhuǎn)達(dá)收件人。收件人或代收人應(yīng)在收件人欄中簽字確認(rèn)收到文件資料。(四 )前臺接待崗對未注明收件人但有發(fā)件人信息的函件、傳真件等按表登記，應(yīng)向發(fā)件人詢問、明確收件人，并轉(zhuǎn)達(dá)收件人；對未寫明收件人、收件人信息的函件、傳真件等仍需按表登記，但只承擔(dān)保管義務(wù)。(五 )前臺接待崗在發(fā)出函件、傳真件等文件資料前，應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)出的傳真件后，應(yīng)以電話形式與對方予以確認(rèn)。(六 )對于未設(shè)前臺接待崗但確需集中接收、轉(zhuǎn)達(dá)函件和傳真件等的辦公區(qū)域，可由行政部門設(shè)定專人進(jìn)行處理。九、辦公設(shè)備管理(一)管理規(guī)范1、 對辦公設(shè)備的使用情況實行雙負(fù)責(zé)制，即辦公設(shè)備在使用過程中發(fā)生人為損壞的，由損壞責(zé)任人照價賠償；

19、不能確定損壞責(zé)任人的， 由第一責(zé)任人照價賠償。2、 第二責(zé)任人在每月底必須對辦公設(shè)備狀況進(jìn)行檢查、記錄，平時對辦公設(shè)備狀況進(jìn)行常規(guī)檢查，做好維護(hù)、維修工作。3、 辦公設(shè)備使用人應(yīng)及時將設(shè)備異常情況上報行政部門負(fù)責(zé)人，行政部門負(fù)責(zé)人在接到異常情況匯報后須在48 小時內(nèi)予以解決。（違反者扣 15 分）4、 第二責(zé)任人在每月底必須對辦公設(shè)備狀況例行檢查，并記錄，平時對辦公設(shè)備狀況進(jìn)行常規(guī)檢查，做好維護(hù)、維修工作。5、 第二責(zé)任人對辦公設(shè)備的使用情況有監(jiān)督權(quán)，對使用過程中的不良行為有 15 分的扣分權(quán)，由行政部門負(fù)責(zé)人審定后執(zhí)行。(二)檢查要求1、 檢查范圍應(yīng)包括公司所屬車輛（另見車輛管理規(guī)定）、空調(diào)

20、設(shè)備、辦公桌椅、電腦設(shè)備及其他電器設(shè)備。2、 檢查周期、責(zé)任人及內(nèi)容設(shè)備周期內(nèi)容責(zé)任人車輛每兩周剎車、機(jī)油、燈光、輪胎等各級行政部門駕駛員空調(diào)設(shè)備每月是否能正常制冷、制熱各級行政部門辦公桌椅每月是否牢固，是否松動各級行政部門電腦設(shè)備每季度是否正常運(yùn)行各級行政部門復(fù)印機(jī)、打印機(jī)每月是否正常運(yùn)行各級行政部門電風(fēng)扇每年 5月30前是否正常運(yùn)行各級行政部門取暖器每年 11 月30前是否正常運(yùn)行各級行政部門其他電器設(shè)備每季度是否正常各級行政部門3、 檢查方法 ：(1) 各級行政部門應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人組織，按檢查周期的要求建立設(shè)備檢查臺賬（附件 2）；(2) 各級行政部門應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要， 針對每類

21、設(shè)備安排專人，負(fù)責(zé)按期對相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行檢查；(3) 每次檢查，設(shè)備檢查責(zé)任人都應(yīng)在設(shè)備檢查臺賬上做好記錄；(4) 設(shè)備檢查責(zé)任人在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)認(rèn)真做好記錄，并報行政部門負(fù)責(zé)人，由行政負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)、安排有關(guān)人員及單位進(jìn)行維護(hù)和修理。(5) 各級行政部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)抽查，凡未按本規(guī)定執(zhí)行或執(zhí)行不力的，將對責(zé)任人予以 5 分以上扣罰。(三 )傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)管理1、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)應(yīng)明確使用保管責(zé)任人，保管責(zé)任人負(fù)責(zé)以下事項：(1) 紙張補(bǔ)充及保管；(2) 維護(hù)保養(yǎng)、報修；(3) 零件及耗材更換；(4) 月底用紙數(shù)量統(tǒng)計。2、傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)的使用規(guī)范：傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)的工作時間一

22、般為9：00 18：00（特殊情況例外），下班后切斷電源。(1) 各保管人員應(yīng)根據(jù)傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)的使用量，提前準(zhǔn)備好復(fù)印、打印及傳真用紙庫存量，以做好及時供應(yīng)服務(wù)。(2) 使用時，應(yīng)遵循誰先到誰先使用的原則，不得以任何借口影響他人使用。(3) 使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)時除需要簽發(fā)的文件、長期利用或保存的文件和對外使用的文件，其余紙張一律雙面使用，以避免浪費(fèi)。 （違反規(guī)定扣 5 分）(4) 使用影印或傳真文件時，應(yīng)事先將回形針及大頭針去除，以免刮傷玻璃或滾筒，造成不必要的損害。(5) 嚴(yán)禁私自復(fù)印、打印或傳真?zhèn)€人資料。 （違反規(guī)定扣 5 分）(6) 傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)發(fā)生故障時，保管人應(yīng)先

23、做初步故障排除工作，以便盡快使用，如確實無法排除者，應(yīng)盡快通知保養(yǎng)廠家前來維修。(7) 行政部門應(yīng)與供應(yīng)商及維修站簽訂保養(yǎng)合約，對傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)進(jìn)行定期保養(yǎng)及檢修。(8) 行政部門應(yīng)該對傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)的使用情況進(jìn)行督查，并有權(quán)對使用不善的人員進(jìn)行扣分（ 210 分）。(四 )視頻會議系統(tǒng)1、 視頻會議均由會議召集人在協(xié)同辦公系統(tǒng)中發(fā)起，除按協(xié)同辦公系統(tǒng)相關(guān)表單填寫內(nèi)容外，同時應(yīng)注意選擇所有需要加入該次會議的視頻會議室。見：視頻會議系統(tǒng)申請工作流程文件（HSBP-行 -006 ）2、 會議室中的視頻系統(tǒng)應(yīng)有信息運(yùn)維部門統(tǒng)一開啟使用， 其他部門一律不得私自使用，信息運(yùn)維部門應(yīng)提前

24、10 分鐘做好視頻會議系統(tǒng)的調(diào)試工作，否則每次扣 10 分。3、 各參會人員應(yīng)提前 5 分鐘上線等候會議的開始， 未提前上線等候會議開始的參會人，每次扣 10 分；董事長參加的會議按集團(tuán)相關(guān)規(guī)定辦理。4、 與會部門在會議期間發(fā)現(xiàn)異常， 應(yīng)立即報信息運(yùn)維部門專人或行政部門處理，并向主持人報告故障情況和請假。5、 信息運(yùn)維部門負(fù)責(zé)視頻會議所需線路、網(wǎng)絡(luò)的保障， 包括對公司內(nèi)部線路、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳輸提供技術(shù)保障， 判斷線路、網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部或外部故障進(jìn)行排故或聯(lián)系運(yùn)營商進(jìn)行排故。 凡公司領(lǐng)導(dǎo)及以上人員召集的會議， 信息運(yùn)維部門及行政部門必須設(shè)專人進(jìn)行會議全程的跟蹤和技術(shù)保障。 信息運(yùn)維部門應(yīng)定期對的視頻會議

25、設(shè)備進(jìn)行檢查、調(diào)試，以確保視頻會議系統(tǒng)的正常使用。(五 )電話會議系統(tǒng)1、 電話會議作為視頻會議的補(bǔ)充使用工具，非經(jīng)批準(zhǔn)不得使用。 會議召集只有在無法協(xié)調(diào)視頻會議安排的情況下， 或者與會方未配備視頻會議系統(tǒng)的情況下，方可申請使用電話會議系統(tǒng)。2、 電話會議由會議召集人在協(xié)同辦公系統(tǒng)中發(fā)起，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門進(jìn)行電話會議的開通和電話會議設(shè)備的提供。見：電話會議系統(tǒng)申請工作流程文件（HSBP-行 -005 ）3、 為防止非與會部門（含其他公司）盜打、誤撥以及非正常與會，行政部門開通電話會議同時設(shè)定會議密碼，并將主會場召集人密碼和分會場參會撥入密碼告知相關(guān)人員。4、 各參會人員應(yīng)提前5 分鐘上線等

26、候會議的開始， 未提前上線等候會議開始的參會人，每次扣10 分；董事長參加的會議按集團(tuán)相關(guān)規(guī)定辦理。5、 電話會議系統(tǒng)由行政部門負(fù)責(zé)保管和定期維護(hù)，確保正常使用。(六 )空調(diào)及其他電器的管理1、 公司空調(diào)的使用時間原則上為工作日的9：0018 ：00，當(dāng)日最低氣溫為 5 攝氏度以下、或當(dāng)日最高氣溫達(dá)30 攝氏度及以上時方可開啟。2、 公司嚴(yán)禁使用電熱絲爐、 取暖器等或私帶非工作必須的個人電器在公司內(nèi)使用。非正常范圍內(nèi)的電器確需使用的， 應(yīng)報行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用，違者一律扣 10 分。3、 公司其他電器（如辦公電腦、微波爐、電風(fēng)扇、臺燈等）的使用，應(yīng)遵循 “即用即開，用畢即關(guān) ”的原則。

27、公司保安人員負(fù)責(zé)落實、監(jiān)督、檢查本規(guī)定的執(zhí)行情況。值班保安每日下班后應(yīng)對各區(qū)域的電器使用狀況進(jìn)行檢查，對未按規(guī)定關(guān)閉電器的人員，處以110 分的扣分處罰。4、 其他電器使用相關(guān)要求：設(shè)備名稱開啟時間關(guān)閉時間責(zé)任人備注公共通道8 ：3018：30保安少人通過時才開燈， 不用則關(guān)（包括大廳）閉公共區(qū)域8 ：30使用結(jié)束保安第一人到時開燈， 最后一個人走時關(guān)閉電獨立辦公室9 ：00使用結(jié)束使用人使用人不在時隨手關(guān)燈燈會議室使用前 5 分鐘使用清掃后保潔洽談室使用時使用后隨手關(guān)使用人視光線狀況而定閉接待室8 ：3018：30保安衛(wèi)生間8 ：3018：30保潔人員電辦公電腦9 ：00個人使用結(jié)束使用人個

28、人長時間不用時應(yīng)設(shè)為省電狀態(tài)或關(guān)閉腦機(jī)房電腦全天系統(tǒng)維護(hù)人飲公共區(qū)域8 ：3018：30保安水會議室使用前 5 分鐘使用結(jié)束行政部門機(jī)洽談室8 ：3018：30保安十、辦公區(qū)域管理(一 )會議室管理1、 各部門使用會議室， 應(yīng)通過協(xié)同辦公系統(tǒng) “會議管理 -會議申請 ”提前預(yù)約并確定使用時間，經(jīng)批準(zhǔn)后使用。2、 會議室由各級行政部門指定專人負(fù)責(zé)管理。3、 會議室的衛(wèi)生保潔、照明、空調(diào)、影音設(shè)備由各級行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)，會議常規(guī)用品（如飲水機(jī)等）由各級行政部門提供。4、 會務(wù)安排由使用部門負(fù)責(zé)，如有額外增加會議用品（如：鮮花、水果、面巾紙等）的需求，應(yīng)由申請使用部門在進(jìn)行會議室預(yù)約時一并提出。

29、5、 會議室配置的設(shè)備、設(shè)施未經(jīng)許可，不得隨意搬動挪作它用，室內(nèi)物品不得隨意拿出或挪用， 若確因需要借用， 必須征得行政部門同意后方可動用，使用部門事后應(yīng)負(fù)責(zé)歸還原處。6、 使用部門在會議室使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉照明、空調(diào)、電腦等所有電源和設(shè)備，并通知信息部門關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)和視頻設(shè)備。7、 各部門使用會議室后，應(yīng)即時通知行政部門對使用情況進(jìn)行檢查，如有損壞的，使用部門應(yīng)提供書面報告，行政部門應(yīng)追究責(zé)任并負(fù)責(zé)及時修復(fù)。8、 各級行政部門應(yīng)在平時對會議室定期清掃，并在會議室使用結(jié)束后及時清潔和整理桌椅，保證會議室的干凈、整潔。9、 行政部門應(yīng)每天下班前檢查門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源是否關(guān)閉，切實做好防火、

30、防盜及其他安全工作。10、 未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，會議室不得對外借用。(二 )洽談室管理1、 公司洽談室供員工用于日常業(yè)務(wù)洽談、會客，員工不得長時間占用或挪作他用。2、 員工使用洽談室結(jié)束后應(yīng)及時告知前臺接待人員，由前臺接待人員通知保潔員進(jìn)行清潔整理。3、 員工使用洽談室應(yīng)愛惜室內(nèi)財物，損壞須照價賠償。4、 洽談室內(nèi)不得吸煙。5、 違反以上規(guī)定者，行政部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)情況扣處15 分。(三)鑰匙管理1、 公司保險柜、文件柜鑰匙由各部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)保管。2、 各部門辦公區(qū)鑰匙由相應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)保管。3、 會議室鑰匙由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。4、 獨立辦公室、更衣柜、個人辦公桌抽屜

31、鑰匙由使用人負(fù)責(zé)保管使用。5、 洗手間、洽談室、緊急疏散通道門的鑰匙由保安人員負(fù)責(zé)保管使用。6、 倉庫門鑰匙由各倉庫管理部門負(fù)責(zé)保管使用，機(jī)房門鑰匙由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)保管使用。7、 除保險柜、更衣柜、文件柜及個人辦公桌抽屜鑰匙外，其余所有的鑰匙由使用部門（人）貼上標(biāo)簽并說明用途后， 上交一把給行政部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一備份管理。8、 非經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和行政部門負(fù)責(zé)人同時許可，員工不得私自換鎖或配鑰匙、撬門，否則一律扣處10 分；如鑰匙遺失，由使用保管人申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政部門負(fù)責(zé)人查核后，由行政部門負(fù)責(zé)配制（必要時需要更換鎖芯的，可向部門或員工收取費(fèi)用） 。見：銘牌制作、鑰匙配補(bǔ)發(fā)申請工作流程文件(

32、HSBP-行 -003) 。9、 鑰匙遺失（保管使用人不在）后，如發(fā)生緊急狀況急需開鎖時，應(yīng)先向部門領(lǐng)導(dǎo)申請， 經(jīng)批準(zhǔn)后可至行政部門借取備份鑰匙開鎖。行政部門負(fù)責(zé)人取出備份鑰匙，同申請部門相關(guān)人員一起開鎖或向上級領(lǐng)導(dǎo)請示后，做其它處理。10、 非經(jīng)許可，任何員工不得私拿他人保管使用的鑰匙開鎖或偷取備份鑰匙開鎖，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)重扣50 分，情節(jié)嚴(yán)重者移交公安機(jī)關(guān)處理。11、 如遇地震、失火等災(zāi)害或其它重大危機(jī)事件時，由行政部門負(fù)責(zé)人拿取備份鑰匙使用（申請手續(xù)事后補(bǔ)）或請示上級領(lǐng)導(dǎo)做其它處理。十一、印刷品、名片、工作牌的管理(一)印刷品1、 公司所有制度類文件以及工作中需重復(fù)使用的文字、圖紙、表格均可通

33、過行政部門申請印刷。2、 有公司標(biāo)識的印刷品一律由行政管理本部負(fù)責(zé)印制，如一次性水杯、POP紙、專用膠帶等。3、 常用印刷品（如各類通用單據(jù)）由行政部門根據(jù)庫存情況以及月度費(fèi)用情況提報，經(jīng)批準(zhǔn)后印刷。各部門按月實際需求辦理領(lǐng)用手續(xù)，由行政部門根據(jù)領(lǐng)用量做費(fèi)用分?jǐn)偂?、 非常用印刷品須由申請部門對應(yīng)的管理本部總經(jīng)理、對應(yīng)分管副總裁審定相關(guān)用途、格式、數(shù)量、費(fèi)用等后，由行政部門代為印刷并一次性交付申請部門保管、使用。未經(jīng)申請自行印刷的，由相關(guān)責(zé)任人自行承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用并予以1050 分扣罰。5、 印刷品由行政部門通過市場比價后確定印刷廠商，并負(fù)責(zé)對其印刷的效果、質(zhì)量做好驗收、入庫工作。印刷品要有嚴(yán)格的

34、申領(lǐng)、交付手續(xù)，以防在外流失。所有印刷品的入、出、存必須進(jìn)行登記。6、 由于各種原因被停止使用的常用印刷品，須由該印刷品對應(yīng)的管理本部與行政管理本部聯(lián)系并公示停用要求，由行政部門匯總庫存的印刷品并進(jìn)行適當(dāng)處理。(二)名片管理1、 公司名片主要用于工作或業(yè)務(wù)的開展，它僅代表員工個人身份，私印名片或利用名片在外招搖撞騙者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)重扣100 分直至辭退，嚴(yán)重的公司還將根據(jù)相關(guān)法律追求其責(zé)任。2、 名片印制范圍：各部門中層（含）以上人員、對外業(yè)務(wù)頻繁的人員及總裁特批人員可以申請印制名片。3、 名片的版式：公司所有員工的名片版式統(tǒng)一由行政部門根據(jù)公司 VI 手冊制作。4、 名片每人每次印制一盒，使用完

35、畢后可重新申請印制，制作費(fèi)用計入各部門辦公費(fèi)用。5、 行政部門應(yīng)根據(jù)審定后的名片印制申請，在七天內(nèi)完成印制工作，并在驗收后交付申請人使用。見：名片印制審批工作流程文件(HSBP-行-002) 。6、 員工離開公司或工作調(diào)動、升遷、降職均應(yīng)立即停止使用原名片，并在辦理相關(guān)手續(xù)的同時將未使用完的原名片送交行政部門統(tǒng)一處理。(三 )工作牌管理1、 工作牌印制范圍：已辦理入職手續(xù)的全體員工。2、 工作牌的版式：公司所有員工的工作牌版式統(tǒng)一由行政部門根據(jù)公司VI手冊制作。3、 新入職員工工作牌由行政部門根據(jù)人力部門提供的入職信息進(jìn)行印制并發(fā)放。4、 員工工作牌遺失、損壞，由員工本人提出書面申請并說明原因

36、，報行政部門辦理。見：工作牌補(bǔ)發(fā)申請工作流程文件（HSBP-行 -001 ）。5、 員工離開公司或工作調(diào)動、升遷、降職均應(yīng)立即停止使用原工作牌，并在辦理相關(guān)手續(xù)的同時將原工作牌送交行政部門統(tǒng)一處理。十二、生日費(fèi)發(fā)放的管理為更好的體現(xiàn)公司對廣大員工的關(guān)懷，對員工生日費(fèi)的發(fā)放做出如下規(guī)定：(一 )每月底各級人力部門統(tǒng)計次月員工生日名單并制表，經(jīng)審核、審批后交由財務(wù)部門按名單發(fā)放生日費(fèi)， 人力部門還應(yīng)于每月第一個工作日配以祝福的話語和溫馨的圖片將當(dāng)月員工生日名單刊登在內(nèi)網(wǎng)對應(yīng)通告欄目中，并由播音人員根據(jù)日期按期播報祝福。(二 )對各級辦公區(qū)人員，每月底由各級財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指派專人，將生日費(fèi)封入紅包并

37、在員工生日當(dāng)天發(fā)放給員工本人并表示祝福。對店面人員，每月底由各店長或由店長指派專人到區(qū)域（分公司）的財務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)取本店所有員工次月的生日費(fèi)，由店長或由店長指派專人將生日費(fèi)封入紅包并在員工生日當(dāng)天發(fā)放給員工本人并表示祝福。(三 )各級辦公區(qū)域由行政部門前臺接待崗或指定專人，每日9:00 對當(dāng)日過生日的員工播報祝福： 今天是 的生日，公司總裁 攜全體員工祝你（們）生日快樂，身體健康。各門店播音崗每日14:00 15:00 對當(dāng)日過生日的員工播報祝福。十三、安全管理(一 )公司堅持 “安全第一，預(yù)防為主”的方針，按照 “誰主管、誰負(fù)責(zé) ”的原則，不同事項由不同的管理部門、人員對安全工作全面負(fù)責(zé)。(二 )公司應(yīng)該經(jīng)常開展教育，宣傳安全注意事項，培養(yǎng)員工的安全意識。(三)財產(chǎn)安全1、 公司保安人員須對出入辦公區(qū)及接待區(qū)的人員進(jìn)行登記，每日進(jìn)行夜間巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患或公司財產(chǎn)遺失的，應(yīng)及時向行政部門負(fù)責(zé)人報告。2、 公司負(fù)責(zé)保管鑰匙的人員，應(yīng)按照規(guī)定小心存放鑰匙